Pienen tärkeyden viestien lajitteleminen järjestelytoiminnolla Outlookin verkkoversiossa

Artikkelin sisältö

• Ota järjestelytoiminto käyttöön

• Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

• Miten järjestelytoiminto suodattaa viestit?

Ota järjestelytoiminto käyttöön

1. Kirjaudu Outlookin verkkoversio-ohjelmaan. Katso ohjeet Outlookin verkkoversioon kirjautuminen.

2. Valitse Asetukset > Asetukset.

   

3. Valitse vasemmasta siirtymispalkista Sähköposti > Automaattinen käsittely > Järjestelytoiminto.

   Huomautus: Jos käytät Outlookin verkkoversioin kevytversiota, voit käyttää Tarpeettomat-kansion viestejä, mutta et ottaa Järjestelytoimintoa käyttöön. Ota Outlookin verkkoversioin kevytversio pois käytöstä valitsemalla Asetukset > Outlookin verkkoversio ja poistamalla Käytä Outlookin verkkoversion kevytversiota -valintaruudun valinta. Muutokset tulevat voimaan, kun kirjaudut sisään seuraavan kerran.

4. Valitse Separate items identified as Clutter (Erottele tarpeettomiksi luokitellut kohteet) ja valitse Save (Tallenna).

   

Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

Saattaa kestää jonkin aikaa, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä se tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin seuraavasti:

• Jos huomaat, että järjestelytoiminto on siirtänyt jonkin viestin virheellisesti Tarpeettomat-kansioon, palauta se takaisin Saapuneet-kansioon.

• Jos huomaat, että jokin pienen tärkeyden viesti on jäänyt Saapuneet-kansioosi, siirrä se Tarpeettomat-kansioon.

Miten järjestelytoiminto suodattaa viestit?

Sekä tarpeettomiksi viesteiksi että roskapostiksi lajiteltavat viestit suodatetaan pois, joten ne eivät näy Saapuneet-kansiossasi. Mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut viestit siirretään automaattisesti roskapostikansioon ja kaikki mahdollisesti haitallinen sisältö, kuten linkit tai viesteihin liitetyt ohjelmat, poistetaan käytöstä.

Tämän jälkeen Outlook käsittelee mahdolliset määrittämäsi säännöt. Lisätietoja sääntöjen määrittämisestä on ohjeartikkelissa Organize email using inbox rules in Outlook on the web (Sähköpostiviestien järjestäminen käyttämällä Saapuneet-kansion sääntöjä Outlookin verkkoversiossa).

Jos olet käyttänyt Puhdista‑toimintoa, viestit käsitellään valitsemiesi asetusten mukaisesti. Lisätietoja Puhdista‑toiminnosta on artikkelissa Organize your inbox with Archive, Sweep, and other tools in Outlook on the web (Saapuneet-kansion järjestäminen Arkistoi-, Puhdista- ja muilla työkaluilla Outlookin verkkoversiossa).

Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi jäljellä olevat viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa pois sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.

Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:

• Sinä

• kanssasi samaan johtamisketjuun kuuluvat henkilöt (jos olet Microsoft 365 -sovellukset yrityksille ‑käyttäjä)

• suorat alaisesi (jos olet Microsoft 365 -sovellukset yrityksille ‑käyttäjä).

Järjestelytoiminto tarkistaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden avulla, millaisia viestejä et tavallisesti lue:

• lähettäjä

• osallistumisesi keskusteluun

• oletko ainoa vastaanottaja

• tärkeys.

Järjestelytoiminto oppii ja sopeutuu muuttuviin lukutapoihisi.

Poista järjestelytoiminto käytöstä

Voit poistaa järjestelytoiminnon käytöstä milloin tahansa Outlook Web App ‑sovelluksessa.

1. Kirjaudu Outlook Web App ‑sovellukseen noudattamalla tämän asiakirjan alussa annettuja ohjeita. Valitse sitten Asetukset > Asetukset > Sähköposti > Automaattinen käsittely > Clutter (Järjestelytoiminto).

2. Valitse Don't separate items identified as Clutter (Älä erottele tarpeettomiksi luokiteltuja kohteita) ja valitse Save (Tallenna).