Projektin yhteistyötilan luominen SharePointissa

SharePointin avulla organisaatiot voivat löytää ratkaisuja yleisiin liiketoimintaongelmiin valmiita verkko-osia ja sovelluksia käyttämällä. Yksilölliset liiketoimintaskenaariot määrittävät, minkä tyyppisiä sivustoja ja verkko-osia käytetään.

Katso alla olevasta esimerkkitarinasta lisätietoja sivuston luontiprosessista. Tarinoiden avulla näet, miten erityyppiset roolit ja osastot missä tahansa organisaatiossa voivat tehdä yhteistyötä käyttäjiensä tarpeiden ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Tutustu sivuston luontivaiheisiin – suunnitteluun, koontiversioon ja hallintaan - ja kunkin vaiheen tehtävätyyppeihin. Aloita sitten SharePoint-sivuston luominen.

Harkitse projektinhallintasivustomallin käyttöä ja mukauttamista, jotta pääset nopeasti alkuun.

Lisää inspiroivia resursseja:

SharePoint-look bookin mahdollisten mahdollisuuksien tarkasteleminen
Vaiheittaiset sivuston luontiohjeet ohjattujen vaiheittaisten vaiheittaisten ohjeiden avulla
Lue lisää SharePoint-sivuston luomistarinoita

Skenaario: Tuotetiimin on luotava jaettu ja turvallinen tila asiakirjojen tallentamista, tilapäivitysten jakamista ja viestintää varten

Megan on projektipäällikkö, joka johtaa tiimiä, joka pyrkii julkaisemaan uuden tuotteen seuraavan 6 kuukauden aikana. Hän tietää tarvitsevansa paikan ryhmän tiedostojen tallentamiseen, sisällön yhteiskäyttöän, projektiuutisten päivitysten jakamiseen ja viestimiseen tiimin kanssa. Tällä hetkellä Meganin tiimi käyttää sähköpostia ensisijaisena viestintämuotona, ja jotkin projektiasiakirjat tallennetaan jaettuun paikkaan, mutta niitä ei voi käyttää turvallisesti toimiston ulkopuolella tai mobiililaitteessa.

Uusi ryhmäsivusto:

Kuva ryhmäsivustosta, jossa on ajastin, uutisartikkeli ja Planner

Skenaarion tavoitteet:

Yhden yhtenäisen paikan luominen projektiuutisille, ryhmäyhteistyölle ja projektiviestinnälle
Tehosta viestintää reaaliaikaisen keskustelun ja videoneuvottelun avulla
Ryhmän resurssien, kuten työryhmän kalenterin, sähköpostiosoitteen, OneNoten ja tehtävien hallintatyökalun, yhdistäminen
Tiedostojen ja kansioiden turvallinen tallentaminen yhteen paikkaan, jota voi käyttää etänä millä tahansa laitteella

Sivuston luomisen vaiheet:

Sivuston suunnitteleminen – 1/2 päivä

Megan aloittaa ideoimalla ideoita toisen projektipäällikön kanssa, joka on aiemmin luonut samanlaisen sivuston. Hän oppii, että paras tapa aloittaa projektisivusto on pyytää työryhmältä palautetta siitä, miten he haluavat viestiä, tehdä yhteistyötä ja millaisia ominaisuuksia uusi projektisivusto tarjoaa eniten. Megan tunnistaa tiimiensä tärkeimmät prioriteetit ja alkaa kerätä asiakirjoja, kuvia ja muuta sisältöä.

Megan määrittää, että SharePoint-ryhmäsivusto sopii parhaiten hänen tiiminsä ja projektinsa tarpeisiin. SharePoint-ryhmäsivusto ei kuitenkaan salli reaaliaikaista keskustelua, ellet integroi Microsoft Teamsia. Megan toimii Yhdessä SharePoint-vuokraajan järjestelmänvalvojan kanssa varmistaakseen, että Microsoft Teams on käytettävissä. Hän oppii, että hänen organisaatiollaan on jo oikeus käyttää Microsoft Teamsia, ja hänen tarvitsee vain varmistaa, että hänen ryhmäsivustonsa on yhdistetty Office 365 ryhmään.

Megan on nyt valmis aloittamaan Office 365 yhdistetyn projektitilan ja ryhmäsivuston rakentamisen.

Sivuston luominen – 1/2 päivä

Megan luo SharePoint-ryhmäsivuston, yhdistää sivuston Office 365 ryhmään ja luo yhdistetyn Microsoft Teamin. Muodostamalla yhteyden ryhmään hän antaa ryhmälleen automaattisesti käyttöoikeuden jaettuihin resursseihin, kuten ryhmäkalenteriin, OneNoteen, Planner ja sähköpostiosoitteeseen.

työryhmä voi seurata ja jakaa projektin edistymisen tietoja Planner-verkko-osan avulla.
Uutiset-verkko-osa auttaa välittämään projektipäivityksiä ja välitavoitteita organisaatiolle
Ryhmällä on helppo pääsy toistensa käytettävyyteen ryhmäkalenteri-verkko-osan avulla
Pikalinkit-verkko-osan avulla usein käytetyt sisäiset linkit näkyvät korostettuina, jotta niitä on helppo käyttää
Microsoft-tiimien integroiminen mahdollistaa uudet viestintä- ja yhteistyötavat reaaliaikaisen keskustelun, videoneuvottelun, kokousten tallennusvaihtoehtojen ja SharePoint-ryhmäsivuston jaettujen resurssien tallentamisen avulla

Sivuston hallinta – Käynnissä

Viikoittain Megan julkaisee projektin tilapäivityksiä uutisjulkaisuina , jotka voidaan hakea, näyttää Uutiset-verkko-osassa ja julkaista automaattisesti Teams-kanavalle
Megan tarkistaa ryhmäsivuston puolikuukausittain varmistaakseen, että projektin määräajat ja uutiset ovat ajan tasalla
Projektin käynnistyessä Megan aikoo muokata sivuston sisällön ja verkko-osien osia sopeutuakseen tuotteen tukemisen uuteen liiketoimintarytmiin
Kuukausittain Megan isännöi reaaliaikaisia Q&Microsoft Stream isännöimiä istuntoja, jotka synkronoidaan automaattisesti Teams-kanavan Stream-välilehteen

Tulokset:

Antaa työryhmän jäsenille mahdollisuuden pitää yhteyttä tärkeisiin päivityksiin ja laajentaa keskusteluja jatkuvan keskustelun ja videoneuvottelun avulla
Tiimin tuottavuuden parantaminen antamalla työryhmän jäsenille mahdollisuus tehdä yhteistyötä Teamsin tai SharePointin sisällön parissa missä he aina työskentelevät
Pienensi kokousten ja sähköpostien määrää ennen ryhmäsivuston käynnistämistä lisäämällä tietoisuutta
Etätyöryhmän jäsenten tehostaminen