Tämän artikkelin sisältö
SharePoint Foundationin ja SharePoint Serverin yleiskatsaus
SharePoint Foundation 2010 on SharePoint-sivustojen pohjana oleva tekniikka, joka on käytettävissä maksutta ja jota kutsuttiin Windows SharePoint Services aiemmissa versioissa. SharePoint Server 2010 käyttää SharePoint Foundation -tekniikkaa yhtenäisen ja tutun kehyksen tarjoamiseen luetteloille ja kirjastoille, sivuston hallinnalle ja sivuston mukauttamiseen. SharePoint Foundationissa käytettävissä olevat ominaisuudet ovat käytettävissä myös SharePoint Server 2010:ssä.
SharePoint Server 2010 kuitenkin laajentaa SharePoint Foundationia tarjoamalla lisäominaisuuksia ja -ominaisuuksia. Esimerkiksi SharePoint Server ja SharePoint Foundation sisältävät sivustomalleja, joiden avulla voit tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa ryhmäsivustoissa, blogeissa ja kokoustyötiloissa. SharePoint Server sisältää kuitenkin parannettuja sosiaalisen tietojenkäsittelyn ominaisuuksia, kuten merkintä- ja uutissyötteitä, joiden avulla organisaatiosi käyttäjät voivat etsiä, järjestää, siirtyä ja jakaa tietoja työtovereiden kanssa. Vastaavasti SharePoint Server parantaa SharePoint Foundationin hakutekniikkaa sisältämään ominaisuuksia, jotka ovat hyödyllisiä suurten organisaatioiden työntekijöille, kuten mahdollisuuden hakea yritystietoja SAP:sta, Siebelistä ja muista yrityssovelluksista.
Sekä SharePoint Foundation että SharePoint Server on suunniteltu toimimaan tehokkaasti muiden ohjelmien, palvelinten ja tekniikoiden kanssa, mukaan lukien Microsoft Office -järjestelmän ohjelmat. Voit esimerkiksi siirtää sivuston, luettelon tai kirjaston offline-tilaan SharePoint Workspacessa, käsitellä sivuston sisältöä, kun yhteys verkkoon on katkaistu, ja synkronoida muutokset automaattisesti, kun muodostat yhteyden uudelleen. Voit suorittaa useita SharePoint-tehtäviä tutuista Microsoft Office -ohjelmista. Voit esimerkiksi aloittaa kuluraportin tai osallistua siihen Microsoft Word.
SharePoint Serverin ominaisuudet
SharePoint Server 2010:n ominaisuudet on keskitetty kuuteen alueeseen. Tässä artikkelissa esitellään lyhyesti kaikki nämä ominaisuudet ja sitten linkkejä aiheeseen liittyviin artikkeleihin, joista saat lisätietoja.
Yhteistyö ja sosiaalinen tietojenkäsittely
SharePoint Server 2010 laajentaa SharePoint Foundationin yhteistyöominaisuuksia edistämällä helppoa sisällön tuottamista selaimesta tai tutuista sovelluksista, kuten Microsoft Word, auttamalla käyttäjiä yhdistämään resursseja tunnisteisiin ja luokituksiin sekä auttamalla ihmisiä löytämään vastauksia nopeammin uutissyötteiden ja henkilöhakujen avulla.
Yksi ensisijaisista paikoista, joissa voit hyödyntää näitä ominaisuuksia, on oma sivustosi. Oma sivusto on oma SharePoint-sivustosi, jossa voit jakaa asiakirjoja, linkkejä ja tietoja itsestäsi online-profiilissa. Voit myös bloggata kiinnostavista aiheista tai hakea tietoja, joita tarvitset työsi tekemiseen.
Päätät, mitä tietoja haluat jakaa ja mitä tietoja haluat pitää yksityisinä omassa sivustossasi. Sen jälkeen voit merkitä linkkejä tietoihin ja etsiä muiden merkitsemät tai jakamat tiedot uutissyötteistään. Lisätietoja oman sivuston tietojen hallinnasta on artikkelissa Oman sivuston ja profiilin kautta jaettujen tietojen hallinta.
SharePoint Server 2010 mahdollistaa osallistumisen missä tahansa myös tarjoamalla monipuolisen SharePoint Workspace -käyttökokemuksen online-tilassa tai verkkoyhteyden katkaistuna ja vapauttamalla käyttäjät tekemään yhteistyötä missä tahansa.
Yrityksen sisällönhallinta
Microsoftin Enterprise Content Management (ECM) auttaa organisaatioita selviytymään haasteista, joita suuri määrä hallitsematonta sisältöä aiheuttaa. SharePoint Server 2010 on keskeinen osa Microsoft ECM -ratkaisua, joka laajentaa sisällönhallinnan kaikille organisaation työntekijöille integroinnin kautta tuttujen työkalujen, kuten Microsoft Office -järjestelmän, avulla. Microsoft ecm -ratkaisu tarjoaa ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita koko sisällön elinkaaren luomisesta muokkaamiseen ja yhteiskäyttöön sekä vanhenemiseen yhdellä yhtenäisellä alustalla.
SharePoint Server 2010:n avulla organisaatiot voivat hallita koko sisällön elinkaaren tarjoamalla erillisiä ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat saavuttaa seuraavat tavoitteet:
-
Monipuolisen sisällön hallinta SharePoint Server 2010:n tiedostojen hallintaominaisuudet auttavat organisaatioita yhdistämään moninaista sisältöä useista sijainneista keskitetysti hallittuun säilöön yhdenmukaisella luokittelulla. Uuden tiedostojoukko-ominaisuuden avulla organisaatiosi voi luoda ja hallita useita asiakirjoja sisältäviä työtuotteita. Integroitujen hakuominaisuuksien avulla käyttäjät voivat etsiä, jakaa ja käyttää näitä tietoja. Metatietojen hallintaominaisuudet , kuten uusi termisäilöominaisuus, voivat auttaa organisaatioita hallitsemaan keskitetysti metatietoja eri sivustoissa. Metatiedot ovat tietoja tiedoista, joita käytetään tietojen tunnistamiseen, rakenteeseen, etsimiseen ja hallintaan. Metatietopohjaisen siirtymisen uusi tuki ja metatietokenttien upottaminen asiakirjoihin parantaa tietojen hakua ja etsintää. Sisältö voidaan myös suojata luvattomalta toiminnolta. Yhteistyötyökalujen, kuten työnkulun, avulla käyttäjät voivat työskennellä paremmin yhdessä luodakseen, tarkistaakseen ja hyväksyäkseen asiakirjoja jäsennellyllä tavalla.
-
Vaatimustenmukaisuus ja oikeudelliset vaatimukset SharePoint Server 2010:n tietueiden hallintaominaisuuksien avulla organisaatiot voivat tallentaa ja suojata yritystietueita joko keskeneräisten tietueiden vieressä tai lukitussa keskitetyssä säilössä. Organisaatiot voivat käyttää tietueisiin vanhentumiskäytäntöjä varmistaakseen, että ne säilytetään asianmukaisen ajanjakson ajan säädösten tai yrityskäytäntöjen noudattamiseksi, mikä vähentää organisaatiolle aiheutuvaa oikeudellista riskiä. Seurantaketjut todistavat sisäisille ja ulkoisille tilintarkastajille, että tietueet on säilytetty asianmukaisesti. Pidot voidaan asettaa tietyille tietueille laillisen löytämisen yhteydessä niiden tuhoamisen estämiseksi.
-
Useiden verkkosivustojen tehokas hallinta SharePoint Server 2010:n verkkosisällön hallintaominaisuuksien avulla käyttäjät voivat julkaista verkkosisältöä helppokäyttöisen sisällönmuokkaustyökalun ja valmiin hyväksyntäprosessin avulla. Työntekijät voivat ladata sisältöä – mukaan lukien kuvat, äänet ja videot – verkkosivustoille ajoissa ilman IT-henkilöstön laajaa tukea. Monipuolisen median uusi tuki sisältää uuden resurssikirjaston, jossa on monipuolisia näkymiä ja valitsimia. videoiden tuki SharePoint-sisältötyyppinä; suoratoistovideoinfrastruktuuri ja nyljettävä Silverlight-mediasoitin. Perustyylisivujen ja sivun asettelujen muodossa olevien mallien avulla organisaatiot voivat käyttää yhdenmukaista ulkoasua sivuilla. Valmiit verkkoanalyysiominaisuudet tukevat liikenne-, haku- ja varastoanalyysiraportteja. SharePoint Server 2010 tarjoaa myös yhden käyttöönotto- ja hallintainfrastruktuurin intranet-, ekstranet- ja Internet-sivustoille sekä monikielisille sivustoille.
Yrityshaku
SharePoint Server 2010 tarjoaa tehokkaan hakuinfrastruktuurin, joka täydentää muita liiketoiminnan tuottavuusominaisuuksia, kuten yrityksen sisällönhallintaa ja yhteistyötä, jotta ihmiset saavat parempia vastauksia nopeammin ja voivat vahvistaa tietämyksen ja asiantuntemuksen vaikutusta.
Haku ottaa huomioon henkilökohtaisen kontekstisi ja auttaa sinua tarkentamaan hakuasi vuorovaikutteisen siirtymisen avulla ja opastaa sinua tarvitsemiesi tietojen löytämisessä. SharePoint Server laajentaa haun tavoittavuutta useammista sisältölähteistä ja sisältötyypeistä, jotta voit muodostaa yhteyden yrityksen kaikkiin tietoihin , mukaan lukien yrityssovelluksiin, kuten SAP:iin, Siebeliin tai mukautettuihin tietokantoihin, ja antaa tiedot sitä tarvitsevien henkilöiden saataville.
Liiketoimintatiedot
Liiketoimintatieto on joukko menetelmiä, teknologiaa ja prosesseja, jotka vievät organisaatiojärjestelmiin tallennettua tietoa ja tekevät siitä toiminnallisen antamalla sen eniten tarvitsevien ihmisten käsiin, jotta he voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. SharePoint Server 2010 on keskeinen osa Microsoftin liiketoimintatietoympäristöä, ja se voi auttaa laajentamaan liiketoimintatieto-ominaisuuksia kaikille organisaation jäsenille, jotta kaikki voivat käyttää oikeita tietoja oikeiden päätösten tekemiseen.
Organisaatiosi tallentaa todennäköisesti tietoja eri muodoissa, kuten tietokannoissa, sähköpostiviesteissä ja laskentataulukkotiedostoissa. SharePoint Server 2010:n avulla voit poimia tietoja useista eri lähteistä ja esittää tiedot analysoinnin ja päätöksenteon helpottamiseksi.
Excel Services antaa päättäjille mahdollisuuden julkaista, jakaa ja hallita Excel-työkirjoja SharePoint-sivustossa. Muut organisaation käyttäjät voivat sitten muokata solujen arvoja, kaavoja ja muotoiluja selaimessa analysoitaessaan tietoja.
PerformancePoint-palvelut SharePoint Server 2010:ssä voivat parantaa näkyvyyttä keskeisiin organisaation tavoitteisiin ja mittareihin sekä mahdollistaa monipuolisemman analyysin ja oivalluksen. Sinä tai muut organisaatiosi jäsenet voitte luoda ja käyttää vuorovaikutteisia raporttinäkymiä tuloskorttien, raporttien ja suodattimien avulla trendien löytämiseksi. Voit myös lisätä monipuolisia kaavioita SharePoint-sivustoihin ja yhdistää kaaviot eri lähteistä, kuten SharePoint-luetteloista, ulkoisista tietoluetteloista, yritystietojen yhdistämispalveluista, Excel Services tai muista verkko-osista.
Portals
SharePoint Server 2010:n avulla organisaatiot voivat luoda ja ylläpitää portaalisivustoja liiketoiminnan kaikille osa-alueille (yrityksen intranet-portaalit, yrityksen Internet-sivustot ja osastoportaalisivustot). Yrityksen intranet- ja jakoportaalit voivat yhdistää yksittäisiä sivustoja koko organisaatiossa ja yhdistää pääsyn olemassa oleviin yrityssovelluksiin. Organisaation tiimit ja henkilöt voivat käyttää portaalisivustoa voidakseen käyttää asiantuntemustaan, tietojaan ja yrityssovelluksiaan, joita he tarvitsevat työnsä tekemiseen.
Organisaation henkilöt, jotka käyttävät portaalisivustoa, voivat hyödyntää oman sivuston sivustojaan. Oma sivusto on henkilökohtainen sivusto, joka tarjoaa keskitetyn sijainnin tiedostojen, sisällön, linkkien ja yhteystietojen hallintaan ja tallentamiseen. Oma sivusto toimii yhteyshenkilönä muille organisaation käyttäjille, jotta he voivat etsiä tietoja sinusta, taidoistasi ja kiinnostuksen kohteistasi. Omat sivustot sisältävät aiemmin tässä artikkelissa mainitut sosiaalisen tietojenkäsittelyn ominaisuudet.
SharePoint Server 2010 sisältää myös ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat mukauttaa yksittäisten käyttäjien portaalisivuston käyttökokemusta, kuten sisällön kohdistamisen tietyntyyppisille käyttäjille. Organisaatiosi voi mukauttaa portaalisivustoa sharepoint-yhteensopivan verkkosuunnitteluohjelman, kuten SharePoint Server 2010:n, avulla.
Liiketoimintaprosessi ja lomakkeet
SharePoint Server 2010:ssä on monia ominaisuuksia, joiden avulla voit integroida ja virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja. Työnkulut voivat nopeuttaa yleisten liiketoimintaprosessien, kuten projektin hyväksynnän tai asiakirjan tarkastelun, koordinointikustannuksia hallitsemalla ja seuraamalla näihin prosesseihin liittyviä tehtäviä. SharePoint Server 2010:ssä on useita valmiita työnkulkuja, joita voit käyttää sellaisina kuin ne ovat tai mukauttaa tarpeidesi mukaan. SharePoint Designer avulla voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja, jotka tukevat yksilöllisiä liiketoimintaprosessejasi.
Voit myös luoda selainpohjaisia lomakkeita ja kerätä tietoja organisaatioista, jotka eivät käytä Microsoft InfoPath 2010.
SharePoint-sivuston osat
Sivusto on toisiinsa liittyvien verkkosivujen ryhmä, jossa organisaatiosi voi käsitellä projekteja, järjestää kokouksia ja jakaa tietoja. Ryhmällä voi esimerkiksi olla oma sivusto, johon se tallentaa aikatauluja, tiedostoja ja menettelytietoja. Ryhmäsivusto voi olla osa suurta organisaatioportaalisivustoa, jossa osastot, kuten henkilöstöhallinto, kirjoittavat ja julkaisevat muun organisaation tietoja ja resursseja.
Kaikissa SharePoint-sivustoissa on yleisiä elementtejä, jotka kannattaa aloittaa: luettelot, kirjastot, verkko-osat ja näkymät.
Luettelot Luettelo on verkkosivuston osa, johon organisaatiosi voi tallentaa, jakaa ja hallita tietoja. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon, jonka avulla voit seurata työtehtäviä tai seurata kalenterin ryhmätapahtumia. Voit myös suorittaa kyselyn tai isännöidä keskusteluja keskustelupalstalla.
Kirjastot Kirjasto on erityinen luettelotyyppi, johon tallennetaan tiedostoja sekä tietoja tiedostoista. Voit hallita sitä, miten tiedostoja tarkastellaan, seurataan, hallitaan ja luodaan kirjastoissa.
Näkymät Näkymien avulla voit tarkastella luettelon tai kirjaston kohteita, jotka ovat sinulle tärkeimpiä tai tarkoitukseen parhaiten sopivia. Voit esimerkiksi luoda näkymän luettelon kaikista tietyssä osastossa olevista kohteista tai korostaa tiettyjä kirjaston tiedostoja. Voit luoda useita näkymiä luettelosta tai kirjastosta, josta käyttäjät voivat valita. Verkko-osan avulla voit myös näyttää luettelon tai kirjaston näkymän sivuston erillisellä sivulla.
Verkko-osat Verkko-osa on modulaarinen tietoyksikkö, joka muodostaa perusrakenneosan useimmista sivuston sivuista. Jos sinulla on sivuston sivujen muokkausoikeudet, voit mukauttaa sivustoa verkko-osien avulla niin, että siinä näkyvät esimerkiksi kuvat ja kaaviot, muiden verkkosivujen osat, asiakirjaluettelot ja yritystietojen mukautetut näkymät.
Sivustokohtaiset ominaisuudet, jotka vaikuttavat käyttökokemukseesi
SharePointin asennuksen ja määrityksen erityispiirteet vaikuttavat siihen, mitä näet ja mitä vaihtoehtoja sivustossasi on käytettävissä.
Käyttöoikeudet Jos sinut on määritetty oletusarvoiseen Täydet oikeudet -käyttöoikeustasoon, sinulla on täydet asetukset sivuston hallintaa varten. Jos sinut on määritetty Osallistuja- tai Luku-käyttöoikeustasolle, asetukset ja sivuston sisällön käyttöoikeus ovat rajoitetumpia. Monet tässä artikkelissa käsiteltävät vaihtoehdot eivät ole lukuohjelman käyttöoikeustason käyttäjien käytettävissä, joten käyttäjät voivat lukea sisältöä, mutta eivät tehdä siihen muutoksia. Koska käyttöoikeudet on suunniteltu joustaviksi ja mukautettaviin, organisaatiollasi voi olla omat yksilölliset asetuksensa.
Mukauttaminen Organisaatiosi on ehkä mukauttanut sivuston käyttöoikeuksia ja ulkoasua tai jopa mukauttanut sivustossa siirtymistä ja siirtänyt ohjausobjekteja, kuten Sivuston toiminnot - valikkoa, toiseen sijaintiin sivulla. Vastaavasti organisaatiosi on saattanut päättää olla käyttämättä SharePoint 2010:ssä käyttöön otettua valintanauhatoimintoa.
SharePoint-versio Tässä artikkelissa käsitellään SharePoint Server 2010:n käytön aloittamista. Jos käytössäsi on SharePointin aiempi versio, katso kyseisen version ohje.
Sisällön lisääminen sivustoon
Voit lisätä kohteita luetteloihin ja tiedostoihin kirjastoihin selaimella. Painikkeet, joita käytät yleisimpien toimintojen suorittamiseen, ovat valintanauhassa, joka on lähellä sivun yläreunaa useimmilla sivuston sivuilla.
Valintanauhan painikkeet saattavat näkyä harmaina seuraavista syistä:
-
Toiminto ei ole sovellettavissa tai se riippuu jostain muusta toiminnosta. Sinun on esimerkiksi valittava asiakirjan valintaruutu, ennen kuin voit kuitata sen ulos.
-
Sinulla ei ole oikeutta suorittaa tehtävää loppuun.
-
Ominaisuus ei ole käytössä sivustossa. Esimerkiksi työnkulkuja ei ehkä ole otettu käyttöön sivustossa.
Voit myös tallentaa tiedostoja kirjastoon joistakin SharePoint Serverin kanssa yhteensopivista asiakasohjelmista. Voit esimerkiksi tallentaa Microsoft Word -tiedoston SharePoint-sivuston kirjastoon, kun työskentelet Word.
Jos haluat lisätä kohteen luetteloon tai tiedostoon kirjastoon, sinulla on oltava oikeus osallistua luetteloon tai kirjastoon. Lisätietoja siitä, miten organisaatiosi käyttää käyttöoikeuksia ja käyttöoikeustasoja, saat sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta.
Kun lisäät kohteen tai tiedoston, muut henkilöt, joilla on oikeus lukea luetteloa, voivat tarkastella kohdetta tai tiedostoa, ellei se edellytä hyväksyntää. Jos kohde tai tiedosto edellyttää hyväksyntää, se tallennetaan odottavaan tilaan luettelossa tai kirjastossa, kunnes joku, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, hyväksyy sen. Jos tarkastelet jo luetteloa tai kirjastoa, kun kohde tai tiedosto lisätään, sinun on ehkä päivitettävä selain, jotta näet uuden kohteen tai tiedoston.
Lists ja kirjastot voivat myös hyödyntää sähköpostiominaisuuksia, jos saapuva tai lähtevä sähköposti on käytössä sivustossasi. Jotkin luettelot, kuten kalenterit, ilmoitukset, blogit ja keskustelupalstat, voidaan määrittää niin, että käyttäjät voivat lisätä niihin sisältöä lähettämällä sähköpostia. Muita luetteloita, kuten tehtäviä ja seurantaluetteloita, voidaan määrittää lähettämään sähköpostiviestejä henkilöille, kun niille määritetään kohteita.
Sen lisäksi, että lisäät sisältöä olemassa oleviin luetteloihin ja kirjastoihin, sinulla voi olla oikeus luoda uusia luetteloita ja kirjastoja. Luettelo- ja kirjastomallien avulla pääset alkuun. Käyttöoikeustasosi mukaan voit myös luoda ja mukauttaa uusia sivuja ja sivustoja.
Luettelot
Vaikka luetteloita on erityyppisiä, kohteiden lisääminen niihin on samanlaista, joten sinun ei tarvitse oppia useita uusia tekniikoita erityyppisten luetteloiden käsittelemistä varten. Luettelokohde sisältää sarakesarjan tekstiä, mutta jotkin luettelot saattavat sallia liitteiden lisäämisen kohteeseen.
Kohteen lisääminen luetteloon
-
Napsauta valintanauhan Kohteet-välilehteä luettelossa, johon haluat lisätä kohteen. (Se on kalenterin Tapahtumat-välilehti .)
-
Valitse Uusi kohde (kalenterin uusi tapahtuma ).
Vihje: Toinen nopea tapa lisätä tapahtuma kalenteriin on osoittaa kalenterin päivämäärään ja valita sitten Lisää.
-
Täytä pakolliset kentät ja muut täytettävät kentät.
-
Valitse Tallenna.
Luettelon kohteen muokkaaminen tai poistaminen
-
Osoita kohdetta ja valitse sitten kohteen vieressä oleva valintaruutu.
Vihje: Voit suorittaa toimintoja useille kohteille valitsemalla useita valintaruutuja.
-
Valitse valintanauhan Kohteet-välilehdessä joko Muokkaa kohdetta tai Poista kohde tarpeen mukaan.
Monissa sivustotyypeissä jotkin luettelot luodaan puolestasi. Nämä oletusluettelot vaihtelevat keskustelupalstasta kalenteriluetteloon. Jos sinulla on oikeus, voit myös luoda luetteloita useista erityyppisistä luettelomalleista, jotka tarjoavat rakenteen ja asetukset, joiden avulla pääset alkuun.
Luettelon luominen
-
Jos haluat luoda luettelon, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa
Huomautus: Jos Sivuston toiminnot -valikko ei ole näkyvissä tai jos luontivaihtoehto ei ole näkyvissä, sinulla ei ehkä ole oikeutta luoda luetteloa.
-
Valitse Luo-sivulla luettelotyyppi, jonka haluat luoda. Esimerkiksi Linkit.
-
Kirjoita luettelon nimi , täytä kaikki muut täytettävät kentät ja valitse sitten Luo.
Kirjastot
Kirjasto on sivuston sijainti, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tiedostojen tärkeimmät tiedot, joiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja yhdessä.
Voit lisätä tiedoston kirjastoon lataamalla sen selaimesta. Kun olet lisännyt tiedoston kirjastoon, muut henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, näkevät tiedoston. Jos tarkastelet kirjastoa jo tiedoston lisäämisen yhteydessä, sinun on ehkä päivitettävä selain, jotta näet uuden tiedoston.
Jos käytät Ohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePoint Serverin kanssa, voit luoda uuden mallin mukaisen tiedoston, kun työskentelet kirjastossa. Voit myös tallentaa tiedoston kirjastoon toisesta ohjelmasta, kuten SharePoint Workspacesta tai Microsoft Word.
Tiedoston lisääminen kirjastoon
-
Valitse kirjastossa, johon haluat lisätä tiedoston, valintanauhan Tiedostot-välilehti .
-
Valitse Lataa asiakirja.
-
Selaa asiakirjaan ja valitse sitten OK.
Vihje: Jos käytät Ohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePoint Server 2010:n kanssa, kuten Microsoft Word 2010, voit vetää ja pudottaa tiedostoja Resurssienhallinnasta Lataa asiakirja -valintaikkunaan.
Kirjaston tiedoston muokkaaminen tai poistaminen
-
Osoita tiedostoa ja valitse sitten tiedoston vieressä oleva valintaruutu.
-
Valitse valintanauhan Tiedostot-välilehdessä joko Muokkaa asiakirjaa tai Poista asiakirja tarpeen mukaan.
Oletuskirjasto, jonka nimi on Jaetut tiedostot, luodaan, kun luot monenlaisia sivustoja. Jaetut tiedostot on tiedostokirjasto, jota voit käyttää useiden tiedostotyyppien tallentamiseen. Voit luoda lisää kirjastoja, kuten kuvakirjaston kuvien tallentamista varten, jos sinulla on luetteloiden hallintaoikeudet.
Tiedostokirjaston luominen
-
Jos haluat luoda tiedostokirjaston, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa
Huomautus: Jos Sivuston toiminnot - valikko ei ole näkyvissä tai jos luontivaihtoehto ei ole näkyvissä, sinulla ei ehkä ole kirjaston luontioikeutta.
-
Kirjoita kirjaston nimi , täytä kaikki muut täytettävät kentät ja valitse sitten Luo.
Jos haluat nähdä muuntyyppiset kirjastot, joita voit luoda, valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Lisää luontiasetuksia. Voit tarkastella sen kuvausta osoittamalla kirjastovaihtoehtoa.
Toisentyyppisen kirjaston luominen
-
Jos haluat luoda kirjaston, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa
Huomautus: Jos Sivuston toiminnot - valikko ei ole näkyvissä tai jos luontivaihtoehto ei ole näkyvissä, sinulla ei ehkä ole kirjaston luontioikeutta.
-
Voit tarkastella sen kuvausta osoittamalla kirjastovaihtoehtoa.
-
Kirjoita kirjaston nimi , täytä kaikki muut täytettävät kentät ja valitse sitten Luo.
Jos haluat määrittää asetukset, kuten sen, näkyykö kirjasto pikakäynnistyksessä, valitse Lisää asetuksia , ennen kuin valitset Luo.
Kirjaston poistaminen
-
Napsauta kirjaston nimeä pikakäynnistyksessä tai valitse Sivuston toiminnot
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Valitse kuvakirjaston Asetukset-valikossa
-
Muiden kirjastojen kohdalla valitse Kirjaston työkalut -osassa Kirjasto-välilehti ja valitse sitten Asetukset-ryhmässä Kirjaston asetukset.
-
-
Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -osassa Poista tämä <kirjaston tyyppi > kirjasto.
-
Kun sinua pyydetään vahvistamaan poisto, valitse OK, jos olet varma, että haluat poistaa kirjaston.
Sivustot ja sivut
Sivustolla voi olla yleinen tarkoitus, kuten aikataulujen, ohjeiden, tiedostojen ja muiden sellaisten tietojen tallentaminen, joihin työryhmäsi viittaa usein. Sivustolla voi myös olla tarkempi tarkoitus, kuten kokouksen seuraaminen tai blogin isännöinti, jossa organisaation jäsen julkaisee usein uutisia ja ideoita.
Organisaatiosi voi jakaa sivuston sisällön erillisiin, erikseen hallittaviin sivustoihin sivujen, alisivustojen ja ylimmän tason sivustojen avulla. Esimerkiksi jokaisella organisaatiosi osastolla voi olla oma ryhmäsivusto, joka on osa suurempaa portaalisivustoa.
Voit lisätä sisältöä sivustoihin lisäämällä luetteloita ja kirjastoja. Jos sinulla on oikeus, voit myös lisätä sivuja sivustoon. Voit halutessasi lisätä verkko-osasivuja, joiden avulla voit lisätä dynaamista sisältöä nopeasti verkko-osien avulla.
Jos haluat luoda uusia sivustoja, voit valita useista erityyppisistä sivustomalleista, jotta pääset alkuun uuden sivuston luomisessa. Sivustojen ja alisivustojen luominen riippuu siitä, miten organisaatio on määrittänyt sivustonsa ja sen käyttöoikeudet niiden luomiseen. Lisätietoja siitä, miten organisaatiosi hallitsee sivustojen käyttöoikeuksia, on sivuston omistajassa tai järjestelmänvalvojassa.
Sivuston luominen
-
Jos haluat luoda sivuston, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa
Huomautus: Jos Sivuston toiminnot -valikko ei ole näkyvissä tai jos luontivaihtoehto ei ole näkyvissä, sinulla ei ehkä ole sivuston luontioikeutta.
-
Kirjoita sivuston otsikko ja URL-nimi .
-
Valitse Mallin valinta -kohdassa sivustomalli.
-
Valitse muut haluamasi asetukset ja valitse sitten Luo.
Sivun luominen
Huomautus: Sivun luomisen vaiheet vaihtelevat sen mukaan, minkä tyyppinen sivusto sinulla on, otetaanko julkaisuominaisuudet käyttöön ja tarvitaanko sivujen julkaisemiseen hyväksyntä.
-
Jos haluat luoda sivun, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa
Huomautus: Jos Sivuston toiminnot -valikko ei ole näkyvissä tai jos luontivaihtoehto ei ole näkyvissä, sinulla ei ehkä ole oikeutta luoda sivua.
-
Kirjoita sivun nimi ja valitse luo.
-
Tee luomallasi uudella sivulla vähintään yksi seuraavista toimista:
-
Jos haluat lisätä tekstiä, kirjoita tai kopioi teksti tekstiruutuun.
-
Jos haluat muotoilla tekstiä, napsauta valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehteä ja valitse painike.
-
Jos haluat lisätä verkko-osan tai aiemmin luodun luettelon, napsauta Lisää-välilehteä, napsauta haluamaasi painiketta, valitse haluamasi verkko-osa tai luettelo ja valitse sitten Lisää.
-
Jos haluat lisätä uuden luettelon, napsauta Lisää-välilehteä, kirjoita luettelolle otsikko, valitse luettelotyyppi napsauttamalla sitä ja valitse sitten OK.
-
-
Kun olet lopettanut sivun muokkaamisen, valitse valintanauhasta Tallenna .
Sivun muokkaaminen
-
Jos haluat muokata sivua, napsauta valintanauhan Muokkaa-painiketta .
Huomautus: Jos Muokkaa-painiketta ei näy, sinulla ei ehkä ole sivun muokkausoikeutta.
-
Voit käyttää seuraavia toimintoja:
-
Jos haluat lisätä tekstiä, kirjoita tai kopioi teksti tekstiruutuun.
-
Jos haluat muotoilla tekstiä, napsauta valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehteä ja valitse painike.
-
Jos haluat lisätä verkko-osan tai aiemmin luodun luettelon, napsauta Lisää-välilehteä, napsauta haluamaasi painiketta, valitse haluamasi verkko-osa tai luettelo ja valitse sitten Lisää.
-
Jos haluat lisätä uuden luettelon, napsauta Lisää-välilehteä, kirjoita luettelolle otsikko, valitse luettelotyyppi napsauttamalla sitä ja valitse sitten OK.
-
-
Kun olet lopettanut sivun muokkaamisen, valitse valintanauhasta Tallenna .
Sivuston sisällön hallinta ja käyttäminen
Työryhmän tehokkuuden parantamiseksi voit hallita ja laajentaa luetteloiden, kirjastojen ja sivustojen sisältöä useilla eri tavoilla. Jotkin ominaisuudet auttavat tiimiäsi löytämään tietoja ja työskentelemään entistä tehokkaammin. Muiden ominaisuuksien avulla voit hallita tietojen käyttöä.
Sisältöön siirtyminen
Siirtymisosat auttavat käyttäjiä selaamaan tarvitsemaansa sisältöä. Kaksi mukautettavaa siirtymiskohdetta on ylälinkkipalkissa ja pikakäynnistyspalkissa.
Voit valita pikakäynnistyspalkissa näkyvät luettelot ja kirjastot kunkin luettelon tai kirjaston asetussivulla. Voit myös muuttaa linkkien järjestystä, lisätä ja poistaa linkkejä sekä lisätä tai poistaa osia, joihin linkit on järjestetty. Jos Luettelo-osassa on esimerkiksi liian monta luetteloa, voit lisätä uuden osan Tehtävät-Lists jossa voit lisätä linkkejä tehtäväluetteloihin. Voit tehdä kaikki nämä muutokset pikakäynnistykseen selaimessa, joka on yhteensopiva SharePoint Server 2010:n kanssa. Voit myös lisätä linkkejä sivuston ulkopuolisille sivuille.
Yläreunan linkkipalkin avulla sivustosi käyttäjät voivat käyttää sivustokokoelman muita sivustoja niin, että jokaisen sivuston sivun yläreunassa näkyy välilehtikokoelma. Luodessasi uutta sivustoa voit päättää, sisällytetäänkö sivusto pääsivuston yläreunan linkkipalkkiin ja käytetäänkö pääsivuston yläreunan linkkipalkkia.
Jos sivustossa on käytössä yksilöllinen ylälinkkipalkki, voit mukauttaa sivuston ylälinkkipalkissa näkyviä linkkejä. Pääsivustossa luodut sivustot voidaan myös näyttää ylälinkkipalkissa, jos sivustot on määritetty perimään pääsivuston ylälinkkipalkki. Voit myös lisätä linkkejä sivustokokoelman ulkopuolisiin sivustoihin.
Sisällön käyttöoikeuksien hallinta
Sivuston omistaja tai järjestelmänvalvoja voi myöntää käyttöoikeustasoja käyttäjille ja SharePoint-ryhmille, jotka sisältävät käyttäjiä. Käyttöoikeuksia voidaan käyttää sivustossa, sivuston luetteloissa ja kirjastoissa sekä luetteloiden ja kirjastojen kohteissa.
Voit määrittää eri käyttöoikeustasoja eri objekteille, kuten tietylle sivustolle, luettelolle, kirjastolle, kansiolle luettelossa tai kirjastossa, luettelokohteelle tai tiedostolle.
Luetteloiden ja kirjastojen järjestäminen
Luetteloiden ja kirjastojen järjestäminen riippuu ryhmän tarpeista sekä siitä, miten haluat tallentaa ja hakea tietojasi. Suunnittelun avulla voit määrittää organisaatiollesi parhaiten sopivan rakenteen.
Luetteloiden ja kirjastojen tiedot tallennetaan sarakkeisiin, kuten Otsikko, Sukunimi tai Yritys. Sarakkeiden avulla voit lajitella ja suodattaa kohteita samalla tavalla kuin laskentataulukossa napsauttamalla luettelon tai kirjaston sarakeotsikoita. Näkymien avulla voit myös tarkastella luettelon tai kirjaston sinulle tärkeimpiä kohteita.
Luettelon tai kirjaston näkymän muuttaminen
-
Napsauta valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa haluat muuttaa näkymää.
-
Napsauta Näkymien hallinta -ryhmän Nykyinen näkymä -kohdassa näkymäluettelon vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten näkymä.
Jos haluat tallentaa kirjastoon lisätietoja luettelokohteista tai tiedostoista, voit lisätä sarakkeita, joiden avulla voit lajitella, ryhmitellä ja luoda useita luettelonäkymiä. Voit esimerkiksi lajitella luettelon määräpäivän mukaan tai ryhmitellä kohteet osaston nimen mukaan.
Voit valita luotavan sarakkeen tyypin useista eri vaihtoehdoista, joita ovat esimerkiksi yksi tekstirivi, avattava valintaluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettu numero tai vaikkapa sivuston käyttäjän nimi ja kuva.
Sarakkeen luominen
-
Napsauta valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon haluat lisätä tiedoston.
-
Valitse Luo sarake.
-
Kirjoita sarakkeen nimi ja valitse saraketyyppi.
-
Valitse muut asetukset ja valitse sitten OK.
Voit myös luoda luettelon tai kirjaston sarakkeiden avulla näkymiä, joiden avulla tietyt osastot löytävät eniten kiinnostavat tiedot, kuten tehtävät, joilla on suurin prioriteetti, tai kaikki kullekin henkilölle määritetyt kohteet. Lisätietoja näkymien luomisesta ja muokkaamisesta on artikkelissa Näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
Joidenkin luetteloiden ominaisuuksien avulla työryhmäsi voi luoda ja hallita kohteita tehokkaasti useissa luetteloissa tai kirjastoissa. Voit esimerkiksi luoda sarakkeen, joka sisältää tietoja luettelokohteista, ja jakaa sen sitten muiden luetteloiden kesken. Jos haluat, että tiedosto on käytettävissä useissa kirjastoissa, voit helposti kopioida sen sivuston muihin kirjastoihin. Voit pyytää päivityksiä, jos tiedosto on muuttunut.
Helppokäyttötoimintojen käyttäminen
Sivustot on suunniteltu siten, että luetteloita, kirjastoja ja muita ominaisuuksia voi käyttää täysin vain näppäinpainalluksilla. Helppokäyttöisemmän tilan avulla helppokäyttöisten tekniikoiden käyttäjät voivat käyttää valikoita ja erilaisia ohjausobjekteja helpommin. Siirry pääsisältölinkkeihin , joiden avulla näppäimistön käyttäjät voivat ohittaa toistuvat siirtymislinkit sivun merkityksellisempään sisältöön.
Otsikoiden merkinnät on suunniteltu määrittämään paremmin näytönlukuohjelmia käyttävien henkilöiden rakenne ja parantamaan siirtymistä. Sivustoon ladatut kuvat mahdollistavat mukautetun vaihtoehtoisen tekstin määrittelemisen. Voit esimerkiksi määrittää mukautetun vaihtoehtoisen tekstin kuvalle, joka näkyy Sivuston kuva -verkko-osan aloitussivulla, tai kuvakirjastoon lisättävälle kuvalle. Sivustoja tarkasteltaessa Windowsin suuren kontrastin asetukset toimivat hyvin heikkonäköisille käyttäjille.
Versioiden seuranta
Luettelo tai kirjasto on ehkä määritetty seuraamaan versioita, jotta voit palauttaa aiemman version, jos teet virheen ja tarkastelet muutosten versiohistoriaa. Kun versioita seurataan, kohteiden tai tiedostojen muokkaukset ja niiden ominaisuudet tallennetaan. Näin voit hallita sisältöä entistä paremmin, kun sitä tarkistetaan, ja jopa palauttaa aiemman version, jos teet virheen nykyisessä versiossa. Versiotiedot ovat erityisen hyödyllisiä, kun useat henkilöt työskentelevät yhdessä projektien parissa tai kun tiedot kulkevat useiden kehitys- ja tarkistusvaiheiden läpi.
1. Nykyinen julkaistu pääversio näkyy korostettuna, ja versionumero on kokonaisluku.
2. Versio luodaan, kun ominaisuudet tai metatiedot muuttuvat.
3. Tiedoston ensimmäinen versio on aina aliversio 0.1.
Versiotiedot ovat käytettävissä luettelokohteille kaikissa oletusluettelotyypeissä , kuten kalentereissa, seurantaluetteloissa ja mukautetuissa luetteloissa, sekä kaikille tiedostotyypeille, jotka voidaan tallentaa kirjastoihin, mukaan lukien verkko-osasivut.
Tiedostojen yhteismuokkaaminen
Kaksi tai useampi käyttäjä voi muokata Word asiakirjaa tai PowerPoint-esitystä samanaikaisesti. Tämän uuden ominaisuuden avulla voit lukea ja kirjoittaa osia SharePointiin tallennetusta tiedostosta. Voit esimerkiksi käsitellä yhtä kappaletta Word asiakirjassa samalla, kun työtoveri työstää toista kappaletta samassa asiakirjassa ja samanaikaisesti.
Muutosten päivittäminen
RSS tarjoaa kätevän tavan jakaa ja vastaanottaa tietoja standardoidussa muodossa, mukaan lukien luetteloiden ja kirjastojen päivitykset. Standardoidun XML-tiedostomuodon avulla monet eri ohjelmat voivat tarkastella tietoja. Voit myös tilata luetteloita ja kirjastoja määrittämällä ilmoituksia, jotta tiedät, milloin sisältö on muuttunut.
Tiimi voi käyttää syötteitään voidakseen mukauttaa sisältöään niille työryhmän jäsenille, jotka tilaavat syötteensä, ja tarjota linkkejä takaisin verkkosivustoilleen. RSS-syötteet ovat helppo tapa seurata tiimin edistymistä ja projektipäivityksiä. Useiden ryhmäsivustojen selaamisen sijaan saat automaattisesti viimeisimmät uutiset tai päivitykset kyseisistä sivustoista.
Työnkulun hallinta
Työnkulkujen avulla käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja yhdessä ja hallita projektitehtäviä ottamalla käyttöön tiettyjä liiketoimintaprosesseja sivuston asiakirjoissa ja kohteissa. Työnkulkujen avulla organisaatiot voivat noudattaa yhdenmukaisia liiketoimintaprosesseja. Työnkulut voivat myös parantaa organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta hallitsemalla tiettyihin liiketoimintaprosesseihin liittyviä tehtäviä ja vaiheita. Näin näitä tehtäviä suorittavat henkilöt voivat keskittyä työn suorittamiseen työnkulun hallinnan sijaan.
Työnkulut voivat selkiyttää yleisten liiketoimintaprosessien (esimerkiksi projektien hyväksynnän tai tiedoston tarkastuksen) koordinointiin liittyviä kustannuksia ja siihen kuluvaa aikaa hallitsemalla ja seuraamalla näihin prosesseihin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä. Organisaatio voi esimerkiksi käyttää ennalta määritettyä hyväksyntätyönkulkua tai luoda ja ottaa käyttöön mukautetun työnkulun toisen liiketoimintaprosessin hallintaan.
Sisältötyyppien käyttäminen
Luettelo tai kirjasto voi tukea useita sisältötyyppejä. Sisältötyyppien avulla organisaatiot voivat järjestää, hallita ja käsitellä suuria määriä sisältöä tehokkaammin. Jos luettelo tai kirjasto on määritetty sallimaan useita sisältötyyppejä, voit lisätä sisältötyyppejä organisaatiosi usein käyttämien käytettävissä olevien vaihtoehtojen luettelosta, kuten Markkinointiesitykset tai Sopimukset.
Kun olet lisännyt sisältötyypin luetteloon tai kirjastoon, kyseinen luettelo tai kirjasto voi sisältää tämäntyyppisiä kohteita. Tämän jälkeen käyttäjät voivat luoda uusia kohteita luettelon tai kirjaston Uusi kohde -painikkeella.
Yksi luetteloiden ja kirjastojen sisältötyyppien tärkeimmistä eduista on se, että niiden avulla yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohdetyyppejä tai tiedostotyyppejä, joista jokaisella voi olla yksilöllisiä metatietoja, käytäntöjä tai toimintoja. Lisätietoja sisältötyyppien käsittelemisestä on artikkelissa Johdanto sisältötyyppeihin ja sisältötyyppien julkaisemiseen.
