Jos olet määrittämässä kokousta suurelle ryhmälle henkilöitä ja käytät Outlook, voit muuttaa asetuksiasi valmistautuaksesi sujuvaan ja helposti hallittavaan kokoukseen ilman keskeytyksiä.
Voit kutsua jopa 250 henkilöä Lync-kokoukseen.
-
Avaa Outlook ja avaa siellä kalenterisi.
-
Valitse Outlook valintanauhassa Uusi Lync Kokous.
-
Järjestä kokous tavalliseen tapaan:
-
Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun kutsuttavien sähköpostiosoitteet tai jakeluluettelon nimi.
-
Kirjoita Aihe ja valitse Alkamisaika ja Päättymisaika.
-
Kirjoita kokouksen esityslista kokousalueelle, mutta varo muuttamasta Lync kokoustietoja.
Seuraavaksi mukautetaan kokousasetuksia suureen kokoukseen sopiviksi.
-
Valitse valintanauhassa Kokousasetukset.
Huomautukset:
-
Valitse Seuraavien henkilöiden ei tarvitse odottaa odotustilassa -kohdassa Kuka tahansa (ei rajoituksia). Osallistujat pääsevät nyt suoraan kokoukseen eikä sinun tarvitse päästää heitä manuaalisesti. Ei keskeytyksiä.
-
Valitse Kuka on esittäjä? -asetukseksi Valitsemani henkilöt.
-
Valitse Valitse esittäjät, siirrä haluamasi henkilöt Osallistuja-kohdastaEsittäjä-puolelle ja valitse sitten OK. Muista, että kaikilla esittäjillä on täydet oikeudet kokoukseen.
-
Valitse Haluatko rajoittaa osallistujien määrää? -kohdassa Poista pikaviestit käytöstä-, Kaikkien osallistujien vaimentaminen- ja Estä osallistujien videokuva -valintaruudut.
-
Asetukset on nyt tehty. Valitse kokousasetuksissa OK ja lähetä pyyntö. Muista tutustua ennen kokousta seuraaviin artikkeleihin:
