Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook.com Outlook 2010 Outlookin verkkoversio Exchange Server 2016:lle Outlookin verkkoversio Exchange Server 2019:lle Outlook Web App

Microsoft 365 -ryhmä helpottaa tiedostojen jakamista sisällyttämällä siihen oman kirjaston, joka on ensisijainen paikka kaikkien ryhmätiedostojen tallentamiseen.

Kun luot tiedoston tai kansion ryhmän kirjastoon, kaikki ryhmän jäsenet voivat käyttää sitä. Kun lisäät ryhmään uusia jäseniä, mukaan lukien vieraat (ulkoiset käyttäjät), hekin voivat käyttää tiedostoja. Ryhmän jäsenillä on oletusarvoisesti tiedostojen tarkastelu- ja muokkausoikeudet, kun taas muilla organisaation käyttäjillä on tarkasteluoikeudet.

Viimeksi käytettyjä tiedostoja voi käyttää ryhmänäkymän Tiedostot-osassa

Outlookin ryhmien avulla on helppo tehdä yhteistyötä ja jakaa tiedostoja ja muita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa.

  • Viimeisimmät-näkymässä näkyvät kaikki ryhmän tiedostot – Viimeksi käytetyt tiedostot -näkymässä voit käyttää kaikkia ryhmän kanssa jaettuja tiedostoja, mukaan lukien sähköpostin liitteinä jaetut tiedostot, ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon tallennetut tiedostot ja OneDrivesta tai muista SharePoint-tiedostokirjastoista jaetut tiedostot.  

  • Yhteismuokkaa ja ilmoita päivityksistä nopeasti – Muokkaa asiakirjaa ja vastaa sähköpostilla vierekkäin Outlookissa. Sinun ei tarvitse vaihtaa asiayhteyttä, jotta voit päivittää asiakirjan ja viestiä muutoksista työtovereidesi kanssa.

  • Pääset nopeasti käsiksi tiedostoon liittyvään sähköpostiin – Käytä tiedostoa, joka on jaettu kanssasi sähköpostitse sen sijaan, että selaisit ryhmän Saapuneet-kansiota.

Huomautus: Nämä ominaisuudet ovat vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka käyttävät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, jolla on ehdot täyttävä Microsoft 365 -tilaus. 

Ryhmän tiedostojen jakaminenuusi Outlook

  1. Avaa uusi Outlook.

  2. Voit etsiä ryhmiä kahdella tavalla:

    1. Valitse ikkunan  vasemmassa reunassa olevasta sovelluspalkista Ryhmät

    2. Valitse postilaatikon kansioluettelossa Siirry Ryhmät Valitse kansioluettelosta Siirry uuteen Ryhmät tai Siirry Ryhmät

  3. Valitse vasemmanpuoleisessa ruudussa Ryhmät-kohdassa ryhmä, johon haluat jakaa tiedostoja.

Ryhmätiedostojen jakaminen vieraiden kanssa

Voit jakaa ryhmätiedostoja vieraiden kanssa liittämällä minkä tahansa ryhmäkirjastoon tallennetun tiedoston. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmät.

Jos ryhmätiedostoja vieraiden kanssa jaettaessa näet viestin, jossa ilmoitetaan, että vieraiden liitteet on estetty, vieras ei voi avata jaettuja tiedostoja, ennen kuin vuokraajasi järjestelmänvalvoja on mahdollistanut tiedostojen jakamisen vieraille.

Tiedostojen julkaiseminen ryhmäkirjastoon

Aina kun julkaiset tiedoston ryhmän tiedostokirjastoon, kaikki ryhmän jäsenet voivat käyttää sitä. Vedä se tietokoneesta ryhmän kirjastoon. Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen lataaminen kirjastoon.

Jos jaettava tiedosto on jo tiedostokirjastossasi, voit pitää sen siellä, missä se on, ja kutsua ryhmän siihen.

Katso myös

Lisätietoja Microsoft 365 -ryhmistä

Ryhmän luominen Outlookissa

Liittyminen, poistuminen tai Ryhmät seuraaminen Outlookissa

Ryhmät jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.