Tietojen jäsentäminen (ryhmitteleminen) laskentataulukossa

1. Varmista, että jäsennystietojen jokaisessa sarakkeessa on otsikko ensimmäisellä rivillä (esimerkiksi Alue), että jokaisessa sarakkeessa on samankaltaisia tietoja ja että jäsennysalueella ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

2. Ryhmiteltyillä tietoriveillä voi olla vastaava yhteenvetorivi eli välisumma. Voit luoda nämä seuraavasti:

   • Yhteenvetorivien lisääminen Välisumma-komennolla    

     Käytä Välisumma-komentoa, joka lisää VÄLISUMMA-funktion välittömästi kunkin ryhmän tietorivien ylä- tai alapuolelle ja luo jäsennyksen automaattisesti. Lisätietoja Välisumma-funktion käyttämisestä on kohdassa VÄLISUMMA-FUNKTIO.

   • Omien yhteenvetorivien lisääminen    

     Lisää omat kaavoja sisältävät yhteenvetorivit välittömästi kunkin tietoriviryhmän ylä- tai alapuolelle. Käytä SUMMA-funktiota esimerkiksi myynnin välisumman laskemiseen maalis- ja huhtikuulle niiden myyntitietorivien ala- tai yläpuolella. Jäljempänä tässä aiheessa olevassa taulukossa on esimerkki tästä.

3. Oletusarvoisesti Excel yhteenvetorivit yhteenvetotietojen alapuolella, mutta ne voi luoda tietorivien yläpuolelle. Jos olet luonut yhteenvetorivit tietojen alapuolella, siirry seuraavaan vaiheeseen (vaihe 4). Jos loit yhteenvetorivit tietorivien yläpuolelle, napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmän valintaikkunan avainta.

   

   Näyttöön Asetukset valintaikkuna.

   

   Poista sitten Asetukset-valintaikkunassa Yhteenvetorivit alla -valintaruudun valinta ja valitse sitten OK.

4. Jäsennä tiedot. Tee jompikumpi seuraavista:

   Tietojen jäsentäminen automaattisesti

   1. Valitse solu solualueista, jotka haluat jäsentää.

   2. Napsauta Tiedot-välilehdessä, Jäsennä-ryhmässä nuolta Ryhmän alapuolella ja valitse sitten Automaattinen jäsennys.

      

   Tietojen jäsentäminen manuaalisesti

   Tärkeää: Kun ryhmittelet jäsennettyjä tasoja manuaalisesti, kannattaa pitää kaikki tiedot näkyvissä rivien virheellisen ryhmittelyn välttämiseksi.

   1. Jäsennä ulompi ryhmä (taso 1) valitsemalla kaikki rivit, jotka ulompi ryhmä sisältää (eli tietorivit ja jos lisäsit ne, niiden yhteenvetorivit).

      1. Ensimmäinen rivi sisältää otsikot, eikä sitä ole valittu. 2. Koska tämä on ulompi ryhmä, valitse kaikki rivit, joilla on välisummat ja tiedot. 3. Älä valitse kokonaissummaa.

   2. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä. Valitse sitten Ryhmä-valintaikkunassa Rivitja valitse sitten OK.

      Vihje: Jos valitset vain solujen sijaan kokonaisia rivejä, Excel ryhmitellä automaattisesti riveittäin. Ryhmittele-valintaikkuna ei edes avaudu.

      

      Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

   3. Voit myös jäsentää sisemmän ryhmän tietyn osan tietojen tietorivit.

      Huomautus: Jos sinun ei tarvitse luoda sisäisiä ryhmiä, siirry alla olevassa vaiheessa f.

      Valitse kuhunkin sisempään ryhmään ne tietorivit, jotka ovat yhteydessä yhteenvetorivin sisältävään riviin.

      1. Voit luoda useita ryhmiä kullekin sisempään tasolle. Tässä kaksi osaa on jo ryhmitelty tasolla 2. 2. Tämä osa on valittuna ja valmis ryhmitellä. 3. Älä valitse yhteenvetoriviä ryhmiteltäville tiedoista.

   4. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

      

      Valitse sitten Ryhmä-valintaikkunassa Rivitja valitse sitten OK. Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

      Vihje: Jos valitset vain solujen sijaan kokonaisia rivejä, Excel ryhmitellä automaattisesti riveittäin. Ryhmittele-valintaikkuna ei edes avaudu.

   5. Jatka sisempien rivien valitsemista ja ryhmittelemistä, kunnes olet luonut kaikki jäsennykseen haluamasi tasot.

   6. Jos haluat poistaa rivien ryhmittelyn, valitse rivit ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

      Voit myös purkaa jäsennyksen osien ryhmittelyn poistamatta koko tasoa. Pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna, tai ryhmän nimeä ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä Purkaa ryhmittelyn.

      Tärkeää: Jos poistat ryhmittelyn, kun tiedot on piilotettu, tietorivit voivat jäädä piiloon. Voit näyttää tiedot vetämällä hiirellä piilotettuihin riveihin liittyvien, näkyvien rivinumeroiden yli. Valitse Sitten Aloitus-välilehden Solut-ryhmässä Muotoile ,valitse Piilota & näytä javalitse sitten Näytä rivit.

1. Varmista, että kunkin jäsennettävän tietorivin ensimmäisessä sarakkeessa on otsikko, että kullakin rivillä on samanlaisia tietoja ja että alue ei sisällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

2. Lisää omat kaavoja sisältävät yhteenvetosarakkeet tietosarakkeita sisältävien ryhmien oikealle tai vasemmalle puolelle. Vaiheen 4 taulukossa on esimerkki.

   Huomautus: Jos haluat jäsentää tiedot sarakkeittain, sinun on käytettävä yhteenvetosarakkeita, jotka sisältävät ryhmän kuhunkin tietosarakkeeseen viittaavia kaavoja.

3. Jos yhteenvetosarake on tietosarakkeiden vasemmalla puolella, napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä valintaikkunan avainta.

   

   Näyttöön Asetukset valintaikkuna.

   

   Poista sitten Asetukset-valintaikkunassa Yhteenvetosarakkeet oikealle -valintaruudun valinta ja valitse OK.

4. Jäsennä tiedot toimimalla jommallakummalla seuraavista tavoista:

   Tietojen jäsentäminen automaattisesti

   1. Valitse alueen solu.

   2. Napsauta Tiedot-välilehdessä, Jäsennä-ryhmässä nuolta Ryhmän alapuolella ja valitse sitten Automaattinen jäsennys.

   Tietojen jäsentäminen manuaalisesti

   Tärkeää: Kun ryhmittelet jäsennystasot manuaalisesti, on parasta pitää kaikki tiedot näkyvissä, jotta sarakkeet eivät ryhmity väärin.

   1. Jäsennä ulompi ryhmä (taso 1) valitsemalla kaikki aliyhteenvetosarakkeet ja niihin liittyvät tiedot.

      1. Sarake A sisältää selitteet. 2. Valitse kaikki tieto- ja välisummasarakkeet. Huomaa, että jos et valitse kokonaisia sarakkeita, kun valitset Ryhmittele (Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä), Ryhmä-valintaikkuna avautuu ja pyytää valitsemaan Rivit taiSarakkeet. 3. Älä valitse loppusummasaraketta.

   2. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

      

      Jäsennys tulee näkyviin ryhmän yläpuolelle.

   3. Jos haluat jäsentää sisemmän, sisäkkäisen ryhmän tietosarakkeita (taso 2 tai uudempi), valitse yhteenvetosarakkeen sisältävän sarakkeen vieressä olevat tietosarakkeet.

      1. Voit luoda useita ryhmiä kullekin sisempään tasolle. Tässä kaksi osaa on jo ryhmitelty tasolla 2. 2. Nämä sarakkeet on valittu ja valmis ryhmitellä. Huomaa, että jos et valitse kokonaisia sarakkeita, kun valitset Ryhmittele (Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä), Ryhmä-valintaikkuna avautuu ja pyytää valitsemaan Rivit taiSarakkeet. 3. Älä valitse yhteenvetosaraketta ryhmiteltä varten.

   4. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

      

      Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

5. Jatka sisempien sarakkeiden valitsemista ja ryhmittelemistä, kunnes olet luonut kaikki jäsennykseen haluamasi tasot.

6. Jos haluat poistaa sarakkeiden ryhmittelyn, valitse sarakkeet ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

Voit myös purkaa jäsennyksen osien ryhmittelyn poistamatta koko tasoa. Pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna, tai ryhmän nimeä ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä Purkaa ryhmittelyn.

Jos poistat ryhmittelyn, kun tiedot on piilotettu, tietosarakkeet voivat jäädä piiloon. Voit näyttää tiedot vetämällä hiirellä piilotettuihin sarakkeisiin liittyvien, näkyvien rivinumeroiden yli. Valitse Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Muotoile, valitse Piilota ja näytä ja sitten Näytä sarakkeet.

1. Jos et näe jäsennysmerkkejä , ja , valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset javalitse sitten Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osassa Näytä jäsennysmerkit, jos jäsennystä käytetään -valintaruutu ja valitse sitten OK.

2. Toimi seuraavasti:

   • Ryhmän tietojen näyttäminen tai piilottaminen    

     Jos haluat näyttää ryhmän tiedot, napsauta ryhmän -painiketta tai paina näppäinyhdistelmää ALT+VAIHTO+=.

   • Jos haluat piilottaa ryhmän tiedot, napsauta ryhmän -painiketta tai paina näppäinyhdistelmää ALT+VAIHTO+-.

   • Koko jäsennyksen laajentaminen tai tiivistäminen tietylle tasolle    

     Napsauta -ruudussa haluamallasi tasolla olevaa numeroa. Ohjelma piilottaa alemman tason tiedot.

     Jos jäsennyksessä on esimerkiksi neljä tasoa, voit piilottaa neljännen tason ja näyttää muut tasot napsauttamalla -symbolia.

   • Kaikkien jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen    

     Voit näyttää kaikki tiedot napsauttamalla -jäsennyssymbolien alinta tasoa. Jos jäsennyksessä on esimerkiksi kolme tasoa, napsauta -symbolia.

   • Voit piilottaa kaikki tiedot napsauttamalla -symbolia.

Microsoft Excel käyttää jäsennetyillä riveillä esimerkiksi tyylejä Rivitaso_1 ja Rivitaso_2. Jäsennettyjä sarakkeita varten Excel käyttää esimerkiksi tyylejä Saraketaso_1 ja Saraketaso_2. Tyyleissä käytetään lihavointia, kursivointia ja muita tekstin muotoilutapoja, jotta yhteenvetorivit tai -sarakkeet erottuisivat muista tiedoista. Kun muutat tyylin määritystapaa, voit mukauttaa jäsennyksen ulkoasua erilaisten teksti- ja solumuotoilujen avulla. Voit ottaa tyylin käyttöön jäsennyksessä joko silloin, kun luot jäsennyksen, tai jäsennyksen luomisen jälkeen.

Voit käyttää seuraavia toimintoja:

Tyylin lisääminen automaattisesti uusille yhteenvetoriveille tai -sarakkeisiin    

1. Napsauta Tiedot-välilehdenJäsennä-ryhmässä valintaikkunan avainta.

   

   Näyttöön Asetukset valintaikkuna.

   

2. Valitse Automaattiset tyylit -valintaruutu.

Tyylin ottaminen käyttöön aiemmin luodulla yhteenvetorivillä tai -sarakkeessa    

1. Valitse solut, joissa haluat käyttää tyyliä.

2. Napsauta Tiedot-välilehdenJäsennä-ryhmässä valintaikkunan avainta.

   

   Näyttöön Asetukset valintaikkuna.

   

3. Valitse Automaattiset tyylit -valintaruutu ja valitse sitten Käytä tyylejä.

   

Voit muotoilla jäsennettyjä tietoja myös käyttämällä automaattista muotoilua.

1. Jos et näe jäsennysmerkkejä , ja , valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset javalitse sitten Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osassa Näytä jäsennysmerkit, jos jäsennystä käytetään -valintaruutu.

2. Piilota -, - ja -jäsennyssymbolien avulla ne yksityiskohdat, joiden et halua kopioituvan.

   Lisätietoja on osassa Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen.

3. Valitse yhteenvetorivien muodostama alue.

4. Valitse Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä ensin Etsi ja valitse ja sitten Siirry.

   

5. Valitse Siirry määräten.

6. Valitse Vain näkyvät solut.

7. Valitse OK ja kopioi tiedot.

Jäsennyksen piilottaminen

• Valitse Tiedosto> asetukset> lisäasetuksetja poista sitten Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osan Näytä jäsennysmerkit, jos jäsennystä käytetään -valintaruudun valinta.

Jäsennyksen poistaminen

1. Napsauta taulukkoa.

2. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä Pura ryhmittely ja valitse Poista jäsennys.

   

   Tärkeää: Jos poistat jäsennyksen, kun tiedot on piilotettu, tietorivit tai -sarakkeet voivat jäädä piiloon. Jos haluat tiedot näkyviin, vedä osoitin piilotettujen rivien ja sarakkeiden vieressä olevien rivinumeroiden tai saraketunnusten yli. Valitse Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Muotoile, valitse Piilota ja näytä ja valitse sitten Näytä rivit tai Näytä sarakkeet.

Oletetaan, että haluat luoda tiedoista yhteenvetoraportin, jossa näkyvät loppusummat ja loppusummista luotu kaavio. Voit tavallisesti toimia seuraavasti:

1. Yhteenvetoraportin luominen

   1. Jäsennä tiedot.

      Lisätietoja on kohdassa Rivijäsennyksen luominen tai Sarakejäsennyksen luominen.

   2. Voit piilottaa tiedot napsauttamalla jäsennysmerkkejä , ja , jos haluat näyttää vain summat seuraavassa rivin ääriviivan esimerkissä esitetyllä tavalla:

      

   3. Lisätietoja on osassa Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen.

2. Yhteenvetoraportin kaavioiminen

   1. Valitse ne summat, jotka haluat kaavioon.

      Jos esimerkiksi haluat kaaviota vain Buchanan- ja Davolio-loppusummat, mutta et loppusummaa, valitse solut A1–C19 yllä olevan esimerkin mukaisesti.

   2. Valitse >kaaviot > kaaviot, valitse Kaikki kaaviot -välilehti ja valitse haluamasi kaaviolaji.

      

      Jos esimerkiksi valitsit Yhdistelmäpylväskaavio-vaihtoehdon, kaavio näyttää tältä:

      

      Jos näytät tai piilotat jäsennetyn luettelon tiedot, myös kaavio päivittyy vastaavasti.