Ulkoisten tietojen jakaminen ODC-tiedoston avulla (Power Query)

Erinomainen tapa jakaa tietoja Excel-käyttäjien välillä on käyttää Office Data Connection (ODC) -tiedostoa. Ne on suunniteltu siirrettäviksi ja helposti päivitettäviksi. Suosittelemme seuraavaa tapaa jakaa ulkoisia tietolähteitä Power Query muokkaamien tietojen kanssa.

Tässä esimerkissä jaamme työkirjan, jossa on tietotyökirjasta tuotuja tietoja. Tämä prosessi koskee kuitenkin lähes kaikkia ulkoisia tietolähteitä, joita Excel voi tuoda ja yhdistää. Ainoa poikkeus on se, että et voi tallentaa yhteystietoja Excel-taulukon tai nimetyn alueen ODC-tiedostoon samassa työkirjassa, josta olet tuonut sen (käyttämällä Tiedot -> Taulukosta/alueelta).

Tärkeää Jos todennuksessa tai tietosuojassa ilmenee ongelmia, tutustu artikkeliin Tietolähdeasetusten ja -käyttöoikeuksien hallinta ja Tietosuojatasojen määrittäminen.

Yksi henkilö tekee tietojen jakamisen helpoksi seuraavasti:

Valitse Tiedot > Nouda tiedot > tiedostosta > työkirjasta.
Etsi ja valitse Tietojen tuominen -valintaikkunassa työkirja, joka sisältää tiedot, ja valitse sitten Avaa.
Valitse Siirtymistoiminto-valintaikkunassa taulukko ja valitse sitten Muunna tiedot.
Muotoile Power Query -editori tiedot haluamallasi tavalla ja valitse sitten Aloitus > Sulje & Lataa.
Valitse kyselyn tiedot sisältävässä Excel-laskentataulukossa solu taulukosta, valitse Tiedot, valitse Päivitä kaikki -kohdan vieressä oleva nuoli, valitse Yhteyden ominaisuudet, valitse Määritys-välilehti ja valitse sitten valintaikkunan alareunassa Vie yhteystiedosto.
Kirjoita Tiedostotallennus-valintaikkunaan tiedostonimi, valitse Tallenna ja valitse sitten OK.
Varmista, että tallennat tiedoston luotettuun tietolähteeseen sijaintiin, jota toinen henkilö voi käyttää, kuten verkkokansioon. Lisätietoja luotetuista tietolähteistä on kohdassa Luotetut tiedostot,Tietosuoja-asetusten tarkasteleminen luottamuskeskuksessa ja Luotetun sijainnin lisääminen, poistaminen tai muuttaminen.
Tallenna työkirja.

Tulos

ODC-tiedosto sisältää kaikki ulkoisen tietolähteen yhteystiedot sekä Power Query toimintojen vaiheet ja kaavat. Voit halutessasi tarkastella käytettyä XML-muotoa avaamalla ODC-tiedoston Muistiossa.

Jos haluat käyttää jaettuja tietoja, toinen henkilö tekee seuraavat toimet:

Etsi edellisessä osassa luotu ODC-tiedosto Resurssienhallinta avulla ja kaksoisnapsauta sitä.Excel avaa ODC-tiedoston uuteen Excel-työkirjaan.
Jos saat viestin tietolähteeseen luottamisesta, valitse Ota käyttöön.
Valitse Tuo tiedot -valintaikkunassa, miten haluat tuoda tiedot, ja valitse sitten OK. Saat lisätietoja tämän valintaikkunan käyttämisestä valitsemalla kysymysmerkin (?).
Jos haluat varmistaa, että kaikki toimii oikein, päivitä työkirjan tietolähde ja päivitä kaikki tämän työkirjan tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + Alt + F5.
Tallenna työkirja.