Outlook-kalentereiden avulla voit luoda tapaamisia, tapahtumia ja kokouksia muiden kanssa. Sinulla voi olla useita kalentereita eri tarkoituksiin tai tuoda kalentereita muilta sähköpostipalveluntarjoajilta ja palveluista, kuten urheilujoukkueilta tai ammattilaisjärjestöiltä.
Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien luominen
Tapaamisilla, kokouksilla ja tapahtumilla on paljon yhtäläisyyksiä. Kaikilla on alkamis- ja päättymispäivä ja -aika, aihe ja sijainti. Voit luoda toistuvia tapaamisia, kokouksia ja tapahtumia.
Tapaamiset ovat ajanjaksoja, joita voit merkitä vapaaksi, varatuksi, alustavaksi, poissa toimistolta tai muualla työskenteleviksi.
Tapahtumat vastaavat tapaamisia, paitsi että ne kestävät oletusarvoisesti vähintään yhden kokonaisen päivän.
Kokoukset ovat tapaamisia tai tapahtumia, joihin osallistuu muita henkilöitä.
Aloita valitsemalla Calendar-kansiossa Uusi tapaaminen tai Uusi kokous tai napsauttamalla Uudet kohteet ja valitsemalla Koko päivän tapahtuma. Lisätietoja on artikkelissa Tapaamisen, kokouksen tai tapahtuman luominen tai ajoittaminen.
Create additional calendars
Voit luoda Outlookiin lisäkalentereita pitääksesi tietyt tapaamis-, kokous- ja tapahtumaluokat erillään muista. Jos esimerkiksi käytät Outlookia liiketoimintakäyttöön, voit luoda toisen kalenterin henkilökohtaisia tapaamisia varten. Voit lisätä urheilujoukkueiden ja muiden ammattiorganisaatioiden kalentereita tai tuoda kyseiset tapahtumat pääkalenteriisi.
Jos haluat luoda lisäkalenterin, siirry kalenterikansioon. Napsauta näytön vasemmassa reunassa Omat kalenterit -kohtaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten Add Calendar. Voit määrittää uudelle kalenterille nimen ja sijainnin. Kun valitset OK, uusi kalenterikansio tulee näkyviin nykyisen kalenterikansion viereen. Lisätietoja on artikkelissa Lisäkalenterien luominen.
Internet-kalenterin lisääminen tai tapahtumien tuominen .ics tiedostosta
Monet ammattijärjestöt, kuten urheilujoukkueet ja -kerhot, sallivat tiedostojen lataamisen, jotta voit lisätä sarjan tapaamisia tai tapahtumia aiemmin luotuun kalenteriin. Voit esimerkiksi tuoda tietyn baseball- tai jalkapallojoukkueen kaikki pelit.
Jos haluat tilata Internet-kalenterin, lataa kalenteritiedosto, jonka tunniste on .ics. Kaksoisnapsauta lataamaasi tiedostoa ja valitse Kyllä , jos Outlook kysyy, haluatko tuoda tai tilata kalenterin. Lisätietoja on artikkelissa Johdanto Internet-kalenterien julkaisemiseen.
Henkilöiden lisääminen kokouksiin
Jos luot kokouksen ja haluat myöhemmin lisätä toisen osallistujan, avaa kokous kalenterista ja lisää osallistuja Vastaanottaja-riville tai Aikatauluavustajasta. Lähetä sitten kokouspyyntö uudelle osallistujalle valitsemalla Lähetä päivitys .
Jos haluat lisätä osallistujan toisen käyttäjän luomaan kokoukseen, voit lähettää kokouksen edelleen. Kun edelleen lähetetyn kokouksen vastaanottanut henkilö saa pyynnön Saapuneet-kansioonsa, se näyttää tulevan kokouksen järjestäjältä. Lisäksi kokouksen järjestäjä saa ilmoituksen, että olet välittänyt kokouksen osallistujalle. Et voi lisätä henkilöä kokoukseen Piilokopio-kentän kautta.
Huomautus
Jos haluat ilmoittaa tietyille henkilöille kokouksesta, mutta et halua kutsua heitä, vedä kokouskutsu kalenterista Outlookin vasemman alakulman Posti-kuvakkeeseen. Tämä avaa kokouksen tiedot sisältävän sähköpostiviestin, jonka voit lähettää eteenpäin. Ota huomioon, että sähköpostiviesti ei lisää vastaanottajia kokoukseen ja että se sisältää ainoastaan kokouksen tiedot, kuten päivämäärän, kellonajan, aiheen ja esityslistan.
Toistuvan tapaamisen, kokouksen tai tapahtuman luominen
Voit määrittää tapaamisen, kokouksen tai tapahtuman toistuvaksi kalenterimerkintää luodessasi valitsemalla valintanauhassa Toistuvuus-painikkeen. Outlook tarjoaa laajan valikoiman toistumisvaihtoehtoja.
- Päivittäin: Tällä asetuksella voit luoda kokouksen joka päivä tai X päivän välein (jossa X on mikä tahansa luku välillä 1–999). Voit myös valita joka arkipäivä.
- Viikoittain: Tämän asetuksen avulla voit luoda kokouksen, joka järjestetään X viikon välein tiettynä päivänä tai päivinä (X on mikä tahansa luku välillä 1–99). Jos haluat esimerkiksi luoda kokouksen, joka on joka toinen maanantai, valitse maanantai-ruutu ja kirjoita 2 Toista joka [ ] viikko(a) - ruutuun.
- Kuukausittain: Tällä vaihtoehdolla voit luoda kokouksen, joka pidetään joka kuukauden tiettynä päivänä tai muutaman kuukauden välein. Voit myös valita asetuksia, kuten kunkin kuukauden ensimmäisen keskineljänneksen, joka toisen kuukauden toisen torstai tai joka kolmen kuukauden viimeinen maanantai.
- Vuosittain: Tällä asetuksella voit luoda tapaamisia, jotka toistuvat vuosittain tiettynä päivänä, esimerkiksi syntymä- tai vuosipäivänä, tai kuukauden tiettynä päivänä, kuten marraskuun kolmantena torstaina.
Lisätietoja toistuvista tapaamisista, kokouksista ja tapahtumista on artikkelissa Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.