Kun avaat Outlook Web App, Saapuneet-kansio on ensimmäinen asia, jonka näet. Saapuneet-kansioon saapuvat viestit saapuvat ja vietät todennäköisesti eniten aikaa viestien lukemiseen ja niihin vastaamiseen.
| Tämä artikkeli koskee Outlook Web Appia, jota käyttävät sellaiset organisaatiot, joiden sähköpostipalvelimet käyttävät Exchange Server 2013:a tai 2010:tä. Jos käytössäsi on Microsoft 365 tai Exchange Server 2016 tai 2019, sähköpostiohjelmasi on Outlookin verkkoversio. Outlookin verkkoversion ohjeet löydät artikkelista Ohjeita Outlookin verkkoversion käyttöön. |
|---|
Sähköpostin käyttäminen
Kirjaudu Outlook Web Appiin selaimessa URL-osoitteella, jonka olet saanut organisaatiosi sähköpostia hallinnoivalta henkilöltä. Kirjoita käyttäjänimi ja salasana ja valitse Kirjaudu sisään.
Huomautus
Jos haluat käyttää Outlook Web App kevytversiota, katso Asetukset> Outlook Web App versio. Outlook Web App kevytversio on suunniteltu käytettäväksi vanhempien selainten kanssa, joita Outlook Web App perusversio ei tue, käytettäväksi hitaissa yhteyksissä ja helppokäyttöisyystarpeiden täyttämiseen tarjoamalla yksinkertaistetun käyttöliittymän, jota on helpompi käyttää näytönlukuohjelmien kanssa.
Mitä näet sähköpostissa
Kun avaat Sähköposti-toiminnon, näet nopeasti vakiokansiot ja mukautetut kansiot, vastaanotettujen viestien luettelon ja lukuruudun, jonka avulla voit nopeasti tarkastella minkä tahansa valitsemasi viestin sisältöä.
| Lohko | Kuvaus | Toiminnot |
|---|---|---|
| 1 | Viesti | Luo uusi viesti valitsemalla Uusi sähköpostiviesti. |
| 2 | Kansiot-luettelo | Luettelo sisältää postilaatikon kansiot. Se voi sisältää muita kansioita, kuten suosikkeja ja Arkisto kansioita.
|
| 3 | Hakukenttä | Kirjoita Hae sähköpostista ja henkilöistä -kenttään etsittävä asia. Kirjoita esimerkiksi viestin lähettäjän nimi tai teksti, jolla haet tiettyä viestiä. |
| 4 | Viestiluettelo | Nykyisessä kansiossa olevat viestit näkyvät. |
| 5 | Lukuruutu | Valitsemasi keskustelu tai viesti tulee näkyviin lukuruutuun. Voit vastata mihin tahansa keskustelun viestiin  ,  Vastaa kaikille tai  viestin yläreunassa. |
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
Teeman vaihtaminen
Teeman avulla voit muokata sähköpostin ulkoasua nopeasti ja helposti, sillä se vaihtaa kerralla niiden taustavärin, korostusvärit ja kuvat.
Valitse siirtymispalkissa Asetukset
ja valitse sitten Muuta teemaa.
Viestit
Uuden viestin luominen
Valitse Kansiot-luettelon yläpuolelta Uusi sähköposti . Uusi viesti -lomake avautuu lukuruutuun.
Lisää vastaanottaja jollakin seuraavista tavoista:
- Kirjoita kenen tahansa henkilön nimi, joka on yhteystiedoissasi tai organisaation osoiteluettelossa.
tai - Kirjoita sähköpostiosoite Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuun.
Huomautus
Kun kirjoitat henkilön nimen ensimmäisen kerran, Outlook Web App etsii kyseisen henkilön osoitetta. Sen jälkeen nimi piilotetaan siten, että haku voidaan ratkaista tulevaisuudessa nopeasti.
- Kirjoita kenen tahansa henkilön nimi, joka on yhteystiedoissasi tai organisaation osoiteluettelossa.
Kirjoita aihe.
Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää.
Kun viesti on valmis, valitse Lähetä
Kun luot uuden sähköpostiviestin (tai vastaat aiemmin luotuun viestiin), Outlook Web App tallentaa sen automaattisesti Luonnokset-kansioon. Tämä oletustoiminto on hyödyllinen erityisesti silloin, kun uuden viestin luominen on keskeytettävä. Voit kirjoittaa viestin loppuun valitessasi.
Luonnosviestin viimeisteleminen
- Valitse Kansiot-luettelosta Luonnokset .
- Valitse käsittelemäsi viesti, jos haluat, että se näkyy lukuruudussa, ja jatka sitten viestin kirjoittamista. Voit myös valita Hylkää
, jos olet päättänyt olla lähettämättä viestiä. - Kun olet kirjoittanut viestin, valitse Lähetä
Liitteen, kuvan tai allekirjoituksen lisääminen viestiin
Liitteen lisääminen viestiin
-
>
Valitse lisääliitteitä viestilomakkeen yläreunassa ja selaa liitettävään tiedostoon.
Kuvan upottaminen viestiin
Voit upottaa viestiin kuvan, jolloin se näkyy ilman, että vastaanottajan tarvitsee avata sitä.
- Valitse Lisää>tekstiin ja selaa kuvaan, jonka haluat lisätä viestiin.
Viestin liittäminen uuteen viestiin
- Valitse liitettävä viesti luettelonäkymässä ja kopioi se painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+C.
- Avaa uusi viesti, vastaa viestiin tai lähetä viesti edelleen.
- Kun uusi viesti on avoinna lukuruudussa ja osoitin on viestin tekstiosassa, liitä kopioimasi viesti painamalla Ctrl + V.
Nykyisen allekirjoituksen lisääminen
Jos et ole luonut allekirjoitusta, katso Sähköpostin allekirjoituksen luominen ja lisääminen Outlook Web Appissa. Voit lisätä allekirjoituksen manuaalisesti tai lisätä sen automaattisesti kaikkiin viesteihin tai yksittäisiin viesteihin.
- Valitse Lisää>allekirjoituksesi.
Viestin avaaminen erillisessä ikkunassa
Viestejä luetaan ja luodaan oletusarvoisesti lukuruudussa. Joskus voit kuitenkin haluta pystyä tarkastelemaan tai muokkaamaan tehtävää erillisessä ikkunassa.
Kun kirjoitat uutta viestiä tai vastaat vastaanottamaasi viestiin tai lähetät sen edelleen, voit avata viestin uuteen ikkunaan valitsemalla ponnahdusikkunan 
viestin oikeassa yläkulmassa.
- Valitse viestiluettelossa erillisessä ikkunassa näytettävä viesti.
- Valitse Lisää toimintoja
>Avaa erillisessä ikkunassa.
Poistetut viestit
Kun poistat viestin, se lähetetään Poistetut-kansioon. Poistetut-kansion viestit voidaan poistaa pysyvästi organisaatiosi järjestelmänvalvojan määrittämällä automaattisella käytännöllä, valitsemalla ne kansiossa ollessasi ja poistamalla ne tai tyhjentämällä Poistetut-kansion. Lisätietoja poistettujen viestien palauttamisesta on artikkelissa Poistettujen kohteiden tai sähköpostiviestien palauttaminen Outlook Web App -sovelluksessa.
Poistetut-kansion tyhjentäminen
- Napsauta Poistetut-kansiota hiiren kakkospainikkeella (tai napauta sitä pitkään).
- Valitse Tyhjennä kansio.
- Vahvista viestien pysyvästi poistaminen valitsemalla OK.
Viestiluettelo
Kun avaat Sähköposti-sovelluksen, viestiluettelo on keskellä olevassa ruudussa, kansioluettelon vasemmalla puolella ja oikealla lukuruudun vieressä. Viestiluettelo näyttää oletusarvoisesti Saapuneet-kansion viestit nykyisessä kansiossa. Tämä oletusasetus ei rajoita, mitkä viestit tulevat näkyviin. Voit hallita näyttöön tulevia viestejä valitsemalla suodattimen tai käyttämällä hakua. Käytettävissä on myös muita viestiluettelon kanssa käytettäviä työkaluja, joilla voit suorittaa tehtäviä.
- Näytä Kansiot-luettelo valitsemalla Laajenna
tai 
valitsemalla Kutista. Valitse mikä tahansa luettelon kansio, jonka sisältöä haluat tarkastella. - Viestiluettelon oikeassa reunassa olevia kuvakkeita valitsemalla voit poistaa viestin tai keskustelun, tai lisätä merkinnän. Muut kuvakkeet näyttävät, mitkä viestit sisältävät liitteitä, mikä on viestien tärkeysaste (korkea tai matala) ja kuinka monta lukematonta viestiä keskustelussa on.
- Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella, jolloin näkyviin tulee valikko. Valikossa on vaihtoehtoja, kuten viestin merkitseminen luetuksi tai lukemattomaksi, viestin siirtäminen toiseen kansioon tai viestiin perustuvan säännön luominen. Voit tuoda viestiasetukset näyttöön kosketusnäytössä napauttamalla pitkään.
- Valitsemalla
viestin vasemmalla puolella, jos haluat laajentaa keskustelun niin, että kaikki keskustelun viestit näkyvät. - Viestin yläreunassa olevan selitteen avulla voit vaihtaa Keskustelut päivämäärän mukaan ja Kohteet päivämäärän mukaan välillä.
Lukuruutu
Lukuruutu on paikka, jossa viestit näkyvät. Voit lukea viestin ja vastata siihen lukuruudussa. Voit myös avata viestin erillisessä (uudessa) ikkunassa.
- Jos haluat vastata viestiin, valitse Vastaa, vastaa kaikille tai viestin yläreunassa. Uusi viesti näkyy viestin yläreunassa olevassa lukuruudussa.
- Voit muuttaa viestin lukemisen tilaa Merkitse luetuksi tai Merkitse lukemattomaksi.
- Jos haluat tarkastella lisää vaihtoehtoja, valitse Laajennetun .
Lukuruudun sijainnin muuttaminen
Valitse siirtymispalkissa Asetukset
>Näyttöasetukset>Lukuruutu.Valitse jokin seuraavista:
- Näytä lukuruutu oikealla, oletusasetus.
- Näytä lukuruutu alhaalla
- Piilota lukuruutu
Valitse OK, jos haluat tallentaa valinnan ja sulkea Näyttöasetukset.
Hakusuodattimet ja valmiit suodattimet
Hakuruutu ja valmiit suodattimet ovat viestiluettelossa.
- Jos haluat hakea kohdetta, napsauta Haku-ruutua ja kirjoita hakusanan alkuosa. Ehdotettujen kohteiden luettelo tulee näkyviin alapuolelle ja voit hakea kohdetta valitsemalla yhden vaihtoehdoista. Voit myös lopettaa oman hakusanan kirjoittamisen ja aloittaa haun painamalla Enter-näppäintä. Voit tyhjentää haun valitsemalla hakuruudun oikeassa reunassa olevan kuvakkeen .
- Valmiit suodattimet Kaikki, Lukemattomat, Minulle ja Merkitty ovat nopea tapa valita, mitä viestiluettelossa näytetään. Kaikki näyttää kaikki viestit, Lukemattomat näyttää viestit, joita ei ole merkitty luetuiksi, Minulle näyttää kaikki Vastaanottaja- tai Piilokopio-luettelossa nimesi sisältävät viestit ja Merkitty näyttää kaikki myöhempää toimintaa varten merkityt viestit.
Kansiot-luettelo
Kansioluettelossa näkyvät kaikissa postilaatikoissa luomasi oletuskansiot sekä muut luomasi kansiot. Organisaatiosi määritysten mukaan saatat nähdä myös suosikit ja Arkisto kansiot.
Voit tuoda Kansiot-luettelon näkyviin valitsemalla Laajenna laajenna
tai piilottaa sen valitsemalla Kutista
. Valitse mikä tahansa luettelon kansio, jonka sisältöä haluat tarkastella.
Voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansioluettelon viestiä, jos haluat valikon asioista, joita voit tehdä, kuten uuden kansion luominen, aiemmin luodun kansion poistamisen tai kansion tyhjentäminen. Jos käytät kosketusnäyttöä avaa viestin valikko napauttamalla viestiä pitkään.
Uuden kansion luominen
- Napsauta kansioluettelon mitä tahansa kansiota hiiren kakkospainikkeella (tai napauta sitä pitkään) ja valitse sitten Luo uusi kansio. Uusi nimetön kansio lisätään valitsemasi kansion alikansioksi.
Jos haluat luoda muun kuin alikansion, napsauta nimeäsi hiiren kakkospainikkeella (tai napauta pitkään) Saapuneet-kansion yläpuolella ja valitse sitten Luo uusi kansio. - Kirjoita uuden kansion nimi ja paina ENTER.
Roskapostikansio
Mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut sähköpostit siirretään automaattisesti Roskaposti-kansioon . Viestin mahdollisesti haitallinen sisältö, esimerkiksi linkit tai suoritettava koodi, poistetaan käytöstä.
Voit hallita roskapostin raportointia ja muita asetuksia Asetukset-valikossa. Siirry tarkemmin kohtaan Asetukset>Asetukset>Asetukset>Estä tai salli. Tutustu alla oleviin ohjeaiheisiin, joista saat lisätietoja roskapostista ja asetusten hallinnasta.
Muita huomioitavia asioita
Outlook Web App käyttää selaimen oikeinkirjoituksen tarkistusta. Toiminto käynnistyy automaattisesti, kun alat kirjoittaa, ja se voidaan määrittää verkkoselaimen asetuksissa.
Löydät linkkejä asetuksiin valitsemalla Asetukset
Outlook Web App-ikkunan yläreunassa. Siellä on seuraavien asetukset:- Tilin asetukset, mukaan lukien salasana
- Automaattiset vastaukset
- Sähköpostin näyttöasetukset
- Offline-asetukset
- Teema
Lisätietoja seuraavista: