Microsoft 365:n avulla voit hallita ja jakaa työaikatauluasi. Uusien ominaisuuksien avulla voit määrittää työaikataulustasi tarkemmin: mistä käsin työskentelet (etätyöpaikalta vai toimistosta) ja siitä, työskenteletkö eri aikoina eri päivinä. Lisäksi voit ajoittaa kokouksia muiden henkilöiden kanssa heidän työsijaintinsa perusteella, tarkastella työsijaintia henkilöiden profiilikortissa ja nähdä poissaoloaikasi sijainnissasi.
Huomautus
Työntekijöiden seurantaan ei käytetä työn sijaintia. Yksilöiden työsijaintitiedot koostetaan ja anonymisoidaan, jotta toimiston käyttötrendejä voidaan ymmärtää.
Tämä ominaisuus ei ole vielä käytettävissä perinteisessä Outlook for Windowsissa, jossa on GCCHigh.
Artikkelin sisältö:
Työajan ja -sijainnin määrittäminen
Tarkastele ja päivitä työsijaintisi
Muiden sijainnin tarkasteleminen
Tarkastele ehdotuksia päivän optimoimiseksi
Voit tarkastella itsesi ja muiden työaikoja ja -sijaintia perinteisessä Outlookissa, mutta sinun on määritettävä ne työpaikan tai oppilaitoksen tilillä uudessa Outlookissa tai Outlookin verkkoversiossa alla olevien ohjeiden mukaisesti. Etkö tiedä, mikä versio sinulla on käytössä? Katso Outlook-versio käytössäni olevasta versiosta?
Huomautus
Työaikojen määrittäminen on käytettävissä vain henkilöille, joilla on työpaikan tai oppilaitoksen tili Outlookissa ja joilla on ehdot täyttävä Microsoft 365 -tilaus.
Työajan ja -sijainnin määrittäminen
Määritä toistuva työsijaintisi asetuksista tai muuta yksittäistä päivää Outlook-kalenterin avulla.
Työajan ja -sijainnin määrittäminen uusista Outlookin tai Outlookin verkkoversion asetuksista
Kun määrität tämän, muut näkevät, minä päivinä olet etätöissä ja minä päivinä olet toimistossa. Voit myös halutessasi jakaa tarkan työsijaintisi muiden kanssa. Jos organisaatiolla on esimerkiksi useita rakennuksia, voit määrittää tarkasti, missä rakennuksessa työskentelet.
Määritä toistuva työsuunnitelma asetuksissa. Voit myös halutessasi jakaa rakennuksesi sijainnin muiden kanssa.
Valitse Asetukset
>, Kalenteri,>Työaika ja sijainti.Valitse määritettävien päivien valintaruudut.
Avattavista valikoista voit valita päivittäin työaikasi ja sijaintisi.
Kerro, missä rakennuksessa työskentelet ja missä toimit.
Valitse Jaa toimistosijainnin tiedot - valintaruutu.
Poista Jaa toimiston sijaintitiedot - valintaruudun valinta, jos et halua jakaa tiettyjä sijaintitietoja.
Kuka tahansa, joka tarkastelee korttiasi, näkee sinut vain toimistossa olevana tai etäkäyttäjänä.
Jos et halua jakaa yksityiskohtia työskentelypaikastasi, toimi seuraavasti:
Poista työsijainnin valinta. Tämä poistaa sen ja korvaa sen sanoilla No location.
Poista valintaruudun Jaa sijaintisi.
Kun olet valmis, valitse Tallenna.
Huomautus
Tämä uusi määritystoiminto on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversiossa, mutta työajan ja sijainnin määrittäminen tulee myöhemmin käyttöön Teamsissa, Outlook for Macissa ja Outlook for iOS:ssä ja Androidissa.
Työtuntien päivittäminen uudesta Outlookin tai Outlookin verkkoversion kalenterista
Jos haluat muuttaa toistuvan työsuunnitelman tiettynä päivänä tai muutamana päivänä viikossa, esimerkiksi jos aioit tehdä etätyötä, mutta päätät mennä toimistoon henkilökohtaiseen tapaamiseen, tee päivitykset Outlookin kalenterin avulla.
Valitse siirtymisruudussa Kalenteri
.Valitse työsuunnitelma
.Huomautus
Työsuunnitelman kuvake saattaa näyttää erilaiselta riippuen siitä, oletko aikaisemmin määrittänyt kyseisen päivän etä- vai toimistollaolopäiväksi.
Tee haluamasi muutokset
Jos aiot mennä toimistoon ja organisaatiossasi on useita rakennuksia, valitse avattavasta valikosta rakennus, jossa aiot työskennellä.
Huomautus
Rakennusvalinta on käytettävissä vain, jos organisaatiosi on määrittänyt valittavien rakennusten hakemiston.
Jos aiot sen sijaan tehdä etätyötä, valitse päivät, jolloin olet etänä, ja valitse sitten Työskentelen etänä -valintaruutu.
Valitse Aseta. Kun palvelupaketti on määritetty, kalenteripäivien kohdalla näkyy sijaintikuvake, joka ilmaisee, mistä käsin työskentelet.
Huomautus
Outlook-kalenterin määritystoiminto on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversiossa. Työajan ja -sijainnin määrittäminen Teamsissa, Outlook Mobilessa ja Outlook for Macissa on tulossa.
Tarkastele ja päivitä työsijaintisi
Kun aikataulusi muuttuu, päivitä työsijaintisi Outlookista tai Teamsista.
Huomautus
Päiväkohtainen sijainti on tällä hetkellä käytettävissä vain Outlookin verkkoversiossa ja Teamsin työpöytäversiossa, mutta se tulee myöhemmin saataville perinteisessä Outlookissa Windowsille, iOS:lle, Androidille ja Macille.
Päivitä työsijaintisi tai aseta poissaolosi uuteen Outlookiin tai Outlookin verkkoversioon
Kun tarkastelet kalenteria, valitse ajoitettua työsijaintiasi ilmaiseva kuvake ja muuta sijaintia tarvittaessa. Sijainti voidaan tyhjentää poistamalla sijainnin valinta.
Voit myös päivittää työsijaintisi tiettyyn rakennukseen. Toistuviin työaikoihin ja -sijaintiin määrittämäsi rakennukset näkyvät ensin ehdotettuina paikkoina.
Jos haluat valita rakennuksen, avaa sijainnin valitsin.
Valitse Hae paikkaa. Voit myös määrittää sijainniksi pelkän Officen hakemalla sitä.
Huomautus
Voit valita tietyn rakennuksen vain, jos organisaatiosi on määrittänyt rakennukset sijaintivaihtoehdoksi.
Poissa-sijainnin määrittäminen
Voit määrittää poissaolosi sijainnin valitsemalla kyseisen vaihtoehdon Työsuunnitelma-ikkunassa.
- Valitse työsuunnitelma sen päivän kohdalla, jolloin haluat näyttää poissaolosi.
- Valitse avattavasta valikosta Poissa .
- Kirjoita otsikko ja määritä poissaolon päivämäärä ja kellonaika.
- Valitse Tallenna. Poissaolotapaaminen lisätään kalenteriisi ja Teams-tavoitettavuustilasi päivitetään.
Vihje
Voit myös luoda kalenteritapaamisen mistä tahansa laitteesta ja määrittää vapaa/varattu-vaihtoehdoksi Poissaolo. Sijaintisi asetuksena on Poissa kyseisenä aikana.
Päivitä työsijaintisi Teamsista
Valitse ympyräkuvake, jossa on profiilikuvasi, ja muuta työn sijaintia. Uusi sijainti otetaan käyttöön loppupäivän työajassasi, ja se näkyy sekä Outlookissa että Teamsissa. Voit myös ilmoittaa erikseen, missä rakennuksen sijainnissa työskentelet tiettynä päivänä.
Muiden sijainnin tarkasteleminen
Ajoittamisen ja yhteistyön kannalta on tärkeää tietää, mistä käsin muut työskentelevät. Voit tarkastella muiden sijainteja oman työsijaintisi kortilla, kun ajoitat tilauksen Outlookista tai kun tarkastelet toisen henkilön profiilikorttia.
Näytä päivittäinen työsijaintisi -kortti Outlookissa
Päivittäisestä sijaintikortistasi näet, ketkä muut työtoverisi ovat menossa toimistoon samana päivänä. Jos sinulla on tietty rakennusjoukko, luettelo suodatetaan niiden rakennusten mukaan, jotka ovat myös määrittäneet sijainniksi saman paikan kyseiselle päivälle.
Näytä Outlook-kokousta ajoitettaessa
Jos muut käyttäjät ovat määrittäneet työaikansa ja -paikkansa, heidän työsijaintinsa näkyy Aikatauluavustajassa alla esitetyllä tavalla.
Toisen henkilön profiilikortin tarkasteleminen Outlookissa
Jos haluat tarkistaa nopeasti, missä henkilö työskentelee, voit tarkastella hänen sijaintiaan profiilikortissa tavoitettavuustietojen vieressä.
Tarkastele ehdotuksia päivän optimoimiseksi
Sijainnin aikataulun optimointi on tärkeää, jotta yhteistyö ja yhteydenpito on mahdollisimman helppoa henkilökohtaisina päivinäsi.
Voit tunnistaa, mille päiville on ehdotuksia, lisäämällä punaisen pisteen työsuunnitelman sijaintikuvakkeeseen .
Valitse Ehdotettu työsuunnitelma -sijainti
.Katso ehdotettu toimenpide päivittäisestä sijaintikortista. Ehdotus voi olla seuraava:
Päivitä työsuunnitelmasi paikan päällä olevaa tapahtumaa varten
Varaa huoneet kokouksia varten toimistopäivinä
Valitse toiminto ehdotuksen perusteella tai sulje kortti.
Huomautus
Ehdotukset-kokemus on tällä hetkellä käytössä. Lisätietoja on Microsoft Places -sivustolla.
Vanhat työtunnit
Uusi käyttökokemus korvaa vanhan työaikakokemuksen, mutta vanhoja työaikoja tuetaan edelleen. Koska vanha käyttökokemus tukee vain yhtä alkamis- ja päättymisaikaa koko työviikon aikana, vanha työaika vastaa suunnilleen nykyaikaista työaikaa ja -paikkaa.
Käyttäjä voi esimerkiksi määrittää seuraavan aikataulun uuden työajan ja sijainnin avulla: maanantaisin, tiistaisin, torstaisin klo 8.00–17.00 & keskiviikkoisin, perjantaisin: 10.00–19.00. Vanhojen työtuntien ajat määritetään parhaan arvion mukaan (8.00–19.00) eli modernin työajan vähimmäisalkamis- ja päättymisajankohdan.
Siihen saakka, kunnes käyttäjä määrittää modernit työajat, vanhoihin työaikoihin tehdyt muutokset päivittävät myös ajat moderniin työaikaan. Kun käyttäjä määrittää (tai päivittää) nykyaikaiset työaikat, vanhojen työaikojen tulevat muutokset eivät levitä eivätkä korvaa nykyaikaisia työaikoja.
Poikkeuksena tähän sääntöön on työajan aikavyöhyke. Aina kun vanha työaikavyöhyke muuttuu, se päivittää aikavyöhykkeen modernia työaikaa varten. Näin varmistat, että muut voivat nähdä tarkan käytettävyystiedot, jos vanhan asiakasohjelman käyttäjä matkustaa aikavyöhykkeeltä toiselle.