Pienen tärkeyden viestien lajitteleminen järjestelytoiminnolla Outlookissa

Windowsin Outlook 2016 järjestelytoiminnon avulla voit suodattaa pienen tärkeyden sähköpostiviestejä, mikä säästää aikaa tärkeimmille viesteillesi. Jos järjestelytoiminto ei miellytä sinua, voit poistaa sen käytöstä.

Sähköpostipalvelin seuraa, mitä viestejä luet ja mitä et. Järjestelytoiminto on automaattinen, kun olet ottanut sen käyttöön. Kun saat sähköpostia, toiminto valitsee viestit, joita et todennäköisesti aio lukea, ja sijoittaa ne Tarpeettomat-kansioon.

Outlookin Tarpeettomat-kansioon siirrettyjen sähköpostiviestien etsiminen

1. Valitse Outlookissa Tarpeettomat-kansio. Löydät sähköpostiviestit sieltä.
2. Voit vetää viestejä Tarpeettomat-kansiosta Saapuneet-kansioon.
3. Kun siirrät sähköpostia Tarpeettomat-kansioon tai sieltä pois millä tahansa laitteella, järjestelytoiminto tunnistaa, onko kohde tarpeeton vai ei. Jos esimerkiksi siirrät sähköpostiviestin Outlookin työpöytäversion Tarpeettomat-kansioon tai puhelimesi Sähköposti-sovellukseen, Järjestelytoiminto-järjestelmä tallentaa toiminnon kaikille sähköpostisovelluksillesi. Sinun ei tarvitse tehdä tätä erikseen joka sovelluksessa.

Järjestelytoiminnon asetusten hallinta

1. Jos sinulla on Outlook 2016 Windowsia varten, napsauta Tarpeettomat-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Järjestelytoiminnon hallinta.
   
   Sinut ohjataan Outlookin verkkoversio.
2. Kirjaudu sisään Microsoft 365 -käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi. Siirryt sitten suoraan Järjestelytoiminnot-asetussivulle.

Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

Saattaa kestää muutaman päivän, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä järjestelmä tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin muutaman yksinkertaisen toimenpiteen avulla.

• Jos huomaat Saapuneet-kansiossa pienen tärkeyden viestin, napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä Tarpeettomat-kansioon tai vedä viesti Saapuneet-kansiosta Tarpeettomat-kansioon.

  Outlookin verkkoversio	Outlook

• Jos huomaat, että järjestelytoiminto on siirtänyt jonkin viestin virheellisesti Tarpeettomat-kansioon, napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä Saapuneet-kansioon tai vedä viesti Tarpeettomat-kansiosta Saapuneet-kansioon.

  Outlookin verkkoversio	Outlook

Miten järjestelytoiminto suodattaa viestit?

Järjestelmä suodattaa sekä tarpeettomat viestit että roskapostin ennen niiden siirtymistä Saapuneet-kansioon. Roskaposti arvioidaan ja suodatetaan ensin, minkä jälkeen Outlook käsittelee säännöt (jos olet määrittänyt niitä). Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi loput viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.

Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:

• sinä itse,
• kanssasi samaan johtamisketjuun kuuluvat henkilöt ja
• suorat alaisesi.

Järjestelytoiminto tarkastelee eri viestien ominaisuuksia ymmärtääkseen, mitä et yleensä lue. Esimerkki:

• lähettäjä
• osallistumisesi keskusteluun
• oletko ainut vastaanottaja
• tärkeys.

Järjestelytoiminto oppii ja mukautuu lukemistapojesi mukaisesti.

Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Järjestelytoiminto on otettava käyttöön Outlookin verkkoversio, jotta voit käyttää sitä sekä Outlookin verkkoversio että Outlookissa.

1. Kirjaudu sisään Outlookin verkkoversio. Saat ohjeet tähän artikkelista Kirjautuminen Outlookin verkkoversioon.

   Huomautus

   Järjestelytoimintoa ei voi ottaa käyttöön Outlookin verkkoversio kevytversiossa. Voit kuitenkin vaihtaa täysversioon siirtymällä Kohtaan Asetukset>yleinen>kevytversio ja poistamalla Käytä Outlookin verkkoversio kevytversiota -valintaruudun valinnan.

2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa Sovellusten käynnistys >Outlookissa.
   

3. Siirry siirtymispalkissa kohtaan Asetuksetpilviasetuksiin>>Sähköposti>automaattinen käsittely>tarpeettomaksi.

4. Valitse Erota tarpeettomaksi tunnistetut kohteetTallenna - toiminnolla.>