PowerPoint-esitysten yhteiskäsittely

Tiedoston jakaminen muiden kanssa

Voit kutsua muita käyttäjiä käyttämään PowerPoint-tiedostoasi ja tekemään yhteistyötä seuraavasti:

1. Kun esitys on avattuna, valitse valintanauhan oikeassa yläkulmassa oleva Jaa-painike . Jos et ole vielä tallentanut esitystä OneDriveen tai SharePointiin Microsoft 365:ssä, viesti ohjaa sinut tekemään niin. 

   
   (Voit myös jakaa tiedoston kopion tässä paneelissa.)

2. Jaa-valintaikkunassa sinua pyydetään kutsumaan vähintään yksi vastaanottaja käyttämään esitystä yhteiskäyttöä varten. Anna kunkin vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos henkilö on yhteystiedoissasi, kirjoita vain heidän nimensä. 

   

3. Avattavasta luettelosta voit määrittää, voiko vastaanottaja muokata tiedostoa vai vain tarkastella sitä. Voit halutessasi lisätä huomautuksen.

4. Jatka valitsemalla Lähetä.

Yhteiskäyttö

Kun muut liittyvät kanssasi työskentelemään jaetun asiakirjan parissa, näet merkkejä heidän läsnäolostaan ja toiminnastaan. 

1. Kun esitys on avoinna, pane merkille merkit yhteistyöstä. Kun käyttäjä tarkastelee esitystä tai muokkaa sitä, hänen pikkukuvansa (kuvansa tai nimikirjaimensa) näkyy valintanauhan oikeassa yläkulmassa.  

   

2. Jos haluat ottaa koko nimien automaattisen näyttämisen käyttöön (esim. helppokäyttöisyyssyistä), valitse Tiedoston > asetukset Lisänäyttö >>> Näytä tavoitettavuusmerkinnät valituille kohteille.

3. Jos haluat tietää, kuka on parhaillaan muokkaamassa diaa, pidä hiiren osoitinta diassa pikkukuvaruudussa näkyvän käyttäjätietokuvakkeen päällä. 

   
   Pikkukuvan ilmaisin

4. Valitse pikkukuva, jos haluat näyttää koko dian, jossa näkyy reunus dian viallisen alueen ympärillä. 

   
   Luonnosdian ilmaisu

5. Kun olet valmis, tallenna tiedosto. Jos versioissa ei ole ristiriitoja, ne yhdistetään automaattisesti.

Muutosten läpikäynti ja ristiriitojen ratkaiseminen

Kun suljet jaetun PowerPoint-esitystiedoston, voit tarkastella viimeisimpiä muutoksia ja ratkaista mahdolliset erot ryhmän muokkauksissa. 

Tarkista kaikki muutokset

Kun tallennat tiedoston, kaikki muutokset, jotka eivät ole ristiriitaisia, yhdistetään automaattisesti esitykseen. Näet nämä Omat muutokset -näkymässä.

1. Valitse joko Omat muutokset tai Muiden muutokset.

2. Jos ratkaistavana on useita ristiriitoja, toimi seuraavasti:
   Jatka ristiriitojen ratkaisemista valitsemalla Seuraava. Palaa edelliseen ristiriitaan valitsemalla Edellinen. 
   Jos haluat tehdä samat muutokset kaikille jäljellä oleville ristiriidoille, valitse Toimi näin jäljellä olevien ristiriitojen kohdalla. 

   

3. Kun olet ratkaissut ristiriidat, valitse Valmis.

Lisätietoja ristiriitaisista muutoksista

Kun muutokset ovat ristiriitaisia, näet oman muutoksesi ja jonkun muun työtoverisi tekemät ristiriidassa olevat muutokset keskenään vertailun. Vertailussa näkyvät vain muutokset, jotka ovat suoraan ristiriidassa tekemiesi muutosten kanssa. Valitse Ratkaise ristiriita -näytöissä, mitkä muutokset haluat säilyttää. 

Viestiminen jaetussa tiedostossa kommenttien, tehtävien ja Chat-keskustelun kautta

Sen lisäksi, että PowerPoint näkee toistensa tekemät diojen muutokset reaaliaikaisesti, PowerPoint mahdollistaa erilaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia esitystiedostossa. 

Kommentit: Käytä Kommentit-kuvaketta , kun haluat luoda tai tarkastella kommentteja tai vastata niihin.  
Voit vastata kommentteihin, ratkaista ne tai merkitä ne valmiiksi. Lisätietoja on artikkelissa Kommenttien lisääminen. 

Tehtävät: Tehtävä on erityinen kommentti, joka voidaan määrittää ja jota voidaan seurata lopetukseen asti. Lisätietoja on kohdassa Tehtävien lisääminen. 

Chat: (vain Microsoft 365) Voit keskustella välittömästi muiden henkilöiden kanssa, jotka työskentelevät työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tai Microsoft 365:n SharePointiin tallennetun esityksen parissa. 

1. Napsauta oikeassa reunassa olevan työkalurivin kuvaketta (kuvaa tai nimikirjaimia), joka käyttää tiedostoa parhaillaan.
2. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Join Group Chat. 
   
3. Keskusteluikkunan avulla voit viestiä kaikkien tiedostoa parhaillaan käsittelevien käyttäjien kanssa. 

Ilmoitukset muutetun tiedoston uudelleenavaamisen yhteydessä

Kun avaat jaetun esityksen uudelleen sen jälkeen, kun muut ovat tehneet siihen muutoksia, PowerPoint for Microsoft 365 ilmoittaa sinulle tästä. Palkkiviestissä ilmoitetaan, kuka teki muutoksia poissa ollessasi.  

Näytä muiden viimeisimmät muutokset

1. Jos dia sisältää yhteismuokkaajan tekemiä muokkauksia, sen pikkukuvaruudun reunassa on sininen piste. Huomaa dian pikkukuvassa oleva yhteistyöilmaisinpiste. 

   

2. Avaa täysikokoinen dia valitsemalla pikkukuva.

3. Näet näytetyssä diassa jäsennyksellä merkityn muutetun osan. Värillisenä suorakulmiona merkitty muokattu alue. 

   

Esityksen aiempien versioiden käyttäminen

Kun käsittelet OneDriven ja työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven kautta tallennettuja tiedostoja, Office säilyttää niiden aiemmat versiot. Voit tarkastella tietyn tiedoston aiempien versioiden luetteloa ja halutessasi palauttaa aiemman version. 

Aiempien versioiden luettelon tarkasteleminen

Kun tiedosto on avoinna, toimi seuraavasti:

1. Valitse tiedostonimi sovellusikkunan otsikkoriviltä.

2. Valitse Versiohistoria.

3. Tarkastele aiempien versioiden luetteloa. 

   

Aiemman version avaaminen

1. Valitse aiempi versio Versiohistoria-ruudussa .
2. Valitse Avaa versio.
3. Tarkastele Vain luku -kopiota erillisessä ikkunassa.

Lisätietoja muokkausten korostamisesta

Useat tekijät voivat vaikuttaa siihen, missä määrin muokkausten korostaminen tapahtuu. 

• Muokkausten korostaminen toimii OneDriveen ja SharePointiin tallennetuissa jaetuissa asiakirjoissa.

• Muutokset eivät näy korostettuina, jos tiedosto on salattu tai salasanalla suojattu.

• Muutokset eivät näy korostettuina, jos tiedosto on .odp-muodossa tai vanhemmassa PowerPoint .ppt- tai .pps-muodossa.

• Muutokset näkyvät korostettuina vain, kun muutoksen tekevällä henkilöllä on käytössään PowerPointin verkkoversio tai PowerPoint for Microsoft 365. (Tarkemmin sanottuna vähintään nykyisen kanavan versio 1707 tai yrityskanavan versio 1803Semi-Annual). Tässä on linkki Office-version selvittämiseen.

• Muutoksia ei korosteta, jos muokkaustiedot on poistettu käytöstä tiedostossa Valvontakeskuksen tietosuoja-asetuksissa. 

  Tietosuoja-asetukset EIVÄT ole käytössä:

  Jos tietosuoja-asetuksia ei ole otettu käyttöön, esitys tallentaa käyttäjän nimen ja ajankohdan, jona objektiin on viimeksi tehty muutoksia. Voit tarvittaessa poistaa kyseiset tiedot Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla. Ohjeet ovat tässä artikkelissa: Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen tarkastamalla asiakirjat, esitykset tai työkirjat. 

  Tietosuoja-asetukset OVAT käytössä:

  Jos tietosuoja-asetukset ovat käytössä, muutosten korostaminen poistetaan käytöstä. Näin ollen henkilöihin liittyviä tietoja (käyttäjänimiä ja heidän viimeaikaisen käytön ajoitusta) ei tallenneta.

Tietojen tallennuspaikka

Jotta muokkausten korostaminen olisi mahdollista, PowerPoint tallentaa yksittäisten diojen luettu- tai lukematon-tilaa koskevat tiedot erikseen. Tietojen tallennuspaikka määräytyy käytössä olevan PowerPoint-version ja -kanavan mukaan. 

Tässä taulukossa luetellaan PowerPoint-versiot ja ne luettelo, joihin kuhunkin niistä tallennetaan tiedoston avaavan henkilön luettu- tai lukematon-tilatiedot.  Etsi Office-versiosi tämän linkin avulla. 

Kaipaatko diakirjastoja?

Jos haluaisit nähdä diakirjastot PowerPointissa, lähetä meille palautetta. Katso Ohjevalikko palautetta Microsoft 365:stä. Palautteesi auttaa meitä priorisoimaan tuleviin päivityksiin sisällytettävät ominaisuudet. 

Ilmoitukset muutetun tiedoston avaamisen yhteydessä

Tämä ominaisuus on vain Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä Windowsin työpöytäasiakkaille.

Kun muut ovat tehneet muutoksia jaettuun esitystiedostoon, PowerPoint for Microsoft 365 for Mac ilmoittaa siitä sinulle, kun avaat tiedoston uudelleen. Näkyviin tulee pieni banneri, jossa ilmoitetaan, kuka on tehnyt muutoksia esitykseen poissa ollessasi.

Muutosten jäljittäminen: Muiden tekemät muutokset näkyvät korostettuina

Tämä ominaisuus on vain Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä Windowsin työpöytäasiakkaille.

PowerPoint for Microsoft 365 for Mac seuraa automaattisesti online-tiedostoihin tehtyjä muutoksia.

Tämä ominaisuus on vain Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä Windowsin työpöytäasiakkaille.

[! VIDEO RWebtW]

1. Kun avaat muokatun esityksen uudelleen (tai sinulla on auki tiedosto, jota joku muu on aktiivisesti muokkaamassa), muokatut diat näkyvät pikkukuvaruudussa turkoosina korostettuina. Työkaluvihje kertoo "Diassa on lukemattomia muutoksia".

   

2. Valitse pikkukuva täysikokoisen dian tarkastelemiseksi. Dian muokattu osa näkyy korostettuna turkoosina. Näet myös merkinnän, joka kertoo, kuka on tehnyt muutoksen ja milloin. Kun katsot muokattua diaa, poistat turkoosin korostuksen ja "diassa on lukemattomia muutoksia" -merkinnän diasta.
   (Joissakin tapauksissa, joissa muokattu dia näkyy korostettuna, tehtyjä muutoksia ei korosteta yksittäisessä diassa. Esimerkkejä tämän tyyppisistä muutoksista: muutokset muistiinpanoruudussa, muodon poistaminen, kommentin lisääminen ja animaatiomuutokset).

   

Korostettavat muutokset määritetään seuraavasti:

• Tämä ominaisuus toimii OneDriveen ja SharePointiin tallennetuissa jaetuissa asiakirjoissa.
• Muutokset näkyvät korostettuina vain, kun muutoksen tehnyt henkilö käyttää PowerPointin verkkoversiota tai PowerPoint for Microsoft 365 for Mac -sovellusta – vähintään versiota 16.11. Etsi oma Office-versiosi
• Muutokset eivät näy korostettuina, jos tiedosto on salattu tai salasanalla suojattu.
• Muutokset eivät näy korostettuina, jos tiedosto on .odp-muodossa tai vanhemmassa PowerPointin .ppt- tai .pps-muodossa.

Viestintä kommenttien avulla

Valitse työkalurivin valintanauhan oikeassa reunassa Kommentit , jos haluat nähdä kaikki esityksessä olevat kommentit.

Voit lisätä uuden kommentin, vastata olemassa oleviin kommentteihin tai ratkaista ne.

(Vain Microsoft 365) Merkitse työtoveri kommenttiin @-merkillä ja sen perään henkilön nimi. Kyseinen henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi. Linkin valitseminen avaa asiakirjan ja keskustelun.

(Vain Microsoft 365) Voit keskustella Chat-keskustelussa jonkun kanssa, joka muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi. Aloita napsauttamalla keskustelukuvaketta lähellä näytön oikeaa yläkulmaa.

Tiedoston aiempien versioiden tarkasteleminen

Tämä ominaisuus on vain Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä Windowsin työpöytäasiakkaille.

Microsoft 365 säilyttää SharePoint-, OneDrive- ja työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive-tiedostojen aiemmat versiot, kun käsittelet niitä.

Jos haluat avata tiedoston aiempien versioiden luettelon, valitse tiedostonimi sovellusikkunan otsikkoriviltä ja valitse sitten Selaa versiohistoriaa.

Versiohistoria on tarkastelua varten, ei muokkaamista varten. Näet tiedoston minkä tahansa aiemman version.

Aiemman version avaaminen:

• Valitse oikealla olevassa versiohistoriaruudussa jossakin versiohistoriakohteessa Avaa versio.
  Kyseisen version vain luku -kopio avataan erilliseen PowerPoint-ikkunaan.

Voit kopioida aiemman version sisältöä. Voit myös tallentaa aiemman version kopion , jotta voit muokata sitä erillään parhaillaan käsittelemästäsi tiedostosta.

Esityksen jakaminen muiden kanssa

1. Valitse työkalurivin valintanauhan oikeassa reunassa Jaa

2. Kirjoita Lähetä linkki -valintaikkunaan niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa esityksen.

   
   Lisää halutessasi viesti työtovereillesi.

3. Napsauta Lähetä.

Katso, mitä jaetun esityksen kohtaa muut muokkaavat

Kun useat henkilöt muokkaavat tiedostoa samanaikaisesti, ilmaisimet osoittavat, missä he ovat:

• Ikkunan oikeassa yläkulmassa näet merkin - jossa on profiilikuva tai nimikirjaimet - jokaiselle henkilölle, jolla tiedosto on tällä hetkellä avoinna. Valitsemalla kyseisen badgen näet, missä kohtaa diaesitystä ne tällä hetkellä ovat.
• Dian pikkukuvaruudun pikkukuvan oikeaan yläkulmaan ilmestyy selite, jossa on diassa parhaillaan näkyvän henkilön nimi.

Muiden tekemien muokkausten tarkasteleminen

Kun avaat esityksen, johon joku muu on tehnyt muutoksia, PowerPoint kertoo sen sinulle kahdella tavalla:

• Viesti, kun olit poissa näkyy ikkunan oikeassa reunassa.

  

• Muutetut diat on korostettu vasemmalla olevassa dian pikkukuvaruudussa turkoosilla taustalla.

  

  Kun avaat dian, näet myös turkoosin ääriviivan muokatun dian osan ympärillä. Kun katsot muokattua diaa, poistat turkoosin korostuksen ja "diassa on lukemattomia muutoksia" -merkinnän diasta.

Keskustele kommenttien tai Chat-toiminnon avulla

Valitse työkalurivin valintanauhan oikeassa reunassa Kommentit , jos haluat nähdä kaikki esityksessä olevat kommentit.

Voit lisätä uuden kommentin, vastata olemassa oleviin kommentteihin tai ratkaista ne.

Merkitse työtoveri kommenttiin @-merkillä ja sen perään henkilön nimi. Kyseinen henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi. Linkin valitseminen avaa asiakirjan ja keskustelun.

Voit keskustella Chat-keskustelussa jonkun kanssa, joka muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi. Aloita napsauttamalla keskustelupainiketta lähellä näytön oikeaa yläkulmaa.

Tiedoston aiempien versioiden tarkasteleminen

Microsoft 365 säilyttää SharePoint-, OneDrive- ja työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive-tiedostojen aiemmat versiot, kun käsittelet niitä.

Avaatiedoston aiempien versioiden luettelo Tiedostotietojen>>versiohistorian avulla.

Versiohistoria on tarkastelua varten, ei muokkaamista varten. Näet tiedoston minkä tahansa aiemman version. Voit kopioida aiemman version sisältöä. Voit myös tallentaa aiemman version kopion, jotta voit muokata sitä erillään parhaillaan käsittelemästäsi tiedostosta.

Esitystiedoston nimeäminen uudelleen

Voit nimetä tiedoston uudelleen PowerPointin verkkoversiossa, kun yhteismuokkaat sitä muiden kanssa.

1. Napsauta tiedostonimeä PowerPointin verkkoversion otsikkorivin keskellä lähellä selainikkunan yläreunaa.

   

2. Kirjoita tiedostolle uusi nimi. Voit myös siirtää kohdistimen nimen sisälle nuolinäppäimillä ja kirjoittaa sitten muutokset tiedostonimeen.

3. Paina lopuksi ENTER-näppäintä.

Nimenmuutos synkronoituu hetken kuluttua tiedoston muiden avoinna olevien esiintymien kanssa.