Töiden jakaminen tasaisesti (resurssivarausten tasaaminen)

Kun projektin käyttäjät työskentelevät liian monen varauksen parissa samanaikaisesti, voit ratkaista resurssiristiriitoja tai ylivarauksia tasaamalla varaukset automaattisesti siirtymällä Resurssitaso > kaikki -kohtaan. Tasaaminen tapahtuu viivyttämällä tehtäviä tai jakamalla ne siten, että kyseisiin tehtäviin varatut resurssit eivät enää ylikuormitu.

Tasaamisen aikana Project ei muuta sitä, kuka kullekin tehtävälle on määritetty. Project tasaa vain työresurssit, yleiset resurssit ja sidosresurssit. Se ei tasaa materiaaliresursseja, kustannusresursseja tai ehdotettuja resursseja.

Ennen tasaamista haluat ehkä muokata joitakin asetuksia.

• Tehtävän prioriteetit, jotka osoittavat tehtävän tärkeyden ja sen käytettävyyden tasaamista varten.
• Projektin prioriteetit, jotka määrittävät projektin tasaamisen käytettävyyden.
• Tasaamisasetukset, joiden avulla voit hienosäätää sitä, miten Project määrittää, mitkä tehtävät tasataan ja missä määrin.

Sisältö

• Projektityön jakaminen tasaamalla
• Tasaamisasetusten muokkaaminen
• Tehtävän prioriteettien määrittäminen
• Projektin prioriteettien määrittäminen
• Hanki lisää vinkkejä tasaamiseen

Projektityön jakaminen tasaamalla

Valitse Resurssit-välilehdenTaso-ryhmästä jokin seuraavista vaihtoehdoista.

• Tason valinta Tämän avulla voit tasata vain valitut tehtävät. Jos haluat valita useita vierekkäisiä tehtäviä, valitse valinnan ensimmäinen tehtävä ja paina vaihtonäppäintä ja valitse sitten valinnan viimeinen tehtävä. Jos haluat valita useita tehtäviä, jotka eivät ole vierekkäin, valitse kukin tehtävä painamalla CTRL-näppäintä ja valitsemalla tehtävä.
  Tämä on hyödyllistä silloin, kun voi olla hyväksyttävää, että resurssit ylivarataan tiettyihin projektisuunnitelman tehtäviin, mutta projektipäälliköt haluavat ratkaista muiden erityistehtävien ylivarauksen.
• Tasaa resurssi Tämän avulla voit tasata vain ne tehtävät, joille on määritetty tietyt resurssit. Valitse Tasaa resurssi ja valitse sitten resurssi, jolle tehtävät on varattu. Voit valita useita resursseja CTRL-näppäimellä.
  Jos valittu resurssi työstää tehtäviä, joissa on useita resursseja, muita varauksia ei siirretä.
• Tasaa kaikki Tämän avulla voit tasata projektisuunnitelman kaikkien tehtävien kaikki resurssit.
• Tasaamisasetukset Tämän avulla voit muokata asetuksia, joita Project käyttää tasaamiseen. Katso tämän artikkelin kohta Tasaamisasetusten muokkaaminen .
• Poista tasaaminen Tämän avulla voit kumota edellisen tasaamisen vaikutukset.
• Seuraava ylivaraus Tämän avulla voit siirtyä seuraavaan tehtävään ylivarattujen resurssien kanssa. Tämän avulla näet helpommin tasaamisen vaikutukset yksittäisiin tehtäviin.

Tasaamisasetusten muokkaaminen

Voit muokata tasaamista, jotta voit hienosäätää sitä, miten Project määrittää, mitkä tehtävät tasataan ja missä määrin.

1. Valitse Resurssit-välilehdenTaso-ryhmästäTasaamisasetukset.

2. Valitse Resurssien tasaaminen -valintaikkunan Tasaamislaskelmat-kohdassa, miten haluat tasaamisen tapahtuvan.

   • Automaattinen Jos valitset automaattisen tasaamisen, poista Poista tasaamisarvot ennen tasaamista -valintaruudun valinta. Kun tämän valintaruudun valinta on poistettu, Project tasaa vain uudet ja tasaamattomat tehtävävaraukset. Tämä valintaruutu on valittuna oletusarvoisesti, mutta sen jättäminen valituksi automaattista tasausta käytettäessä saattaa hidastaa merkittävästi aikataulun mukaista työtä, koska kaikki tehtävät tasataan.
     Valitse Etsi ylivarauksia -ruudussa ajanjakso tai peruste sille herkkyydelle, jolla tasaaminen tunnistaa ylivaraukset. Oletusasetus on Päivittäin. Tämä asetus muodostaa ajankohdan, josta haluat tasaamisen alkavan: ylivaraus voi olla minuutin, päivän, viikon tai kuukauden mittainen.
   • Manuaalinen Manuaalinen tasaaminen (oletus) tapahtuu vain, kun valitset Taso kaikki. Automaattinen tasaaminen tapahtuu välittömästi, kun teet muutoksia tehtävään tai resurssiin. Käytä automaattista tasaamista, jos haluat ajoittaa tehtävät uudelleen, kun resursseille on varattu enemmän tehtäviä kuin ne pystyvät suorittamaan.

3. Tasaamisalue-kohdassa voit valita, haluatko tasata koko projektin tai vain tietyllä aikavälillä suoritettavat tehtävät.

4. Valitse Tasaamisjärjestys-ruudusta haluamasi tasaamisjärjestys:

   • Valitse Vain tunnus, jos haluat tasata tehtävät nousevassa järjestyksessä niiden tunnusnumeroiden mukaan ennen muiden ehtojen huomioimista.
   • Valitse Standard, jos haluat ensin tarkastella edeltäjien riippuvuuksia, liukumaa, päivämääriä, prioriteetteja ja rajoituksia selvittääksesi, pitäisikö tehtäviä tasata ja miten. (Tämä on oletusasetus.)
   • Valitse Prioriteetti, vakio, jos haluat tarkistaa tehtävän prioriteetit ensin ja vasta sitten tutkia vakioehdot.

5. Jos haluat välttää projektin lopetuspäivämäärän viivästymisen, valitse Tasaa vain käytettävissä olevassa liukumassa -valintaruutu.

   Huomautus

   Jos valitset tämän valintaruudun, näkyviin voi tulla virheviestejä, joissa ilmoitetaan, että Project ei voi tasata koko aikataulua. Project ei ehkä tasaa aikataulua, koska aikataululiukuma on harvoin riittävä tehtävävarausten uudelleenajoitukseen.

6. Valitse Tasaaminen voi säätää yksittäisiä tehtävän varauksia -valintaruutu, jos haluat, että tasaamisella voi säätää sitä, milloin resurssi toimii tehtävässä erillään muista samassa tehtävässä toimivista resursseista.

7. Valitse Tasaaminen voi jakaa jäljellä olevaa työtä -valintaruutu, jos haluat tasaamisen keskeyttävän tehtävät luomalla jakoja jäljellä olevan työn tehtäviin tai resurssivarauksiin. Jos resurssi on varattu tehtäviin, jotka ovat samaan aikaan resurssin aikataulun ulkopuolella, jäljellä olevaa työtä sisältävän tehtävän voi jakaa ja sitä voi käsitellä, kun resurssin aikataulu sallii käsittelemisen.

8. Jos haluat sisällyttää ehdotettuja resursseja, valitse Tasaa tehtävät ehdotetulla kirjaamistyypillä -valintaruutu.

9. Jos haluat, että tasaaminen voi muuttaa manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä, valitse Tasaa manuaalisesti ajoitetut tehtävät -valintaruutu.

10. Jos haluat poistaa aiemmat tasaamistulokset ennen tasaamista uudelleen, valitse Tyhjennä tasaaminen.

11. Jos tasaat manuaalisesti, valitse Tasaa kaikki. Jos tasaaminen tapahtuu automaattisesti, valitse OK.

    Huomautus

    Jos tasaat päättymispäivästä ajoitettujen projektien tehtäviä, tehtävän tai varauksen lopusta lasketaan negatiiviset viivearvot, jotka aiheuttavat sen, että tehtävän tai resurssivarauksen päättymispäivämäärää aikaistetaan.

Tehtävän prioriteettien määrittäminen

Kun määrität tehtävän prioriteetit, voit määrittää tehtävän tärkeyden ja sen käytettävyyden tasaamista varten. Antamasi prioriteettiarvo on subjektiivinen arvo väliltä 1–1 000, jolloin voit määrittää tasaamisprosessin hallinnan määrän. Jos et esimerkiksi halua Projectin tasaavan tiettyä tehtävää, määritä sen prioriteettitasoksi 1000. Oletusarvon mukaan prioriteettitasoiksi määritetään 500 eli keskimääräinen hallintataso. Tehtäviä, joilla on pienempi prioriteetti, viivytetään tai jaetaan ennen niitä tehtäviä, joilla on suurempi prioriteetti.

1. Kaksoisnapsauta Tehtävän nimi - kentässä sen tehtävän nimeä, jonka prioriteettia haluat muuttaa, ja valitse sitten Tehtävän tiedot.
2. Kirjoita tai valitse prioriteetti Yleiset-välilehden Prioriteetti-ruudussa.

Projektin prioriteettien määrittäminen

Voit määrittää koko projektin tasaamisen käytettävyyden määrittämällä projektin prioriteetin. Jos esimerkiksi jaat resursseja toisen resurssivarantona toimivan projektin kanssa ja jos et halua tasata jaetun tiedoston tehtäviä, määritä jaetun tiedoston prioriteettitasoksi 1 000.

1. Valitse Projekti-välilehdenOminaisuudet-ryhmästäProjektin tiedot.
2. Kirjoita tai valitse prioriteetti Prioriteetti-ruudussa.

Joitakin vinkkejä, joita voit käyttää tasaamisen aikana

Vihje	Mitä voit tehdä
Ylivarattujen resurssien tarkasteleminen	Ylivaratut resurssit on merkitty punaisella resurssinäkymissä, mukaan lukien Team Planner. Ylivaratut resurssit näkyvät Gantt-kaaviossa ilmaisimet-sarakkeen punaisella kuvalla.
Tasaamisen poistaminen aina tasoituksen aikana	Aina kun tasaat projektin, tasaamisen aiemmat vaikutukset poistetaan. Voit muuttaa tätä valitsemalla Resurssien>tasaamisasetukset.
Poista tasaaminen	Jos haluat poistaa tasaamisen heti ennen muiden toimien tekemistä, valitse Kumoa taso. Jos et kumoa tasaamista, voit myös poistaa aiemmat tasaamistulokset valitsemalla Tyhjennä tasaaminen .
Tasattujen tehtävien tarkistaminen	Jos haluat nähdä tehtäviin tasaamalla tehdyt muutokset, käytä Tasaaminen Gantt -näkymää. Valitse Näkymät>Muut näkymät>Lisää näkymiä.
Taso tietyn ajanjakson aikana	Valitse Resurssien>tasaamisen asetukset ja kirjoita sitten Lähettäjä - ja Mihin-päivämäärä .
Älä tasaa manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä	Yleensä kaikki tehtävätyypit tasataan. Voit muuttaa tätä valitsemalla Resurssien>tasaamisasetukset.
Tasaaminen muuttamatta projektin päättymispäivää	Valitse Resurssien>tasaamisen asetukset ja valitse sitten Tasaa vain käytettävissä olevassa liukumassa -ruutu. Huomautus: Jos valitset tämän valintaruudun, näyttöön voi tulla virhesanoma, jonka mukaan Project ei pysty tasaamaan koko projektia. Aikataulussa ei ehkä ole tarpeeksi liukumaa tehtävien siirtämiseen muuttamatta projektin päättymispäivää.
Ylivarausten manuaalinen ratkaiseminen	Jos et halua tasata, voit kokeilla muita tapoja poistaa ylivarauksia. Korvaa yksi resurssi toisella, joka on tuolloin käytettävissä. Korvaa projektin alkuvaiheessa enemmän osaavia resursseja kriittisissä tehtävissä. Ammattitaitoisempi resurssi saa todennäköisesti saman työn tehtyä lyhyemmässä ajassa. Voit muuttaa tehtävälinkkiä niin, että jotkin tehtävät alkavat samaan aikaan. Pienennä aikataulun laajuutta poistamalla tehtäviä. Voit levittää työmäärää pidentämällä ylivarattujen resurssien tehtävien kestoa. Vähennä työmäärää vähentämällä tehtävän suorittamiseen tarvittavaa työmäärää. Voit lyhentää tehtävien kestoa muuttamalla resurssien työtunteja . Vähennä tehtävien kestoa, erityisesti kriittisiä tehtäviä, jotka vaikuttavat suoraan projektin päättymispäivään. Tarkista, että resurssit eivät toimi vapaa-aikana. Jos resurssi työskentelee vapaa-aikana, Project näyttää ne ylivarattuina.