Vaikka Projectissa on automaattisesti oletuskalenteriasetukset (maanantaista perjantaihin klo 8–17), nämä oletusarvot eivät ehkä sovi projekteihin. Alla on lueteltu muutamia aiheita, joista löydät ehkä vastauksia kysymyksiisi, jotka liittyvät aikataulun muokkaamiseen:
Kalenteriin liittyvät ohjeet
Vihje
Jos näet kalenterin, jota et enää tarvitse, poista se!
Miten kaikki nämä kalenterit toimivat yhdessä?
Projectissa on neljäntyyppisiä kalentereita: peruskalentereita, projektikalentereita, tehtäväkalentereita ja resurssikalentereita.
Kantakalentereita käytetään lähes kuin mallia projekti-, tehtävä- ja resurssikalentereissa. Ne määrittävät organisaatiosi kaikkien projektien työajan ja vapaa-ajan perusjaon. Ne määrittävät jokaisen päivän työtunnit, kunkin viikon työpäivät sekä poikkeukset, kuten juhlapyhät. Projectissa on jo määritetty kolme oletuskalenteria: Standard, 24 tuntia ja yövuoro.
resurssiprojekti-, resurssi- ja tehtäväkalenterit käyttävät mallina peruskalenteria, jonka jälkeen niitä muokataan vastaamaan yksittäisten projektien, resurssien tai tehtävien yksilöllisiä työpäiviä ja -tunteja. Nämä yksilölliset kalenterit ovat erityisen hyödyllisiä, kun haluat kirjata poissaoloja, vuorotöitä tai tehtäviä, jotka suoritetaan laitteistoilla tai koneilla, joita käytetään myös öisin tai viikonloppuisin.
Yhdessä nämä kaikki kalenterit määrittävät, miten projektin työt aikataulutetaan.
Esimerkki:
Oletetaan, että organisaatiosi sijaitsee Seattlessa ja sillä on tyypillinen kahdeksan tunnin työviikko maanantaista perjantaihin. Peruskalenterissa näkyvät nämä työpäivät ja tunnit sekä yrityksen juhlapäivät, kuten itsenäisyyspäivän 4. heinäkuuta ja joulun 25. joulukuuta.
Projektipäällikkö käynnistää uuden projektin, joka kestää 1.7.–15.7. Siinä vaaditaan työviikoksi tiistai–lauantai.
Peruskalenterissa määritetty työviikko kestää maanantaista perjantaihin, ja lisäksi 4.7. on merkitty juhlapyhäksi.
Projektikalenteri perustuu alun perin peruskalenteriin, mutta sitä muokataan siten, että lauantait ovat työpäiviä ja maanantait vapaapäiviä.
Yksi projektin tehtävä suoritetaan toisessa maassa, joten heinäkuun 4. Tehtäväkalenteri lisää, että 4. heinäkuuta on työpäivä.
Tämän tehtävän suorittavan resurssin työajat poikkeavat organisaation muiden työntekijöiden työajoista. Siksi resurssikalenteriin merkitään tiistai vapaapäiväksi ja päivät keskiviikosta lauantaihin kymmentuntisiksi työpäiviksi.
Kun Project ajoittaa tehtävän, se vastaa varatun resurssin kalenteria, tehtäväkalenteria, projektikalenteria ja peruskalenteria.
Tuloksena saatava käytettävyys vaikuttaa siihen, miten Project laskee tehtävän ja projektin alkamis- ja päättymispäivämäärät.
