Kun määrität SharePointin Microsoft 365:ssä Microsoft 365:ssä, sinulla on todennäköisesti tiedostoja, jotka haluat lisätä ryhmäsivustoon. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit lisätä sivustoon erilaisia sisältöjä.
Huomautus
Artikkeli OneDriven määrittämisestä työpaikan tai oppilaitoksen ja ryhmäsivustojen käyttöön, jotta voit käyttää niitä yhdessä, on artikkelissa Tiedostojen tallennustilan ja jakamisen Office 365 määrittäminen.
Artikkelin sisältö
- Ennen aloittamista
- Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
- Tiedostojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen
- SharePoint-luetteloiden luominen yhteystietoja, kalentereita ja laskentataulukoita varten
- Harkitse SharePoint-ratkaisuja tavallisiin liiketoimintatarpeisiin
- Auta sivuston käyttäjiä löytämään sisältösi
Ennen aloittamista
Ennen kuin aloitat tiedostojen siirtämisen, tarkista, kuinka paljon tallennustilaa sinulla on SharePointille Microsoft 365:ssä Microsoft 365:ssä. Lisätietoja SharePointin tallennustilarajoituksista Microsoft 365:ssä on artikkelissa SharePointin rajoitukset.
Vihje
On tärkeää muistaa, että Microsoft 365:ssä Microsoft 365:n (ryhmäsivuston) SharePointin tallennustilarajat eroavat Exchange Online (sähköpostitilien) tallennustilarajoituksista. Lisätietoja postilaatikon tallennustilarajoituksista on kohdassa Vastaanottajat microsoft 365:n Exchange Online palvelukuvauksissa.
Seuraava vaihe on analysoida sisältöä, joka sinulla on tällä hetkellä. Tämä sisältää muun muassa asiakirjat, kuvat ja lomakkeet.
Vihje
Etsi Resurssienhallinta aiemmin luoduista tiedostoista koon ja päivämäärän mukaan. Näin voit tunnistaa nopeasti tiedostot, joita on käytetty äskettäin tai jotka ovat erittäin suuria.
Mieti, kuinka paljon sisältöä käytetään säännöllisesti ja haluatko tallentaa kaiken Microsoft 365:een. Aivan kuten muuttaessasi pienempään taloon, tavoitteena on päättää, mikä mahtuu uuteen sivustoon. Jos organisaatiosi käyttää nyt esimerkiksi enemmän tallennustilaa kuin Microsoft 365:n SharePointin 365-rajoitus, sinun on tehtävä seuraavat päätökset:
- Mitä tiedostoja haluat siirtää?
- Haluatko ostaa lisää tallennustilaa?
- Pitäisikö sinun suunnitella, että sivustollasi on tilaa kasvaa? (Se varmasti tulee)
Jos organisaatiosi on suuri tai monimutkainen, harkitse asiantuntijan kutsumista auttamaan sinua. Voit etsiä hyvämaineista apua Microsoft Pinpointista. Pinpoint on nopea ja helppo tapa, jolla yritykset ympäri maailmaa löytävät sertifioituja Microsoft-asiantuntijoita ja asiantuntijapalveluja
Sivun alkuun
Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
Kun olet tunnistanut siirrettävän sisällön, mieti, miten haluat järjestää sen. Voit aloittaa lataamalla tiedostot ryhmäsivuston Tiedostokirjastoon. Sisällön järjestäminen on hyvä idea, varsinkin jos olettat, että sinulla on lopulta paljon tiedostoja. Kun sisällön määrä kasvaa, voit luoda lisää tiedostokirjastoja, lomakekirjastoja ja kuvakirjastoja kyseisen sisällön tallentamiseksi. Voit myös luoda alisivustoja erilaisille asiakirjoille tai projektille.
Lisätietoja sivuston sisällön järjestämistä koskevan rakenteen suunnittelusta on artikkelissa Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.
Sivun alkuun
Tiedostojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen
Voit ladata tiedostoja, kuten Word tiedostoja, PDF-tiedostoja tai JPG-valokuvia, lataamalla ne kirjaston kirjastoon tai kansioon.
Huomautus
Yksittäisen tiedoston enimmäiskoko, joka voidaan ladata SharePointiin Microsoft 365 -kirjastossa, on tällä hetkellä 2 Gt. Lisäksi voit ladata enintään 100 tiedostoa kerrallaan.
Paras tapa tehdä tämä riippuu tiedostojen määrästä. Selaa ensin kohdekirjastoon ja valitse sitten menetelmä tämän taulukon avulla:
| Tiedostojen määrä | Lataustapa |
|---|---|
| Yksittäinen asiakirja | Valitse Uusi tiedosto>LATAA AIEMMIN LUOTU TIEDOSTO ja selaa sitten tietokoneessa olevaa tiedostoa. |
| Monet asiakirjat ja kansiot | Valitse valintanauhan Kirjasto-välilehden Avaa Resurssienhallinnassa -painike. Vedä ja pudota sitten tiedostot käyttämällä Resurssienhallinta. |
Lisätietoja on artikkelissa Kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen tai poistaminen.
Huomautus
On tiettyjä tiedostotyyppejä, joita ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä on artikkelissa Tiedostotyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon.
Sivun alkuun
SharePoint-luetteloiden luominen yhteystietoja, kalentereita ja laskentataulukoita varten
Jokaisella yrityksellä on tietoja useissa lomakkeissa, kuten kalentereissa, tehtävissä ja laskentataulukoissa. Tämäntyyppisten tietojen osalta voit siirtää tai muuntaa kyseisen sisällön sivustosi luetteloksi. Voit esimerkiksi muuntaa työyhteyshenkilöluettelon yhteystietoluetteloksi. Lisäksi voit usein muuntaa kalentereita SharePoint-Calendar, joka on erityinen luettelo.
- Lisätietoja ryhmäkalenterin luomisesta SharePointissa Microsoft 365:ssä on tässä videossa: Video: Oman kalenterin luominen.
Jos käytät nyt Microsoft Excel -laskentataulukoita tietojen seuraamiseen, voit ladata nämä laskentataulukot suoraan SharePointin tiedostokirjastoon Microsoft 365:ssä. Voit myös tuoda laskentataulukon SharePoint-luetteloina. Koska monet käyttäjät voivat päivittää luetteloa samanaikaisesti, SharePoint-luettelot auttavat kannustamaan yhteistyötä. Voit luoda luetteloille erilaisia näkymiä, jotka sisältävät juuri haluamasi tiedot.
- Lisätietoja luetteloiden käsittelemisestä on ohjeaiheessa Koulutus: Luettelon luominen ja määrittäminen.
Sivun alkuun
Harkitse SharePoint-ratkaisuja tavallisiin liiketoimintatarpeisiin
Toinen tapa siirtää sisältöä on hallita nykyistä tehtävää paremmin SharePoint-ratkaisun avulla. Useimmat organisaatiot haluavat esimerkiksi tallentaa ja jakaa siellä työskentelevien henkilöiden päivittäiset tiedot. Sivustosi wiki voi olla kätevä juuri tällaiseen jakamiseen.
Tässä taulukossa kuvataan SharePoint-ominaisuudet, joiden avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja.
| Liiketoimintaprosessi | Kuvaus |
|---|---|
| Tiimin tietämyksen jakaminen ja yhteistyö wikin avulla | Wikit ovat erityisiä sivustoja, joissa käyttäjäyhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla kätevä työkalu työsi kannalta tärkeiden prosessitietojen tai yleisten viitetietojen tallentamiseen ja jakamiseen. |
| Resurssien ajoituksen siirtäminen SharePoint-ryhmäkalentereihin | Ryhmäkalenteri voi olla hyvä tapa ajoittaa yhteisiä resursseja, kuten kokoushuoneita, audiovisuaalisia laitteita ja niin edelleen. Koska ryhmäkalenteri sijaitsee SharePointissa Microsoft 365 -sivustossa, kaikki työryhmäsi jäsenet voivat tarkastella sitä helposti SharePointissa tai Outlookissa. |
| Tietokantaohjelmien muuntaminen Access-sovellukseksi | Voit käyttää Microsoft Access 2013 tietokannan suunnitteluun ja julkaisemiseen ja luoda sitten Access-sovelluksen ryhmäsivuston tietokannan käyttämiseksi. |
| Liiketoimintaprosessien automatisointi työnkulkujen avulla | Työnkulut automatisoivat ja seuraavat liiketoimintaprosessin tärkeimpiä tehtäviä. Ne sopivat erinomaisesti esimerkiksi hyväksymisprosesseihin tai palautteen keräämiseen. |
Sivun alkuun
Auta sivuston käyttäjiä löytämään sisältösi
Kun olet siirtänyt tiedostot ryhmäsivustoon, kerro niistä muille sivuston käyttäjille. Voit tarjota useita eri tapoja, joilla he voivat etsiä sisältöä sivustosta.
Tässä taulukossa kuvataan eri menetelmät, joita voit käyttää.
| Menetelmä | Kuvaus |
|---|---|
| Sisällön etsiminen haun avulla | Helpoin tapa etsiä sisältöä SharePointista Microsoft 365 -sivustossa on käyttää hakutoimintoa.
|
| Luetteloiden ja kirjastojen näkymien määrittäminen niin, että sisältö on löydettävissä | Voit valita näkymässä näkyvät elementit. Voit esimerkiksi näyttää otsikon ja tekijän yhdessä näkymässä. Toisessa näkymässä haluat ehkä näyttää vain tietyn päivämäärän jälkeen lisätyt kohteet. |
| Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen | Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymisrakennetta, jotta sivuston käyttäjien on helpompi löytää sisältöä. |
| Online-sisällön hakeminen offline-tilassa | Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven tai Outlookin avulla voit hakea Sisältöä, joka on SharePoint-sivustossa Microsoft 365 -sivustossa, kun olet offline-tilassa |
| Sisältöpäivitysten seuraaminen |
Lisätietoja tavoista, joilla voit auttaa sivuston käyttäjiä löytämään sisältöä helposti, on suunnitteluoppaassa artikkelissa Ryhmäsivustojen sisällön suunnitteleminen .
Sivun alkuun
Anna palautetta
Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Palautteen avulla tarkistamme faktat, lisäämme tietoja ja päivitämme tämän artikkelin.