Kun määrität SharePointin Microsoft 365:ssä Microsoft 365:ssä, sinulla on todennäköisesti tiedostoja ja tiedostoja, jotka haluat lisätä ryhmäsivustoon. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit lisätä sivustoon erilaista sisältöä.
Huomautus
Jos haluat lisätietoja työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven ja ryhmäsivustojen yhteiskäytöstä, tutustu artikkeliin Office 365:n tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määrittäminen.
Artikkelin sisältö
- Ennen aloittamista
- Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
- Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen
- Harkitse SharePoint-luetteloiden luomista yhteystiedoille, kalentereille ja laskentataulukoille
- SharePoint-ratkaisujen hyödyntäminen tavallisiin liiketoimintatarpeisiin
- Sivuston käyttäjien auttaminen sisällön löytämisessä
Ennen aloittamista
Ennen kuin aloitat tiedostojen siirtämisen, tarkista, kuinka paljon SharePoint-tallennustilaa sinulla on Microsoft 365:ssä Microsoft 365:ssä. Lisätietoja SharePointin tallennustilarajoituksista Microsoft 365:ssä on artikkelissa SharePointin rajoitukset.
Vihje
On tärkeää muistaa, että Microsoft 365:ssä Microsoft 365:n (ryhmäsivuston) SharePointin tallennusrajat eroavat Exchange Online:n (sähköpostitilien) tallennusrajoituksista. Lisätietoja postilaatikon tallennustilarajoituksista on Exchange Onlinen Microsoft 365 -palvelukuvausten kohdassa Vastaanottajat.
Seuraava vaihe on analysoida nykyinen sisältösi. Tämä sisältää asiakirjoja, kuvia ja lomakkeita.
Vihje
Hae aiemmin luotuja tiedostoja Resurssienhallinnassa koon ja päivämäärän mukaan. Tämän avulla tunnistat nopeasti äskettäin käytetyt tiedostot tai tiedostot, jotka ovat hyvin suuria.
Mieti, kuinka suurta osaa sisällöstä käytetään säännöllisesti ja haluatko tallentaa kaiken sen Microsoft 365:een. Aivan kuten muutettaessa pienempään taloon, tavoitteena on päättää, mikä uuteen kohteeseen mahtuu. Jos organisaatiosi käyttää nyt esimerkiksi enemmän tallennustilaa kuin Microsoft 365:n SharePoint-raja Microsoft 365:ssä, sinun on tehtävä esimerkiksi seuraavia päätöksiä:
- Mitä tiedostoja haluat siirtää?
- Haluatko ostaa lisää tallennustilaa?
- Pitäisikö sivustolle olla tilaa kasvaa? (Se varmasti tulee)
Jos organisaatiosi on suuri tai monitasoinen, harkitse asiantuntijan kutsumista avuksi. Luotettavaa tukea saat Microsoft Pinpointista. Pinpoint on nopea ja helppo tapa yrityksille kaikkialla maailmassa löytää sertifioituja Microsoft-asiantuntijoita ja asiantuntijapalveluita
Sivun alkuun
Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
Kun olet määrittänyt siirrettävän sisällön, mieti, miten haluat järjestää sen. Aloita lataamalla tiedostot ryhmäsivuston tiedostokirjastoon. Sisältö kannattaa järjestää etenkin, jos odotat, että sinulla on ennen pitkää paljon tiedostoja. Kun sisällön määrä kasvaa, voit luoda lisää tiedostokirjastoja, lomakekirjastoja ja kuvakirjastoja sisällön tallentamista varten. Voit myös luoda alisivustoja erilaisille asiakirjoille tai projekteille.
Lisätietoja sivuston sisällön järjestämisen rakenteen suunnittelemisesta on artikkelissa Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.
Sivun alkuun
Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen
Jos haluat ladata tiedostoja, kuten Word-asiakirjoja, PDF-tiedostoja tai JPG-valokuvia, lataa ne kirjastoon tai kirjaston kansioon.
Huomautus
Microsoft 365 -kirjaston SharePointiin ladattavan yksittäisen tiedoston enimmäistiedostokoko on tällä hetkellä 2 Gt. Lisäksi voit ladata enintään 100 tiedostoa kerrallaan.
Paras tapa tehdä tämä riippuu tiedostojen määrästä. Siirry ensin kohdekirjastoon ja valitse sitten menetelmä tämän taulukon avulla:
| Tiedostojen määrä | Latausmenetelmä |
|---|---|
| Yksittäinen asiakirja | Valitse Uusi asiakirja>LATAA AIEMMIN LUOTU TIEDOSTO ja etsi sitten tiedosto tietokoneesta selaamalla. |
| Useita tiedostoja ja kansioita | Valitse valintanauhan Kirjasto-välilehdessäAvaa Resurssienhallinnassa -painike. Vedä ja pudota sitten tiedostot Resurssienhallinnassa. |
Lisätietoja on artikkelissa Kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen tai poistaminen.
Huomautus
Tiettyjä tiedostotyyppejä ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä on artikkelissa Tiedostotyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon.
Sivun alkuun
Harkitse SharePoint-luetteloiden luomista yhteystiedoille, kalentereille ja laskentataulukoille
Jokaisella yrityksellä on tietoja monessa muodossa, kuten kalentereita, tehtäviä ja laskentataulukoita. Tämän tyyppisten tietojen sisällön voi siirtää tai muuntaa luetteloksi sivustossa. Voit esimerkiksi muuntaa työyhteyshenkilöluettelon yhteystietoluetteloksi. Voit usein myös muuntaa kalentereita SharePoint Calendar -kalenteriksi, joka on erityinen luettelo.
- Katso tämä video, jossa kerrotaan, miten voit luoda ryhmäkalenterin Microsoft 365:n SharePointissa: Video: Oman kalenterin luominen.
Jos käytät nyt tietojen seurantaan Microsoft Excel -laskentataulukoita, voit ladata nämä laskentataulukot suoraan SharePointin tiedostokirjastoon Microsoft 365:ssä. Voit myös tuoda laskentataulukon SharePoint-luetteloina. Koska useat käyttäjät voivat päivittää luettelon samaan aikaan, SharePoint-luettelot kannustavat yhteistyöhön. Voit luoda erilaisia luettelonäkymiä, joista näet juuri haluamasi tiedot.
- Lisätietoja luetteloiden käyttämisestä on koulutusmateriaalissa: luettelon luominen ja määrittäminen.
Sivun alkuun
SharePoint-ratkaisujen hyödyntäminen tavallisiin liiketoimintatarpeisiin
Toinen tapa siirtää sisältöä on käyttää SharePoint-ratkaisua olemassa olevan tehtävän parempaan hallintaan. Useimmat organisaatiot haluavat esimerkiksi tallentaa talteen ja jakaa työpaikalla työskentelevien ihmisten päivittäistä tietämystä. Sivustosi wiki voi olla hyvä vaihtoehto juuri tällaiseen jakamiseen.
Tässä taulukossa kuvataan SharePointin ominaisuudet, joilla voit hallita liiketoimintaprosesseja.
| Liiketoimintaprosessi | Kuvaus |
|---|---|
| Wikin käyttäminen ryhmän tietojen jakamiseen ja yhteistyön tekemiseen | Wikit ovat erityisiä sivustoja, joissa käyttäjäyhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla erinomainen työkalu työsi kannalta tärkeiden prosessitietojen ja yleisten viitetietojen keräämiseen ja jakamiseen. |
| Resurssien ajoittamisen siirtäminen SharePointin ryhmäkalentereihin | Ryhmäkalenteri voi olla hyvä tapa ajoittaa yhteisiä resursseja, kuten kokoushuoneita, audiovisuaalisia laitteita ja niin edelleen. Koska ryhmäkalenteri sijaitsee Microsoft 365 -sivuston SharePointissa, kaikki ryhmäsi jäsenet voivat tarkastella sitä helposti SharePointissa tai Outlookissa. |
| Tietokantaohjelmien muuntaminen Access-sovellukseksi | Voit suunnitella ja julkaista tietokannan Microsoft Access 2013:ssa, ja luoda sitten Access-sovelluksen, jotta voit käyttää tietokantaa ryhmäsivustossasi. |
| Automatisoi liiketoimintaprosesseja työnkulkujen avulla | Työnkulut automatisoivat ja seuraavat liiketoimintaprosessin keskeisiä tehtäviä. Ne sopivat erinomaisesti esimerkiksi hyväksyntäprosesseihin ja palautteen keräämiseen. |
Sivun alkuun
Sivuston käyttäjien auttaminen sisällön löytämisessä
Kun olet siirtänyt asiakirjat ja tiedostot ryhmäsivustoon, kerro siitä muille sivuston käyttäjille. Voit tarjota useita eri tapoja, joilla he voivat etsiä sisältöä sivustolta.
Tässä taulukossa kuvataan eri menetelmiä, joita voit käyttää.
| Menetelmä | Kuvaus |
|---|---|
| Sisällön etsiminen haun avulla | Helpoin tapa löytää sisältöä SharePoint in Microsoft 365 -sivustosta on käyttää hakutoimintoa.
|
| Luetteloiden ja kirjastojen näkymien määrittäminen sisällön helpottamiseksi | Voit valita näkymässä näkyvät elementit. Yhdessä näkymässä voit esimerkiksi näyttää otsikon ja tekijän. Toisesta näkymästä voit haluta näyttää vain kohteet, jotka on lisätty tietyn päivämäärän jälkeen. |
| Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen | Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymisrakennetta, jotta käyttäjien on helpompi löytää sisältöä. |
| Hae online-sisältöä offline-tilassa | Voit hakea työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven tai Outlookin avulla sisältöä, joka on Microsoft 365 -sivuston SharePointissa, kun olet offline-tilassa |
| Sisältöpäivitysten seuraaminen |
Lisätietoja tavoista, joilla voit helpottaa sivuston sisällön löytämistä on suunnitteluoppaan artikkelissa Ryhmäsivustojen sisällön suunnitteleminen .
Sivun alkuun
Anna palautetta
Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Palautteen avulla tarkistamme faktat, lisäämme tietoja ja päivitämme tämän artikkelin.