Access-työpöytätietokannan perustoiminnot

Artikkelin sisältö

• Mallin valitseminen

• Tietokannan luominen alusta asti

• Taulukon lisääminen

• Tietojen kopioiminen ja liittäminen

• Tietojen tuominen tai tietoihin linkittäminen

• Tietojen järjestäminen Taulukon analysoimisen avulla

• Seuraavat vaiheet

Mallin valitseminen

Access malleissa on valmiita taulukoita, kyselyjä, lomakkeita ja raportteja, jotka ovat valmiita käytettäväksi. Mallien valinta on ensimmäinen asia, jonka huomaat, kun aloitat Access, ja voit etsiä verkosta lisää malleja.

1. Valitse AccessTiedosto > Uusi.

2. Valitse työpöytätietokannan malli ja anna tietokannalle nimi Tiedostonimi-kohdassa. (Jos et näe mallia, joka toimisi, käytä Hae online-malleja -ruutua .)

3. Voit joko käyttää oletussijaintia, joka Access näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella, tai valita sen napsauttamalla kansiokuvaketta.

4. Valitse Luo.

Mallista riippuen sinun on ehkä suoritettava jokin seuraavista toimenpiteistä, jotta voit aloittaa käytön:

• Jos Access näyttää kirjautumisvalintaikkunan, jossa on tyhjä käyttäjäluettelo:

  1. Valitse Uusi käyttäjä.

  2. Täytä Käyttäjän tiedot -lomake.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

  4. Valitse äsken antamasi käyttäjänimi ja valitse sitten Kirjaudu sisään.

• Jos Access sanomapalkissa näkyy suojausvaroitusviesti ja luotat mallin lähteeseen, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta edellyttää sisäänkirjautumista, kirjaudu sisään uudelleen.

Lisätietoja on artikkelissa Access-työpöytätietokannan luominen mallista.

Tietokannan luominen alusta alkaen

Jos mikään malli ei vastaa tarpeitasi, voit aloittaa tyhjästä tietokannasta.

1. Valitse AccessUusi > Tyhjä työpöytätietokanta.

2. Kirjoita tietokannalle nimi Tiedoston nimi -ruutuun.

3. Voit joko käyttää oletussijaintia, joka Access näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella, tai valita sen napsauttamalla kansiokuvaketta.

4. Valitse Luo.

Taulukon lisääminen

Tietokannan tiedot tallennetaan useisiin toisiinsa liittyviin taulukoihin. Taulukon luominen:

1. Kun avaat tietokannan ensimmäistä kertaa, taulukkonäkymässä näkyy tyhjä taulukko, johon voit lisätä tietoja. Jos haluat lisätä toisen taulukon, valitse Luo > taulukko. Voit joko aloittaa tietojen lisäämisen tyhjään kenttään (soluun) tai liittää tietoja toisesta lähteestä, kuten Excel työkirjasta.

2. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

   Vihje:  Kuvaavat nimet kertovat sinulle, mitä kukin kenttä sisältää ilman, että sinun tarvitsee nähdä niiden sisältöä.

3. Valitse Tiedosto > Tallenna.

• Jos haluat lisätä uusia kenttiä, kirjoita tekstiä Lisää napsauttamalla -sarakkeeseen.

• Jos haluat siirtää jonkin sarakkeen, valitse se napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja vedä se sitten haluamaasi kohtaan. Voit myös valita vierekkäisiä sarakkeita ja vetää ne kaikki samalla kertaa uuteen sijaintiin.

Saat lisätietoja artikkelista Taulukoiden esittely.

Tietojen kopioiminen ja liittäminen

Voit kopioida ja liittää tietoja toisesta ohjelmasta, kuten Excel tai Word, Access taulukkoon. Tämä toimii parhaiten, kun tiedot on eroteltu sarakkeisiin. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, kuten Word, erota sarakkeet tunnisteilla tai muunna ne taulukkomuotoon ennen kopioimista.

1. Jos tiedot vaativat muokkaamista, kuten koko nimien erottelua etu- ja sukunimiin, suorita muokkaus ensin lähdeohjelmassa.

2. Avaa lähde ja kopioi (CTRL + C) tiedot.

3. Avaa Access taulukko, johon haluat lisätä tiedot taulukkonäkymässä, ja liitä se (Ctrl + V).

4. Kaksoisnapsauta kunkin sarakkeen otsikkoa ja kirjoita niihin kuvaavat nimet.

5. Valitse Tiedosto > Tallenna ja anna uudelle taulukolle nimi.

   Huomautus:  Access määrittää kunkin kentän tietotyypin kunkin sarakkeen ensimmäiselle riville liittämiesi tietojen perusteella, joten varmista, että seuraavien rivien tiedot vastaavat ensimmäistä riviä.

Tietojen tuominen tai tietoihin linkittäminen

Voit joko tuoda tietoja muista lähteistä tai linkittää tietoihin Access siirtämättä tietoja tallennuspaikasta. Linkittäminen voi olla hyvä vaihtoehto, jos tietoja päivittäviä käyttäjiä on useita ja haluat varmistaa, että näet viimeisimmän version, tai jos haluat säästää tallennustilaa. Useimmissa muodoissa voit valita, haluatko luoda tietoihin linkin vai tuoda tiedot. Katso lisätietoja artikkelista Toisessa Access-tietokannassa olevien tietojen tuominen tai linkittäminen.

Menetelmä poikkeaa hieman tietolähteestä riippuen, mutta pääset alkuun näiden ohjeiden avulla:

1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & linkki -ryhmässä Uusi tietolähde ja valitse sitten luettelosta tietomuoto, josta tuot tai johon linkität.

   Huomautus: Jos et vieläkään löydä oikeaa muotoa, sinun on ehkä ensin vietävä tiedot tiedostomuotoon, jota Access tukee (kuten erotinmerkeillä eroteltu tekstitiedosto).

2. Noudata Hae ulkoiset tiedot -valintaikkunan ohjeita.

Kun linkität, jotkin muodot ovat käytettävissä ainoastaan vain luku -muodossa. Seuraavat ulkoiset lähteet on mahdollista tuoda tai niistä voi luoda linkin:

Lisätietoja on artikkelissa Toisessa Access-tietokannassa olevien tietojen tuominen tai linkittäminen.

Tietojen järjestäminen Taulukon analysoimisen avulla

Voit käyttää ohjattua taulukon analysoimista, kun haluat tunnistaa tarpeettomat tiedot nopeasti. Ohjatun toiminnon avulla voi järjestää tiedot erillisiin taulukoihin helposti. Access säilyttää alkuperäisen taulukon varmuuskopiona.

1. Avaa Access tietokanta, joka sisältää analysoitavan taulukon.

2. Valitse Tietokantatyökalut > Analysoi taulukko.

   Ohjatun toiminnon kahdella ensimmäisellä sivulla on lyhyt opastus  ja esimerkkejä. Kun Näytä esittelysivu -valintaruutu on näkyvissä, valitse se ja valitse sitten kaksi kertaa Takaisin, jotta pääset johdantoon. Jos et halua tarkastella johdantosivuja enää uudelleen, poista valinta valintaruudusta Näytä esittelysivu.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen normalisointi Taulukon analysointi -toiminnon avulla.

Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Suunnittelun muut vaiheet vaihtelevat sen mukaan, mitä haluat tehdä, mutta sinun kannattaa harkita kyselyiden, lomakkeiden, raporttien ja makrojen luomista. Seuraavista artikkeleista voi olla apua:

• Taulukoiden esittely

• Kyselyiden esittely

• Access-lomakkeen luominen

• Johdanto Accessin raportteihin

• Tietojen suojaaminen varmuuskopioimalla ja palauttamalla

Sivun alkuun