"Tallenna aikaisin, tallenna usein" on menneisyyttä. Nyt käytössä on automaattinen tallennus, joka säästää muutaman sekunnin välein, jotta käyttäjien ei tarvitse.
Automaattinen tallennus on käytössä, kun tiedosto on tallennettu OneDrive, Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive tai SharePoint Microsoft 365:ssä. Se tallentaa käyttäjien muutokset automaattisesti pilvipalveluun, kun he työskentelevät. Jos muut käyttäjät muokkaavat samaa tiedostoa, automaattinen tallennus antaa heidän nähdä muutokset muutamassa sekunnissa. Jos automaattinen tallennus ei ole käytössä, käyttäjät, jotka käyttävät samaa asiakirjaa samanaikaisesti, eivät näe toisiaan reaaliaikaisesti, vaan he näkevät edelleen Päivitykset Käytettävissä, kun muut tekevät muutoksia.
Automaattinen tallennus aiheuttaa kuitenkin myös muutoksia siihen, miten käyttäjät toimivat Microsoft 365 kanssa, joten tässä artikkelissa kuvataan joitakin haastavampia skenaarioita sekä automaattisen tallennuksen asetusten määrittämista. Suosittelemme, että kerrot käyttäjille näistä muutoksista, jotka vaikuttavat heidän työskentelytapaansa Officessa.
Huomautus: Automaattinen tallennus ei vaikuta järjestelmän suorituskykyyn. Verkon käyttö on kuitenkin suurempaa, kun muutokset ladataan, kun ne ladataan, eikä kaikkia kerralla, kun käyttäjät tekevät muutoksia, mikä voi vaikuttaa ihmisiin, joilla on rajallinen kaistanleveys tai korkea hinta datakäytössä, kuten mobiilitukiasemassa.
Työnkulkujen muuttaminen
Automaattinen tallennus on hyödyllinen useimmissa tilanteissa, mutta joissakin tapauksissa käyttäjien on ehkä muutettava tapaa, jolla he tavallisesti toimivat, ja haluamme, että olet valmis auttamaan heitä. Jokaisessa skenaariossa olemme hahmotelleet, mikä skenaario on, mikä voi mennä pieleen ja miten se ratkaistaan.
-
Aiemmin luodusta tiedostosta alkaen muokkaaminen ja tallenna kopio uuteen tiedostoon – Kaikki, jotka aloittavat aiemmasta tiedostosta (esimerkiksi edellisen vuosineljänneksen tulosraportti), muokkaavat ja tekevät sitten Tallenna kopio -toiminnon tämän vuosineljänneksen tulosraportin käynnistämiseksi, jolloin muutokset tallennetaan molempiin tiedostoihin, jos automaattinen tallennus on käytössä. Suosittelemme, että kaikki tekevät Tallenna kopio -toiminnon ennen muutosten tekemistä ja ovat jopa lisänneet tuotteeseen muistutuksen, kun näin tapahtuu. Jos käyttäjä tekee vahingossa muutoksia, hänen on palautettava alkuperäinen asiakirja Versiohistoria-toiminnolla .
-
"Hypoteettisten" tai "entä jos" -muutosten tekeminen tiedostoon – Kaikki, jotka avaavat tiedoston ja suorittavat hypoteettisia analyyseja (kuten ennustavat markkinamuutosten vaikutusta budjettiin) ja haluavat sulkea tiedoston tallentamatta, ovat vahingossa tallentaneet kaikki muutokset tiedostoon automaattisen tallennuksen ollessa käytössä. Suosittelemme, että poistat automaattisen tallennuksen käytöstä hypoteettisen analyysin aikana ja otat sen sitten takaisin käyttöön, kun käyttäjä on valmis tallentamaan uudelleen.
-
Raporttinäkymät ja Tiedostojen tarkasteleminen Lajittele/suodattimet-toiminnolla Excelissä – Kaikki, jotka lajittelevat tai suodattavat raporttinäkymän automaattisen tallennuksen ollessa käytössä, vaikuttavat kaikkien muiden tiedoston käyttäjien näkymään. Jos tiedoston on tarkoitus olla koontinäyttö tai sitä käyttävät useat henkilöt, joilla on lajitteluja ja suodattimia, suosittelemme määrittämään tiedoston suositellun Read-Only-ominaisuuden käyttämällä Tiedoston > tiedot > Suojaa työkirja > Avaa aina vain luku -tilassa, jotta koontinäytön katsojat eivät tallenna muutoksiaan, elleivät he erikseen päätä muokata tiedostoa.
-
Viimeistelty tai julkaistut tiedostot – Kaikki, jotka vahingossa muokkaavat viimeisteltyä, julkaistua tiedostoa, jossa automaattinen tallennus on käytössä, tallentavat tekemänsä muutokset tiedostoon. Kun tiedosto on viimeistelty, suosittelemme, että määrität Read-Only Suositeltu-ominaisuuden tai Merkitse lopulliseksi -ominaisuuden tiedostoon, jotta tiedoston katsojien ja lukijoiden tahallisia muokkauksia ei tallenneta.
Automaattisen tallennuksen asetusten määrittäminen Officessa
Automaattinen tallennus voidaan määrittää seuraavilla tavoilla:
-
Tiedoston omistaja voi määrittää sen asetukseksi Avaa aina vain luku - tilassa tahattoman muokkauksen estämiseksi. Voit tehdä tämän määrittämällä tiedoston avautumaan vain luku -tilassa suositellussa muodossa (Tiedosto > tiedot > Suojaa asiakirja/ työkirja/ esitys > Avaa aina vain luku -tilassa) tai jakamalla tiedoston ilman, että muut voivat muokata tiedostoa (Tiedosto > Jaa > Ihmiset linkin avulla voi muokataSalli muokkaaminen -ruutua ja poistaa sen valinnan).
-
Käyttäjä voi poistaa automaattisen tallennuksen käytöstä tiedostossa, kun se on avoinna, napsauttamalla Automaattinen tallennus -vaihtopainiketta. Tämä poistaa käytöstä kyseisen käyttäjän nykyisen tiedoston automaattisen tallennuksen. Kun sama käyttäjä avaa tiedoston seuraavan kerran, automaattinen tallennus ei ole käytössä. Jos käyttäjä avaa toisen asiakirjan, hänen valintansa toisessa asiakirjassa ei vaikuta automaattiseen tallennustan.
-
Käyttäjä voi määrittää automaattisen tallennuksen oletusarvoisesti pois käytöstä kaikissa kyseisessä sovelluksessa avatuissa tiedostoissa (Word, Excel, PowerPoint ) kyseisessä laitteessa.
Huomautus: Käyttäjä voi edelleen määrittää automaattisen tallennuksen käyttöön yksittäisille tiedostoille yllä kuvatulla automaattisen tallennuksen painikkeella.
-
Järjestelmänvalvoja voi määrittää automaattisen tallennuksen oletusarvoisesti pois käytöstä kaikissa kyseisessä sovelluksessa avatuissa tiedostoissa (Word, Excel, PowerPoint ) ryhmäkäytäntö.
Huomautus: Käyttäjä voi edelleen määrittää automaattisen tallennuksen oletukseksi sovelluksessa tai yksittäisissä tiedostoissa yllä kuvattujen asetusten avulla.
Automaattisen tallennuksen ryhmäkäytäntöasetukset
Korvaamme "Älä tallenna tiedostoja automaattisesti Excel /PowerPoint /Word " -ryhmäkäytäntö uudella "Poista automaattinen tallennus käytöstä oletusarvoisesti Excel /PowerPoint /Word " -asetuksella ryhmäkäytäntö.
Jos käytät organisaatiossasi ryhmäkäytäntö, voit poistaa automaattisen tallennuksen käytöstä oletusarvoisesti käytäntöasetuksen avulla. Excel, PowerPoint ja Word on erilliset käytäntöasetukset.
Esimerkiksi Word käytäntöasetuksen nimi on "Poista automaattinen tallennus käytöstä oletusarvoisesti Word", ja se löytyy Microsoft Office 2016\AutoSave -käytäntöpolusta.
Jos haluat käyttää näitä käytäntöasetuksia, varmista, että olet ladannut uusimmat hallintamallitiedostot (ADMX/ADML) Microsoft Download Centeristä.
Paikallisten tiedostojen käyttäminen
Automaattinen tallennus ei ole käytettävissä, kun käsittelet paikallisia tiedostoja. Vanha automaattisen palautuksen toiminta on edelleen käytettävissä, jotta muutettujen tiedostojen kopiot voidaan tallentaa säännöllisesti, jotta tietojen katoaminen voidaan minimoida odottamattoman skenaarion, kuten kaatumisen, tapauksessa.
Suosittelemme kuitenkin IT-järjestelmänvalvojia kannustamaan käyttäjiä tallentamaan tiedostonsa OneDrive, Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive tai SharePoint Microsoft 365:ssä automaattisen tallennuksen käyttöön ottamiseksi ja tietojen menettämisen välttämiseksi. Voit kannustaa OneDrive, Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive tai SharePoint Microsoft 365:ssä käyttöönottoa käyttäjäkoulutuksen kautta ja ottamalla käyttöön Tunnettu kansion siirto -toiminnon, joka synkronoi avainkansiot automaattisesti pilveen. Näin he voivat käyttää tiedostoja missä tahansa, eivätkä he ole huolissaan tärkeiden tietojen menettämisestä.
Katso myös
Tiedoston lopulliseen versioon tehtävien muutosten estäminen
Office-tiedostojen aiempien versioiden tarkasteleminen
Tiedostojen suojaaminen automaattisen palautuksen kaatumisen varalta
Päivitetty viimeksi 4. kesäkuuta 2019
