Les modèles personnalisés dans Planificateur Microsoft vous permettent de transformer un plan existant en modèle réutilisable pour votre groupe. Les modèles permettent de normaliser le travail, d’accélérer la création de plan et de faciliter le partage des flux de travail recommandés.
Avec les modèles personnalisés, vous pouvez :
- Créez un modèle réutilisable à partir d’un plan Planificateur existant.
- Choisissez les champs qui sont copiés dans les nouveaux plans.
- Partagez des modèles avec un groupe Microsoft 365 afin que d’autres utilisateurs puissent les réutiliser. Les modèles personnalisés sont mieux adaptés aux tâches reproductibles telles que les lancements de projet, les workflows d’intégration, la planification des campagnes ou les listes de contrôle opérationnelles.
Avant de commencer
Avant d’utiliser des modèles personnalisés, case activée les éléments suivants :
- Vous avez accès à Planificateur Microsoft.
- Le plan que vous souhaitez transformer en modèle est adossé à un groupe.
- Vous êtes membre d’un groupe Microsoft 365 avec lequel vous souhaitez partager le plan. Les modèles sont stockés avec le groupe avec lequel vous les partagez, et l’accès est lié à l’appartenance au groupe.
Créer un modèle personnalisé à partir d’un plan existant
Commencez par utiliser un plan que vous avez déjà configuré ou créez un plan de base pour le transformer en modèle personnalisé.
Pour créer un modèle :
- Ouvrez le plan que vous souhaitez réutiliser dans le Planificateur.
- En haut à droite, sélectionnez Partager.
- Sélectionnez Publier en tant que modèle.
- Entrez un nom de modèle et une description.
- Choisissez le groupe Microsoft 365 avec lequel vous souhaitez partager le modèle.
- Sélectionnez les champs du plan que vous souhaitez inclure ; par défaut, toutes les tâches sont incluses.
- Sélectionnez Publier. Une fois publié, le modèle est disponible pour les membres du groupe sélectionné.
Choisir ce qui est copié
Lors de la publication d’un modèle, vous pouvez décider quels éléments sont copiés dans les nouveaux plans créés à partir de ce modèle. Les options disponibles peuvent inclure :
- Objectifs
- Seaux
- Tâches
- Étiquettes de tâches
- Notes sur les tâches
- Listes de contrôle des tâches
- Pièces jointes de tâches
Seuls les éléments que vous sélectionnez sont copiés lorsqu’un membre crée un plan à partir du modèle. Les status et la progression des tâches sont réinitialisées dans le nouveau plan.
Remarque : les pièces jointes de tâches sont copiées sous forme de liens.
Créer un plan à partir d’un modèle personnalisé
Une fois qu’un modèle est publié, toute personne du groupe partagé peut l’utiliser pour créer un plan.
Pour créer un plan à l’aide d’un modèle personnalisé :
- Ouvrez le Planificateur.
- Commencez à créer un plan.
- Sous la catégorie « Choisir un modèle », accédez à Partagé ou Créé par moi, qui répertorie les modèles qui sont partagés avec vous ou qui ont été créés par vous.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
- Confirmez et configurez les détails du plan. Le planificateur crée un plan à l’aide de la structure définie dans le modèle.
Partager et gérer des modèles
Les modèles personnalisés sont partagés au niveau du groupe :
- Tous les membres du groupe peuvent voir et utiliser le modèle.
- Les modèles restent disponibles tant que le groupe existe. Si un modèle doit changer, mettez à jour le plan sous-jacent et publiez une nouvelle version du modèle. Les plans existants créés à partir d’un modèle ne sont pas affectés par les modifications futures du modèle.
Supprimer un modèle personnalisé
Une fois qu’un modèle est publié, toute personne du groupe partagé peut supprimer le modèle.
Pour supprimer un modèle :
- Ouvrez le Planificateur.
- Accédez à Créer un plan.
- Sous la catégorie « Choisir un modèle », accédez à Partagé ou **Créé par moi **, puis identifiez le modèle que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur ... pour ouvrir l’option **Supprimer le modèle **.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression du modèle. Le modèle mis à jour est disponible pour les membres du groupe. Les plans qui ont déjà été créés à partir du modèle ne sont pas modifiés.
Scénarios courants
Les modèles personnalisés sont utiles lorsque vous souhaitez :
- Assurez une configuration cohérente pour le travail périodique.
- Réduisez le temps passé à créer des plans à partir de zéro.
- Partagez des flux de travail éprouvés avec votre équipe. Les exemples incluent les lancements marketing, la planification sprint, les plans d’intégration et les playbooks opérationnels.