Un brief de décision généré par Copilot peut sembler rapidement soigné, mais les limites vous aident à décider ce qu’il faut inclure, ce qu’il faut laisser de côté et ce qui nécessite un examen humain avant de le partager.
Ce scénario montre comment définir des limites claires avant de demander à Copilot de rédiger un cahier de décision sur la poursuite, la modification ou l’arrêt d’un projet pilote après des résultats mitigés, ce qui facilite l’approbation, l’examen et la précision du brouillon.
Scénario : Définir les garde-fous avant de générer le brief de décision
Vous préparez un dossier de décision pour les hauts dirigeants sur la poursuite, la modification ou l’arrêt d’un projet pilote après des résultats mitigés. Vous disposez de résumés de pilotes, de notes de réunion, de thèmes de commentaires, de données d’adoption et d’estimations de coûts préliminaires, mais certaines informations sont encore en évolution ou nécessitent un contexte supplémentaire.
Vous avez déjà [décidé des parties du flux de travail de bref de décision que Copilot doit gérer] et des parties qui doivent rester dirigées par un humain. Vous devez maintenant définir les limites de la façon dont Copilot doit générer le brouillon.
Ce document de décision pourrait façonner l’avenir du pilote. Si le projet brouille les faits, les hypothèses ou la préparation, il pourrait affaiblir la recommandation.
Pour éviter cela, définissez des limites avant la rédaction afin que Copilot reste concentré et que la révision soit plus facile.
Quelles limites devraient façonner le projet de note de décision ?
Utilisez ces cinq limites pour déterminer ce qui doit figurer dans votre brouillon et ce qui ne l’est pas : objectif, actualisation, contexte, public et points de contrôle.
Objectif
Définissez ce que le brief de décision doit faire et ce qu’il ne doit pas faire.
| Pratiques conseillées | Pratiques déconseillées | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Concentrez-vous sur la recommandation, les preuves, les risques majeurs et les étapes suivantes. | Transformez le brief de décision en une archive complète de tout ce que vous avez appris pendant le projet pilote. | « Rédigez un document de décision axé sur la recommandation, la valeur attendue, la chronologie et les risques. » |
| Garder le contenu centré sur la décision. | Surchargez le brouillon avec des détails qui n’affectent pas la recommandation. | « Laissez de côté le contexte qui n’affecte pas la décision. » |
| Mettez en évidence ce que les parties prenantes doivent décider. | Incluez des discussions parallèles qui détournent l’attention de la décision principale. | « Identifiez le contenu qui est intéressant mais qui n’est pas nécessaire pour cette décision. » |
Actualisation
Déterminez les informations suffisamment récentes pour les inclure.
| Pratiques conseillées | Pratiques déconseillées | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Utilisez la dernière chronologie approuvée et les résultats du pilote actuel. | Traitez les estimations obsolètes comme des faits actuels. | « Utilisez les dernières informations confirmées. » |
| Traitez les estimations ou les hypothèses antérieures comme provisoires à moins qu’elles ne soient confirmées. | Ignorez les nouvelles directions ou mises à jour. | « Signalez les dates, décisions ou déclarations qui pourraient être obsolètes ou obsolètes. » |
| Appelez tout ce qui a été remplacé par une direction plus récente. | Mélanger les données actuelles et obsolètes sans clarification. | « Identifiez où les nouvelles directives modifient le cahier des charges. » |
Contexte
Assurez-vous que les points clés peuvent se suffire à eux-mêmes.
| Pratiques conseillées | Pratiques déconseillées | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Incluez les propriétaires, le cas échéant. | Présentez des jalons sans conditions requises. | « Signalez toute partie du document de décision qui nécessite un contexte supplémentaire. » |
| Inclure les hypothèses, dépendances et contraintes qui affectent la recommandation. | Laissez les détails clés implicites ou pas clairs. | « Appelez la propriété, les hypothèses ou les dépendances manquantes. » |
| Expliquez ce que les résultats du projet pilote montrent et ne montrent pas. | Présenter les premiers résultats comme plus concluants qu’ils ne le sont. | « Assurez-vous que le dossier de décision est exploitable, clair et qualifié. » |
Audience
Fixez des limites à ce qui convient à ce public.
| Pratiques conseillées | Pratiques déconseillées | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Adaptez le contenu aux besoins de l’audience. | Inclure les débats internes non résolus. | « Identifie le contenu qui pourrait être sensible ou non approprié pour cette audience. » |
| N’incluez que les détails nécessaires. | Partagez des discussions budgétaires sensibles, sauf si nécessaire. | « Signaler les déclarations spéculatives ou incomplètes. » |
| Présentez des énoncés clairs et étayés. | Incluez des spéculations qui pourraient être considérées comme un engagement. | « Supprimer ou ajuster le contenu qui pourrait être mal interprété » |
Points de contrôle
Identifiez ce qui doit être examiné par une personne avant que le projet n’avance.
| Passer en revue l’élément | Pourquoi faut-il revoir ? | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Recommandations | Peut influencer la direction ou l’approbation. | « Cochez toutes les déclarations qui nécessitent un examen humain. » |
| Dates et engagements | Définissez les attentes en matière de livraison. | « Signalez les engagements qui doivent être confirmés. » |
| Propriétaires nommés | Attribuez des responsabilités. | « Identifiez la propriété manquante ou peu claire. » |
| Langage du risque | Affecte la prise de décision et la perception. | « Mettez en évidence les déclarations de risque nécessitant une validation. » |
| Répercussions sur l’approbation ou le financement | Peut nécessiter l’approbation des parties prenantes. | « Domaines qui nécessitent un examen de la direction. » |
Comment faire en sorte que les limites du bref de décision deviennent une invite de travail ?
Une fois que vous avez défini les limites, transformez-les en une instruction claire. Par exemple :
« Rédigez un document de décision pour les parties prenantes exécutives sur la question de savoir si ce projet pilote doit se poursuivre, le modifier ou l’arrêter. Concentrez-vous sur la recommandation, les preuves à l’appui, la valeur attendue, les risques majeurs et les étapes suivantes. Utilisez uniquement les dernières informations confirmées. Signalez tout élément obsolète, manquant de contexte ou inapproprié pour cette audience. Marquez les recommandations, les engagements, les dates et les propriétaires nommés pour une révision humaine avant de les partager. »
Cela ne remplacera pas la révision, mais cela aidera Copilot à produire un premier brouillon plus fort.
Quels renseignements dois-je transmettre ?
Lorsque vous examinez le projet de note de décision, triez le contenu en trois groupes : Reporter, Reporter prudemment et Laisser de côté.
| Reporter | Effectuez un reportage prudent | Laisser de côté |
|---|---|---|
| Objectif du projet approuvé | Résultats du pilote pris en charge | Informations de projet obsolètes |
| Jalons confirmés | Estimations préliminaires | Chronologies remplacées |
| Étapes suivantes nommées avec les propriétaires | Dépendances qui doivent encore être confirmées | Conversations parallèles |
| Énoncés de status ou de risque validés | Des résultats mitigés qui doivent être nuancés | Allégations spéculatives |
| Données d’adoption qui peuvent encore évoluer | Détails réservés au public qui ne sont pas nécessaires pour la décision |
Cela permet au briefing de décision de se concentrer sur ce qu’il est utile et responsable de partager.
Liste de vérification de la disponibilité rapide
Avant de vous appuyer sur un brouillon de note de décision généré par Copilot, vérifiez les points suivants :
✔️ Objectif : Le brouillon est axé sur le travail que vous vouliez.
✔️ Fraîcheur : La dernière direction est reflétée.
✔️ Contexte : Les points clés incluent suffisamment de contexte.
✔️ Public : le contenu correspond à l’audience.
✔️ Points de contrôle : Les points de révision humaine sont clairement définis.
Si l’un de ces éléments est faible, affinez les limites avant de réviser le brouillon.
Pourquoi les limites sont importantes
Copilot peut rédiger rapidement, mais les utilisateurs doivent décider quelles preuves inclure, combien de confiance elles méritent et ce qu’il est approprié de partager. Des limites claires améliorent la qualité des brouillons, réduisent les risques et accélèrent la révision.
Copilot crée le brouillon. Vous restez responsable du dossier de décision final.
Conseil
Téléchargez le guide de référence rapide sur les limites de conception et les points de contrôle pour le travail de Copilot, une ressource pratique que vous pouvez revoir au fur et à mesure que vous travaillez.