Une note de décision générée par Copilot peut sembler très rapide, mais les limites vous aident à décider ce qu’il faut inclure, ce qu’il faut exclure et ce qui doit être examiné par l’homme avant de le partager.
Ce scénario montre comment définir des limites claires avant de demander à Copilot de rédiger une note de décision sur la poursuite, la modification ou l’arrêt d’un pilote après des résultats mitigés, ce qui facilite l’approbation, la révision et la précision du projet.
Scénario : Définissez les garde-fous avant de générer la note de décision
Vous préparez une note de décision pour les hauts dirigeants sur la poursuite, la modification ou l’arrêt d’un pilote après des résultats mitigés. Vous avez des résumés pilotes, des notes de réunion, des thèmes de commentaires, des données d’adoption et des estimations de coûts précoces, mais certaines informations évoluent toujours ou nécessitent un contexte supplémentaire.
Vous avez déjà [décidé quelles parties du flux de travail du dossier de décision Copilot doit gérer] et quelles parties doivent rester pilotées par l’homme. Vous devez maintenant définir les limites de la façon dont Copilot doit générer le brouillon.
Ce document de décision pourrait façonner l’avenir du pilote. Si le projet brouille les faits, les hypothèses ou la préparation, il pourrait affaiblir la recommandation.
Pour éviter cela, définissez des limites avant la rédaction afin que Copilot reste concentré et que l’examen soit plus facile.
Quelles sont les limites qui doivent façonner le projet de note de décision ?
Utilisez ces cinq limites pour guider ce qui appartient à votre brouillon et ce qui ne l’est pas : Objectif, Actualisation, Contexte, Audience et Points de contrôle.
Objectif
Définissez ce que le mémoire de décision doit faire et ce qu’il ne doit pas faire.
| Pratiques conseillées | Ne pas | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Concentrez-vous sur la recommandation, les preuves, les principaux risques et les étapes suivantes. | Transformez le mémoire de décision en une archive complète de tout ce qui a été appris pendant le pilote. | « Rédiger un document de décision axé sur la recommandation, la valeur attendue, la chronologie et les risques. » |
| Gardez l’accent sur la décision en matière de contenu. | Surchargez le brouillon avec des détails qui n’affectent pas la recommandation. | « Laissez de côté les arrière-plans qui n’affectent pas la décision. » |
| Mettez en évidence ce que les parties prenantes doivent décider. | Incluez des discussions latérales qui détournent la décision principale. | « Identifier le contenu qui est intéressant mais qui n’est pas nécessaire pour cette décision. » |
Fraîcheur
Déterminez quelles informations sont suffisamment actuelles pour être inclues.
| Pratiques conseillées | Ne pas | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Utilisez les dernières chronologie approuvées et les résultats pilotes actuels. | Traitez les estimations obsolètes comme des faits actuels. | « Utilisez les dernières informations confirmées. » |
| Traitez les estimations ou hypothèses antérieures comme provisoires, sauf si elles sont confirmées. | Ignorez l’orientation ou les mises à jour les plus récentes. | « Marquez les dates, décisions ou déclarations qui peuvent être obsolètes ou remplacées. » |
| Appelez tout ce qui a été remplacé par une direction plus récente. | Mélangez les données actuelles et obsolètes sans clarification. | « Identifiez où de nouvelles recommandations modifient la note de décision. » |
Contexte
Assurez-vous que les points clés peuvent rester autonomes.
| Pratiques conseillées | Ne pas | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Incluez les propriétaires le cas échéant. | Présenter des jalons sans conditions requises. | « Marquer toute partie du mémoire de décision qui nécessite un contexte supplémentaire. » |
| Incluez les hypothèses, les dépendances et les contraintes qui affectent la recommandation. | Laissez les détails clés implicites ou imprécis. | « Appelez les propriétaires manquants, les hypothèses ou les dépendances. » |
| Expliquer ce que les résultats du pilote font et ne s’affichent pas. | Présenter les premiers résultats comme plus concluants qu’ils ne le sont. | « Assurez-vous que la note de décision est actionnable, claire et qualifiée de manière appropriée. » |
Audience
Définissez des limites pour ce qui convient à cette audience.
| Pratiques conseillées | Ne pas | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Adapter le contenu aux besoins de l’audience. | Incluez des débats internes non résolus. | « Identifiez le contenu susceptible d’être sensible ou non adapté à cette audience. » |
| Incluez uniquement les détails nécessaires. | Partagez des discussions budgétaires sensibles, sauf si nécessaire. | « Marquer les instructions spéculatives ou incomplètes. » |
| Présentez des instructions claires et prises en charge. | Incluez la spéculation qui pourrait être considérée comme un engagement. | « Supprimer ou ajuster le contenu susceptible d’être mal interprété » |
Points de contrôle
Identifier ce qui doit être examiné par une personne avant que le brouillon ne progresse.
| Vérifier l’élément | Pourquoi il a besoin d’être examiné | Demander à Copilot |
|---|---|---|
| Recommandations | Peut influencer la direction ou l’approbation. | « Marquez les énoncés qui nécessitent un examen humain. » |
| Dates et engagements | Définissez les attentes de livraison. | « Signaler les engagements qui doivent être confirmés. » |
| Propriétaires nommés | Attribuer une responsabilité. | « Identifier les propriétaires manquants ou peu clairs. » |
| Langage de risque | Affecte la prise de décision et la perception. | « Mettre en évidence les déclarations de risque nécessitant une validation. » |
| Impacts sur l’approbation ou le financement | Peut nécessiter l’authentification des parties prenantes. | « Surfaces nécessitant une révision de la direction. » |
Comment faire transformer les limites du bref de décision en invite de travail ?
Une fois que vous avez défini les limites, transformez-les en une seule instruction claire. Par exemple :
« Rédigez un mémoire de décision pour les parties prenantes de la direction sur la poursuite, la modification ou l’arrêt du projet pilote. Concentrez-vous sur la recommandation, les preuves à l’appui, la valeur attendue, les risques majeurs et les étapes suivantes. Utilisez uniquement les dernières informations confirmées. Marquer tout ce qui peut être obsolète, le contexte manquant ou inapproprié pour cette audience. Marquez les recommandations, les engagements, les dates et les propriétaires nommés pour examen humain avant le partage. »
Cela ne remplacera pas la révision, mais cela permet à Copilot de produire un premier brouillon plus fort.
Quelles informations dois-je transférer ?
Lorsque vous examinez le projet de note de décision, triez le contenu en trois groupes : Avancer, Avancer avec soin et Laisser de côté.
| Report | Avancer avec soin | Laisser de côté |
|---|---|---|
| Objectif de projet approuvé | Résultats du projet pilote pris en charge | Informations de projet obsolètes |
| Jalons confirmés | Premières estimations | Chronologies remplacées |
| Étapes suivantes nommées avec les propriétaires | Dépendances qui nécessitent toujours une confirmation | Conversations latérales |
| Instructions de status ou de risque validées | Résultats mixtes qui nécessitent une qualification | Revendications spéculatives |
| Données d’adoption qui peuvent encore évoluer | Détails restreints à l’audience qui ne sont pas nécessaires à la décision |
Cela permet de garder le mémoire de décision axé sur ce qui est utile et responsable de partager.
Liste de contrôle de préparation rapide
Avant de vous appuyer sur un brouillon de note de décision généré par Copilot, vérifiez :
✔️ Objectif : Le brouillon est axé sur le travail que vous avez prévu.
✔️ Fraîcheur : la direction la plus récente est reflétée.
✔️ Contexte : les points clés incluent un contexte suffisant.
✔️ Public : le contenu s’adapte à l’audience.
✔️ Points de contrôle : les points de révision humains sont clairement définis.
Si l’un d’entre eux est faible, affinez les limites avant de revoir le brouillon.
Pourquoi les limites sont importantes
Copilot peut rédiger rapidement, mais les gens doivent décider de la preuve à inclure, de la confiance qu’il mérite et de ce qui est approprié à partager. Des limites claires améliorent la qualité des brouillons, réduisent les risques et accélèrent l’examen.
Copilot crée le brouillon. Vous restez responsable de la décision finale.
Conseil
Téléchargez le guide de référence rapide Limites et points de contrôle de conception pour le travail Copilot, une ressource pratique que vous pouvez revoir au fur et à mesure que vous travaillez.