Vue d’ensemble de la gestion des documents dans SharePoint

Éléments d’un système de gestion des documents

Une solution efficace de gestion des documents spécifie les problèmes suivants :

• Types de documents et autres contenus qui peuvent être créés dans une organisation.

• Modèle à utiliser pour chaque type de document.

• Métadonnées à fournir pour chaque type de document.

• Où stocker un document à chaque étape de son cycle de vie.

• Contrôler l’accès à un document à chaque étape de son cycle de vie.

• Comment déplacer des documents au sein de l’organisation en tant que membres de l’équipe qui contribuent à la création, la révision, l’approbation, la publication et la disposition des documents.

SharePoint Foundation 2013 inclut des fonctionnalités qui implémentent tous ces aspects de la gestion des documents. SharePoint Server 2016 inclut les mêmes fonctionnalités et ajoute les éléments suivants :

• Stratégies à appliquer aux documents de manière à ce que les actions liées aux documents soient auditées, les documents conservés ou disposent de manière appropriée, et le contenu qui est important pour l’organisation est protégé.

• Comment traiter les documents sous la direction d’enregistrements d’entreprise, qui doivent être conservés conformément aux exigences légales et aux directives de l’entreprise.

Pour vous assurer que les travailleurs de l’information peuvent facilement tirer parti de ces fonctionnalités sans avoir à quitter leurs activités quotidiennes et des outils familiers, les applications dans Microsoft Office System 2007, telles que Microsoft Outlook et Word, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge chaque phase du cycle de vie d’un document.

Processus de planification

Le processus de planification de la gestion des documents comprend les principales étapes suivantes :

1. Identifier les rôles de gestion des documents      Assurez-vous que vos plans incorporent les commentaires des principales parties prenantes de votre organisation, que vous avez la meilleure équipe pour implémenter la solution et que vous savez qui participera aux processus de gestion des documents.

2. Analyser l’utilisation des documents      Après avoir identifié les personnes qui travaillent sur les documents, déterminez les types de documents sur quoi elles travaillent et la manière dont elles les utilisent. Pour plus d’informations, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents (SharePoint Server 2010).

3. Planifier l’organisation des documents      Vous pouvez organiser les documents dans des collections de sites, des sites et des bibliothèques. SharePoint Server 2016 offre une série de fonctionnalités pour vous aider à organiser et à stocker des documents, des sites spécialisés aux bibliothèques de documents vaguement structurées pour la création et la collaboration rapides de documents. Au sein d’une bibliothèque, vous pouvez organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers. Pour plus d’informations, voir Planification de la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).

4. Planifier le déplacement du contenu d’un emplacement à un autre      Il peut être nécessaire de déplacer ou copier un document d’un site ou d’une bibliothèque à un autre à différentes étapes de son cycle de vie. Pour plus d’informations, voir «Planifierle flux de contenu » dans la planification de la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).

5. Planifier les types de contenu      Utilisez les types de contenu pour organiser les informations sur les documents, telles que les métadonnées, les modèles de document et les processus de flux de travail. Il s’agit d’une étape importante pour vous aider à organiser vos documents et à appliquer la cohérence au sein de votre organisation. Pour plus d’informations, voir Planification du type de contenu et du flux de travail (SharePoint Server 2010).

6. Planifier des flux de travail      Lorsque vous planifiez des flux de travail pour votre organisation, vous pouvez contrôler et suivre la façon dont les documents se déplacent d’un membre d’équipe à un autre à mesure que chaque participant collabore dans le cycle de vie d’un document. SharePoint Server 2016 comprend des flux de travail pour les tâches d’équipe courantes telles que la révision et l’approbation de documents. SharePoint Server 2016 prend également en charge la création et l’installation de flux de travail personnalisés. Pour plus d’informations, voir Planification du type de contenu et du flux de travail (SharePoint Server 2010).

7. Planifier la gouvernance du contenu      Vous pouvez planifier le degré de contrôle approprié en fonction du type de contenu ou de l’emplacement de stockage. Par exemple, vous pouvez exiger l’extrait des documents d’une bibliothèque spécifique avant qu’ils ne soient modifiables. Pour plus d’informations, voir Contrôle de version, approbation de contenu et planification de l’check-out (SharePoint Server 2010).

8. Planifier des stratégies      Pour chaque type de contenu, planifiez les stratégies de gestion des informations pour vous assurer que les documents sont audités, conservés et gérés conformément aux exigences 3D de votre organisation en matière d’établissement et de droit. SharePoint Server 2016 les stratégies qui implémentent l’audit, la conservation des documents et les codes-barres (pour vous assurer que le contenu imprimé peut être corrélé avec les versions électroniques correspondantes). Pour plus d’informations, voir Planification de la stratégie de gestion des informations (SharePoint Server 2010).

   Remarque : Les stratégies ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.