Les organisations et les équipes sont de formes et de tailles différentes, et les membres de l’équipe peuvent être locaux ou répartis dans le monde entier. Ils peuvent inclure des fournisseurs et des sous-traitants ainsi que des employés à temps plein. Les initiatives et le travail peuvent s’étendre à des entreprises, des organisations et des équipes de petits projets.
Microsoft 365, y compris Teams, SharePoint et OneDrive, est conçu comme un kit de ressources universel pour offrir aux membres de votre équipe des moyens intégrés et flexibles de travailler pour leurs projets et leurs tâches.
Ce guide se concentre sur les puissantes fonctionnalités de Teams, SharePoint et OneDrive, notamment le stockage de documents, la collaboration, le partage et les conversations. Vous n’avez pas besoin d’utiliser un seul outil pour accomplir votre travail : chacun d’eux fonctionne ensemble pour offrir une productivité optimale.
Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser ces services ensemble : Lorsque vous créez une équipe, un groupe Office 365 et un site d’équipe SharePoint sont automatiquement créés pour vous. Vous pouvez charger vos documents dans le site d’équipe SharePoint. Ensuite, lorsqu’un brouillon de votre document est prêt à être révisé, il est facile d’ajouter le fichier à votre équipe Teams et d’utiliser le système de conversation instantanée pour informer tout le monde qu’il est prêt pour la révision. Les membres de l’équipe peuvent ouvrir le fichier directement dans Teams et commencer à apporter des modifications ou des commentaires. Si un membre de l’équipe stocke un fichier dans OneDrive, il peut également être ajouté au canal Teams à l’aide de l’onglet Files dans Teams. Mieux encore, vous pouvez devenir mobile avec Teams, afin que les membres de votre projet puissent travailler de n’importe où.
Résumé
Ce tableau fournit un résumé général de la façon dont vous pouvez utiliser Teams, SharePoint et OneDrive dans différentes situations. Faites défiler la page vers le bas pour plus d’informations.
| Utilisateur(s) principal(s) | Idéal pour... | Partage et contrôle d’accès | Conversations et communication | |
|---|---|---|---|---|
Teams |
Équipe | Les équipesaxées sur le projet permettent d’avoir une conversation, de collaborer dans des fichiers, d’appeler et de se rencontrerdirectement là où le travail se fait. | Teams peut être publique (ouverte à toute personne dans votre organization) ou privée (adhésion gérée). | Communiquez en temps réel avec vos collègues dans un environnement basé sur le chat et dans des réunions en ligne. |
SharePoint |
Équipe, groupe, organization | Stocker des fichiers dans le cloud et les partager avec votre équipe ou votre organisation, en utilisant une gestion robuste des autorisations et en créant des sites riches en fonctionnalités à ajouter à votre canal Teams. | Partagez des fichiers avec votre équipe, votre organisation et des utilisateurs externes. Utilisez les groupes Office 365 pour contrôler l’accès aux sites d’équipe ou configurer des autorisations plus robustes pour les sites et les documents. | Communiquez à l’aide de SharePoint News. Vous pouvez également ajouter des actualités à votre canal Teams. Vous pouvez également ajouter des commentaires et des mentions J’aime aux pages SharePoint. |
OneDrive |
Individu et équipe | Stockage et synchronisation de fichiers personnels etprofessionnels ou scolaires dans le cloud et y accéder où que vous soyez et sur n’importe quel appareil. Idéal pour le travail en cours et le partage avec des personnes spécifiques. | Les documents restent privés jusqu’à ce que vous les partagiez. Partagez des fichiers individuellement et travaillez sur des documents Office avec d’autres personnes en même temps. | Commentez les documents et utilisez le signe -avec le @nom d’une personne. La personne mention reçoit un e-mail contenant un lien vers votre commentaire. |
Utilisation de Teams, SharePoint et OneDrive
Vous pouvez stocker et partager des fichiers à l’aide de SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams. SharePoint sous-tend chacun de ces outils, mais chacun peut être utilisé à sa manière pour accélérer la collaboration et l’efficacité dans différentes situations.
Remarque
- Lorsque vous créez une équipe ou un canal privé dans Microsoft Teams, un site d’équipe dans SharePoint est automatiquement créé. Pour modifier la description ou la classification du site d’équipe, accédez aux paramètres du canal correspondant dans Microsoft Teams.
- En savoir plus sur la gestion des sites d’équipes connectées Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Lorsque vous collaborez en temps réel, c’est un excellent gain de temps pour accéder facilement aux fichiers importants pour votre projet. Les Files partagés sur Microsoft Teams sont disponibles à l’endroit même où vous avez des conversations et des réunions, et votre équipe peut en être propriétaire ensemble. Les documents partagés dans Microsoft Teams sont stockés dans SharePoint, vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.
Vous pouvez communiquer par le biais de conversations permanentes et en fil de discussion et tenir tout le monde au courant. Dans Microsoft Teams, vous pouvez également discuter en privé avec n’importe quel contact, même lorsqu’il est hors connexion, ce qui est particulièrement pratique lorsque votre contact se trouve dans un autre fuseau horaire. Grâce à l’historique des conversations persistantes, vous pouvez commencer et poursuivre des échanges à tout moment. Utilisez la conversation privée pour co-créer un document en temps réel et continuer à collaborer après un appel. Vous pouvez même épingler des conversations importantes pour une récupération facile.
Les équipes peuvent être publiques ou privées. Les équipes publiques sont ouvertes à tous les membres de votre organisation. L’appartenance à des équipes privées est gérée.
SharePoint
Chaque canal Teams possède un site d’équipe SharePoint, et chaque site d’équipe SharePoint possède un canal Teams. SharePoint est idéal pour stocker des fichiers dans le cloud et les rendre accessibles à un large public. Vous pouvez également tirer parti d’une gestion robuste des autorisations de fichiers, des flux de processus de documentation, des stratégies de rétention, etc. Voici différentes façons d’utiliser SharePoint :
- Collaborez sur des fichiers dans Teams, créez des pages, utilisez un bloc-notes partagé et utilisez le groupe Office 365 intégré pour regrouper les conversations, les calendriers et les tâches.
- Répartissez la propriété et les autorisations sur un plus grand nombre de personnes. Si un document est important pour la réussite d’un projet, il est judicieux que d’autres personnes que vous soient là et puissent contrôler ce qui se passe sur le site.
- Accordez des autorisations sur la base d’un site, plutôt que sur des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d’équipe ont également accès aux documents qui y sont stockés.
- Créez des pages de site attrayantes et efficaces pour organiser les informations, publier des actualités, fournir des coordonnées et fournir la navigation vers les documents, les médias et d’autres types d’informations.
En savoir plus sur SharePoint.
OneDrive
Les fichiers personnels ou les documents sur lesquels vous seul travaillez peuvent être stockés en toute sécurité sur OneDrive. Considérez-le comme votre référentiel personnel - une version cloud de Mes documents. Files sont toujours synchronisés et accessibles même lorsque vous êtes hors connexion. Avec OneDrive, vos fichiers sont toujours avec vous et prêts à être partagés. En termes de longévité, OneDrive est idéal pour les travaux en cours. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez tirer parti de OneDrive :
- Vous souhaitez partager des fichiers individuels avec quelques personnes seulement, ou ne pas les partager du tout.
Les documents que vous placez dans OneDrive restent privés jusqu’à ce que vous les partagiez. Vous pouvez partager des fichiers individuellement et travailler sur des documents Office avec d’autres personnes en même temps. Cela fait de OneDrive professionnel ou scolaire une option idéale pour les brouillons de documents que personne d’autre n’a besoin de voir. Par exemple, vous écrivez un billet de blog qui n’est peut-être pas associé à un projet et vous souhaitez que quelques collègues l’examinent avant que vous ne le publiiez. Ceux-ci sont donc censés utiliser le document une seule fois sans nécessiter d’espace de stockage ou d’informations de contexte supplémentaires. Ils ont simplement besoin d’un lien vers le document et d’une autorisation de modification. En outre, vous pouvez commenter des documents et utiliser le signe @ avec le nom d’une personne, et la personne que vous mention reçoit un courrier avec un lien vers votre commentaire. - Publier un fichier de OneDrive vers un canal Teams pour révision.
- Vous ne pouvez pas identifier un site d’équipe existant auquel appartient votre document et vous ne pensez pas que l’objectif de ce document justifie la création d’un nouveau site.
Pour plus d’informations, voir Faut-il enregistrer mes documents dans OneDrive pour un site d’équipe ?