La fonctionnalité Annuaire de Word fusionne les données dans un document unique, tel qu’un annuaire d’appartenances, un catalogue ou une liste de composants. Comme vous pouvez fusionner plusieurs types de sources de données, vous pouvez créer des états à partir de bases de données telles qu’Access à l’aide de toutes les fonctionnalités de mise en forme de Word.

Exemple de publipostage dans l’annuaire

Démarrer le document

  1. Ouvrez un document vierge.

  2. Go to Mailings > Start Mail Merge > Directory.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

À ce stade, n’incluez pas de texte à imprimer une seule fois dans le document d’annuaire qui en résulte.

  1. Tapez le texte que vous voulez répéter pour chaque élément dans l’annuaire, tel que Nom : ou Adresse : étiquettes pour des enregistrements individuels.

  2. Cliquez ou appuyez à l’endroit du document où vous voulez insérer un champ de fusion, puis insérez un champ de fusion. Pour plus d’informations, voir Champs de fusion et publipostage

    Conseils : 

    • Pour créer un tableau avec une étiquette ou une ligne de titre, créez un en-tête de document. Placez la ligne d’étiquette du tableau dans l’en-tête. Placez ensuite les champs de fusion dans le corps du document.

    • Titre de tableau à l’intérieur de l’en-tête, tableau dans le corps

    • Cela fonctionne bien pour les longs annuaires qui s’étendent sur plusieurs pages, car il crée un en-tête pour chaque page.

    Vous ne pouvez pas taper les caractères de champ de fusion (« ») manuellement. Vous devez utiliser le volet Tâches de fusion et publipostage.

    Menu Insérer des champs de fusion

    Si les champs de fusion apparaissent à l’intérieur d’accolades, par exemple { MERGEFIELD City }, Word affiche les codes de champ au lieu des résultats de champs. Cela n’affecte pas la fusion, mais est difficile à mettre en forme. Cliquez avec le bouton droit sur le code de champ, puis sélectionnez Basculez les codes de champ dans le menu raccourci.

    Basculez les codes de champ sélectionnés

    S’il manque une partie de votre adresse, voir Fusion et publipostage : Correspondance des champs à corriger.

  3. Répétez l’étape 2 selon les besoins.

  4. Une fois que vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion, allez dans Fichier >Enregistrer sous.

  1. Go to Mailing > Preview Results.

  2. Utilisez les boutons Retouret Avancer pour faire défiler vos données, ou utilisez Rechercher un destinataire pour rechercher des enregistrements spécifiques

  3. Si vous avez besoin de modifier, sélectionnez Aperçu des résultats pour revenir à l’affichage des champs de fusion.

  1. Sélectionnez Publipostage > terminer & fusionner et choisir Modifier des documents individuels. 2 autres options s’offrent à vous, mais vous ne pouvez pas les utiliser avec un annuaire.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Pour fusionner tous les enregistrements, sélectionnez Tous.

    • Pour fusionner uniquement l’enregistrement présent dans la fenêtre du document, sélectionnez Enregistrement actuel.

    • Pour fusionner une plage d’enregistrements, tapez les numéros d’enregistrement dans les zones De et À.

    Sélectionnez OK.

  3. Dans le nouveau document, ajoutez le texte que vous ne voulez imprimer qu’une seule fois, par exemple, les en-têtes, les pieds de pages, les en-têtes de colonnes ou tout autre texte.

  4. Enregistrez ou imprimez le répertoire comme vous le feriez pour n’importe quel document ordinaire.

Démarrer le document

  1. Ouvrez un document vierge.

  2. Go to Mailings > Start Mail Merge > Directory.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

À ce stade, n’incluez pas de texte à imprimer une seule fois dans le document d’annuaire qui en résulte.

  1. Tapez le texte que vous voulez répéter pour chaque élément dans l’annuaire, tel que Nom : ou Adresse : étiquettes pour des enregistrements individuels.

  2. Cliquez ou appuyez à l’endroit du document où vous voulez insérer un champ de fusion, puis insérez un champ de fusion. Pour plus d’informations, voir Champs de fusion et publipostage

    Vous ne pouvez pas taper les caractères de champ de fusion (« ») manuellement. Vous devez utiliser le volet Tâches de fusion et publipostage.

    Si les champs de fusion apparaissent à l’intérieur d’accolades, par exemple { MERGEFIELD City }, Word affiche les codes de champ au lieu des résultats de champs. Cela n’affecte pas la fusion, mais est difficile à mettre en forme. Ctrl - Cliquez sur le code de champ, puis sélectionnez Basculez les codes de champ dans le menu raccourci.

    Toggle field codes on context menu selected

    S’il manque une partie de votre adresse, voir Fusion et publipostage : Correspondance des champs à corriger.

  3. Répétez l’étape 2 selon les besoins.

  4. Une fois que vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion, allez dans Fichier >Enregistrer sous.

  1. Go to Mailing > Preview Results.

  2. Utilisez les boutons Retouret Avancer pour faire défiler vos données, ou utilisez Rechercher un destinataire pour rechercher des enregistrements spécifiques

  3. Si vous avez besoin de modifier, sélectionnez Aperçu des résultats pour revenir à l’affichage des champs de fusion.

  1. Sélectionnez Publipostage > terminer & fusionner et choisir Modifier des documents individuels.

  2. Dans le nouveau document, ajoutez le texte que vous ne voulez imprimer qu’une seule fois, par exemple, les en-têtes, les pieds de pages, les en-têtes de colonnes ou tout autre texte.

  3. Enregistrez ou imprimez le répertoire comme vous le feriez pour n’importe quel document ordinaire.

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