Définir les règles pour un publipostage

Lorsque vous envoyez des lettres à votre liste de diffusion, le message peut être personnalisé (par exemple, les mots «échu échu» pour certains destinataires) en fonction de valeurs figurant dans certains champs de la source de données. La personnalisation est basée sur des règles qui s’exécutent lors de l’exécution de la fusion.

L’exemple «arriéré échu» utilise un... Then... Sinon, spécifiez si vous voulez inclure le texte «arriéré» pour les destinataires pour lesquels la valeur du champ échéance est passée.

La configuration de règles se produit après avoir sélectionné les destinataires du publipostage et après avoir inséré des champs de fusion dans le document.

Accédez à publipostage> règle, puis sélectionnez une règle basée sur les descriptions ci-dessous.

Imaginons que vous envoyons une invitation à une réunion trimestrielle. Votre source de données ne stocke pas les dates de la réunion, et la date de la réunion s’affiche plusieurs fois dans l’invitation.

En plaçant des signets dans votre document et en incluant un champ ASK, vous pouvez exécuter la même fusion pour chaque réunion. Le seul élément que vous devez taper est la date de la réunion et vous pouvez la taper une seule fois.

  1. Dans le document de fusion, appuyez sur CTRL + F9, puis tapez un nom pour créer un signet. Répétez l’opération en utilisant le même nom, à l’endroit où vous souhaitez que la réponse au champ ASK apparaisse dans le document.

  2. Placez votre curseur dans le document avant le premier signet que vous venez de créer.

  3. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> demander.

  4. Sélectionnez le signet que vous venez de créer (ou tapez son nom), puis entrez une invite, telle que «date de l’événement», dans la zone invite .

  5. Cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK .

  6. À la fin du processus, lorsque vous cliquez sur terminer & fusionner, sélectionnez modifier des documents individuels. Vous serez invité à entrer une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse est insérée dans les signets que vous avez spécifiés dans les documents qui résultent de la fusion.

Plus d’informations: codes de champ: champ ASK

Imaginons que vous envoyons une invitation à une réunion trimestrielle. Votre source de données ne stocke pas les dates de la réunion et la date de la réunion ne s’affiche qu’une seule fois dans l’invitation.

En plaçant un champ Fill-in dans le document, vous pouvez exécuter la même fusion pour chaque réunion. La seule chose à taper est la date de la réunion.

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le texte.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> remplir.

  3. Entrez une invite, telle que «date de l’événement», dans la zone invite .

  4. Cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK .

  5. À la fin du processus, lorsque vous cliquez sur Terminer & fusionner, sélectionnez Modifier des documents individuels. Vous serez invité à entrer une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse est insérée dans le champ Fill-in (documents résultant de la fusion).

Plus d’informations: codes de champ: champ Fill-in

Imaginons que vous Envoiez une correspondance à une liste de participants qui voyagent à la fois par voie nationale ou internationale. Le champ Country/Region de votre source de données peut être vide pour les participants nationaux. Vous pouvez utiliser une si... Then... Sinon, règle permettant de personnaliser le message pour tous les destinataires. Par exemple, les destinataires pour lesquels le champ pays/région est vide peuvent voir «vous êtes accueilli par le portail lors de la réception», tandis que tous les autres destinataires ne le verront pas, «vous serez accueilli par le Bureau à proximité.»

  1. Placez le curseur à l’endroit où le texte conditionnel doit être placé.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à l'> règlessi... Then... Sinon.

  3. Dans la liste nom de champ , choisissez le champ dans votre source de données qui détermine le texte conditionnel.

  4. Dans la liste comparaison , choisissez une façon de comparer la valeur des données.

  5. Dans la zone comparer à , entrez la valeur de comparaison (ignorez cette option si vous avez choisi est vide ou n’est pas vide comme comparaison).

  6. Dans la zone insérer ce texte , entrez le texte du document lorsque les critères de comparaison sont remplis.

  7. Dans la zone insérer cette zone de texte, entrez le texte du document lorsque le critère de comparaison n’est pas respecté.

  8. Sélectionnez OK.

Plus d’informations: codes de champ: champ IF

Imaginons que vous vouliez utiliser une correspondance pour afficher chaque destinataire dans un waitlist. Vous pouvez trier la liste de destinataires dans l’ordre chronologique des inscriptions, puis utiliser une règle # enregistrement de fusion pour afficher la position numérotée du destinataire dans la liste.

Le numéro de l’enregistrement reflète tout tri ou filtrage que vous avez appliqué à la source de données avant la fusion.

Conseil : Pour créer des numéros de facture uniques, utilisez un champ de la règle Enr.

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro de l’enregistrement apparaisse.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> de fusionner l’enregistrement.

Informations supplémentaires: Code de champ: champ MERGEREC

Imaginons que vous vouliez que le nombre total de personnes inscrites à un événement soit une correspondance. La règle de fusion # génère le nombre d’enregistrements dans le document fusionné.

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro de l’enregistrement apparaisse.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> la séquence de fusion #.

Plus d’informations: Code de champ: champ MERGESEQ

Imaginons que vous utilisez le publipostage pour imprimer votre liste de contacts sur une seule feuille de papier. Utilisez la règle d’enregistrement suivante pour indiquer à Word de passer à l’enregistrement suivant sans commencer une nouvelle page.

Remarque : Un tableau d’étiquettes est disposé sous forme de tableau dans Word. Pour placer l’adresse suivante dans l’étiquette, Word utilise la règle d’enregistrement suivante dans chaque cellule de tableau.

  1. Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> enregistrement suivant.

  3. Insérer un champ de fusion pour les données souhaitées
    suivant Par exemple, une liste de noms de société peut ressembler à ce qui suit:

    «Company_Name»
    «Enregistrement suivant» «Company_Name»
    «Enregistrement suivant» «Company_Name»

Plus d’informations: codes de champ: champ Next

Imaginons que vous souhaitiez obtenir une liste des participants à la réunion nationale-voyage sur une feuille de papier et sur une feuille internationale-les participants du voyage figurant sur une autre feuille de papier. Le champ Country/Region dans votre source de données est peut-être vide pour les voyageurs nationaux. Vous pouvez utiliser un enregistrement suivant s’il s’agit d’une règle qui empêche Word de démarrer une nouvelle page tant qu’il n’atteint pas les destinataires pour lesquels le champ pays/région n’est pas vide. Pour cela, vous devez d’abord trier votre source de données par pays ou région.

  1. Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.

  2. Dans l’onglet publipostage , accédez à la > à l' enregistrement suivant.

  3. Dans la liste nom de champ , choisissez le nom du champ de fusion, tel que ville.

  4. Dans la liste comparaison , choisissez une façon de comparer la valeur des données. Par exemple, pour sélectionner les destinataires demeurant dans une ville spécifique, cliquez sur Égal à.

  5. Dans la zone comparer à , entrez la valeur que vous voulez utiliser. Par exemple, pour isoler les destinataires dans la zone Tokyo, tapez Tokyo (ignorez cette opération si vous avez choisi est Blank ou n’est pas Blank comme comparaison).

Informations supplémentaires: Code de champ: champ NEXTIF

Supposez que vous préparez des invitations pour une conférence sur laquelle l’intervenant du Keynote n’a pas encore été finalisé. Vous pouvez laisser des espaces réservés pour le nom du présentateur dans l’ensemble de votre document, ainsi qu’une règle de signet définie, où vous entrez le nom du présentateur une seule fois et il apparaît dans tous les espaces réservés.

Les espaces réservés sont des champs Ref. la règle définir le signet insère un champ qui n’apparaît pas dans le document (sauf si vous appuyez sur ALT + F9 pour afficher les codes de champ).

  1. Placez votre curseur n’importe où dans le document.

  2. Dans l’onglet publipostage , cliquez sur règles> définir le signet, tapez un nom, puis sélectionnez OK.

  3. Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez que le texte du signet s’affiche.

  4. Dans l’onglet insertion , accédez au champcomposants QuickPart > et sélectionnez Réf.

  5. Choisissez le nom du signet que vous venez de créer, puis sélectionnez OK.

  6. Insérez le champ REF partout où le texte du signet doit apparaître.

  7. Avant d’exécuter la fusion, cliquez avec le bouton droit sur le champ définir, sélectionnez modifier le champ, puis entrez le texte souhaité dans la zone de texte .

  8. Sélectionnez OK.

Informations supplémentaires: codes de champ: champ Set 

Imaginons que vous disposiez d’un magasin d’habillement et que vous ayez un surstock d’un T-Shirt particulier, mais pas la plus populaire. Lorsque vous êtes prêt à envoyer une brochure commerciale, vous allez exclure les clients qui souscrivent une certaine taille. Utilisez la règle sauter l’enregistrement si pour comparer le contenu des données de taille des clients à la taille que vous souhaitez exclure.

  1. Dans l’onglet publipostage , accédez à règles> sauter l’enregistrement si.

  2. Dans la liste nom de champ , choisissez le nom du champ de fusion, tel que taille.

  3. Dans la liste comparaison , choisissez une façon de comparer la valeur des données. Par exemple, pour extraire des clients qui portent une taille précise, choisissez égal à.

  4. Dans la zone comparer à , entrez la valeur que vous voulez utiliser. Par exemple, pour faire découvrir aux clients une taille supplémentaire de sall, sélectionnez XS (ignorer cet article si vous avez choisi est Blank ou n’est pas Blank comme comparaison).

Informations supplémentaires: Code de champ: champ SkipIf

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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