Démystification des canaux dans Microsoft Teams
Guide de productivité plein de conseils et d’astuces pour l’utilisation de Microsoft Teams, provenant des personnes qui créent et utilisent Teams au travail, tous les jours.
Les canaux, ou chaînes, peuvent être un peu déconcertants. Nous connaissons tous les chaînes de télévision ou de radio, ainsi que les chaînes YouTube, mais qu’est-ce qu’un canal Teams ?
Voici une façon de se les représenter : Les canaux s’insèrent dans des équipes un peu comme des fichiers dans des dossiers. C’est dans les canaux que figurent les détails. C’est là que les choses se passent.
Notre grande équipe Microsoft Teams et certains de ses canaux
Une équipe de fonctionnalité et certains de ses canaux
Notre plus grande équipe, Microsoft Teams, dispose de canaux pour les grands thèmes de notre travail : Général, Conception, Divertissement, Réunions modernes, Recherche… et bien plus. C’est dans ces canaux que nos collaborateurs partagent des informations, échangent des commentaires et planifient les étapes à venir. Par exemple, quand un chercheur termine une étude, il publie un message pour en présenter les résultats dans le canal Recherche. Le message contient généralement des points saillants, un fichier de synthèse et un lien permettant d’accéder aux détails de l’étude. Ensuite, tout le monde peut discuter des résultats et de leurs implications. Après qu’un responsable de programme a révisé une fonctionnalité, il publie une note et évoque les étapes suivantes dans le canal consacré à cette fonctionnalité. Chacun peut voir ce qu’il a à faire et confirmer qu’il s’en charge.
Voici quelques concepts de base et meilleures pratiques qui nous guident :
1. Chaque équipe dispose d’un canal Général.
Chaque équipe, par défaut, a un canal : Général. Il apparaît toujours en premier dans la liste des canaux d’une équipe et ne peut pas être supprimé (chaque équipe doit avoir au moins un canal). La façon dont les canaux généraux sont utilisés est très variable.
Au sein de notre grande équipe Microsoft Teams, nous utilisons peu le canal Général. Les conversations et autres activités tendent à emprunter des canaux plus spécifiques. Le canal Général fonctionne donc essentiellement comme un journal dans lequel sont consignées les personnes qui ont rejoint ou quitté l’organisation Teams, car nos administrateurs tiennent ces informations à jour. Dans des équipes restreintes, davantage ciblées, le canal Général peut être le lieu principal pour les conversations et les annonces. Les deux approches conviennent.
2. Affichez ou masquez les canaux de votre choix.
Après le canal Général, les canaux sont organisés dans l’ordre alphabétique. Vous ne pouvez pas modifier l’ordre. Pour que nos listes de canaux restent gérables, nous affichons les canaux que nous voulons suivre de près et masquons les chaînes moins importantes au quotidien. Pour ce faire, sélectionnez Autres options 
Il est également possible d’ajuster le type et la fréquence des notifications que nous recevons des canaux. Nous y reviendrons dans cette série d’articles.
3. Organiser des réunions périodiques dans les canaux.
On peut dire ce qu’on veut des réunions périodiques, mais elles comptent parmi les aspects les plus divertissants et les plus productifs de notre semaine de travail. Pourquoi ? Avant Teams, les informations sur les réunions pouvaient être omniprésentes : l’agenda et les fichiers pertinents pouvaient être partagés dans une invitation à une réunion, la conversation de suivi pouvait se dérouler par e-mail (ou dans plusieurs fils de courrier incluant plusieurs personnes) et, si vous souhaitiez garder une trace de tout ça, vous ne saviez pas trop où la conserver de façon à ce que tout le monde puisse y accéder.
La mise en place de nos réunions périodiques dans des canaux a changé la donnée. Dans des canaux, tout le monde peut voir les réunions dans le contexte de la conversation sans travail supplémentaire. Les avantages ? Les fichiers partagés sont stockés dans le canal, les notes et enregistrements sont attachés à la réunion dans le canal, et tout est beaucoup plus facile à retrouver après coup, tant pour les personnes qui ont participé que pour celles qui veulent simplement voir où en sont les choses. Et personne n’a rien de particulier à faire pour que cela fonctionne.
Découvrez comment planifier une réunion de canal commençant à 1h25 dans la vidéo Gérer les réunions.
4. Nommez les canaux afin que les personnes puissent les différencier.
Lorsque nous examinons une liste de canaux dans une équipe, nous sommes des chasseurs-cueilleurs suivant leur instinct. Nous devons pouvoir déterminer en un coup d’œil si une chose est suffisamment attrayante ou s’il est préférable de passer à autre chose. Nous ne prenons pas la peine d’examiner de près les nuances entre « Appels et communications vocales », « Appels et réunions » ou « Appels ». En cas d’hésitation, nous avons tendance à passer à autre chose, et risquons donc de passer à côté de quelque chose. Lorsque nous nommons un canal, nous essayons de choisir un nom décrivant clairement son objet et veillons à mentionner tout ce qui pourrait le singulariser. Les noms simples et intuitifs sont les meilleurs.
Lorsque nous examinons une liste de canaux dans une équipe, nous sommes des chasseurs-cueilleurs suivant leur instinct...
Les noms simples et intuitifs sont les meilleurs.
Notre équipe de recherche a rencontré des clients utilisant des dispositions de canal standard pour des projets récurrents, tels que des équipes commerciales ou événementielles. Par exemple, certains enseignants tiennent à ce que leurs cours disposent tous du même ensemble de canaux parce qu’ils ont trouvé une structure efficace. Voyez celui-ci pour un cours de math de septième année, avec différents canaux pour chaque unité :
5. Placez les applications dans les onglets situés en haut des canaux.
La bataille pour attirer l’attention est bien réelle. La lutte est féroce pour capter notre attention. Et nous utilisons beaucoup d’applications à côté de Teams : OneNote, Excel, PowerBI et bien d’autres. Chaque jour, nous en ouvrons beaucoup et passons des unes aux autres.
Pour simplifier cela, vous pouvez placer les applications dans des onglets en haut des canaux où nous les utilisons.
De la même manière que vous pouvez avoir des équipes comprenant des canaux, vous pouvez avoir des canaux comprenant des onglets. Chaque canal dispose d’un onglet Publications et d’un onglet Fichiers. À partir de là, nous ajoutons beaucoup d’autres choses : tableau de bord Azure DevOps ou PowerBI pour cette zone, classeur Excel, bloc-notes OneNote. Tout ce qui constitue une référence critique ou est souvent utilisé par les personnes de ce canal peut s’y trouver. Ainsi, quand nous avons besoin de jeter un coup d’œil rapide à l’un de ces éléments, nous n’avons pas à changer d’application. Nous cliquons simplement sur l’onglet en haut du canal pour discuter avec des collègues et collaborer sur des fichiers. Les onglets nous aident à obtenir rapidement des informations là où nous en avons besoin, en nous permettant de nous concentrer sur notre travail dans Teams.
Vous vous demandez si Teams offre des onglets pour les outils que vous utilisez le plus ? Accédez à Applications 
Besoin d’aide ?
Vous voulez plus d’options ?
Explorez les avantages de l’abonnement, parcourez les cours de formation, découvrez comment sécuriser votre appareil, etc.
Les communautés vous permettent de poser des questions et d'y répondre, de donner vos commentaires et de bénéficier de l'avis d'experts aux connaissances approfondies.
