Partage de calendrier dans Microsoft 365

Lorsqu’un utilisateur partage son calendrier avec des personnes aujourd'hui, ils verront l’expérience de calendrier partagé amélioré après avoir accepté l’invitation. Toutefois, s’ils ont partagé leur calendrier avec des personnes avant que ces modifications soient été activées, ils ne verront automatiquement ces améliorations.

Pour mettre à jour des calendriers partagées existantes vers la nouvelle expérience de calendrier partagé, demandez aux utilisateurs de suivre les instructions dansMettre à niveau un calendrier partagé existant vers le nouveau modèle plus tard dans cet article. Une fois que les utilisateurs mettent à niveau vers le nouveau modèle, les calendriers partagés seront synchronisés avec leur téléphone mobile. À l’avenir, des calendriers partagés existants sont automatiquement mis à niveau, mais il ne s’agit pas encore de planification pour ce processus de mise à niveau automatique.

Avec synchronisation instantanée activée, un calendrier partagé reflète immédiatement les modifications apportées par d’autres personnes. Pour l’instant, tous les types de calendriers partagés ne prennent pas en charge la synchronisation instantanée. Les sections suivantes couvrent les types de calendriers partagés et applications de calendrier qui prennent en charge la synchronisation instantanée.

La synchronisation instantanée est activée que si les deux utilisateurs sont dans la même Microsoft 365 client, ou si le calendrier partagé par un Outlook.com utilisateur.

Le tableau ci-dessous fournit plus d’informations sur les types de configurations qui prennent en charge la synchronisation instantanée. À l’avenir, la synchronisation instantanée sera activée pour tous les calendriers partagés entre les utilisateursMicrosoft 365 et Outlook.com.

Propriétaire du calendrier	Destinataire de calendrier partagé	Synchronisation instantanée autorisée	Remarques
Microsoft 365	Microsoft 365 (même client)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (autre client)	–	La synchronisation se produit toutes les trois heures environ. Si le partage externe n’est pas autorisé pour le client du propriétaire du calendrier, il est considéré comme calendrier est partagé à un utilisateur externe.
Microsoft 365	Outlook.com ou service tiers tel que Gmail.com	–	Actuellement, cette configuration génère une URL d’abonnement Internet calendrier (ICS). Le destinataire du calendrier partagé ajoute le calendrier partagé à l’aide de l’URL ICS et le minutage de synchronisation est déterminé par le service de calendrier du destinataire. Par exemple, si le destinataire appartient à Outlook.com, le calendrier est mis à jour environ toutes les trois heures. Si le destinataire appartient à Gmail.com, le calendrier peut être mis à jour toutes les 24 à 48 heures.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Service tiers tel que Gmail.com	–	Actuellement, cette configuration génère une URL ICS. Le destinataire ajoute le calendrier partagé à l’aide de l’URL ICS et le minutage de synchronisation est déterminé par le service de calendrier du destinataire. Par exemple, si le destinataire appartient à Outlook.com, le calendrier est mis à jour environ toutes les trois heures. Si le destinataire appartient à Gmail.com, le calendrier peut être mis à jour toutes les 24 à 48 heures.

Applications qui prennent en charge la synchronisation instantanée :

• Outlook pour Windows

• Outlook pour Mac

• Outlook sur le web (OWA)

• Outlook pour iOS

• Outlook pour Android

• Applications REST et Exchange ActiveSync

Outlook pour Windows : les utilisateurs peuvent vérifier si les améliorations de calendrier partagé sont activées ou désactivées en suivant les instructions fournies dans cet article. 

Outlook pour Mac :Si l’utilisateur consulte le calendrier partagé dans Outlook pour Mac, il verra la nouvelle expérience de synchronisation si le calendrier a été ajouté en acceptant une invitation de partage ou s’il l’a ajouté via Fichier > Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur. Toutefois, si l’utilisateur a ajouté le compte en tant que compte délégué, il verra l’ancienne expérience de synchronisation. Les changements peuvent apparaître plus rapidement dans Outlook sur le web, Outlook pour iOS et Outlook pour Android.

Outlook sur le web, iOS et Android: Si l’utilisateur le consulte sur Outlook sur le web, Outlook pour iOSou OWA pour Android, la nouvelle expérience de synchronisation est offerte.

Les améliorations sont uniquement planifiées pour les calendriers partagés entre les personnes utilisantExchange Online. Il n’existe aucune modification à des calendriers partagés lorsque le calendrier d’une personne est hébergé dans Exchange en local.

Attribut	Ancien modèle	Nouveau modèle
Comment le calendrier partagé est stocké	Une entrée (semblable à un lien hypertexte) est stockée dans la boîte aux lettres du destinataire. L’entrée pointe vers la boîte aux lettres du propriétaire mais ne stocke pas les données de calendrier dans la boîte aux lettres du destinataire.	Un calendrier est créé dans la boîte aux lettres du destinataire et ce calendrier contient une copie de calendrier propriétaire du (en commençant un an avant la date d’acceptation).
Comment un destinataire accède au calendrier partagé	Lit et écrit directement à partir de la boîte aux lettres du propriétaire.	Lit à partir de la copie locale du calendrier partagé stocké dans la boîte aux lettres du destinataire. Mais écrit directement dans la boîte aux lettres du propriétaire et resynchronise avec la copie locale du calendrier partagé dans la boîte aux lettres du destinataire.
Comment le calendrier partagé synchronise les modifications	L’application interroge la boîte aux lettres du propriétaire pour les modifications et synchronise celles-ci.	Le service synchronise instantanément les modifications apportées à la copie locale du destinataire. Ce qui déclenche une notification push à l’application qui synchronise les modifications instantanément.
Applications que le destinataire peut utiliser pour accéder au calendrier partagé	Outlook pour Windows Outlook pour Mac Outlook sur le web	Outlook pour Windows Outlook pour Mac Outlook sur le web Outlook pour iOS OWA pour Android Toutes les applications REST et EAS

Pour plus d’informations, voir Différences de fonctionnalités dans le nouveau modèle de calendriers partagés plus loin dans cet article.

Les utilisateurs qui acceptent une nouvelle invitation de calendrier partagé en utilisant la dernière version d’un client Outlook la lanceront automatiquement à l’aide du nouveau modèle de partage du calendrier.

La manière la plus simple pour qu’un utilisateur vérifie s’il a des améliorations (ce qui désigne le nouveau modèle de partage de calendrier), le plus simple consiste à vérifier si le calendrier partagé apparaît sur son téléphone mobile. Si c’est le cas, le calendrier partagé est déjà mis à niveau vers le nouveau modèle. Les utilisateurs d’Outlook pour Windows peuvent vérifier s'ils bénéficient des améliorations apportées au calendrier partagé en suivant les instructions fournies dans cet article.

Lors de l’utilisation de la dernière version d’un client Outlook, un calendrier partagé avec un utilisateur doit passer automatiquement à l’utilisation des nouvelles améliorations du partage du calendrier. Toutefois, si cela ne se produit pas, un utilisateur peut recréer le calendrier partagé à l’aide de l’une des deux options ci-dessous :

• Le propriétaire du calendrier partage à nouveau son calendrier. Le propriétaire du calendrier peut le faire à partir d’une application Outlook, y compris Outlook pour iOS ou OWA pour Android. L’utilisateur doit ensuite accepter l’invitation du calendrier partagé à l’aide d’une version ultérieure d’un client Outlook (si l’utilisateur accepte l’invitation à l’aide d’une version antérieure d’Outlook, le calendrier partagé ne sera pas activé avec les améliorations mises à jour). Les calendriers partagés existants n’ont pas besoin d’être supprimés avant d’accepter le nouveau.

• L’utilisateur supprime et rouvre le calendrier. Cette option ne n’exige pas de demander au propriétaire de repartager son calendrier. L’utilisateur doit simplement utiliser une version ultérieure d’un client Outlook pour supprimer et rouvrir le calendrier partagé. Cette opération met automatiquement à jour le calendrier si l’utilisateur s’est vu accorder explicitement l’accès au calendrier du propriétaire. Si l’utilisateur a obtenu un accès via le groupe Par défaut (Mon organisation) ou via un Groupe de sécurité, sa copie du calendrier ne sera pas mise à niveau. Si l'utilisateur effectue cette action dans Outlook pour Windows, le client Outlook doit également être activé pour les améliorations, comme décrites dans cet article.

La synchronisation instantanée pour le partage en dehors de votre client n’est pas pris en charge actuellement. Bien que vous puissiez partager dans ces configurations, la synchronisation se produit régulièrement. Il existe deux types de partage inter-clients :

• Microsoft 365 à l’autre Microsoft 365 utilisateur (si le partage externe est activé).

  Un calendrier partagé plein est créé, mais la synchronisation se produit toutes les trois heures environ. La synchronisation instantanée sera éventuellement activée pour cette configuration.

• Microsoft 365 pour un Outlook.com utilisateur. Si le partage externe est désactivé, le partage à l’autre Microsoft 365 utilisateur est également comprise dans ce groupe.

  Une URL ICS est générée lors du partage, que le destinataire peut ajouter à n’importe quel service de calendrier. Avec un abonnement ICS, le service de calendrier du destinataire choisit quand synchroniser le calendrier pour recevoir les nouvelles mises à jour. Si le destinataire est un Outlook.comou un Microsoft 365 utilisateur, la synchronisation se produit toutes les trois heures environ.

Le partage avec un utilisateur sur un service externe tel que Gmail est un autre type de partage de calendrier. Dans ces cas-là, une URL abonnement Internet calendrier (ICS) est générée qui lie au calendrier du propriétaire. Les destinataires peuvent utiliser cette URL pour afficher le calendrier dans un navigateur web ou ajouter à leur propre service calendrier en ajoutant un calendrier internet à l’aide de l’URL ICS. Avec un abonnement ICS, le service de calendrier du destinataire choisit quand synchroniser le calendrier pour recevoir les nouvelles mises à jour. Si le destinataire est un Outlook.com utilisateur, la synchronisation se produit toutes les trois heures environ. Si le destinataire utilise un autre service de calendrier, par exemple, Gmail.com, la synchronisation peut se produire pas de manière fréquente.

Dans le passé, il n’existait pas de jeu d’options de niveau d’autorisation sur les clients Outlook. Dans le cadre de ces améliorations, la mise à jour clients Outlook affiche un ensemble de niveaux d’autorisation de partage simplifié et cohérent.

Dans le cadre des améliorations apportées au calendrier partagé, les clients Outlook mis à jour affichent désormais un ensemble simplifié de niveaux d’autorisation de partage, comme décrit dans le tableau suivant. Les niveaux d’autorisation entre « lecture seule » et « modifier » sont toujours configurables, mais uniquement par un administrateur utilisant les applets de commande Add-MailboxFolderPermission ou Set-MailboxFolderPermission . Toutes les autorisations intermédiaires sont décrites comme « personnalisées » lorsque le propriétaire du calendrier affiche ses autorisations de partage.
 
La logique côté client complexe et sujette aux erreurs pour évaluer ces autorisations intermédiaires a également été supprimée par les améliorations apportées au calendrier partagé. Les clients sont informés uniquement si l’utilisateur peut afficher ou modifier le calendrier partagé. Les autorisations intermédiaires ne sont pas appliquées par les clients. Par exemple, les auteurs ne sont pas empêchés de tenter de modifier des événements dans le calendrier partagé. Le service évalue tous les niveaux d’autorisation et empêche l’auteur de modifier des événements dans le calendrier. Lorsque des autorisations avancées sont accordées, nous vous recommandons d’informer les utilisateurs de ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire pour les événements dans le calendrier.

Anciens niveaux d’autorisation	Options autorisations simplifiées
Non partagé	Non partagé
Aucun	Aucun
Disponible/ Occupé(e) Disponibilité uniquement	Peut consulter quand je suis occupé(e)
Disponible/Occupé(e), objet, emplacement Détails limités	Peut consulter les titres et les emplacements
Réviseur Informations détaillées	Peut consulter tous les détails
Éditeur	Peut modifier
Propriétaire Éditeur de la publication Auteur de la publication Auteur Auteur non-éditeur Collaborateur Personnaliser	Personnaliser
Délégué	Déléguer

Si le propriétaire utilise Outlook sur le web, Outlook pour iOS, OWA pour Android, ou Outlook pour Mac modifier les autorisations, copie du destinataire du calendrier est immédiatement nouveau synchronisés avec le nouveau niveau d’autorisation.

Si le propriétaire utilise une autre application pour modifier les autorisations, le calendrier est synchronisé à nouveau même parfois dans quelques heures suivants, mais il ne se produira pas immédiatement.

Si le propriétaire supprime les autorisations d’une personne dans le calendrier, cette action est détectée en quelques heures et un des trois éléments se produit :

• Si le destinataire appartient à la même organisation et le propriétaire calendrier dispose de l’utilisateur (par défaut) de mon organisation définir une autorisation autre qu’Aucun, le calendrier du destinataire est mis à jour pour refléter le niveau d’autorisation de l’utilisateur par défaut. Le calendrier partagé est conservé dans le nouveau modèle, mais il peut avoir un niveau d’autorisation différent.

• Si le destinataire appartient à la même organisation et le propriétaire du calendrier ne partage pas son calendrier à l’utilisateur de mon organisation (par défaut), le calendrier partagé est supprimé de la boîte aux lettres du destinataire. Le destinataire ne verra plus le calendrier partagé dans sa liste de calendriers.

• Si le destinataire appartient à une autre organisation, le calendrier partagé arrête la synchronisation, mais il n’est pas supprimé.

Les délégués ont toujours eu la possibilité d’afficher les messages de réunion délégué de son téléphone mobile, car les invitations arrivent dans leur boîte de réception. Toutefois, dans le passé, les délégués n’ont pas rencontré d’indication que l’invitation à la réunion les concernait ou pour qui ils sont été délégués.

Pour mieux prendre en charge ce scénario, Outlook pour iOS et OWA pour Android ont ajouté l’interface utilisateur pour faciliter al personne à qui l’invitation d’une réunion est destinée. Par exemple, notez « Reçu pour Alain Deyong » dans les captures d’écran suivantes qui indiquent que l’invitation et le courrier électronique sont pour Alain, pas pour le délégué.

Le nouveau modèle de partage de calendrier diffère dans les clients de courrier tiers dans quelques scénarios, décrit ci-dessous.

• Dans les clients EAS, les destinataires avec des autorisations en lecture seule verront l’option pour créer une réunion ou répondre à une réunion sur ce calendrier accessible en lecture seule. Cette opération sera enregistrée localement sur le cache du client, mais les modifications sont rejetées par le serveur. Les modifications du destinataire ne seront pas reflétées dans le calendrier du propriétaire, car ils ne disposent pas des autorisations de modification. Ce problème se produit parce que les clients EAS ne font pas la différence pas entre la version en lecture seule et les autorisations en lecture/écriture sur les calendriers partagés et considère tous les calendriers comme modifiables.

• Certains clients tiers ont une logique côté client de toujours ajouter l’utilisateur actuel en tant qu’un participant de réunions. Par conséquent, si l’utilisateur utilise les applications calendrier natif sur son téléphone et l’affichage d’une réunion dans le calendrier d’une autre personne, elles peuvent voir son nom dans la liste des participants. Cela se produit uniquement si elles vous affichent le calendrier sur les applications de calendrier tiers – lorsqu’ils consulteront la réunion même sur Outlook pour iOS ou OWA pour Android, ils ne verront pas leur nom sur la liste des participants.

• Nous ne prennent en charge les améliorations du calendrier partagé pour les clients EWS, afin que les améliorations ne soient pas disponibles dans une application de calendrier qui utilise EWS, par exemple, Mac OS X.

  Remarques : 

  • Les anciennes versions Outlook pour Mac utilisent le SAP et montrent les anciens calendriers partagés qui ne comportent pas ces améliorations.

  • L’application Calendrier dans Mac OS X utilise actuellement EWS et affiche les anciens calendriers partagés qui n’ont pas ces améliorations.