Microsoft Access et Microsoft Excel de nombreuses similitudes, ce qui peut rendre difficile la décision du programme que vous devez utiliser. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes et des outils d’analyse puissants pour découper et découper ces données, et effectuer des calculs sophistiqués qui retournent les données dont vous avez besoin.

Toutefois, chaque programme présente des avantages évidents, en fonction du type de données que vous gérez et de ce que vous voulez en faire. Par exemple, si votre objectif est de maintenir l’intégrité des données dans un format accessible à plusieurs utilisateurs, Il est préférable d’accéder à Access, alors qu’Excel est mieux adapté aux données numériques complexes que vous voulez analyser en profondeur.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes, en les employant chacun à des fins pour lesquelles il est idéal. En général, Access est plus efficace pour la gestion des données : vous permet de les organiser, d’en faciliter la recherche et d’être disponible pour plusieurs utilisateurs simultanés. Excel est généralement préférable pour analyser des données : effectuer des calculs complexes, explorer les résultats possibles et produire des graphiques de haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et que Excel pour les analyser, vous pouvez bénéficier des avantages des deux programmes.

Avant de choisir le programme à utiliser, vous souhaitez peut-être comparer les avantages de chaque programme, déterminer quand il est préférable d’utiliser l’un ou l’autre et comment travailler avec les deux programmes pour obtenir les résultats exacts que vous souhaitez.

Remarque : Toutes Microsoft Office suites incluent Excel, mais pas toutes les suites incluent Access.

Comparer les avantages de chaque programme

Il est essentiel de choisir le programme qui vous permet d’accéder à vos informations et de les mettre à jour avec une précision et des performances maximales. Pour savoir quel programme convient le mieux aux tâches que vous souhaitez accomplir, il peut être utile de comparer les avantages de chaque programme en matière de stockage des données, d’analyse des données, de collaboration avec plusieurs utilisateurs et de sécurité.

Données plates ou relationnelles    Pour vous aider à déterminer quel programme est le plus utile pour stocker vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non ? Les données qui peuvent être efficacement contenues dans une seule table ou feuille de calcul sont appelées des données plates ou non relationnelles. Par exemple, si vous voulez créer une liste simple de clients, avec une seule adresse et une seule personne de contact pour chaque client, Excel est peut-être le meilleur choix. Toutefois, si vous voulez stocker une liste de clients plus complexe contenant les adresses de facturation et d’expédition de chaque client, ou plusieurs personnes de contact pour chaque client, Access est la meilleure solution.

Dans une base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plate et contient des informations sur un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent être stockés dans une table, tandis que les adresses de facturation et d’expédition de ces clients doivent être stockées dans une table distincte. Il est une bonne idée de stocker des adresses séparées des noms, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et vous voulez pouvoir entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.

Données locales et données externes    Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données provenant de diverses sources de données externes afin de pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour vous connecter aux données existantes d’une base de données Microsoft SQL Server, d’un fichier dBASE ou d’un dossierOutlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à une grande variété de sources de données, notamment les bases de données Access, SQL Server et Analysis Services, les fichiers texte et XML, ainsi que les sources de données ODBC et OLE DB. En revanche, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier les données sources via l’interface Excel’utilisateur.

Access et access Excel des commandes de connexion aux données dans Windows SharePoint Services listes. Toutefois, Excel fournit une connexion en lecture seule à SharePoint listes. Alors qu’Access vous permet de lire et écrire des données pour SharePoint listes.

Intégrité des données et flexibilité    Les identificateurs uniques préservent l’intégrité de vos données et permettent de s’assurer que deux lignes (ou enregistrements) contiennent exactement les mêmes données. Les identificateurs uniques offrent également le moyen le plus rapide d’extraire des données lorsque vous recherchez ou tiez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données Numéro Automatique pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour liez les enregistrements d’une table à un ou plusieurs enregistrements d’une autre table.

La structure qu’Access applique à vos données garantit l’intégrité des données. Access peut exiger que les nouveaux enregistrements d’une table ont une valeur correspondante existante dans une autre table, de sorte que vous ne pouvez pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne souhaitez pas avoir une commande qui n’inclut pas d’informations sur les clients. Access peut exiger que chaque nouvel enregistrement dans votre table Commandes ait une valeur client correspondante dans votre table Clients. Cette correspondance requise des valeurs est appelée intégrité référentielle.

Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et règles pour vous assurer que les données sont entrées correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais comme Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, elle ne peut pas assurer l’intégrité referentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler l’entrée de données Excel.

Requête    Si vous avez souvent besoin d’afficher vos données de différentes façons, en fonction de la modification de conditions ou d’événements, Access peut être le meilleur choix pour stocker et travailler sur vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes langage SQL (SQL) pour récupérer rapidement les seules lignes et colonnes de données que vous souhaitez, que les données soient contenues dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans les requêtes pour créer des champs calculés. Dans Access, l’utilisation d’une expression est semblable au processus d’utilisation de formules Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser des données et présenter des valeurs agrégées, telles que des sommes, des moyennes et des nombres.

Modélisation    Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils analyse de scénarios pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. L’analyse de scénarios vous permet d’exécuter différents scénarios sur vos données, tels que les meilleurs scénarios et les scénarios du pire des cas, et de comparer les données résultant de plusieurs scénarios dans un rapport récapitulatif. Aucune fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.

Pivoting and charting    Dans les deux programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fonctionnalités de rapports et de graphiques de tableau croisé dynamique plus avancées que celles d’Access. Si vous envisagez de créer régulièrement des rapports de tableaux croisés dynamiques ou de fournir régulièrement des graphiques à l’aide de graphiques d’une qualité professionnelle, vous devez utiliser la création de rapports de tableaux croisés dynamiques ou les graphiques de tableau croisé dynamique dans Excel au lieu des mêmes fonctionnalités dans Access.

Access et Excel peuvent être utilisés dans des environnements collaboratifs, tels que des Windows SharePoint Services et des partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la façon dont les données sont accessibles par plusieurs utilisateurs.

Accès utilisateur multiple aux données    En temps normal, Access permet à plusieurs utilisateurs d’ouvrir une seule base de données en même temps . Cela fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données en cours de modification ; Par conséquent, d’autres utilisateurs peuvent modifier différents enregistrements sans conflits. Dans Excel, vous pouvez partager un livre avec d’autres utilisateurs, mais les fonctions de collaboration multi-utilisateur sont plus efficacement lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce dernier à des moments différents plutôt que simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborent sur un jeu de données,et les utilisateurs d’un Excel collaborent sur un document.

Utilisation de Windows SharePoint Services pour la collaboration    Ces deux programmes sont intégrés aux technologies Microsoft Windows SharePoint Services, telles que les listes SharePoint et les bibliothèques de documents.

Access permet de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un SharePoint site. Par exemple, vous pouvez télécharger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, rendre des formulaires et des états disponibles sous forme d’affichages Windows SharePoint Services et lier une base de données à des données stockées dans SharePoint listes.

Excel offre un seul moyen de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un SharePoint Services site. Vous pouvez télécharger un document dans des bibliothèques de documents Windows SharePoint Services, où les utilisateurs individuels peuvent consulter le document pour apporter des modifications, ce qui empêche les autres utilisateurs de modifier le document en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un document sans l’avoir à l’aide de la bibliothèque de documents, auquel cas ils doivent s’coordonner avec d’autres utilisateurs pour éviter les conflits de données.

Utilisation de dossiers réseau pour la collaboration    Si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et utiliser ses données simultanément. Les enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous stockez un Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. À des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le manuel tandis qu’un autre utilisateur le modifie, mais ces derniers ne peuvent pas apporter de modifications aux données tant que l’utilisateur qui est en cours de modification le ferme.

Les deux programmes offrent des fonctionnalités similaires (mots de passe et chiffrement) qui peuvent vous aider à éviter la perte de données et à protéger vos données contre tout accès non autorisé. Il existe toutefois des différences entre Access et Excel fonctionnement de la protection des données au niveau utilisateur.

Protection contre la perte de données    Dans Access, votre travail est enregistré en permanence afin que, en cas d’échec inattendu, il est peu probable que vous perdiez beaucoup de travail (le cas contraire). Toutefois, comme Access enregistre votre travail en permanence, vous pouvez également apporter des modifications que vous décidez ultérieurement de ne pas valider. Pour vous assurer de pouvoir restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données selon un planning qui correspond à vos besoins. Vous pouvez récupérer une base de données entière à partir d’une sauvegarde ou restaurer uniquement la table ou un autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde du système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde de système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer des informations de sauvegarde automatique à des intervalles définis pendant la mise à jour de vos données.

Protection des données au niveau utilisateur    Dans Excel, vous pouvez supprimer les données critiques ou privées de l’affichage en masquant des colonnes et des lignes de données, puis protéger toute la feuille de calcul pour contrôler l’accès des utilisateurs aux données masquées. En plus de protéger une feuille de calcul et ses éléments, vous pouvez verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier involontairement des données importantes.

Sécurité au niveau des fichiers    Au niveau du fichier, vous pouvez utiliser des chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés de voir les données. Vous pouvez également exiger qu’un mot de passe soit entré pour ouvrir un fichier de base de données ou un classez. De plus, vous pouvez sécuriser un fichier de base de données ou un classez en signature numérique.

Accès restreint aux données    Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations utilisateur pour accéder aux données ou définir des droits de lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données à qui ils ont accès. Access ne fournit pas de fonctionnalités de sécurité au niveau utilisateur, mais il prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de n’importe quel serveur de base de données à qui il se connecte. Par exemple, si vous liez une liste SharePoint données, Access prenons en compte les autorisations des utilisateurs pour SharePoint liste. Si vous voulez empêcher des utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en définition de mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données de la base de données, même s’ils y accèdent à l’aide d’un autre programme, Excel.

Pour plus d’informations sur la protection de vos données, voir Définir ou modifier la sécurité au niveau utilisateur d’Access 2003 dans Access 2007 ou une édition supérieure, ainsi que Protection et sécurité dans Excel.

Quand utiliser Access

En termes très généraux, Access est le meilleur choix lorsque vous devez suivre et enregistrer régulièrement des données, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-ensembles de ces données. Les formulaires Access offrent une interface plus pratique qu’Excel feuille de calcul pour l’utilisation de vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les actions les plus fréquentes, et les états Access vous permettent de synthétiser des données sous forme imprimée ou électronique. Access offre une structure plus complexe pour vos données. Par exemple, vous pouvez contrôler les types de données qui peuvent être entrés, les valeurs qui peuvent être entrées, et vous pouvez spécifier la manière dont les données d’une table sont liées aux données d’autres tables. Cette structure vous permet de vous assurer que seuls les types de données corrects sont entrés.

Access stocke les données dans les tables qui ressemblent beaucoup aux feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour les requêtes complexes par rapport aux données stockées dans d’autres tables.

Utilisez Access lorsque vous :

  • Anticipez l’travail de nombreux utilisateurs dans la base de données et souhaitez des options fiables qui gèrent en toute sécurité les mises à jour de vos données, telles que le verrouillage d’enregistrement et la résolution des conflits.

  • Anticiper la nécessité d’ajouter d’autres tables à un jeu de données provenant d’une table plate ou non relationnelle.

  • Vous souhaitez exécuter des requêtes complexes.

  • Vous souhaitez produire un large éventail d’étiquettes de publipostage ou de rapports.

  • Gestion des contacts    Vous pouvez gérer vos contacts et adresses postales, puis créer des états dans Access ou fusionner les données avec Microsoft Office Word pour imprimer des lettres type, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage.

  • Suivi du stock et des biens    Vous pouvez créer un inventaire des articles de votre domicile ou bureau, et stocker des photos et autres documents associés avec les données.

  • Suivi de commande    Vous pouvez entrer des informations concernant des produits, clients et commandes, puis créer des rapports indiquant les ventes par employé, par région, par période ou toute autre valeur.

  • Suivi des tâches    Vous pouvez effectuer le suivi des tâches pour un groupe de personnes, et entrer de nouvelles tâches pendant que d’autres utilisateurs mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données.

  • Organisation des bibliothèques de prêt    Vous pouvez utiliser Access pour stocker des données relatives à vos livres et CD, et assurer le suivi des personnes avec lesquelles vous les avez auxquels vous les avez lés.

  • Planification d’événements    Vous pouvez entrer des informations concernant les dates, lieux et participants d’événements, puis imprimer les plannings ou résumés relatifs à ces événements.

  • Suivi de l’aliment    Suivez les recettes et enregistrez les activités d’alimentation et d’exercice.

Quand utiliser Excel

En tant que tableur, Excel peut stocker de grandes quantités de données dans des feuilles de calcul contenant une ou plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, au lieu d’être un système de gestion de base de données tel qu’Access, Excel est optimisé pour l’analyse et le calcul de données. Vous pouvez utiliser ce programme flexible pour créer des modèles pour l’analyse des données, écrire des formules simples et complexes pour effectuer des calculs sur ces données, faire pivoter les données comme vous le souhaitez et présenter des données dans un large éventail de graphiques professionnels.

Utilisez Excel lorsque vous :

  • Vous avez besoin d’une vue plate ou non relationnelle de vos données au lieu d’une base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables et lorsque vos données sont principalement numériques.

  • Exécutez fréquemment des calculs et comparaisons statistiques sur vos données.

  • Vous voulez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher des données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.

  • Prévoyez de créer régulièrement des graphiques et souhaitez utiliser les nouveaux formats de graphique disponibles dans Excel.

  • Vous souhaitez mettre vos données en valeur à l’aide d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et de échelles de couleurs.

  • Vous voulez effectuer des opérations d’analyse de cas sophistiquées sur vos données, telles que des analyses statistiques, d’ingénierie et de régression.

  • Vous voulez suivre des éléments d’une liste simple, à des fins d’utilisation personnelle ou de collaboration limitée.

  • Comptabilité    Vous pouvez utiliser les puissantes fonctionnalités de calcul de Excel dans de nombreux états comptables et financiers, comme l’état des flux de trésorerie, l’état des résultats ou l’état des profits et pertes.

  • Budget    Que vos besoins soient personnels ou d’entreprise, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel, par exemple, un plan budgétaire marketing, un budget d’événement ou un budget retraite.

  • Facturation et ventes    Excel est également utile pour gérer les données de facturation et de ventes, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin , par exemple, des factures de vente, des bulletins d’emballage ou des bon de commande.

  • Rapports    Vous pouvez créer différents types de rapports dans Excel qui reflètent vos analyses de données ou synthétiser vos données, par exemple, des rapports qui mesurent les performances d’un projet, réaliser des prévisions, synthétiser des données ou présenter des variations de données.

  • Planification    Excel est un excellent outil pour créer des plans professionnels ou des planificateurs utiles : par exemple, un plan de classe hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’exercice, ou des planificateurs vous permettant de planifier des repas hebdomadaires, des soirées ou des vacances.

  • Suivi    Vous pouvez utiliser Excel pour assurer le suivi des données dans une feuille de temps ou une liste (par exemple, une feuille de temps pour le suivi du travail ou une liste d’inventaire qui suit les équipements).

  • Utilisation des calendriers    En raison de sa nature de type grille, Excel se prête bien à la création de tout type de calendrier (par exemple, un calendrier scolaire pour le suivi des activités de l’année scolaire, ou un calendrier d’exercices pour suivre les événements et jalons d’entreprise).

Pour consulter des Excel modèles dans l’une de ces catégories, voir Modèles d’Excel sur Microsoft Office Online.

Utilisation d’Access et Excel ensemble

Vous voudrez peut-être parfois tirer parti des avantages offerts par les deux programmes. Par exemple, vous avez créé dans Excel une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez calculer et analyser les données, mais la feuille de calcul est devenue trop grande et complexe et de nombreux autres utilisateurs doivent avoir accès aux données. À ce stade, vous souhaitez peut-être importer ou lier votre feuille de calcul dans Access et l’utiliser comme base de données au lieu de l’utiliser dans Excel. Ou peut-être avez-vous dans une base de données Access des données pour lesquelles vous souhaitez créer des rapports de tableaux croisés dynamiques Excel des graphiques d’Excel professionnels.

Quel que soit le programme que vous utilisez en premier, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme à l’autre, où vous pouvez continuer à travailler dessus. Avec ou sans connexion de données, vous pouvez importer des données dans Access à partir d’Excel (et inversement) en les copiant, en les important ou en les exportant.

Pour plus d’informations sur l’échange de données entre les deux programmes, voir Déplacer des Excel vers Access.

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