Remarque : Microsoft Access ne prend pas en charge l’importation de données Excel avec une étiquette de confidentialité appliquée. Pour contourner ce problème, vous pouvez supprimer l’étiquette avant d’importer l’étiquette, puis la réappliquer après l’importation. Pour plus d’informations, consultez Appliquer des étiquettes de confidentialité à vos fichiers et e-mail dans Office.

Cet article vous montre comment déplacer vos données de Excel vers Access et convertir vos données en tables relationnelles afin de pouvoir utiliser Microsoft Excel et Access ensemble. Pour résumer, Access est idéal pour capturer, stocker, interroger et partager des données, et Excel est préférable pour le calcul, l’analyse et la visualisation des données.

Deux articles, Using Access ou Excel to manage your data and Top 10 reasons to use Access with Excel,discuss which program is best suited for a particular task and how to use Excel and Access together to create a practical solution.

Lorsque vous déplacez des données d’Excel vers Access, le processus comprend trois étapes de base.

Trois étapes de base

Remarque : Pour plus d’informations sur la modélisation des données et les relations dans Access, consultez les principes de base de la conception de base de données.

Étape 1 : Importer des données de Excel vers Access

L’importation de données est une opération qui peut se passer beaucoup plus facilement si vous prenez un certain temps pour préparer et nettoyer vos données. L’importation de données revient à se déplacer vers une nouvelle maison. Si vous nettoyez et organisez vos possessions avant de vous déplacer, s’installer dans votre nouvelle maison est beaucoup plus facile.

Nettoyer vos données avant d’importer

Avant d’importer des données dans Access, dans Excel il est judicieux d’effectuer les opérations suivantes :

  • Convertissez des cellules qui contiennent des données non atomiques (autrement dit, plusieurs valeurs dans une cellule) en plusieurs colonnes. Par exemple, une cellule d’une colonne « Compétences » qui contient plusieurs valeurs de compétence, telles que « Programmation C# », « Programmation VBA » et « Conception web », doit être divisée pour séparer les colonnes qui contiennent chacune une seule valeur de compétence.

  • Utilisez la commande TRIM pour supprimer les espaces de début, de fin et de plusieurs espaces incorporés.

  • Supprimez les caractères non imprimables.

  • Recherchez et corrigez les erreurs d’orthographe et de ponctuation.

  • Supprimez les lignes en double ou les champs en double.

  • Assurez-vous que les colonnes de données ne contiennent pas de formats mixtes, en particulier des nombres mis en forme sous forme de texte ou de dates mises en forme sous forme de nombres.

Pour plus d’informations, consultez les rubriques d’aide Excel suivantes :

Remarque : Si vos besoins de nettoyage des données sont complexes ou si vous n’avez pas le temps ou les ressources nécessaires pour automatiser le processus vous-même, vous pouvez envisager d’utiliser un fournisseur tiers. Pour plus d’informations, recherchez « logiciel de nettoyage des données » ou « qualité des données » par votre moteur de recherche favori dans votre navigateur web.

Choisir le meilleur type de données lorsque vous importez

Pendant l’opération d’importation dans Access, vous souhaitez faire de bons choix afin de recevoir peu (le cas échéant) d’erreurs de conversion nécessitant une intervention manuelle. Le tableau suivant récapitule la façon dont les formats de nombre Excel et les types de données Access sont convertis lorsque vous importez des données de Excel vers Access, et fournit des conseils sur les meilleurs types de données à choisir dans l’Assistant Importation de feuille de calcul.

format de nombre Excel

Type de données Access

Commentaires

Bonne pratique

Texte

Texte, Mémo

Le type de données Texte d’accès stocke les données alphanumériques jusqu’à 255 caractères. Le type de données Mémo Access stocke les données alphanumériques jusqu’à 65 535 caractères.

Choisissez Mémo pour éviter de tronquer les données.

Nombre, Pourcentage, Fraction, Scientifique

Nombre

Access a un type de données Number qui varie en fonction d’une propriété Field Size (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Choisissez Double pour éviter les erreurs de conversion de données.

Date

Date

Access et Excel utilisent tous les deux le même numéro de date de série pour stocker les dates. Dans Access, la plage de dates est plus grande : de -657 434 (1er janvier 100 après J.-C.) à 2 958 465 (31 décembre 9999 après J.-C.).

Comme Access ne reconnaît pas le système de dates 1904 (utilisé dans Excel pour Macintosh), vous devez convertir les dates dans Excel ou Access pour éviter toute confusion.

Pour plus d’informations, consultez Modifier le système de dates, le format ou l’interprétation de l’année à deux chiffres et Importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Choisissez Date.

Heure

Temps

Access et Excel les deux valeurs de temps de stockage à l’aide du même type de données.

Choisissez Heure, qui est généralement la valeur par défaut.

Devise, Comptabilité

Devise

Dans Access, le type de données Currency stocke les données sous forme de nombres de 8 octets avec une précision à quatre décimales, et est utilisé pour stocker les données financières et empêcher l’arrondi des valeurs.

Choisissez Devise, qui est généralement la valeur par défaut.

Booléen

Oui/non

Access utilise -1 pour toutes les valeurs Oui et 0 pour toutes les valeurs Non, tandis que Excel utilise 1 pour toutes les valeurs TRUE et 0 pour toutes les valeurs FALSE.

Choisissez Oui/Non, qui convertit automatiquement les valeurs sous-jacentes.

Lien hypertexte

Lien hypertexte

Un lien hypertexte dans Excel et Access contient une URL ou une adresse web que vous pouvez cliquer et suivre.

Choisissez Lien hypertexte. Sinon, Access peut utiliser le type de données Text par défaut.

Une fois les données dans Access, vous pouvez supprimer les données Excel. N’oubliez pas de sauvegarder d’abord le classeur Excel d’origine avant de le supprimer.

Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’aide Access Importer ou créer un lien vers des données dans un classeur Excel.

Ajouter automatiquement des données facilement

Un problème courant Excel les utilisateurs est d’ajouter des données avec les mêmes colonnes dans une grande feuille de calcul. Par exemple, vous disposez peut-être d’une solution de suivi des ressources qui a démarré dans Excel mais qui est maintenant devenue plus grande pour inclure des fichiers provenant de nombreux groupes de travail et services. Ces données peuvent se trouver dans différentes feuilles de calcul et classeurs, ou dans des fichiers texte qui sont des flux de données d’autres systèmes. Il n’existe aucune commande d’interface utilisateur ou un moyen simple d’ajouter des données similaires dans Excel.

La meilleure solution consiste à utiliser Access, où vous pouvez facilement importer et ajouter des données dans une table à l’aide de l’Assistant Importation d’une feuille de calcul. En outre, vous pouvez ajouter un grand nombre de données dans une seule table. Vous pouvez enregistrer les opérations d’importation, les ajouter en tant que tâches microsoft Outlook planifiées et même utiliser des macros pour automatiser le processus.

Étape 2 : Normaliser les données à l’aide de l’Assistant Analyseur de table

À première vue, l’exécution pas à pas du processus de normalisation de vos données peut sembler une tâche ardue. Heureusement, la normalisation des tables dans Access est un processus beaucoup plus facile grâce à l’Assistant Analyseur de table.

Assistant Analyseur de table

1. Faites glisser les colonnes sélectionnées vers une nouvelle table et créez automatiquement des relations

2. Utiliser des commandes de bouton pour renommer une table, ajouter une clé primaire, faire d’une colonne existante une clé primaire et annuler la dernière action

Vous pouvez utiliser cet Assistant pour effectuer les opérations suivantes :

  • Convertissez une table en un ensemble de tables plus petites et créez automatiquement une relation de clé primaire et étrangère entre les tables.

  • Ajoutez une clé primaire à un champ existant qui contient des valeurs uniques ou créez un champ d’ID qui utilise le type de données Numéroauto.

  • Créez automatiquement des relations pour appliquer l’intégrité référentielle avec des mises à jour en cascade. Les suppressions en cascade ne sont pas automatiquement ajoutées pour empêcher la suppression accidentelle des données, mais vous pouvez facilement ajouter des suppressions en cascade ultérieurement.

  • Recherchez de nouvelles tables des données redondantes ou dupliquées (par exemple, le même client avec deux numéros de téléphone différents) et mettez-la à jour comme vous le souhaitez.

  • Sauvegardez la table d’origine et renommez-la en ajoutant « _OLD » à son nom. Ensuite, vous créez une requête qui reconstruit la table d’origine, avec le nom de la table d’origine, afin que tous les formulaires ou rapports existants basés sur la table d’origine fonctionnent avec la nouvelle structure de table.

Pour plus d’informations, consultez Normaliser vos données à l’aide de l’analyseur de table.

Étape 3 : Connecter pour accéder aux données à partir de Excel

Une fois que les données ont été normalisées dans Access et qu’une requête ou une table a été créée pour reconstruire les données d’origine, il s’agit simplement de se connecter aux données Access à partir de Excel. Vos données sont maintenant dans Access en tant que source de données externe et peuvent donc être connectées au classeur via une connexion de données, qui est un conteneur d’informations utilisé pour localiser, ouvrir une session et accéder à la source de données externe. Les informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, tel qu’un fichier de connexion de données (ODC) Office (extension de nom de fichier .odc) ou un fichier de nom de source de données (extension .dsn). Après vous être connecté à des données externes, vous pouvez également actualiser automatiquement (ou mettre à jour) votre classeur Excel à partir d’Access chaque fois que les données sont mises à jour dans Access.

Pour plus d’informations, consultez Importer des données à partir de sources de données externes (Power Query).

Obtenir vos données dans Access

Cette section vous guide tout au long des phases suivantes de normalisation de vos données : rupture de valeurs dans les colonnes Salesperson et Address dans leurs parties les plus atomiques, séparation des sujets connexes dans leurs propres tables, copie et collage de ces tables de Excel dans Access, création de relations clés entre les tables Access nouvellement créées et création et exécution d’une requête simple dans Access pour retourner des informations.

Exemples de données sous forme non normalisée

La feuille de calcul suivante contient des valeurs non atomiques dans la colonne Salesperson et la colonne Adresse. Les deux colonnes doivent être divisées en deux colonnes distinctes ou plus. Cette feuille de calcul contient également des informations sur les vendeurs, les produits, les clients et les commandes. Ces informations doivent également être fractionnées davantage, par objet, en tables distinctes.

Vendeur

Réf commande

Date de commande

Réf produit

Qté

Prix

Nom du client

Adresse

Téléphone

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

9,75 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

16,75 $

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 $

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

4,50 $

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

9,75 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

16,75 $

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

7,25 $

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

16,75 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informations dans ses plus petites parties : données atomiques

En utilisant les données de cet exemple, vous pouvez utiliser la commande Texte à colonne dans Excel pour séparer les parties « atomiques » d’une cellule (comme l’adresse postale, la ville, l’état et le code postal) en colonnes discrètes.

Le tableau suivant montre les nouvelles colonnes de la même feuille de calcul une fois qu’elles ont été fractionnées pour rendre toutes les valeurs atomiques. Notez que les informations de la colonne Salesperson ont été fractionnées en colonnes Nom et Prénom et que les informations de la colonne Adresse ont été fractionnées en colonnes Street Address, City, State et ZIP Code. Ces données sont dans la « première forme normale ».

Nom

Prénom

 

Rue

Ville

État

Code postal

Li

Yale

2302, avenue Harvard

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Strasbourg

WA

98234

Hance

Jim

2302, avenue Harvard

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Analyse des données en sujets organisés dans Excel

Les plusieurs tables d’exemples de données qui suivent affichent les mêmes informations de la feuille de calcul Excel une fois qu’elle a été divisée en tables pour les vendeurs, les produits, les clients et les commandes. La conception de table n’est pas finale, mais elle est sur la bonne voie.

La table Salespersons contient uniquement des informations sur le personnel des ventes. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (ID SalesPerson). La valeur d’ID SalesPerson sera utilisée dans la table Commandes pour connecter les commandes aux commerciaux.

Vendeurs

ID de vendeur

Nom

Prénom

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

La table Produits contient uniquement des informations sur les produits. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (ID de produit). La valeur d’ID de produit sera utilisée pour connecter les informations du produit à la table Détails de la commande.

Produits

Réf produit

Prix

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

La table Clients contient uniquement des informations sur les clients. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (ID client). La valeur de l’ID client sera utilisée pour connecter les informations client à la table Commandes.

Clients

Réf consommateur

Nom

Rue

Ville

État

Code postal

Téléphone

1001

Contoso, Ltd.

2302, avenue Harvard

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Strasbourg

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007, rue Cornell

Redmond

WA

98199

425-555-0201

La table Commandes contient des informations sur les commandes, les vendeurs, les clients et les produits. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (ID de commande). Certaines des informations de cette table doivent être fractionnées en une table supplémentaire qui contient les détails de la commande afin que la table Commandes ne contienne que quatre colonnes : l’ID de commande unique, la date de commande, l’ID du vendeur et l’ID client. Le tableau présenté ici n’a pas encore été divisé en table Détails de la commande.

Commandes

Réf commande

Date de commande

SalesPerson ID

Réf consommateur

Réf produit

Qté

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Les détails de la commande, tels que l’ID de produit et la quantité, sont déplacés hors de la table Commandes et stockés dans une table nommée Détails de la commande. Gardez à l’esprit qu’il y a 9 commandes, il est donc logique qu’il y ait 9 enregistrements dans ce tableau. Notez que la table Orders a un ID unique (ID de commande), qui sera référencé à partir de la table Détails de la commande.

La conception finale de la table Orders doit se présenter comme suit :

Commandes

Réf commande

Date de commande

SalesPerson ID

Réf consommateur

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

La table Détails de l’ordre ne contient aucune colonne qui nécessite des valeurs uniques (c’est-à-dire qu’il n’y a pas de clé primaire). Il est donc possible que toutes ou toutes les colonnes contiennent des données « redondantes ». Toutefois, aucun des deux enregistrements de cette table ne doit être complètement identique (cette règle s’applique à n’importe quelle table d’une base de données). Dans ce tableau, il doit y avoir 17 enregistrements, chacun correspondant à un produit dans un ordre individuel. Par exemple, dans l’ordre 2349, trois produits C-789 constituent l’une des deux parties de la commande entière.

La table Détails de la commande doit donc se présenter comme suit :

Détails de la commande

Réf commande

Réf produit

Qté

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copie et collage de données de Excel dans Access

Maintenant que les informations sur les commerciaux, les clients, les produits, les commandes et les détails des commandes ont été réparties en différents sujets dans Excel, vous pouvez copier ces données directement dans Access, où elles deviendront des tables.

Création de relations entre les tables Access et exécution d’une requête

Une fois que vous avez déplacé vos données vers Access, vous pouvez créer des relations entre les tables, puis créer des requêtes pour retourner des informations sur différents sujets. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui retourne l’ID de commande et les noms des commerciaux pour les commandes entrées entre le 05/03/09 et le 3/08/09.

En outre, vous pouvez créer des formulaires et des rapports pour faciliter l’entrée de données et l’analyse des ventes.

Vous avez besoin d’une aide supplémentaire ?

Vous pouvez toujours consulter un expert de la communauté technique Excel ou obtenir une assistance dans la communauté Answers.

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