Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres

Le publipostage vous permet de créer un lot de lettres personnalisées où chaque lettre est identique au niveau de la mise en page, de la mise en forme, du texte et des graphiques, à l'exception des parties personnalisées telles que la formule de politesse.

Préparer votre lettre

  1. Allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.

    Menu Démarrer du publipostage avec Lettres sélectionnée

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion.

Configurer votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations que Word utilise pour personnaliser votre lettre. Consultez les sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Si vous devez trier ou filtrer votre liste de diffusion, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

Ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

Ajoutez du contenu à votre lettre qui est différent pour chaque personne qui la reçoit.

  1. Accédez à Publipostage > Bloc d’adresse.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

  2. Choisissez un format pour le nom du destinataire dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d'adresse.

    Options du bloc d’adresse

    Pour plus d’informations, consultez Insérer un bloc d'adresse.

  3. Sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez Formule d’appel.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

  5. Sélectionnez le format à utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une formule d'appel.

    Pour plus d’informations, consultez Insérer une formule d’appel.

  6. Sélectionnez OK pour insérer le champ de la ligne d'salutation.

  7. Accédez à Fichier > Enregistrer.

Pour insérer d'autres informations personnalisées à partir de votre liste de diffusion, voir Ajouter des champs de fusion et publipostage un par un.

Afficher un aperçu des lettres et les imprimer

  1. Allez dans Publipostage >Aperçu des résultats pour afficher un aperçu de vos lettres.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, le groupe Aperçu des résultats.

  2. Sélectionnez Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage faire défiler votre jeu de données pour vous assurer que les noms et les adresses vous semblent exacts.

  3. Sélectionnez Aperçu des résultats de nouveau passer des résultats fusionnés aux champs de fusion dans votre lettre

  4. Sélectionnez Terminer & fusionner >documents.

    Sélectionnez Modifier des documents individuels,Imprimer des documentsou Envoyer des messages électroniques.

    Dans le cadre d’un publipostage Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, sélectionnez Terminer & fusionner, puis sélectionnez une option.

Enregistrer votre lettre personnalisée

Accédez à Fichier > Enregistrer. Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure.

Pour réutiliser votre document de publipostage, ouvrez le document de publipostage. Sélectionnez OuiWord vous invite à conserver la connexion.

Préparer le document principal

  1. Allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.

    lettres types

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion.

Configurer votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations que Word utilise pour personnaliser votre lettre. Consultez les sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Si vous devez trier ou filtrer votre liste de diffusion, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

Ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

Ajoutez un nom, une adresse et d'autres champs dans votre base de données par le biais de champs de fusion.

  1. Dans Publipostage, > Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ à ajouter.

    Dans l’onglet Publipostage, la fonction Insérer un champ de fusion est mise en évidence

    Continuez d’ajouter des champs jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les informations souhaitées sur votre lettre.

  2. Cliquez sur OK.

Afficher un aperçu des lettres et les imprimer

  1. Allez dans Publipostage >Aperçu des résultats pour afficher un aperçu de votre lettre. Utilisez les flèches gauche et droite pour parcourir chaque enregistrement.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Aperçu des résultats est mise en évidence

  2. Pour apporter des modifications supplémentaires, sélectionnez Aperçu des résultats à nouveau pour revenir à l'affichage champs.

  3. Lorsque l'apparence des lettres vous semble avoir été choisie, sélectionnez Publipostage >Terminer & fusionner > documents.

    Dans l’onglet Publipostage, les options Terminer & fusionner et Imprimer les documents sont mises en évidence

    Dans Publipostage, > terminer & fusionner > documents individuels pour consulter et mettre à jour chaque lettre individuellement avant l'impression.

  4. Sélectionnez Fichier > Imprimer pour imprimer les lettres.

Enregistrer votre lettre personnalisée

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure.

Pour réutiliser votre document de publipostage, ouvrez le document de publipostage. Sélectionnez OuiWord vous invite à conserver la connexion.

Vous pouvez en apprendre davantage sur le fonctionnement d’un publipostage avec des lettres dans la vidéo suivante qui fait partie d’un cours de formation.

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