Lorsque vous configurez SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365, vous avez probablement des documents et des fichiers à ajouter à votre site d’équipe. Voici quelques façons d’ajouter différents types de contenu à votre site.
Remarque
Pour consulter un article sur la configuration de OneDrive professionnel ou scolaire et les sites d’équipe de façon à les utiliser ensemble, voir Configurer le stockage et le partage de fichiers dans Office 365.
Contenu de cet article
- Avant de commencer
- Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites
- Charger des documents, des images et des fichiers
- Envisagez de créer des listes SharePoint pour les contacts, les calendriers et les feuilles de calcul
- Envisagez des solutions SharePoint pour les besoins ordinaires des entreprises
- Aider les utilisateurs du site à trouver votre contenu
Avant de commencer
Avant de commencer à déplacer des fichiers, case activée la quantité de stockage dont vous disposez pour SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365. Pour plus d’informations sur les limites de stockage de SharePoint dans Microsoft 365, voir Limites de SharePoint.
Conseil
N’oubliez pas que dans Microsoft 365, les limites de stockage pour SharePoint dans Microsoft 365 (votre site d’équipe) diffèrent de celles d’Exchange Online (pour les comptes de messagerie). Pour plus d’informations sur les limites de stockage de boîtes aux lettres, consultez la section Destinataires dans les descriptions des services Microsoft 365 pour Exchange Online.
L’étape suivante consiste à analyser le contenu que vous avez actuellement. Cela inclut les documents, les images, les formulaires, etc.
Conseil
Dans l’Explorateur de fichiers, recherchez vos fichiers existants par taille et par date. Cela peut vous aider à identifier rapidement les fichiers qui ont été utilisés récemment ou qui sont très volumineux.
Pensez à la quantité de contenu utilisée régulièrement et si vous souhaitez tout stocker dans Microsoft 365. Tout comme vous le feriez lorsque vous déménagez dans une maison plus petite, l’objectif est de décider ce qui conviendra au nouveau site. Par exemple, si votre organisation utilise désormais plus de stockage que la limite Microsoft 365 pour SharePoint dans Microsoft 365, vous devez prendre des décisions comme celles-ci :
- Quels fichiers voulez-vous déplacer ?
- Voulez-vous acheter plus d’espace de stockage ?
- Devriez-vous prévoir d’avoir de la place pour que votre site se développe ? (Ce sera certainement le cas)
Si votre organisation est grande ou complexe, envisagez de faire appel à un expert pour vous aider. Vous trouverez une assistance fiable auprès de Microsoft Pinpoint. Pinpoint est un moyen rapide et facile pour les entreprises du monde entier de trouver des experts Microsoft certifiés et des services professionnels
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Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites
Après avoir identifié le contenu à déplacer, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez l’organiser. Vous pouvez commencer par charger des fichiers dans la bibliothèque Documents de votre site d’équipe. Il est conseillé d’organiser le contenu, en particulier si vous prévoyez d’avoir un grand nombre de fichiers au final. À mesure que le volume de contenu augmente, vous pouvez créer des bibliothèques de documents, des bibliothèques de formulaires et des bibliothèques d’images supplémentaires pour stocker ce contenu. Vous pouvez également créer des sous-sites pour différents types de documents ou de projets.
Pour plus d’informations sur la planification d’une structure pour organiser le contenu de votre site, voir Planifier le contenu de votre site d’équipe.
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Charger des documents, des images et des fichiers
Pour télécharger des fichiers, tels que des documents Word, des fichiers PDF ou des photos JPG, chargez-les dans une bibliothèque ou un dossier dans une bibliothèque.
Remarque
La taille maximale d’un fichier unique pouvant être téléchargé dans une bibliothèque SharePoint dans Microsoft 365 est actuellement de 2 Go. En outre, vous ne pouvez télécharger que 100 fichiers ou moins à la fois.
La meilleure façon de procéder dépend du nombre de fichiers. Accédez d’abord à la bibliothèque de destination, puis utilisez ce tableau pour choisir une méthode :
| Nombre de fichiers | Méthode de chargement |
|---|---|
| Document unique | Sélectionnez Nouveau document>CHARGER UN FICHIER EXISTANT, puis recherchez le fichier sur votre ordinateur. |
| Nombreux documents et dossiers | Sous l’onglet Bibliothèque du ruban, sélectionnez le bouton Ouvrir avec l’Explorer. Ensuite, glissez-déplacez les fichiers à l’aide de l’Explorateur de fichiers. |
Pour plus d’informations, voir Charger, créer ou supprimer des fichiers dans une bibliothèque.
Remarque
Certains types de fichiers ne peuvent pas être téléchargés dans une bibliothèque. Pour obtenir la liste des fichiers, voir l’article Types de fichiers qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque.
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Envisagez de créer des listes SharePoint pour les contacts, les calendriers et les feuilles de calcul
Chaque entreprise dispose de données sous de nombreuses formes, telles que des calendriers, des tâches et des feuilles de calcul. Pour ce type de données, vous pouvez déplacer ou convertir ce contenu en liste sur votre site. Par exemple, vous pouvez convertir votre liste de contacts professionnels en liste de contacts. En outre, il est souvent possible de convertir des calendriers en un Calendrier SharePoint, qui est un type spécial de liste.
- Pour découvrir comment créer un calendrier de groupe dans SharePoint dans Microsoft 365, regardez cette vidéo : Vidéo : Créer votre propre calendrier.
Si vous utilisez maintenant des feuilles de calcul Microsoft Excel pour effectuer le suivi des informations, vous pouvez charger ces feuilles de calcul directement dans une bibliothèque de documents dans SharePoint dans Microsoft 365. Vous pouvez également importer une feuille de calcul sous forme de listes SharePoint. Étant donné que de nombreuses personnes peuvent mettre à jour une liste en même temps, les listes SharePoint permettent d’encourager la collaboration. Vous pouvez créer différents affichages de listes pour exposer exactement les informations souhaitées.
- Pour en savoir plus sur l’utilisation des listes, voir Formation : Créer et configurer une liste.
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Envisagez des solutions SharePoint pour les besoins ordinaires des entreprises
Une autre façon de déplacer du contenu consiste à utiliser une solution SharePoint pour mieux gérer une tâche existante. Par exemple, la plupart des organisations souhaitent capturer et partager les connaissances quotidiennes des personnes qui y travaillent. Un wiki sur votre site peut être idéal pour ce type de partage.
Ce tableau décrit les fonctionnalités SharePoint qui peuvent vous aider à gérer les processus d’entreprise.
| Processus de l’entreprise | Description |
|---|---|
| Utiliser un wiki pour partager des connaissances d’équipe et collaborer | Les wikis sont des sites spéciaux où une communauté d’utilisateurs crée et gère des informations. Les wikis peuvent être un excellent outil pour capturer et partager des informations de processus ou des informations de référence générales qui sont importantes pour votre travail.
|
| Déplacer la planification des ressources dans les calendriers de groupe SharePoint | Un calendrier de groupe peut être un bon moyen de planifier des ressources communes, telles que des salles de conférence, du matériel audiovisuel, etc. Étant donné qu’un calendrier de groupe se trouve sur un site SharePoint dans Microsoft 365, tous les membres de votre équipe peuvent l’afficher facilement sur SharePoint ou dans Outlook.
|
| Convertir des programmes de base de données en application Access | Vous pouvez utiliser Microsoft Access 2013 pour concevoir et publier une base de données, puis créer une application Access pour utiliser la base de données sur votre site d’équipe. |
| Automatiser les processus métier avec un flux de travail | Les workflows automatisent et suivent les tâches clés d’un processus métier. Elles sont idéales pour des tâches telles que les processus d’approbation ou la collecte de commentaires. |
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Aider les utilisateurs du site à trouver votre contenu
Après avoir déplacé vos documents et fichiers vers votre site d’équipe, informez-en les autres utilisateurs. Vous pouvez leur proposer plusieurs moyens différents de rechercher du contenu sur le site.
Ce tableau décrit différentes méthodes que vous pouvez utiliser.
| Méthodes | Description |
|---|---|
| Utiliser la recherche pour localiser du contenu | Le moyen le plus simple de localiser du contenu sur un site SharePoint dans Microsoft 365 consiste à utiliser la fonctionnalité de recherche.
|
| Configurer les affichages des listes et des bibliothèques pour rendre le contenu détectable | Vous pouvez sélectionner les éléments qui apparaissent dans une vue. Par exemple, dans un affichage, vous pouvez afficher le titre et l’auteur. Dans un autre affichage, vous souhaiterez peut-être afficher uniquement les éléments ajoutés après une certaine date. |
| Personnaliser la navigation dans un site | Vous pouvez personnaliser la navigation de votre site d’équipe pour faciliter la recherche du contenu par les utilisateurs du site. |
| Rechercher du contenu en ligne lorsque vous êtes en mode hors connexion | Vous pouvez utiliser OneDrive professionnel ou scolaire, ou Outlook pour rechercher du contenu qui se trouve sur le site SharePoint dans Microsoft 365 lorsque vous êtes en mode hors connexion |
| Suivre les mises à jour de contenu |
Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez aider les utilisateurs d’un site à trouver facilement du contenu, voir l’article Guide de planification Planifier le contenu de vos sites d’équipe .
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