Créer et configurer un type de contenu Document Set dans SharePoint 2010

S’applique à
SharePoint Server 2010

Cette rubrique explique comment activer la fonctionnalité Ensembles de documents pour une collection de sites et comment configurer le type de contenu Ensemble de documents.

Contenu de cet article

Activer les ensembles de documents pour une collection de sites

Si la fonctionnalité Ensembles de documents n’a pas été activée pour votre collection de sites, vous devez l’activer avant de pouvoir créer ou configurer de nouveaux types de contenu d’ensemble de documents. Vous devez être Administrateur de collections de sites pour activer la fonctionnalité Ensembles de documents.

  1. Dans la collection de sites, accédez au site de niveau supérieur pour lequel vous souhaitez activer les ensembles de documents.
  2. Dans le menu Actions du site , cliquez sur Paramètres du site.
  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.
  4. Recherchez Ensembles de documents dans la liste, puis cliquez sur Activer.

Créer un type de contenu d’ensemble de documents

Pour permettre aux utilisateurs du site d’utiliser des ensembles de documents pour créer de nouvelles instances de produits de travail multi-documents, vous devez d’abord créer et configurer un type de contenu d’ensemble de documents pour chaque produit de travail que vous souhaitez gérer, puis l’ajouter à la bibliothèque de documents où il sera utilisé. Après avoir créé et configuré un type de contenu Ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.

Vous devez être Administrateur de collections de sites ou Propriétaire de site pour créer ou configurer des types de contenu Ensemble de documents.

  1. Dans le menu Actions du site , cliquez sur Paramètres du site.
  2. Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu du site.
  3. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur Créer.
  4. Dans la section Nom et description , dans la zone Nom , tapez le nom que vous souhaitez donner à votre nouvel ensemble de documents. Il s’agit du nom que les utilisateurs verront lorsqu’ils créent une nouvelle instance d’un ensemble de documents.
  5. Dans la zone Description, tapez une description de l’ensemble de documents.
  6. Sous Sélectionner un type de contenu parent dans, cliquez sur Types de contenu de l’ensemble de documents. (Si Types de contenu d’ensembles de documents n’est pas une option, il se peut que la fonctionnalité Ensembles de documents ne soit pas activée pour cette collection de sites.)
  7. Dans la section groupe , indiquez si vous souhaitez classer votre nouveau type de contenu d’ensemble de documents dans un groupe nouveau ou existant.
  8. Cliquez sur OK.

Lorsque votre nouveau type de contenu d’ensemble de documents est créé, vous verrez la page d’informations sur le type de contenu du site pour le type de contenu, où vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour celui-ci.

Configurer ou personnaliser un type de contenu Ensemble de documents

  1. Dans le menu Actions du site , cliquez sur Paramètres du site.

  2. Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu du site.

  3. Dans la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu de l’ensemble de documents que vous souhaitez configurer.

  4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres de l’ensemble de documents.

  5. Dans la section Types de contenu autorisés , sous Types de contenu de site disponibles, sélectionnez le type de contenu que vous souhaitez autoriser dans cet ensemble de documents, puis cliquez sur le bouton Ajouter pour le déplacer vers les types de contenu autorisés dans la zone Ensemble de documents . Répétez cette étape pour chaque type de contenu que vous souhaitez inclure dans l’ensemble de documents.

    Remarque

    Le paramètre Types de contenu autorisés s’applique uniquement aux documents ajoutés via le menu « Nouveau » dans l’ensemble de documents.

  6. Dans la section Contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu pour lequel vous souhaitez télécharger le contenu par défaut, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à télécharger. Le contenu par défaut est créé automatiquement pour les auteurs lorsqu’ils créent de nouvelles instances d’un ensemble de documents.

    Imaginons, par exemple, que vous créez un ensemble de documents pour gérer le processus de conception d’un produit. Cet ensemble de documents peut inclure un Document de conception de produit (un document Microsoft Word), un Dessin de conception (un dessin Microsoft Visio) et des Caractéristiques de performances (une feuille de calcul Microsoft Excel). Votre organisation peut disposer d’un modèle de document Microsoft Word standard pour le document de conception de produit qui est prérempli avec certaines des informations standard que les auteurs doivent compléter. Vous pouvez télécharger ce modèle comme contenu par défaut. Lorsque les auteurs créent une nouvelle instance de l’ensemble de documents de conception de produit, une copie du document de conception de produit est créée pour eux et ils peuvent le modifier pour ajouter des informations supplémentaires.

    Si vous choisissez de ne pas inclure le contenu par défaut pour les types de contenu dans l’ensemble de documents, aucun fichier n’est automatiquement créé pour les auteurs lorsqu’ils créent une nouvelle instance d’un ensemble de documents, et les auteurs peuvent les créer à partir de zéro dans l’ensemble de documents, ou charger des documents dans l’ensemble de documents.

  7. S’il existe plusieurs types de contenu dans cet ensemble de documents et que vous souhaitez télécharger le contenu par défaut pour chacun d’eux, cliquez sur Ajouter un nouveau contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu suivant pour lequel vous souhaitez spécifier un contenu par défaut, puis cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier que vous souhaitez charger. Répétez cette étape jusqu’à ce que vous ayez spécifié tout le contenu par défaut souhaité pour les différents types de contenu dans cet ensemble de documents.

  8. Si vous souhaitez ajouter le nom de l’ensemble de documents aux noms de fichiers individuels dans une instance d’un ensemble de documents, activez la case activée en regard de l’option Ajouter le nom de l’ensemble de documents à chaque nom de fichier. Ces informations peuvent aider les utilisateurs à identifier les fichiers dans certains affichages de la bibliothèque, en particulier si une bibliothèque contient plusieurs copies d’un ensemble de documents.

  9. Dans la section Colonnes partagées , sélectionnez les colonnes que vous souhaitez partager avec chacun des types de contenu de l’ensemble de documents.

    Les colonnes partagées sont des colonnes en lecture seule pour les documents dans l’ensemble de documents ; elles peuvent être modifiées uniquement pour l’ensemble de documents proprement dit. Lorsque des modifications sont apportées aux valeurs des colonnes partagées pour l’ensemble de documents, ces mises à jour sont synchronisées avec les valeurs des colonnes partagées pour les documents au sein de l’ensemble.

  10. Dans la section Colonnes de la page d’accueil , indiquez les colonnes que vous voulez afficher sur la page d’accueil de l’ensemble de documents.

  11. Dans la section Page d’accueil, cliquez sur Personnaliser la page d’accueil pour personnaliser l’apparence de la page d’accueil présentée aux utilisateurs pour chaque instance de l’ensemble de documents.

  12. Si vous souhaitez appliquer ces modifications de page d’accueil à un ensemble de documents qui hérite de cet ensemble de documents, activez la case à cocher en regard de Mettre à jour la page d’accueil des ensembles de documents héritant de ce type de contenu..

  13. Dans la section Mettre à jour la liste et les types de contenu du site , indiquez si vous souhaitez mettre à jour les types de contenu hérités de cet ensemble de documents avec les modifications que vous avez apportées.

  14. Cliquez sur OK.

Après avoir créé et configuré un type de contenu Ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.

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