Un ensemble de documents est un groupe de documents connexes que vous pouvez gérer comme une seule entité. Vous pouvez créer un ensemble de documents en une seule étape, puis définir ses caractéristiques et ses métadonnées.
Qu’est-ce qu’un ensemble de documents ?
Pour de nombreux types de projets, les gens produisent souvent tout un ensemble de documents connexes. Dans certains cas, cet ensemble de documents peut être le résultat d’un projet ou le « livrable ». Par exemple, une entreprise de services professionnels peut produire un « pitch book » standard lorsqu’elle répond à une demande de proposition d’un client potentiel. Le pitch book peut toujours contenir ces pièces, chaque pièce étant personnalisée en fonction des exigences spécifiques d’un projet particulier :
- Présentation de l’entreprise de services
- Analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (SWOT)
- Un plan d’affaires
- Analyse d’une entreprise comparable
Dans d’autres cas, cet ensemble de documents peut représenter uniquement différents types d’informations qui prennent en charge un projet plus important et aboutissent à la création ou à la livraison d’un autre élément. Par exemple, une entreprise de fabrication peut produire un ensemble standard de documents liés à la conception, aux tests et à la fabrication pour chaque produit qu’elle fabrique.
Ces documents peuvent être créés en même temps ou par phases. Les documents peuvent être produits ou examinés par une ou plusieurs personnes. Tous les documents peuvent être au même format (par exemple, les documents Word). Elles peuvent également impliquer différents formats de fichier (par exemple, documents Word, blocs-notes OneNote, présentations PowerPoint, diagrammes Visio, classeurs Excel, etc.).
Les ensembles de documents peuvent aider les organisations à gérer ces situations plus facilement. L’ensemble de documents organise plusieurs documents connexes en une seule vue où ils peuvent être travaillés et gérés comme une seule entité. Lorsque vous créez un ensemble de documents, vous créez en fait un type de contenu. Le type de contenu devient disponible dans toute la collection de sites et vous pouvez configurer un nouveau type de contenu d’ensemble de documents pour chaque produit de travail multi-documents différent.
Lorsqu’un type de contenu d’ensemble de documents est ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent créer de nouvelles instances de l’ensemble de documents de la même façon qu’ils créent un document unique.
Que pouvez-vous faire avec un ensemble de documents ?
Le type de contenu Document Set présente plusieurs fonctionnalités spécifiques qui facilitent la création et la gestion de produits de travail multi-documents. Lorsque vous configurez un type de contenu d’ensemble de documents, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
- Personnalisez une page d’accueil pour l’ensemble de documents qui contient toutes les informations dont un utilisateur a besoin sur l’ensemble. La page d’accueil est une page de composants WebPart qui peut être configurée pour afficher des informations de projet ou des ressources pour aider les membres de l’équipe qui travaillent sur un ensemble de documents (par exemple, la chronologie du projet, les liens vers les ressources, etc.). Il affiche également une liste des documents qui ont été ajoutés à l’ensemble.
- Spécifiez le contenu par défaut que vous voulez créer et inclure automatiquement dans chaque nouvelle instance de l’ensemble de documents. Vous pouvez inclure automatiquement certains documents et contrôler les modèles utilisés par les utilisateurs. Vous pouvez être certain que les documents par défaut sont des types de contenu appropriés. Par exemple, si votre organisation dispose de modèles personnalisés que vous utilisez pour des types de communication spécifiques, vous pouvez les télécharger lorsque vous configurez un type de contenu d’ensemble de documents.
- Spécifiez les types de contenu autorisés qui peuvent être utilisés dans l’ensemble de documents (par exemple, fichiers de document, images, audio ou vidéo).
- Spécifiez les métadonnées partagées et les colonnes de métadonnées souhaitées pour tous les documents d’un ensemble. Les documents par défaut sont automatiquement configurés avec les métadonnées lors de la création de l’ensemble de documents, et vous pouvez afficher les métadonnées partagées sur la page d’accueil.
- Attribuez les flux de travail que vous souhaitez utiliser pour l’ensemble de documents. Vous pouvez utiliser les flux de travail de révision ou d’approbation standard avec des ensembles de documents, et l’ensemble du jeu de documents suit les étapes du flux de travail comme s’il s’agissait d’un seul fichier. En outre, votre organisation peut développer des flux de travail personnalisés pour les ensembles de documents.
- Envoyez des ensembles de documents à l’organisateur de contenu pour les acheminer vers un dossier, un site ou une bibliothèque ciblés.
Après avoir ajouté un type de contenu Document Set à une bibliothèque, les utilisateurs du site peuvent utiliser les fonctionnalités de gestion de documents familières et les fonctionnalités spéciales Document Set.
Les auteurs d’ensembles de documents peuvent effectuer l’une des tâches suivantes :
- Créez rapidement et facilement de nouveaux produits de travail multi-documents à l’aide de la commande Nouveau document dans une bibliothèque de documents.
- Capturez un instantané de l’historique des versions des propriétés et documents actuels dans le jeu de documents.
- Démarrez des flux de travail sur l’ensemble du jeu de documents ou sur des éléments individuels de l’ensemble de documents pour gérer les tâches courantes telles que la révision et l’approbation.
- Envoyez par courrier électronique un lien vers l’ensemble de documents.
- Utilisez la commande Envoyer à pour déplacer ou copier le jeu de documents vers un autre emplacement (la destination doit être configurée dans l’Administration centrale).
- Gérer les autorisations pour l’ensemble de documents.
Voir aussi
Créer et configurer un nouveau type de contenu d’ensemble de documents