Commencez par planifier votre site de communication SharePoint. Au cours de la phase de planification, vous allez apprendre à penser à la navigation, aux autorisations et aux personnalisations du site pour vous préparer à créer un site de communication SharePoint. Utilisez cet article pour découvrir comment créer un site de communication SharePoint.
Vous avez besoin de créer un site d’équipe ? Vous pouvez toujours suivre les instructions de cet article, mais comprenez qu’un site d’équipe a généralement un public beaucoup plus restreint avec des objectifs et des tâches très spécifiques qui doivent être accomplis. Les sites de communication sont conçus pour une communication à grande échelle.
Créer votre site
Vous pouvez créer votre site de communication à l’aide de l’une des conceptions standard (Rubrique, Démonstration, vide) ou d’une conception de site personnalisée créée pour votre organization. Si vous disposez d’autorisations Administration, vous pouvez également configurer l’une des conceptions de site dans le lookbook comme point de départ pour votre site.
Passez en revue cette procédure pas à pas guidée pour la création d’un site de communication.
Vous pouvez également passer à la création d’un site de communication.
Personnaliser l’apparence
Vous pouvez personnaliser le thème, l’en-tête et le logo du site pour l’aligner sur votre organization ou votre marque de site. Découvrez comment personnaliser l’apparence de votre site SharePoint. Si votre site fait partie d’un hub, vous ne pourrez pas modifier le thème du site. Si vous ne voyez pas d’options permettant de modifier l’apparence de votre site, votre administrateur a peut-être désactivé la possibilité de le faire.
Accéder à ces modifications dans les paramètres > Modifier l’apparence
Spécifications pour les logos :
- Le logo de votre site peut être jpg, GIF ou PNG. L’utilisation d’un fichier PNG permet d’obtenir un arrière-plan transparent
- Si vous souhaitez un logo carré pour votre site, les dimensions minimales sont de 64 x 64 pixels
- Pour un logo rectangulaire, les dimensions sont de 192 x 64
- Doublez ces dimensions pour obtenir le meilleur affichage en haute résolution
- Pour réduire l’impact sur les performances de votre site, n’utilisez pas d’image supérieure à 300 Mo pour le logo de votre site
Configurer la bibliothèque de pages de site
La bibliothèque Pages de site est un type spécial de bibliothèque de documents utilisée pour héberger toutes les pages de votre site. Vous ne pouvez avoir qu’une seule bibliothèque pages de site dans votre site. Les billets d’actualités sont stockés dans la bibliothèque Pages de site de votre site, car ils ne sont qu’un type spécial de page de site.
Pointe: Pour faciliter l’affichage des pages Actualités et des pages de site « normales », ajoutez la colonne État promu aux affichages de votre bibliothèque Pages de site. Les billets d’actualités sont État promu = 2. Les pages de site « normales » sont promues état = 0.
Pointe: Faites en sorte que toutes les pages affichent l’affichage par défaut des pages de site. Dans cette vue, affichez les colonnes suivantes en plus de Type et Nom : Titre (lié à l’élément avec le menu Édition), État promu, Version, Nombre de likes et Nombre de commentaires. Vous pouvez ajouter toutes ces colonnes à l’exception de Version en sélectionnant la liste déroulante + Ajouter une colonne et en choisissant Afficher/masquer les colonnes. Sélectionnez les colonnes à afficher, puis cliquez sur Appliquer. Pour ajouter La version à votre affichage, sélectionnez la liste déroulante de l’affichage et choisissez Modifier l’affichage actuel. Ensuite, case activée la zone devant Version et appuyez sur OK pour enregistrer l’affichage.
Présentation du contenu du site
Chaque site de communication comprend plusieurs listes et bibliothèques par défaut :
- Bibliothèque de documents : emplacement où charger des fichiers. Votre site est fourni avec une bibliothèque par défaut, mais vous pouvez en ajouter d’autres en fonction des besoins.
- Liste d’événements : liste dans laquelle les entrées de calendrier sont stockées.
- Bibliothèque de pages de site : bibliothèque où résident toutes vos pages de site.
- Modèles de formulaires et bibliothèque de styles : ces bibliothèques sont des bibliothèques héritées transmises à partir de versions pervious de SharePoint
Conseils pour configurer le contenu du site :
- Ajoutez le titre de la page avant d’ajouter une image à la page. Si vous n’ajoutez pas d’abord le titre de la page, le nom du sous-dossier Ressources du site (trouvé dans Ressources du site) de votre page peut être une chaîne de caractères aléatoires, ce qui rend beaucoup plus difficile la recherche des images associées à votre page ultérieurement.
- Ne chargez pas de documents à l’aide du composant WebPart Liens rapides. Chargez-les toujours dans une bibliothèque de documents, puis créez un lien vers celles-ci à partir de Liens rapides. Si vous chargez un document alors que vous ajoutez un lien dans liens rapides, le document sera stocké dans la bibliothèque d’éléments de site, ce qui le rendra beaucoup plus difficile à trouver si vous devez le mettre à jour ultérieurement.
- Placez des espaces (pas des tirets ou des traits de soulignement) entre les mots dans les noms de fichiers pour améliorer la lisibilité. Les noms de fichiers et les titres de document doivent être significatifs pour les utilisateurs, car ces informations deviennent importantes lorsque les utilisateurs recherchent du contenu sur votre site.
- Évitez d’utiliser des dates et des numéros de version dans les noms de fichiers. SharePoint effectue automatiquement le suivi des versions pour vous. Si vous ajoutez une date à un nom de fichier, puis ajoutez une copie plus récente du fichier, vos liens vers l’ancien fichier ne seront pas automatiquement mis à jour. Si vous chargez une nouvelle version d’un fichier portant le même nom qu’un fichier existant, vos liens sont automatiquement mis à jour.
- Utilisez des étiquettes reconnaissables pour tous les liens hypertexte. N’inventez pas de termes lorsque vous créez un lien vers du contenu dans votre site. Pour obtenir des conseils supplémentaires sur les étiquettes de liens, consultez les instructions relatives aux étiquettes dans Planification de la navigation pour l’expérience SharePoint moderne. Les instructions de nommage des étiquettes de cet article s’appliquent non seulement aux étiquettes de navigation supérieures, mais aussi à tout lien sur votre page.
Décider de la façon dont vous souhaitez que les utilisateurs interagissent avec vos pages
L’un des principaux avantages des expériences SharePoint modernes est qu’il existe des moyens intégrés permettant aux visiteurs de s’impliquer dans votre site et sur vos pages :
- Commentaires de page. Chaque page est créée avec le bouton bascule des commentaires de page activé. Vous pouvez choisir de laisser cette option activée ou de la désactiver. Si vous laissez les commentaires de page activés, veillez à consulter les commentaires fréquemment pour y répondre en fonction des besoins.
- Enregistrez pour plus tard. Cette fonctionnalité permet à n’importe quel lecteur d’enregistrer la page pour une révision ultérieure. Les pages enregistrées sont affichées sur la page de démarrage SharePoint ou dans l’application mobile.
- J’aime. Cette fonctionnalité permet aux visiteurs d’indiquer l’affinité avec votre page. Le nombre total de J’aime s’affiche pour chaque page et article d’actualité.
- Vues. Cette fonctionnalité indique aux propriétaires et aux visiteurs du site le nombre de fois où la page a été consultée.
- Conversations Yammer. L’ajout du composant WebPart Yammer permet aux visiteurs de la page d’afficher, de démarrer et de participer à une conversation de la communauté Yammer à partir de votre page SharePoint.
Cibler du contenu à l’intention d’audiences spécifiques
Un excellent moyen de s’assurer que le contenu de votre site est plus pertinent pour les visiteurs consiste à personnaliser la façon dont vos visiteurs affichent les pages et les actualités à l’aide du ciblage d’audience. Le ciblage d’audience permet au contenu d’être ciblé sur les utilisateurs qui font partie d’un public spécifique. Le ciblage d’audience permet également de hiérarchiser les actualités pour les membres de l’audience sur la page de démarrage SharePoint, les actualités sur l’application mobile et dans le composant WebPart Actualités.
Le ciblage d’audience est d’abord configuré dans la bibliothèque de pages du site, puis dans les composants WebPart Actualités ou Contenu en surbrillance. Si une audience est spécifiée pour une page, ces composants WebPart affichent uniquement la page aux personnes qui sont membres de l’audience. Un non-membre peut trouver le contenu à l’aide de la recherche, car le ciblage d’une page n’est pas identique à la sécurité d’une page. Toutefois, la page ou l’article d’actualité ne sera pas présenté au non-membre.
Le ciblage d’audience peut également être ajouté à la navigation de votre site. Cela vous permet de choisir qui voit le contenu dans la navigation de votre site en utilisant les mêmes audiences disponibles pour les pages.
Créer des approbations de page automatiques
Voulez-vous qu’une personne ou un groupe approuve les pages avant leur publication ? Les versions principales et mineures sont activées par défaut dans la bibliothèque Pages de site. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez facilement configurer l’approbation de page à partir de la liste déroulante Automatiser de la bibliothèque Pages de site. Cela peut être une bonne idée si vous envisagez d’avoir plusieurs auteurs et que vous souhaitez passer en revue les pages finales avant leur publication. Notez que même si l’approbation de page n’est pas activée, seuls les membres et les propriétaires peuvent afficher les pages qui ne sont pas publiées (bien que les visiteurs puissent afficher la dernière version publiée de la page).
Personnaliser les autorisations pour les listes et les bibliothèques
Voulez-vous avoir des listes ou des bibliothèques où les visiteurs du site peuvent contribuer ? Vous pouvez personnaliser les autorisations d’une ou de plusieurs listes ou bibliothèques sur votre site afin d’attribuer des autorisations De contribution à votre groupe de visiteurs. En guise de meilleure pratique, essayez d’éviter de rompre les autorisations dans la bibliothèque Pages de site. La rupture des autorisations dans la bibliothèque pages de site peut entraîner des expériences utilisateur complexes et confuses et doit être gérée très soigneusement pour vous assurer que vous ne supprimez pas accidentellement les autorisations d’une page dont tous les utilisateurs ont besoin. Vous pouvez également utiliser le composant WebPart Microsoft Forms pour ajouter un formulaire à une page dans laquelle les visiteurs peuvent contribuer ou le composant WebPart Power Apps pour ajouter une application que vous avez configurée.
Considérations particulières relatives à la modernisation d’un site classique
Si vous modernisez un site SharePoint classique existant pour créer votre site de communication ou si vous effectuez une conversion d’une autre plateforme vers SharePoint, il est probable que vous aurez du contenu à migrer vers votre nouveau site.
Bonnes pratiques pour la migration :
Utilisez le déplacement vers un nouveau site de communication pour repenser l’histoire de votre site et vous assurer que le contenu est toujours pertinent. Planifiez votre nouveau site à l’aide des instructions décrites précédemment. Cela ne signifie pas que vous devez oublier ce que vous avez déjà, en particulier si le contenu est utilisé et a été tenu à jour. Mais est-ce le cas pour tout votre contenu actuel ?
Parlez-en aux visiteurs de votre site. Découvrez ce dont ils ont vraiment besoin. Le contenu de votre ancien site répond-il toujours aux objectifs de votre nouveau site ? Examinez les données d’utilisation du site existant. Utilisez ces informations pour déterminer quel contenu doit être migré vers votre nouveau site.
Créez et passez en revue l’inventaire de contenu de votre site actuel. Pour chaque élément de l’inventaire, identifiez s’il doit être :
- Supprimé - si c’est le cas, faites-le maintenant !
- Archivé - parce qu’il s’agit d’un enregistrement métier
- Migré : parce qu’il est actuel et que vous en avez toujours besoin
- Mise à jour, puis migration
- Placé sur un autre site et lié sur votre propre site
Le contenu doit gagner sa place sur votre nouveau site.
- Ce contenu ajoute-t-il de la valeur à l’entreprise/visiteur ?
- Est-ce que je m’engage à le tenir à jour ?
- Mon groupe d’entreprise est-il responsable de ce contenu ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de dire adieu au contenu. Si ce n’est pas le vôtre, faites en sorte que le propriétaire l’ajoute à son site et créez un lien vers le contenu de votre site.
Trouvez un « accueil » pour le nouveau contenu. Assurez-vous que chaque élément a une maison et, si ce n’est pas le cas, réfléchissez à si vous avez peut-être manqué une catégorie dans votre planification.