Groupes Microsoft 365 dans Outlook offrent une solution puissante pour la communication et la collaboration avec les personnes à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise. Créez un groupe pour partager une boîte de réception, un calendrier, OneDrive, un site SharePoint, un bloc-notes OneNote, etc. Vous pouvez également inviter des invités extérieurs à votre entreprise afin qu’ils puissent collaborer à l’aide des mêmes ressources.

Lorsque vous créez un Groupe Microsoft 365, Outlook crée automatiquement une boîte de réception de Outlook partagée, un calendrier partagé et une bibliothèque de documents pour collaborer sur des fichiers. Vous pouvez également créer une équipe Microsoft et intégrer des tâches à Planificateur dans Teams. Vous n’avez pas à vous soucier de l’attribution manuelle d’autorisations à toutes ces ressources, car l’ajout de membres au groupe leur donne automatiquement les autorisations dont ils ont besoin pour les outils que votre groupe fournit. 

Groupes Microsoft 365 fournir aux membres les éléments suivants :

  • Boîte de réception partagée : emplacement où les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution ont lieu. Cette boîte de réception partagée pouvant faire l’objet d’une recherche complète, elle crée une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux arrivants dans le groupe peuvent rechercher ou faire défiler l’historique pour se familiariser rapidement sur ce qui a été publié dans le groupe précédemment. Voir : Envoyer un e-mail à un groupe dans Outlook.

  • Bibliothèque de fichiers partagés : votre groupe dispose d’une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils ont besoin de travailler. Voir : Partager des fichiers avec un groupe dans Outlook.

  • Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité aux événements publiés dans le calendrier afin que ces événements puissent également apparaître dans leur calendrier personnel s’ils le souhaitent. Voir : Utiliser un calendrier de groupe dans Outlook pour planifier et modifier des événements.

  • Bloc-notes OneNote partagé : le groupe dispose automatiquement d’un bloc-notes OneNote partagé où les membres du groupe peuvent collecter et collaborer sur des informations. De nombreux groupes utilisent le bloc-notes pour créer un wiki vivant avec des questions fréquemment posées et d’autres ressources.

  • Accès invité : vous pouviez ajouter des contacts externes à des groupes de distribution auparavant, mais ils n’ont reçu que des e-mails. Avec les groupes, vous pouvez offrir aux invités l’accès aux conversations par e-mail, aux fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Voir : Utiliser des groupes dans Outlook en tant qu’invité.

  • Le contenu est détectable : les groupes dans Outlook sont publics par défaut, ce qui signifie qu’ils sont faciles pour les autres personnes de votre organization de découvrir et de rejoindre ou de consulter les documents du groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe en privé, ce qui masque le contenu des non-membres et exige que le propriétaire du groupe approuve toutes les demandes de jonction.

  • Création en libre-service : le service informatique n’a pas besoin d’être enlisé par les demandes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes en fonction des besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organization pouvez créer des groupes, consultez : Gérer les utilisateurs autorisés à créer Groupes Microsoft 365.

Administration de vos groupes

Microsoft 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour gérer et administrer plus facilement vos groupes. 

Conseil : Signet Groupes Microsoft 365 : tâches courantes permettant d’accéder facilement aux informations d’administrateur sur la création de groupe, la délégation, la gestion des e-mails, le flux de messagerie, la restauration et les scripts utiles.

Le contrôle de votre répertoire est une préoccupation de tous les administrateurs. Voici quelques-uns des outils Microsoft 365 offre pour faciliter cela :

  • Stratégies de nommage : les stratégies d’affectation de noms vous permettent de définir les noms acceptables et les noms non acceptables pour vos groupes. Cela empêche les utilisateurs de donner des noms profanes ou interdits à des groupes. En outre, vous pouvez appliquer des préfixes ou suffixes standard d’entreprise aux noms de groupe.

    Appartenance dynamique : l’appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance au groupe par règle, qui ajoute (ou supprime) des membres de groupe en fonction des métadonnées (telles que le service ou le rôle) dans votre annuaire Active Directory. Pour plus d’informations sur la création d’une appartenance dynamique, consultez Utilisation d’attributs pour créer des règles avancées .

  • Appartenance masquée : si vous avez une raison de vouloir que l’appartenance à votre groupe soit confidentielle, par exemple si les membres sont des étudiants, vous pouvez masquer l’appartenance à des parties externes.

  • Autorisations de création : certaines personnes de votre organization peuvent ne pas vouloir créer de groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les autorisations de création dans votre répertoire. Consultez Gérer la création de groupes Microsoft 365.

  • Journaux d’audit : vous pouvez avoir plus de confiance en permettant à vos utilisateurs de créer des groupes et de gérer l’appartenance aux groupes, car Microsoft 365 les journaux d’audit des groupes vous permettent de suivre qui a créé ou supprimé un groupe particulier ou a apporté des modifications à l’appartenance du groupe. Consultez : Rechercher dans le journal d’audit dans le Centre de conformité microsoft 365 Sécurité &.

La gestion de la remise vous donne quelques méthodes pour gérer la façon dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. En outre, il existe des outils pour surveiller le flux de ces messages. Pour plus d’informations, consultez Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

  • Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de : ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiés d’envoyer des e-mails comme s’ils provenaient du groupe ou s’ils étaient au nom du groupe.

  • Restrictions de l’expéditeur : ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les e-mails provenant de parties externes, mais vous souhaiterez peut-être le restreindre à des parties externes spécifiques uniquement.

  • Support utilisateur externe : en invitant des invités à votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par e-mail du groupe. Voir Ajout d’invités à des groupes dans Outlook pour savoir comment ajouter des invités.

  • Règles de transport : les règles de transport fonctionnent pour les groupes comme pour votre serveur Exchange. Les règles peuvent rechercher des messages qui répondent à des conditions spécifiques, puis prendre des mesures sur ces messages.

  • Infos-courrier : les infos-courrier sont des messages informatifs qui s’affichent aux utilisateurs pendant qu’ils composent un message. Ils peuvent aider à réduire les NDRs en avertissant un utilisateur si son message est susceptible d’être envoyé à des tiers ou de dépasser les quotas de messages.

  • Plusieurs adresses proxy : un groupe peut avoir des alias comme le fait une boîte aux lettres utilisateur. Des adresses proxy supplémentaires peuvent être utiles pour accepter les messages envoyés à ces autres alias ou pour faciliter l’accès à un groupe dont le nom est long ou difficile à orthographier. Pour plus d’informations, consultez Choisir le domaine à utiliser lors de la création de groupes Microsoft 365

  • Taille maximale d’envoi/réception : ces quotas peuvent aider à réduire les problèmes liés à la réception (ou à l’envoi) de messages très volumineux par le groupe afin de mieux gérer les besoins en matière de stockage et de bande passante.

Microsoft 365 vous donne également des outils pour gérer le type de contenu partagé dans votre groupe. Pour plus d’informations, consultez Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

  • Instructions d’utilisation : vous serez en mesure de définir des instructions d’utilisation pour les groupes Microsoft 365 afin d’informer vos utilisateurs sur les bonnes pratiques qui aident à maintenir l’efficacité de leurs groupes et à les éduquer sur les stratégies de contenu internes.

  • Classification des données : vous serez en mesure de créer un système de classification des données personnalisable pour Microsoft 365 Groupes qui permet la séparation des groupes par type de stratégie (par exemple, « non classifié », « confidentiel d’entreprise » ou « secret top »). De cette façon, vos groupes peuvent afficher les stratégies d’autres contenus dans votre organization. La stratégie extensible permet à votre organization de configurer un point de terminaison appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies pour la création ou la modification de groupe.

Les abonnements Microsoft 365 dotés d’Exchange Online et SharePoint Online prennent en charge les groupes. Cela inclut les offres Business Essentials et Business Premium, ainsi que les offres Entreprise E1, E3 et E5.

Si vous avez une offre Exchange uniquement, vous avez accès aux fonctionnalités de boîte de réception partagée et de calendrier partagé dans Outlook. En revanche, vous n’avez pas accès à la bibliothèque de documents, au Planificateur ou aux autres fonctionnalités. Si vous souhaitez utiliser des fonctionnalités de conformité ou de sécurité avancées pour la boîte aux lettres partagée créée avec un groupe, vous devez affecter une licence Exchange Online (plan 1) avec Archivage Exchange Online ou Exchange Online (plan 2) à la boîte aux lettres. 

Les utilisateurs sont parfois mal à l’aise avec les changements. Il est donc important de communiquer avec les membres existants de vos listes de distribution pour leur faire savoir à quoi s’attendre. Voici quelques-unes des informations que vous devez inclure dans ce message, ainsi que des réponses que vous pouvez trouver utiles :

Que sont les groupes dans Outlook ?

Microsoft 365 groupes dans Outlook sont une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes qui souhaitent partager des discussions, des fichiers, des calendriers et des notes de manière unifiée et facile à trouver.  La meilleure fonctionnalité est probablement que la boîte de réception du groupe conserve un historique des discussions, ce qui facilite la recherche des discussions précédentes.

Pour plus d’informations, consultez l’expérience Des groupes dans Outlook.

Pourquoi ce changement ?

Personnes avons fréquemment demandé la possibilité de rechercher les messages publiés dans notre liste de distribution afin de trouver des informations qui ont été abordées dans le passé. La mise à niveau de la liste de distribution vers un groupe signifie que les utilisateurs n’ont pas à poser ou à répondre aux mêmes questions encore et encore.

Le nouveau groupe inclut également un calendrier pour nos événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un bloc-notes OneNote où nous pouvons collaborer et collecter des informations pour référence ultérieure.

Dois-je faire quelque chose pour rejoindre ce groupe si j’étais déjà membre de la liste de distribution ?

Non, si vous étiez déjà membre de la liste de distribution, vous serez automatiquement membre du nouveau groupe.

Comment faire accéder au nouveau groupe dans Outlook ? Qu’en est-il d’Outlook sur le web ?

Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook, accédez simplement à la catégorie Groupes en bas du volet de navigation à gauche. Si vous utilisez ce groupe, envisagez souvent de l’épingler comme favori en cliquant dessus avec le bouton droit et en choisissant Afficher comme favori.

En outre, il existe des clients mobiles gratuits pour Microsoft 365 Groupes disponibles sur chaque plateforme mobile (iOS, Android, etc.) afin que vous puissiez facilement accéder au groupe en déplacement.

Je ne peux pas encore envoyer un e-mail ?

Oui bien sûr. L’alias de messagerie que vous avez utilisé pour la liste de distribution fonctionne toujours correctement pour le groupe dans Outlook.

Autres options

N’oubliez pas de leur indiquer à quel moment cette modification se produit et à qui ils doivent contacter s’ils ont d’autres questions.

Microsoft ne fournit pas d’outil pour convertir une boîte aux lettres partagée en groupe Microsoft 365, ou vice versa. Toutefois, vous pouvez mettre à niveau des listes de distribution vers des groupes Microsoft 365. Il s’agit d’un excellent moyen de fournir aux listes de distribution de votre organization toutes les fonctionnalités des groupes Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

Quelles listes de distribution ne peuvent pas être mises à niveau vers des groupes Microsoft 365 ? 

Vous pouvez mettre à niveau uniquement des listes de distribution simples et non imbriquées gérées dans le cloud vers des groupes Microsoft 365. Consultez Impossible de mettre à niveau les listes de distribution vers des groupes Microsoft 365.

Une fois que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution vers un groupeMicrosoft 365, vous pouvez effectuer quelques tâches de suivi pour vous assurer qu’il se déroule correctement.

  • Suivi auprès de vos utilisateurs : vérifiez-les immédiatement après la mise à niveau, puis à nouveau quelques jours plus tard. Montrer que vous êtes à l’écoute et réactif à toutes les questions qu’ils peuvent avoir contribuera grandement à les rendre heureux et à l’aise avec le changement.

  • Surveiller les rapports d’engagement : le portail Microsoft 365 Administration contient de bons rapports qui peuvent vous montrer combien d’utilisateurs utilisent le groupe, à quelle fréquence et quelles fonctionnalités ils utilisent. Ces rapports peuvent vous aider à concevoir votre suivi et votre formation des utilisateurs, et à mettre en évidence où vos utilisateurs obtiennent le plus de valeur auprès du nouveau groupe. Consultez : Rapports d’activité dans le Centre d’administration Microsoft 365.

  • Partagez votre expérience : informez les autres équipes de votre entreprise que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution et les étapes que vous avez prises pour le réussir ! Le partage de ces informations peut aider ces autres équipes à suivre votre exemple et à réussir leur propre mise à niveau.

Vous avez des questions sur Groupes Microsoft 365 ? Visitez la communauté Groupes Microsoft 365 Tech.

Conseil : Par défaut, tous les utilisateurs peuvent créer des groupes Microsoft 365. Pour en savoir plus, consultez Gérer les personnes autorisées à créer Groupes Microsoft 365.

Vous pouvez créer des Groupes Microsoft 365 à partir de divers outils, notamment Outlook, Outlook sur le web, Outlook Mobile, SharePoint, Planificateur, Teams, etc. L’outil à partir duquel vous choisissez de démarrer dépend du type de groupe avec lequel vous travaillez. Par exemple, chez Microsoft, nous avons tendance à partir de Outlook lorsque nous créons un groupe organisé autour de la messagerie et du calendrier. Si le Groupe est destiné à la communication à l’échelle de l’entreprise, nous avons tendance à commencer par Viva Engage. Pour la collaboration basée sur la conversation, nous allons démarrer notre groupe à partir de Microsoft Teams.

Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n’aient été spécifiquement invitées. Pour plus d’informations, voir Ajout d’invités à des groupes dans Outlook.

Gérer les propriétaires, les membres et les invités

Les propriétaires du groupe sont les modérateurs du groupe. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et disposent d’autorisations uniques, comme la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier différents paramètres relatifs au groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, etc. Si vous êtes familiarisé avec les rôles SharePoint, un propriétaire de groupe est un administrateur de collection de sites.

Conseil : Nous vous conseillons, si vous le pouvez, d’avoir au moins deux propriétaires pour un groupe. Ainsi, si l’un des utilisateurs n’est pas disponible, l’autre utilisateur peut apporter des modifications au groupe.

Les membres du groupe sont les utilisateurs réguliers de votre organisation qui utilisent le groupe pour collaborer. Ils peuvent accéder à tous les éléments du groupe, mais ils ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Dans l’environnement SharePoint, ils sont membres du site. Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de membres de groupe, voir Ajouter, modifier et supprimer des membres de groupes dans Outlook.

Les invités sont comme des membres du groupe, mais ils sont extérieurs à votre organisation. Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre votre groupe, et vous pouvez contrôler ce paramètre. Pour plus d’informations, voir Ajout d’invités à des groupes dans Outlook.

Utiliser Microsoft Teams pour un espace de travail persistant basé sur une conversation

Microsoft Teams est un excellent moyen de rester en contact avec votre groupe. Microsoft Teams fait le lien entre les membres de votre équipe en offrant un espace de travail permanent basé sur la conversation où avoir des conversations informelles et en temps réel sur des sujets définis ou au sein de sous-groupes spécifiques au sein du groupe. Bien que l’intégration de Teams ne soit pas automatique, vous pouvez facilement créer un groupe Teams basé sur votre groupe Microsoft 365.

Une fois qu’un groupe remplit son objectif initial, vous pouvez supprimer le groupe pour libérer des ressources système et supprimer le groupe des listes et des affichages. Pour plus d’informations, voir Modifier ou supprimer un groupe dans Outlook. Si vous ne voulez pas devoir vous rappeler de supprimer les groupes obsolètes, votre administrateur peut définir des stratégies d’expiration qui provoqueront l’expiration et la suppression des anciens groupes immédiatement après une période spécifiée. Voir aussi : Stratégie d’expiration de groupe Microsoft 365.

Il existe trois modèles principaux d’approvisionnementGroupes Microsoft 365: Ouvert, Piloté par l’informatique ou Contrôlé. Chacun possède ses propres avantages.

Modèle

Avantages

Ouvert (par défaut)

Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins, sans devoir attendre ou se soucier de l’IT

Déterminé par l’IT

Les utilisateurs demandent un groupe auprès de l’IT. L’IT peut vous aider à sélectionner les meilleurs outils de collaboration répondant à leurs besoins

Contrôlé

Création de groupe limitée à des personnes, des équipes ou des services spécifiques (voir : Contrôler qui peut créer Groupes Microsoft 365)

Si vous souhaitez contrôler la façon dont vos Groupes Microsoft 365 sont nommées, vous pouvez utiliser la stratégie de nommage pour forcer les noms de groupe à respecter certaines normes, notamment les préfixes ou les suffixes, ainsi qu’à bloquer les noms répréhensibles. Consultez la Stratégie d’attribution de noms de groupes Microsoft 365 pour plus d’informations.

Chaque groupe a au moins un propriétaire qui peut ajouter ou supprimer des membres, et effectuer des tâches de gestion de base du groupe et de son contenu. Si le ou les propriétaires d’un groupe quittent le organization pour une raison quelconque, l’administrateur peut affecter un nouveau propriétaire au groupe. Voir Attribuer un nouveau propriétaire à un groupe orphelin.

En outre, si vous disposez d’autorisations d’administrateur Exchange Online, vous pouvez administrer vos groupes à partir du Centre Microsoft 365 Administration (voir Gérer l’appartenance aux groupes dans le Centre d’administration Microsoft 365) ou de PowerShell (voir Gérer) Groupes Microsoft 365 avec PowerShell.

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer un groupe depuis votre client. Pour plus d’informations sur la suppression d’un groupe, voir : Supprimer un groupe dans Outlook. Si un groupe est supprimé accidentellement, les administrateurs peuvent restaurer ce groupe pendant jusqu’à 30 jours. Consultez : Restaurer un groupe Microsoft 365 supprimé.

Si vous préférez une méthode plus automatisée pour gérer le cycle de vie de votre Groupes Microsoft 365, vous pouvez utiliser des stratégies d’expiration pour faire expirer les groupes à un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe recevront un e-mail 30, 15 et 1 jour avant l’expiration du groupe qui leur permet de renouveler facilement le groupe s’il est toujours nécessaire. Consultez : Stratégie d’expiration de groupe Microsoft 365.

Limites du groupe Microsoft 365

Recherchez Limites de groupe dans Vue d’ensemble des Groupes Microsoft 365 pour les administrateurs.

Si vous envisagez d’utiliser la fonctionnalité « Écriture différée du groupe » depuis l’outil Azure Active Directory Connect, la longueur maximale est de 448 caractères par rapport à l’attribut « Description ».

Pour plus d’informations sur le stockage SharePoint Online, voir Limites de SharePoint Online.

La gestion de vos Groupes Microsoft 365 est plus efficace lorsque vous disposez d’informations exploitables sur l’utilisation des groupes. Le Centre Microsoft 365 Administration dispose d’un outil de création de rapports qui peut vous permettre de voir des informations telles que l’utilisation du stockage, le nombre de groupes actifs dont vous disposez et même la façon dont vos utilisateurs utilisent les groupes. Pour plus d’informations, consultez Rapports Microsoft 365 dans le Centre d’administration .

Groupes Microsoft 365 vous offre un certain nombre d’outils de conformité, de protection des informations et d’eDiscovery.

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