אם מארגן פגישה הפך תזמון אוטומטי לזמין בהגדרות לוח המחוונים שלו, תשאול התזמון החדש של Outlook עבור Windows יקבע פגישות באופן אוטומטי ברגע שהסכמה תם. בתוך תשאול התזמון החדש של Outlook בודק את מצב התשאול מעת לעת, וכשהסכמה תישלח למארגן, תישלח הזמנה לפגישה לכל המשתתפים.
כללי תזמון אוטומטי
כללים אלה חלים כדי לקבוע את מועד התזמון של הפגישה:
- רק ההצבעות של המשתתפים הנדרשים נחשבות בקביעת הסכמה: קולות של משתתפים אופציונליים נמחקים.
- אם הגעת להסכמה מספר פעמים עבור ההצבעות של המשתתפים הנדרשים, ההצבעות של משתתפים אופציונליים ייחשבו לאחר מכן. הפגישה מתוזמנת לזמן הזמין הטוב ביותר עבור משתתפים נדרשים אופציונליים.
- אם יותר מפעם אחת עומד בדרישות, הזמן המוקדם ביותר מקבל קדימות.
אם לוח הזמנים האוטומטי אינו זמין, המארגן יכול לתזמן את הפגישה באופן ידני בדף ההצבעה על-ידי בחירת קבע מועד מתאים לפגישה.
אם תזמון אוטומטי זמין, המארגן יכול לתזמן את הפגישה באופן ידני בדף ההצבעה לפני שהגעת להסכמה.
Calendar החזקות
אם המארגן הפך חסימות לוח שנה לזמינות בהגדרות לוח המחוונים שלו, ההחזקות יוסרו Calendar כאשר הפגישה הסופית תתוזמן באופן אוטומטי.