הערה
השלבים המפורטים במאמר זה יעודכנו בקרוב כדי לשקף את חוויית Microsoft Planner החדשה, אשר נפרסת כעת ללקוחות. קבל מידע נוסף על Planner החדש בדף שאלות נפוצות לגבי Planner.
אם אתה עובד מסביבת Government Cloud Communities (GCC), GCC High, או משרד ההגנה (DoD), המשך לעיין בהוראות במאמר זה.
קיימות שתי דרכים לאפס מי יקבל הודעת הערה בדואר אלקטרוני עבור פעילות ספציפית:
העתק את המשימה ולאחר מכן מחק את המשימה המקורית.
- הוספת הערה למשימה שהועתקה תיצור שרשור דואר אלקטרוני חדש של קבוצה, שלא יכלול חברים מחוץ לקבוצה.
- העתקת משימה אינה מעתיקה הערות לפעילות, ולכן המשימה המועתקת לא תציג הערות על הפעילות שהתרחשה לפני שההעתקה. ניתן עדיין למצוא הערות עבור המשימה המקורית שנמחקה בתיבת הדואר של הקבוצה על-ידי חיפוש שרשור הדואר האלקטרוני המשויך למשימה זו.
מצא את שרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך למשימה בתיבת הדואר של הקבוצה ומחק אותו.
אזהרה
מחיקת רצף התגובות של הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך למשימה תמחק גם את כל ההערות הקיימות עבור המשימה.
- ההערה הראשונה במשימה לאחר מחיקה זו תיצור שרשור דואר אלקטרוני חדש של קבוצה, שלא יכלול חברים מחוץ לקבוצה.
- אם ברצונך לאחסן בארכיון את ההערות המקוריות לפני מחיקת רצף התגובות, העבר תחילה את שרשור הדואר האלקטרוני לתיבת הדואר של הקבוצה.
כיצד פועלות הערות על פעילויות?
הערות לפעילויות מאוחסנות בתיבת הדואר של הקבוצה של הקבוצה המשויכת לתוכנית. לכל משימה משויך שרשור דואר אלקטרוני של קבוצה אחת. כאשר מישהו מוסיף הערה על פעילות ב- Planner, הוא מתווסף כאדם לשורה "אל" של שרשור הדואר האלקטרוני המשויך, ולאחר מכן יקבל הודעת דואר אלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס שלו בכל פעם שמתווספת הערה לפעילות.
כל הערה במשימה היא "השב לכולם" לשרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך אליה, כלומר, כל האנשים בשרשור הדואר האלקטרוני יקבלו הודעת דואר אלקטרוני כאשר הערה תפורסם במשימה.
באילו מצבים גורמים לכך שאנשים שאינם חברים בקבוצה מקבלים הודעות דואר אלקטרוני על הערות לגבי המשימה?
המצבים הבאים עלולים לגרום לכך שמשתמשים מחוץ לקבוצה יקבלו הודעת דואר אלקטרוני כאשר הערה על משימה מתפרסמת:
- משתמשים מוסיפים נמענים לשרשור הדואר האלקטרוני המשויך למשימה ב- Outlook, מה שגורם לכך שהנמענים שנוספו מקבלים גם הם הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שמתפרסמת הערה על המשימה המשויכת.
- משתמשים שהוסיפו הערה למשימה מסוימת אך הוסרו מאוחר יותר מהקבוצה ימשיכו לקבל דואר אלקטרוני בכל פעם שתפורסמה הערה על פעילות זו מכיוון שהם נמצאים בשורה 'אל' של רצף התגובות של הדואר האלקטרוני המשויך למשימה זו.
כיצד אוכל לבדוק אם אנשים שאינם חברים בקבוצה מקבלים הודעות דואר אלקטרוני עם הערות עבור משימה מסוימת?
באפשרותך להיכנס לתיבת הדואר של הקבוצה עבור הקבוצה המשויכת לתוכנית ולמצוא את שרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך לפעילות (באפשרותך לחפש אותו על-ידי חיפוש כותרת הפעילות בתיבת הדואר של הקבוצה, שאליה יש להפנות בשורת הנושא של הדואר האלקטרוני).
השורה "אל" עבור שרשור הדואר האלקטרוני מציגה את כל הנמענים שיקבלו הודעת דואר אלקטרוני עבור כל הערה שפורסמה במשימה. באפשרותך להשוות בין נמענים בשרשור הדואר האלקטרוני לבין רשימת חברי הקבוצה כדי לקבוע אילו נמענים אינם חברים בקבוצה.