ב- SharePoint, באפשרותך לנהל רשומות בארכיון, או לנהל רשומות באותו מאגר מסמכים כמו מסמכים פעילים.
סקירה כללית
לפני שתתכנן את פתרון ניהול הרשומות שלך, עליך לעבוד עם מנהלי המערכת כדי לתכנן את הפתרון. מצא מידע נוסף אודות תכנון ויישום של פתרונות ניהול רשומות בסעיף 'למידע נוסף '.
אתר 'מרכז הרשומות ' משמש כארכיון, והמסמכים מועתקים לארכיון כאשר הם הופכים לרשומות. אם מסמך הוא רשומה או לא נקבע אם הוא נמצא בארכיון הרשומות או במקום אחר.
ניהול רשומות במקום מהווה חלופה לתהליך המסורתי של העתקה או העברה של רשומות למיקום אחר, ולאחר מכן החלת מדיניות אבטחה ושמירה. באפשרותך לנהל רשומות "במקום, כלומר באפשרותך להשאיר מסמך במיקומו הנוכחי באתר, להצהיר עליו כרשומה ולהחיל את מאפייני האבטחה, השמירה והמחיקה המתאימים על הרשומה.
גישה היברידית אפשרית גם היא. לדוגמה, תוכל לשמור רשומות עם מסמכים פעילים במשך שנתיים ולאחר מכן להעביר רשומות לארכיון רשומות עם השלמת פרוייקט.
מרכז הרשומות
ניתן לשלוח תוכן מכל רחבי הארגון למרכז הרשומות ולאחר מכן לנתב אותו למקום המתאים שבו הוא אוסף את ההרשאות ופריטי המדיניות המתאימים, כגון תפוגה וביקורת.
מטה-נתונים, או מידע אודות נתונים, ממלאים תפקיד מפתח בסיוע בניהול המידע ובאחזורו מאוחר יותר. תכונות כגון סוגי תוכן, סדרן התוכן ותיקיות וירטואליות עוזרות לתמוך בשימוש במטה-נתונים.
התכונות של מרכז הרשומות כוללות:
- מזהה מסמך ניתן להקצות לכל מסמך מזהה ייחודי, שנשאר עם המסמך גם כאשר הוא מאוחסן בארכיון. הדבר מאפשר הפניה קלה לרשומות באמצעות מזהה ללא קשר למיקום שאליו המסמך זז.
- שימור רב-שלבי מדיניות שמירה יכולה לכלול שלבים מרובים, דבר המאפשר לך לציין את מחזור החיים של המסמך כולו כמדיניות אחת (לדוגמה, סקירת חוזים מדי שנה ומחיקה לאחר 7 שנים)
- דוחות ביקורת לפי פריט באפשרותך ליצור דוח ביקורת מותאם אישית אודות רשומה בודדת.
- תוכניות קבצים הירארכיות באפשרותך ליצור מבני תיקיות הירארכיים עמוקים ולנהל שמירה בכל תיקיה בהירארכיה (או לרשת מתיקיות אב).
- דוח תוכנית קבצים באפשרותך להפיק דוחות מצב המציגים את מספר הפריטים בכל שלב של תוכנית הקובץ, יחד עם סיכום של פריטי מדיניות השמירה בכל צומת בתוכנית. טקסונומיה וסוגי תוכן מרוכזים: הארכיון יהיה צרכן של טקסונומיות וסוגי תוכן ברחבי הארגון, ויבטיח עקביות והעברת הקשר בין המרחבים השיתופיים לארכיון. נדבר הרבה יותר על ההשקעות שלנו בטקסונומיה לשנת 2010 בפוסטים עתידיים.
- טקסונומיה וסוגי תוכן מרכזיים הארכיון יהיה צרכן של טקסונומיות וסוגי תוכן ברחבי הארגון, ויבטיח עקביות והעברת הקשר בין המרחבים השיתופיים לארכיון. נדבר הרבה יותר על ההשקעות שלנו בטקסונומיה לשנת 2010 בפוסטים עתידיים.
- סדרן התוכן נתב הרשומות יכול להשתמש במטה-נתונים כדי לנתב מסמכים נכנסים למקום הנכון בתוכנית הקבצים ההירארכית. לדוגמה, היא מאפשרת לך לאכוף באופן אוטומטי כללים על תוכן שנשלח, כגון "אם הסכם רכישה מתויג עם Project Alpha, שלח לתיקיית המשנה של חוזי אלפא והחל את מדיניות שמירת התיקיות על הפריט".
- תיקיות וירטואליות: תוכנית הקבצים היא דרך מצוינת לנהל מאגר אך לעתים קרובות הזמן הוא לא מה שאתה רוצה להשתמש בו כדי לנווט ולמצוא את התוכן שאתה מחפש. מרכז הרשומות של SharePoint 2010 עושה שימוש בתכונה חדשה הנקראת ניווט מבוסס מטה-נתונים, המאפשרת לך לחשוף מטה-נתונים עיקריים כתיקיות וירטואליות:
ניהול רשומות במקום
ניתן להפוך כל אתר לזמין עבור ניהול רשומות מקומי יכול להיות מוגדר כמערכת ניהול רשומות. במערכת מסוג זה, בשונה ממרכז הרשומות, באפשרותך לאחסן רשומות יחד עם מסמכים פעילים בשטח שיתופי.
ניהול מקומי מאפשר לך לשלוט בתוכן במרחבים שיתופיים. הדבר מאפשר להצהיר על מסמכי SharePoint מסוימים (או בלוגים, אתרי Wiki, דפי אינטרנט ופריטי רשימה) כרשומות. המערכת יכולה למנוע מחיקה או עריכה של רשומות כאלה, במידת הצורך על-ידי הגדרת רשומה בארגון שלך.
ביקורת, שמירה, תפוגה, דיווח, זרימות עבודה של רשומות, גילוי אלקטרוני וחסימה למטרות משפטיות הן תכונות שבהן ניתן להשתמש במרחב שיתופי בשעה שאתה משיג איזון בין הערך של SharePoint למשתמשי קצה לבין הצורך בפיקוח על מידע.
ניתן להצהיר על רשומות באופן ידני, כחלק מתהליך רחב יותר בזרימת עבודה או כחלק מתוזמן של שמירת מסמך, כגון לאחר שנתיים. הדבר החשוב הוא שכאשר מוכרזים כרשומה, התוכן לא עובר לארכיון - הוא נשאר במקומו כך שמשתמשי הקצה עדיין יכולים למצוא את התוכן ולקיים איתו אינטראקציה.
להלן כמה יתרונות נוספים של השימוש במערכת ניהול רשומות מקומית:
- רשומות יכולות להתקיים ולהיות מנוהלות באתרים מרובים.
- כאשר ניהול גירסאות זמין, ניהול גירסאות של רשומות מתבצע באופן אוטומטי.
- ניתן לבצע חיפוש הן מול רשומות והן מול מסמכים פעילים בו-זמנית.
- שליטה רחבה יותר על מהי רשומה בארגון שלך ועל האנשים שיכולים ליצור רשומה.
שיקולים בעת תכנון פתרון
כאשר אתה שוקל אם לנהל רשומות במרכז רשומות נפרד או באותו אתר שיתוף פעולה שבו נוצרו המסמכים, שקול את השאלות הבאות:
- האם הפיקוח של אתר שיתוף הפעולה מתאים לניהול רשומות?
- האם הענף שלך כפוף לדרישות רגולטוריות המחייבות הפרדה בין רשומות למסמכים פעילים?
- האם יש לתת אמון במנהל של אתר שיתוף פעולה שינהל אתר המכיל רשומות?
- ייתכן שתרצה לאחסן רשומות באתר המשתמש בגישה מוגבלת יותר מאתר שיתוף הפעולה, או באתר המגובה בלוח זמנים שונה.
- למשך כמה זמן יהיה אתר שיתוף הפעולה בשימוש? אם יהיה צורך לשמור רשומות למשך זמן ארוך יותר מזה שבו הפרוייקט נמשך, בחירה באסטרטגיית ניהול רשומות במקום פירושה שתצטרך לשמור על אתר שיתוף הפעולה גם לאחר שהוא כבר לא יהיה בשימוש.
- האם חברי הפרוייקט יזדקקו לגישה תכופה למסמכים לאחר שהמסמכים יהפכו לרשומות? אם אתה משתמש בגישה מקומית, חברי הפרוייקט יכולים לגשת למסמכים באותו אופן, בין אם המסמכים פעילים ובין אם הם רשומות.
- האם מנהלי רשומות בארגון שלך אחראים לרשומות בלבד, או שהם אחראים לכל המידע, בין אם הוא פעיל ובין אם הוא רשומה? אם מנהלי רשומות אחראים רק לרשומות רשמיות, ייתכן שיהיה להם קל יותר לארגן מרכז רשומות נפרד.