יצירה ועדכון של עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

באפשרותך להוסיף סוג מיוחד של עמודה לרשימה או לספריה מקורית הנקראת עמודת נתונים חיצוניים. עמודה זו מאפשרת לך לשלב עמודת נתונים ממקור נתונים חיצוני עם עמודות אחרות ברשימה או בספריה מקורית. מאחר שעמודת נתונים חיצונית נוספת לרשימה או לספריה מקורית, כל תכונות הרשימה או הספריה הקשורות פועלות, כולל ניהול גירסאות, אישורים, הוצאה והוצאה של קבצים וקבצים מצורפים.

לקבלת מידע נוסף, ראה חיפוש תוכן אודות נתונים חיצוניים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• לפני שתתחיל
• הכרת דוגמאות לשימוש בעמודות נתונים חיצוניים
• יצירת עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה
• עדכון עמודת נתונים חיצוניים
• רענון עמודת נתונים חיצוניים

לפני שתתחיל

עבודה עם נתונים חיצוניים דורשת כמה משימות המהוות דרישה מוקדמת כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לעזור לך לתכנן את השלבים הבאים. כמו כן, אם אתה נתקל בבעיות בניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לעזור לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, עליך או מנהל מערכת לבצע את הפעולות הבאות:

הכנת מקור הנתונים החיצוני ייתכן שמנהל מערכת יצטרכו ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלנמענים המתאימים יש גישה לנתונים ושנתונים אלה לא יתנהלו בידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, ייתכן שמנהל המערכת גם מעוניין ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות וכן הלאה כדי להגביל את התוצאות למה שנדרש ולסייע בשיפור הביצועים.

קביעת תצורה של שירותים וחשבונות של SharePoint מנהל מערכת חייב להפעיל את שירותי הקישוריות לנתונים עסקיים ואת שירות האחסון המאובטח.

קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולהגדיר את האישורים עבור יישום היעד.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים מנהל מערכת חייב לוודא שלמשתמש שיצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים ושמשתמשים מתאימים יתבססו על סוג התוכן החיצוני שהרשימה החיצונית מבוססת עליו.

יצירת סוג תוכן חיצוני משתמש חייב להגדיר סוג תוכן חיצוני המכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.

לראש הדף

הכרת דוגמאות לשימוש בעמודות נתונים חיצוניים

הסעיפים הבאים מתארים כמה שימושים מעשיים להוספת עמודת נתונים חיצוניים לרשימה או לספריה.

חוזי לקוחות ופרטי קשר יש לך ספריית מסמכים המכילה חוזי לקוחות. עם זאת, כל פרטי הלקוח שלך נשמרים ביישום קו פעולה עסקי (כגון SAP או Microsoft CRM) הכולל מקור נתונים חיצוני למוצרי SharePoint. ברצונך לעקוב אחר החוזים של הלקוח בספריית המסמכים, אך ודא שפרטי הלקוחות הקשורים מעודכנים ולא משוכפלים שלא לצורך. ניתן לעשות זאת על-ידי הוספת עמודה אחת או יותר של נתונים חיצוניים לספריה כדי לשייך את שם הלקוח ומספר הטלפון המתאימים לכל חוזה המאוחסן בספריה. עמודת הנתונים החיצוניים מקלה עליך להזין או לעדכן את המידע הנכון ולאחזר באופן אוטומטי את פרטי הלקוח ממקור הנתונים החיצוני. בתרחיש זה, ניתן גם ליצור מסמך Word מובנים המקדם את הערכים של עמודות הנתונים החיצוניים למסמך Word כדי שתוכל לערוך את הערכים בלוח פרטי המסמך או באמצעות פקדי Word תוכן.

נתוני מוצר בסיסיים עם תמונות יצרת ספריית תמונות המכילה תמונות של המוצרים שהארגון שלך מוכר. עליך להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לספריה שגישה לשם המוצר, לקוד המוצר ולמחיר הנוכחי ממסד נתונים חיצוני. עם זאת, ודא כי בעת יצירת סוג התוכן החיצוני, הנתונים החיצוניים הם לקריאה בלבד. הכללים והתהליכים של החברה שלך דורשים ביצוע שינויים במידע המוצר באמצעות מערכת מסד הנתונים. אך כעת אנשים נוספים בארגון שלך יכולים לראות בקלות את כל פרטי המוצר הנפוצים יחד בתצוגת ספריה אחת.

לראש הדף

יצירת עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.

   הערה

   אין באפשרותך להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לרשימה חיצונית.

2. לחץ על הגדרות רשימה או>רשימת ספריהאו הגדרות ספריה.

3. במקטע עמודות , לחץ על צור עמודה.

4. הזן את שם העמודה, כגון לקוח ולאחר מכן, תחת סוגי עמודות, לחץ על נתונים חיצוניים.

5. תחת סוג תוכן חיצוני, לחץ על בורר סוגי התוכן החיצוני ולאחר מכן בחר את הפריט המתאים מרשימת סוגי התוכן החיצוניים, לדוגמה, CustomerCRM.

6. החלט כיצד ברצונך לטפל בפעולות שהוגדרו עבור סוג התוכן החיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

   • כדי להציג תפריט של פעולה אחת או יותר, לחץ על הצג את תפריט הפעולות.
   • כדי לגרום לעמודת הנתונים החיצוניים לבצע את פעולת ברירת המחדל בעת בחירה, לחץ על קשר עמודה זו לפעולת ברירת המחדל של סוג התוכן החיצוני.

7. תחת הוסף עמודה כדי להציג כל אחד משדות נוספים אלה, לחץ על בחר את כל השדות או בחר שם שדה ספציפי אחד או יותר, כגון CustomerName ו- PhoneNumber.

לראש הדף

עדכון עמודת נתונים חיצוניים

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.
2. הוסף או ערוך פריט ברשימה, או את המאפיינים של ספריית המסמכים.
3. בתיבת הטקסט של עמודת הנתונים החיצוניים, לדוגמה שם לקוח, לחץ על בורר הפריטים של הנתונים החיצוניים.
   המחבר של סוג התוכן החיצוני צריך להגדיר את אופן הפעולה של בורר הפריטים של הנתונים החיצוניים על-ידי בחירת שדה זהות מתאים ויצירת מסנן אחד או יותר כדי שתוכל לאתר במהירות את הערך הנכון. אם אין זה המצב, פנה אל המחבר של סוג התוכן החיצוני או אל מנהל המערכת לקבלת סיוע.
4. בתיבת הדו-שיח, בחר את הערך המתאים, לדוגמה ננסי Davolio ולאחר מכן לחץ על אישור.

הנתונים מתעדכנים ברשימה החיצונית ובמקור הנתונים החיצוני.

לראש הדף

רענון עמודת נתונים חיצוניים

מסיבות של ביצועים, הנתונים בעמודה של נתונים חיצוניים מאוחסנים במטמון בשרת או בשירות וייתכן שלא יציגו את הערכים העדכניים ביותר ממערכת הנתונים החיצונית. כדי לוודא שהנתונים החיצוניים המוצגים עדכניים, באפשרותך לרענן את עמודת הנתונים החיצוניים. עם זאת, נקוט זהירות בעת ביצוע פעולת רענון מאחר שפעולה זו עשויה להימשך זמן רב בהתאם לאופן ההגדרה של הנתונים החיצוניים.

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.
2. בכותרת העמודה של עמודת הנתונים החיצוניים, לחץ על רענן.
3. בדף רענון, החלט אם ברצונך לרענן רק את התיקיה הנוכחית, או את התיקיה הנוכחית ואת כל תיקיות המשנה שלה.
4. לחץ על אישור.

לראש הדף