סוגי תוכן ב- SharePoint חיוניים לניהול מטה-נתונים ולהבטחת עקביות ברחבי הארגון. כל פריט תוכן ב- SharePoint נוצר מסוג תוכן. מדריך זה יעזור לך להבין מהו סוג תוכן, כיצד ליצור, לפרסם ולנהל סוגי תוכן ביעילות.
מהו סוג תוכן?
סוג תוכן ב- SharePoint הוא אוסף הניתן לשימוש חוזר של תבניות, מטה-נתונים (עמודות), זרימות עבודה, אופן פעולה והגדרות אחרות עבור קטגוריית פריטים או מסמכים. סוג תוכן מחבר פריט ומידע אודות הפריט. הפריט יכול להיות אחד מסוגי קבצים רבים ושונים, מסמך, חוברת עבודה של Excel או אפילו מחוון מצב עבור דוח התקדמות. זו יכולה להיות גם רשימה או תיקיה. סוג תוכן משייך פריט זה למטה-נתונים מרכזיים או למידע אחר, כגון תבנית או מדיניות שמירה. היא מאפשרת לך לנהל את ההגדרות עבור קטגוריית מידע באופן מרכזי הניתן לשימוש חוזר.
סוגי תוכן המוגדרים כברירת מחדל ומותאמים אישית
SharePoint כולל סוגי תוכן מוכללים רבים כברירת מחדל. באפשרותך להשתמש בסוגי התוכן המוגדרים מראש, כגון מסמך ריק או הודעה, ללא כל שינוי, או ליצור סוגי תוכן מותאמים אישית כדי לעמוד בדרישות הייחודיות של הארגון שלך.
סוגי תוכן המוגדרים כברירת מחדל
להלן רשימה קצרה של כמה סוגי תוכן המוגדרים כברירת מחדל ב- SharePoint. קיימות שפות רבות נוספות, שניתן לראות על-ידי הפנייה בדף 'הגדרות האתר' באתר SharePoint.
- סוגי תוכן של מסמך: 'דף בסיסי', 'מסמך', 'טופס', 'קישור' ו'דף Wiki'
- סוגי תוכן של תיקיה: תיקיה, דיון ופעילות ערסל
- סוגי תוכן של רשימה: הכרזה, אירוע, איש קשר, בעיה, קישור, הסתייגויות, משימה ועוד
זהו רק דוגמה מתוך המגוון הרחב של סוגי התוכן הזמינים. כדי לראות את סוגי ברירת המחדל הזמינים באתר שלך, בצע את הפעולות הבאות:
הצג את כל סוגי התוכן המוגדרים כברירת מחדל
הערה
דרוש לך לפחות תפקיד של 'בעלים של אתר' כדי לראות את כל סוגי התוכן המוגדרים כברירת מחדל באתר SharePoint.
- בחר את הרשימה שאיתה ברצונך לעבוד בהפעלה המהירה, או בחר הגדרות
- בחר מידע אודות האתר.
- לאחר מכן בחר 'הצג את כל הגדרות האתר'.
- בחר סוגי תוכן של אתר תחת גלריות Web Designer Galleries.
- בדף הגלריה 'סוגי תוכן ', תראה את סוגי התוכן (כגון דוח, תמונה או מסמך), אב (כגון מסמך, פריט או נכס מדיה עשירה) ומקור (בדרך כלל האתר הנוכחי שלך).
כדי להבין כיצד סוגי התוכן המוכללים קשורים זה לזה, ראה SharePoint בהירארכיית ברירת המחדל של סוגי תוכן ב- Microsoft 365.
ראה הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה
סוגי תוכן מותאמים אישית
סוגי תוכן מותאמים אישית יכולים להקל על המשתמשים לשמור על עקביות. למרות שקיימים סוגי תוכן מוכללים רבים, מומלץ ליצור סוגי תוכן מותאמים אישית עבור הארגון שלך. לכל ארגון יש דרישות ייחודיות וסוגי תוכן שונים. לדוגמה, ייתכן שיהיו חוזים רשמיים, דוחות, הצעות מכירה, מפרטי עיצוב, נהלי חברה וכן הלאה. באפשרותך ליצור סוגי תוכן נפרדים כדי לסייע לך לנהל מגוון זה.
ניתן להגדיר סוגי תוכן עבור כל פריט כמעט ב- SharePoint. פריטים אלה כוללים מסמכים וקבצים אחרים, פריטי רשימה, קבצי מדיה ותיקיות. באפשרותך לציין את התכונות הבאות עבור כל סוג תוכן. תכונות אלה משויכות באופן אוטומטי בכל פעם שמישהו יוצר מסמך חדש או קובץ אחר בעל סוג תוכן מסוים.
- תבנית המסמך, אם היא מסמך
- מדיניות ניהול מידע המציינת מדיניות שמירה וביקורת
- עמודות (מטה-נתונים) המשויכות לתוכן
- זרימות עבודה שפריטים מסוג תוכן זה יכולים להשתמש בהן
- תכונות מותאמות אישית
לדוגמה, באפשרותך להגדיר סוג תוכן 'חוזה מכירות' ולהוסיף אותו לספריה שבה משתמש הצוות שלך. לאחר מכן, בכל פעם שמישהו רוצה ליצור הצעת מכירות, הוא פשוט בוחר חוזה מכירה מתפריט מסמך חדש .
סוג תוכן של מסמך, כגון חוזה מכירות זה, עשוי לכלול את התכונות הבאות:
התבנית עבור המסמך
עמודות המשויכות לתוכן, כאשר כל עמודה מייצגת פריט של מטה-נתונים. לדוגמה, הרשימה הבאה מציגה כמה מטה-נתונים נפוצים של מסמך:
- Sales Person
- חברת לקוח
- מספר הזמנת רכש
וכן הלאה...
דרישה להציג באופן אוטומטי את לוח פרטי המסמך ולאסוף מידע נדרש בכל פעם שמשתמש יוצר קובץ חדש מסוג זה
הגדרות ניהול מידע שמפרטות את מדיניות השמירה, אם ניתן לבקר אותה וכן הלאה
יצירת סוגי תוכן מותאמים אישית
כדי ליצור סוג תוכן אתר מותאם אישית, עליך תמיד להתחיל מסוג תוכן קיים, בין אם אתה משתמש בקטגוריה קיימת או אם ברצונך ליצור קטגוריה חדשה. באפשרותך לבחור מתוך האוסף הגדול של סוגי תוכן אתר מוגדרים מראש בגלריית סוגי התוכן. סוג תוכן האתר החדש יורש את כל התכונות של סוג תוכן האב שלו, כגון תבנית המסמך שלו, הגדרה לקריאה בלבד או עמודות. לאחר יצירתו, תוכל לשנות כל אחת מתכונות אלה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להשתמש בתבנית שונה מזו שצוינה באב.
כדי ליצור סוג תוכן מותאם אישית, בצע שלבים אלה:
יצירת סוגי תוכן מותאמים אישית
- בחר את הרשימה שאיתה ברצונך לעבוד בהפעלה המהירה, או בחר הגדרות
- בחר מידע אודות האתר ולאחר מכן בחר הצג את כל הגדרות האתר.
- בחר סוגי תוכן של אתר תחת גלריות Web Designer Galleries.
- בדף גלריה של סוגי תוכן , בחר + צור סוג תוכן.
- בלוח יצירת סוג תוכן , מלא שםותיאור עבור סוג התוכן המותאם אישית שלך.
- בחר באפשרות 'שימוש בקטגוריה קיימת' או 'צור קטגוריה חדשה'.
- תחת סוג תוכן אב, בחר אב, כגון סוגי תוכן של נכסים דיגיטליים או סוגי תוכן של מסמך. תחת סוג תוכן האב, התיבה הנפתחת תשתנה. בחר סוג תוכן אב ספציפי יותר. לדוגמה, אם בחרת סוגי תוכן של תיקיה, תוכל לצמצם אותם לדיון, לתיקיה או לפעילות ערסל בתיבה זו.
- בחר באפשרות צור.
פרסום סוג תוכן
סוגי תוכן מוגדרים עבור אתר וחלים על אתר זה ועל אתרי המשנה שלו. אך לעתים, ברצונך להשתמש בסוג תוכן מסוים באתרים מרובים, או באוספי אתרים. לדוגמה, הארגון שלך עשוי להשתמש בתבנית רגילה עבור מסמכים הדורשת מטה-נתונים סטנדרטיים. מאחר שברצונך שכל המשתמשים בחברה ישתמשו בסוג תוכן זה עבור מסמכים, מומלץ לפרסם בכל אוספי האתרים. לחלופין, ייתכן שמחלקת ההנדסה יוצרת סוג תוכן עבור מפרטי תכנון ורוצה לפרסם אותו רק באוספי אתרי ההנדסה.
מאחר שסוגי תוכן כוללים מטה-נתונים, סוגי תוכן ומטה-נתונים קשורים זה לזה באופן הדוק מאוד. שירות מטה-נתונים מנוהלים ב- SharePoint מאפשר לפרסם סוג תוכן באתרים שבהם נעשה בו שימוש. אתרים ואוספי אתרים המהווים חלק משירות המטה-נתונים המנוהלים נקראים "אתרים מנויים".
יש ליצור ולהגדיר באופן מפורש שירות מטה-נתונים מנוהלים. כדי לכלול פרסום של סוגי תוכן, מנהל המערכת מציין אוסף אתרים ספציפי כרכזת. יישומים מחוברים ואוספי אתרים יכולים להירשם כמנויים לסוגי התוכן במרכז. על-ידי קביעת תצורה של שירותי מטה-נתונים מנוהלים, אתה מאפשר לנהל סוגי תוכן באופן מרוכז. סוגי תוכן נוצרים באתר הרכזת, וניתן להפיץ עדכונים באופן אוטומטי לאתרי המנויים.
ראה פרסום סוג תוכן ממרכז פרסום תוכן לקבלת מידע נוסף על פרסום סוגי תוכן.