תחילה, התחל על-ידי תכנון אתר התקשורת שלך ב- SharePoint. בשלב התכנון תלמד כיצד לחשוב על ניווט באתר, הרשאות והתאמות אישיות כדי להכין אותך לבניית אתר תקשורת של SharePoint. השתמש במאמר זה כדי ללמוד כיצד לבנות אתר תקשורת של SharePoint.
צריך ליצור אתר צוות? עדיין תוכל לפעול לפי ההנחיות במאמר זה, אך עליך להבין שלאתר צוות יש בדרך כלל קהל קטן הרבה יותר עם יעדים ומשימות ספציפיים מאוד שיש לבצע. אתרי תקשורת מיועדים לתקשורת רחבה.
בניית האתר שלך
באפשרותך ליצור את אתר התקשורת שלך באמצעות אחד מהעיצובים הסטנדרטיים (Topic, Showcase, blank) או עיצוב אתר מותאם אישית שנוצר עבור הארגון שלך. אם יש מרכז הניהול, באפשרותך גם להקצות אחד מעיצובי האתר ב- lookbook כנקודת התחלה עבור האתר שלך.
עיין בהדרכה המונחית ליצירת אתר תקשורת.
לחלופין, דלג ליצירת אתר תקשורת.
התאמה אישית של המראה והתחושה
באפשרותך להתאים אישית את ערכת הנושא, הכותרת העליונה וסמל האתר כדי להתאים אישית את הארגון או מותג האתר שלך. למד כיצד להתאים אישית את המראה של אתר SharePoint שלך. אם האתר שלך מהווה חלק מרכזת, לא תוכל לשנות את ערכת הנושא של האתר. אם אינך רואה אפשרויות לשינוי המראה של האתר שלך, ייתכן שמנהל המערכת ביטל את היכולת לעשות זאת.
גש לשינויים אלה בהגדרות > שנה את המראה
מפרטים עבור סמלים:
- סמל האתר שלך יכול להיות JPG, GIF או PNG. שימוש בקובץ PNG מאפשר רקע שקוף
- אם אתה מעוניין בסמל ריבועי עבור האתר שלך, הממדים המינימליים הם 64 x 64 פיקסלים
- עבור סמל מלבני, הממדים הם 192 x 64
- Double these dimensions for the best display in high resolution
- כדי למזער את ההשפעה על ביצועי האתר שלך, אל תשתמש בתמונה שגודלה עולה על 300 MB עבור סמל האתר שלך
הגדרת ספריית דפי האתר
ספריית דפי האתר היא סוג מיוחד של ספריית מסמכים המשמשת לארח כל הדפים באתר שלך. ניתן להגדיר ספריה אחת בלבד של דפי אתר באתר שלך. רשומות חדשות מאוחסנות בספריה 'דפי אתר' באתר שלך - מכיוון שהן פשוט סוג מיוחד של דף אתר.
עצה: כדי להקל עליך לראות אילו דפים 'חדשות' ודפים הם דפי אתר "רגילים", הוסף את העמודה מצב מקודם לתצוגות בספריית דפי האתר שלך. רשומות חדשות הן מצב מקודם = 2. דפי האתר "רגיל" הם מצב מקודם = 0.
עצה: הפוך את התצוגה 'כל הדפים' לתצוגת ברירת המחדל עבור דפי אתר. בתצוגה זו, הצג את העמודות הבאות בנוסף לסוג ול- שם: כותרת (מקושרת לפריט עם תפריט עריכה), מצב מקודם, גירסה, ספירת הערות וספירת הערות. תוכל להוסיף את כל העמודות האלה למעט גירסה על-ידי בחירת הרשימה הנפתחת עבור + הוסף עמודה ובחירה באפשרות הצג/הסתר עמודות. בחר את העמודות שברצונך להציג ולחץ על החל. כדי להוסיף גירסה לתצוגה שלך, בחר את הרשימה הנפתחת של התצוגה ובחר ערוך את התצוגה הנוכחית. לאחר מכן, סמן את התיבה לפני הגירסה ולחץ על אישור כדי לשמור את התצוגה.
הכרת תוכן האתר
כל אתר תקשורת כולל כמה רשימות וספריות המוגדרות כברירת מחדל:
- ספריית מסמכים – מיקום להעלאת קבצים. האתר שלך מגיע עם ספריית ברירת מחדל אחת, אך באפשרותך להוסיף עוד לפי הצורך.
- רשימת אירועים – הרשימה שבה מאוחסנים ערכי לוח השנה.
- ספריית דפי אתר – הספריה שבה גרים כל דפי האתר שלך.
- תבניות טפסים וספריית סגנונות - ספריות אלה הן ספריות מדור קודם המודבקות בגירסאות תותעות של SharePoint
עצות לקביעת התצורה של תוכן האתר:
- הוסף את כותרת העמוד לפני הוספת תמונה לדף. אם לא תוסיף תחילה את כותרת הדף, שם תיקיית המשנה 'נכסי אתר' (שנמצא ב'נכסי אתר') עבור הדף שלך עשוי להיות מחרוזת של תווים אקראיים , דבר שקשה הרבה יותר למצוא את התמונות המשויכות לדף שלך במועד מאוחר יותר.
- אל תהעלה מסמכים באמצעות ה- Web Part קישורים מהירים. העלה אותם תמיד לספריית מסמכים ולאחר מכן צור אליהם קישור מקישורים מהירים. אם אתה מעלה מסמך בזמן שאתה מוסיף קישור בקישורים מהירים, המסמך יאוחסן בספריה 'נכסי אתר' - פעולה שתקשה הרבה יותר למצוא אותו אם תצטרך לעדכן אותו במועד מאוחר יותר.
- מקם רווחים (לא מקפים או מקפים תחתונים) בין מילים בשמות קבצים כדי לשפר את הקריאות. שמות קבצים וכותרות מסמכים צריכים להיות בעלי משמעות למשתמשים מאחר שמידע זה יהפוך לחשוב כאשר המשתמשים יחפשו תוכן באתר שלך.
- הימנע משימוש בתאריכים ומספרי גירסאות בשמות קבצים. SharePoint יעקוב עבורך באופן אוטומטי אחר גירסאות. אם תוסיף תאריך לשם קובץ ולאחר מכן תוסיף עותק חדש יותר של הקובץ, הקישורים שלך לקובץ הישן לא יתעדכנו באופן אוטומטי. אם אתה מעלה גירסה חדשה של קובץ בעל שם זהה לזה של קובץ קיים, הקישורים שלך מתעדכנים באופן אוטומטי.
- השתמש בתוויות ניתנות לזיהוי עבור כל ההיפר-קישורים. אל תמציא מונחים כאשר אתה מקשר לתוכן באתר שלך. לקבלת הדרכה נוספת אודות תוויות קישור, עיין בהדרכה לגבי תוויות בניווט תכנון עבור חוויית SharePoint המודרנית. ההנחיות למתן שמות לתוויות במאמר זה חלה לא רק על תוויות ניווט מובילות, אלא גם על כל קישור בדף שלך.
החלט כיצד ברצונך שמשתמשים ינהלו אינטראקציה עם הדפים שלך
אחד היתרונות העיקריים של חוויות SharePoint מודרניות הוא שקיימות כמה דרכים מוכללות שבהן מבקרים יכולים לעסוק באתר שלך ובדפים שלך:
- הערות עמוד. כל דף נוצר כאשר הלחצן הדו-מצבי של הערות העמוד זמין. באפשרותך לבחור להשאיר אפשרות זו זמינה או להפוך אותה ללא זמינה. אם תשאיר את הערות העמוד זמינות, ודא שאתה סוקר הערות לעתים קרובות כדי להגיב לפי הצורך.
- שמור לאחר כך. תכונה זו מאפשרת לכל קורא לשמור את הדף לסקירה מאוחרת יותר. דפים שמורים מוצגים בדף הפתיחה של SharePoint או באפליקציה למכשירים ניידים.
- אוהב.אוהב/ת. תכונה זו מאפשרת למבקרים לציין השוואה לדף שלך. המספר הכולל של הערות 'אהבתי' מוצג עבור כל עמוד ומאמר חדשות.
- תצוגות . תכונה זו מציינת לבעלי אתרים ומבקרים כמה פעמים הדף הוראה.
- שיחות Yammer. הוספת ה - Web Part של Yammer מאפשרת למבקרים בדף להציג, להתחיל ולהשתתף בשיחות קהילה של Yammer מדף SharePoint שלך.
פילוח תוכן עבור קהלי יעד מסוימים
דרך נהדרת להבטיח שתוכן האתר שלך רלוונטי יותר למבקרים היא להתאים אישית את האופן שבו המבקרים עשויים להציג דפים וחדשות באמצעות פילוח קהל. פילוח קהלים מאפשר לייעד תוכן למשתמשים שהם חלק מקהל ספציפי. פילוח קהלים גם מאפשר סדר עדיפויות של חדשות לחברי קהל בדף הפתיחה של SharePoint, חדשות באפליקציה למכשירים ניידים וב- Web Part של חדשות.
התצורה של פילוח קהל מוגדרת תחילה בספריה 'דפי אתר' ולאחר מכן ברכיבי ה- Web Part 'חדשות' או 'תוכן מסומן'. אם צוין קהל עבור דף, רכיבי Web Part אלה יציגו את הדף רק לאנשים החברים בקהל. חבר שאינו חבר יכול למצוא את התוכן באמצעות חיפוש, מכיוון שמיקוד דף אינו זהה לדף אבטחה. עם זאת, המשתמש שאינו חבר לא יוצג עם הדף או מאמר החדשות.
ניתן גם להוסיף פילוח של קהל יעד לניווט של האתר שלך. פעולה זו מאפשרת לך לבחור מי רואה איזה תוכן בניווט האתר שלך משתמש באותם קהלים זמינים עבור דפים.
יצירת אישורי עמודים אוטומטיים
האם ברצונך שמישהו או קבוצה יאשרו דפים לפני פרסומנו? גירסאות ראשיות ומשניות זמינות כברירת מחדל בספריה 'דפי אתר'. כאשר תכונה זו זמינה, באפשרותך לקבוע בקלות תצורה של אישור דפים מהרשימה הנפתחת 'אוטומטי' בספריה 'דפי אתר'. זה יכול להיות רעיון טוב אם בכוונתך להוסיף מחברים מרובים וברצונך לסקור את העמודים הסופיים לפני פרסומנו. שים לב כי גם ללא אישור דפים זמין, רק חברים ובעלים יכולים להציג דפים שלא פורסמו (למרות שמבקרים יכולים להציג את הגירסה האחרונה שפ פורסמה של הדף).
התאמה אישית של הרשאות עבור רשימות וספריות
האם ברצונך להוסיף מספר רשימות או ספריות שבהן מבקרים באתר יכולים לתרום? באפשרותך להתאים אישית הרשאות עבור רשימה או ספריות אחת או יותר באתר שלך כדי להקצות הרשאות השתתפות לקבוצת המבקרים שלך. כשם עבודה מומלצת, נסה להימנע מבעיית הרשאות בספריה 'דפי אתר'. שבירת הרשאות בספריה 'דפי אתר' עלולה לגרום לחוויות משתמש מורכבות ומבלבלות ויש לנהל אותן בקפידה מאוד כדי לוודא שלא תסיר בטעות הרשאות הדפים שכל המשתמשים זקוקים להם. באפשרותך גם להשתמש ב- web part Microsoft Forms כדי להוסיף טופס לדף שבו מבקרים יכולים לתרום או ב- Web Part של Power Apps כדי להוסיף יישום שתצורתו נקבעה.
שיקולים מיוחדים עבור מודרניזציה של אתר קלאסי
אם אתה מבצע מודרניזציה של אתר SharePoint קלאסי קיים כדי ליצור את אתר התקשורת שלך או להמיר מפלטפורמה אחרת ל- SharePoint, ייתכן שיהיה לך תוכן להעברה לאתר החדש שלך.
שיטות עבודה מומלצות להעברה:
השתמש ב'מעבר לאתר תקשורת חדש' כדי לחשוב מחדש על הסיפור של האתר שלך ולהבטיח שהתוכן עדיין רלוונטי. תכנן את האתר החדש באמצעות ההנחיות שתוארו קודם לכן. אין זה אומר שעליך לשכוח את מה שכבר יש לך – במיוחד אם התוכן נמצא בשימוש ונשמר מעודכן. אך האם זה המקרה עבור כל התוכן הנוכחי שלך?
דבר עם מבקרי האתר שלך. גלה מה הם באמת צריכים. האם התוכן באתר הקודם שלך עדיין עומד ביעדים עבור האתר החדש שלך? עיין נתוני שימוש עבור האתר הקיים. השתמש במידע זה כדי לקבוע איזה תוכן יש להעביר לאתר החדש.
צור ועיין במלאי התוכן עבור האתר הנוכחי שלך. עבור כל רכיב במלאי, זהה אם עליו להיות:
- נמחק - אם כן, עשה זאת עכשיו!
- מאוחסן בארכיון - מכיוון שזהו רשומה עסקית
- הועבר - מכיוון שהוא עדכני, ואתה עדיין זקוק לו
- עודכן ולאחר מכן הועבר
- מוצב באתר אחר ומקושר באתר משלך
התוכן אמור להתמקם באתר החדש שלך.
- האם תוכן זה מוסיף ערך לעסק/מבקר?
- האם אני מחויב לשמירה על עדכניות?
- האם הקבוצה העסקית שלי אחראית לתוכן זה? אם לא, הגיע הזמן להיפרד מהתוכן. אם הוא אינו שלך, קבל את הבעלים כדי להוסיף אותו לאתר שלו וליצור קישור לתוכן באתר שלך.
חפש "בית" עבור תוכן חדש. ודא שלפי כל רכיב יש בית ואם לא, חשוב אם החמצת קטגוריה בתכנון שלך.