הנוסחה עבור אתרים מוצלחים ומשתמשים מרוצים מתוכננת היטב ובגישה ברת-קיימא לניהול אתרים ומשתמשים. להלן כמה משימות ומושגים עיקריים שבהם תוכל להשתמש כדי לתכנן אתרים ולנהל משתמשים עבור הארגון שלך.
אודות אוספי אתרים
לא משנה אם אתה משתמש חדש ב- SharePoint או אם השתמשת בגירסאות רבות, חוויית SharePoint המודרנית מספקת גמישות רבה יותר, ניווט קל יותר וכל האתרים ידידותיים למכשירים ניידים. אנו ממליצים ליצור אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה בארגון שלך. חוויית SharePoint המודרנית מקלה עליך לנווט ולתחזק מאחר שכל אתר הוא כעת אוסף אתרים. קבל מידע נוסף על החוויה המודרנית ב- SharePoint ועל היתרונות של השימוש באתרי Hub. מומלץ ליצור אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה ולאחר מכן לשייך את כולם לאתר רכזת. פעולה זו מספקת גמישות רבה יותר ומאמץ בקלות את הצרכים המשתנים של הארגון שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר רכזת של SharePoint?.
מנהל SharePoint מנציג את הניהול של אוספי אתרים לאנשים שונים בארגון שלך. מודל ההרשאות של SharePoint עוזר בכך שהוא מאפשר לך להקצות הרשאות לתפקידים שונים, כגון מנהל אוסף אתרים, בעלי אתר ותפקידים אחרים. ראה ניהול מנהלי אוסף אתרים כדי ללמוד כיצד להוסיף ולהסיר מנהלי אוסף אתרים.
מנהל אוסף האתרים כולל את רמת ההרשאה שליטה מלאה עבור אוסף האתרים. משמעות הדבר היא שבאפשרותך להוסיף או למחוק אתרים או לשנות את ההגדרות עבור כל אתר בתוך אוסף אתרים. בנוסף, באפשרותך להציג, להוסיף, למחוק או לשנות את כל התוכן בתוך אתרים אלה. מנהל אוסף האתרים המשני יכול לייעד על-ידי מנהל אוסף האתרים. כמנהל אוסף אתרים, באפשרותך להוסיף מנהל אוסף אתרים אחר, או לשנות את מנהל אוסף האתרים, באמצעות הדף 'הגדרות'. לקבלת מידע נוסף אודות משימה זו, ראה ניהול מנהלי אוסף אתרים.
אוסף אתרים מסורתי הוא קבוצה של אתרי SharePoint בעלי אותם בעלים ואותן הגדרות ניהול שיתוף, כגון הרשאות. אתרי המשנה מקבלים בירושה ניווט, הרשאות ועיצוב אתר מאוסף האתרים. כך, בכל פעם שבני האתר והפרוייקטים שלך משתנים, האתרים שלך חייבים גם הם להשתנות,
בחירת אתרים עבור כל עומס עבודה
חשוב לתכנן את סוג אוסף האתרים של SharePoint הדרוש לך עבור עומסי העבודה שלך. לאחר מכן, תרצה להקל על המשתמשים שלך לנווט ולחפש את מה שהם צריכים. סעיף זה מספק פרטים על חלק מאתרי SharePoint המודרניים הזמינים וגם מדבר על ניווט באתרים אלה. מאמר נהדר בנושא תכנון ניווט הוא ניווט בתכנון עבור חוויית SharePoint המודרנית.
חשוב על אתר רכזת של SharePoint כמסגרת או בסיס שיעזרו לך לארגן אתרי צוות ותקשורת שונים. בעת יצירת אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה בארגון שלך, אתר רכזת מחבר אוספי אתרים אלה בדרכים לוגיות שמסייעות לאתר ולנהל בקלות רבה יותר. לאחר מכן תוכל להעביר ולנהל אוספי אתרים בין אתרי רכזת בכל פעם ש עומסי העבודה שלך משתנים. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון אתרי הרכזת של SharePoint.
אתר צוות של SharePoint ודפים שאתה יוצר תחתו זמינים רק למשתמשים שאתה מזמין על-ידי מתן הרשאה עבורם לאתר. באפשרותך גם לחבר את אתר הצוות לקבוצה של Microsoft 365. עם אתר צוות, הארגון, הצוות או הקבוצה שלך יכולים ליצור קשר זה עם זה ולשתף פעולה במסמכים ובקבצים אחרים, לפרסם הכרזות, לתזמן פגישות, לנהל משימות, לעקוב אחר נושאים או פריטי פעולה ולאחסן מידע ברשימות. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר צוות של SharePoint?
אתר תקשורת של SharePoint מאפשר לך לשתף מידע כגון חדשות, דוחות ומצב עם אנשים אחרים. אתר תקשורת כולל בדרך כלל כמה משתתפים, אך חברים רבים.
ממשל
פיקוח הוא קבוצת פריטי המדיניות, התפקידים, תחומי האחריות והתהליכים שמדריכים, ישירה ושליטה באופן שבו החטיבות העסקיות והקבוצות הטכניות של הארגון משתפות פעולה כדי להשיג יעדים עסקיים. בכל הנוגע לאוסף האתרים שלך ב- SharePoint, תוכנית פיקוח יכולה להיות מדריך לתכנון התפקידים, תחומי האחריות והמדיניות הדרושים לתמיכה באוסף האתרים שלך. הדבר עשוי לכלול, אך אינו מוגבל לשיקולים הבאים:
- ארכיטקטורת מידע, כולל דפי אינטרנט, מסמכים, רשימות ונתונים
- פעילויות תחזוקה, כולל ניהול חשבונות משתמשים
- מיתוג ומדיניות התאמה אישית
- הדרכה
חשוב להכין תוכנית פיקוח עבור הארגון שלכם. על-ידי השתתפות בפיתוח של תוכנית פיקוח, תוכל לעזור לזהות בעלות הן עבור צוותים עסקיים והן עבור צוותים טכניים, ולה להגדיר מי אחראי על תחומי המערכת. לקבלת מידע נוסף על פיתוח תוכנית פיקוח, ראה מבט כולל: שיטות עבודה מומלצות לניהול האופן שבו אנשים משתמשים באתר הצוות שלך.
ניהול משתמשים
הערה
ייתכן שתצטרך לעבוד עם מנהל SharePoint כדי לנהל משתמשים. לדוגמה, מנהל SharePoint מנהל פרופילי משתמשים.
חשבונות משתמשים ב- Microsoft 365
מנהל המערכת הכללי מוסיף משתמשים חדשים ל- Microsoft 365 באמצעות מרכז הניהול של Microsoft 365, שהוא הפורטל לניהול משתמשים והגדרה של שירותים. לקבלת מידע נוסף, ראה משתמשים ותפקידים. בעת הוספת משתמש חדש, מנהל המערכת הכללי עושה את הפעולות הבאות:
- מציין אם משתמש זה יכול גם לגשת למרכז הניהול
- הגדרת המיקום הגיאוגרפי עבור המשתמש
- בחירת סוג רשיון המשתמש
- יצירת שם משתמש וסיסמה עבור המשתמש
משתמשי אתר צוות
באפשרותך להוסיף משתמשים לאתר הצוות שלך ולהתאים את ההרשאות עבור משתמשים. ניתן למצוא רמות הרשאה ואת החברות בקבוצה של SharePoint תחת הגדרות. עם זאת, Microsoft 365 יוצר כעת קבוצת אבטחה בשם כולם למעט משתמשים חיצוניים המכילה את כל המשתמשים במדריך הכתובות של Microsoft 365 (למעט אנשים מחוץ לארגון שלך ומוזמנים באמצעות תכונת השיתוף החיצוני). קבוצת אבטחה זו מוענקת באופן אוטומטי גישה כחבר ב- SharePoint. משמעות הדבר היא שהמשתמשים שאתה מוסיף למדריך הכתובות של Microsoft 365 יכולים לערוך אתרים, רשימות וספריות כברירת מחדל.
רמות הרשאה חברות בקבוצה
רמות הרשאה הן אוספים של זכויות SharePoint המאפשרים למשתמשים לבצע ערכה של משימות קשורות. לדוגמה, רמת ההרשאה 'קריאה' כוללת את ההרשאות 'הצג פריטים', 'פתח פריטים', 'הצג דפים' ו'הצג גירסאות' (בין היתר), את כל ההרשאות הדרושות להצגת דפים, מסמכים ופריטים באתר SharePoint. ניתן לכלול הרשאות ביותר מרמת הרשאה אחת. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון אסטרטגיית ההרשאות שלך.
איננו ממליצים להקצות רמות הרשאה ישירות למשתמשים בודדים, מכיוון שהפעולה עשויה להקל מאוד על המעקב וההתנהלות של המשתמשים שיש להם גישה לאתרים. לעתים יש צורך בכך, אך יש לשמור אותו למינימום כדי להימנע ממורכבות. במקום זאת, הקצה הרשאות לקבוצות ולאחר מכן הקצה משתמשים בודדים לקבוצות המתאימות. קבוצה היא קבוצה של משתמשים המוגדרים ברמת אוסף האתרים לצורך ניהול קל של הרשאות. לקבלת מידע נוסף, ראה קבוצות SharePoint המוגדרות כברירת מחדלוהתאמה אישית של הרשאות אתר. לכל קבוצה מוקצית רמת הרשאה המוגדרת כברירת מחדל. לדוגמה, חלק מקבוצות ברירת המחדל המרכזיות של SharePoint כוללות את רמות ההרשאה הבאות:
| קבוצה | רמת הרשאה |
|---|---|
| בעלים | שליטה מלאה |
| מבקרים | קריאה |
| חברים | השתתפות |
כל אדם בעל הרשאת שליטה מלאה יכול ליצור קבוצות מותאמות אישית.
בעת הקצאת רמות הרשאה לקבוצות SharePoint ברמת אוסף האתרים, כברירת מחדל, כל האתרים ותוכן האתר מקבלים בירושה רמות הרשאה אלה. אופן פעולה זה המהווה ברירת מחדל נקרא העברת הרשאות בירושה. באפשרותך לציין אם להגדיר הרשאות ייחודיות בעת יצירת אתר משנה, או לנתק את קבלת ההרשאות בירושה באתר, ברשימה או בספריה או בפריט. לקבלת מידע נוסף, ראה מהי העברת הרשאות בירושה?
מאחר שרמת ההרשאה של משתמש קובעת מה הוא יכול לראות ולגשת בתוך אתר, עליך לשקול את החברות שלו בקבוצה בקפידה. לדוגמה, משתמש שאחראי ליצירה ולהתאמה אישית של אתרים חייב להיות חבר מינימלי בקבוצה Designer זו. עם זאת, משתמש שצריך רק לקרוא ולהוריד תוכן וייתכן שיהיה צריך להיות רק חבר בקבוצה 'מבקרים'. לקבלת מידע נוסף, ראה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint.
תכנון השימוש בתכונות אוסף אתרים ואת האתר
כמנהל אוסף אתרים, ייתכן שתצטרך לשתףPoint, נהל תכונות ברמות אוסף האתרים והאתרים. פעילויות אלה עשויות לכלול הפעלה או ביטול של תכונות בהתאם לתוכנית הפיקוח שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה הפיכת תכונות אוסף אתרים לזמינות או ללא זמינות. ראה גם ניהול סל המיחזור של אוסף אתרים של SharePoint.