מהו אתר של 'מרכז המסמכים'?

SharePoint מציע חוויה מדרגית ועשירה בתכונות לניהול תוכן. אם יש לך נפח גדול של קבצים לניהול, שקול להשתמש בתבנית אתר של מרכז המסמכים. תבנית זו ממוטבת לניהול מסמכים בקנה מידה גדול. הוא יכול לחסוך זמן ולעזור לך להיות יעיל יותר. גירסאות, מסמכי זהות, ערכות מסמכים, ניווט במטה-נתונים וסוגי תוכן כלולים בתבנית.

אתר מרכז המסמכים פועל עבור שני התרחישים הבאים:

• סביבת עריכה בסביבה של עריכה במרכז המסמכים, המשתמשים יוצרים ועורכים אלפי מסמכים או נכסי מדיה המאוחסנים במאגר מרכזי.
• ארכיון תוכן בארכיון תוכן, כגון ארכיון, Knowledge Base, משתמשים מאחסנים או להציג מסמכים.

מאמר זה מסביר את התכונות בתבנית אתר של מרכז המסמכים.

כדי ליצור מרכז מסמכים, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint.

מה נמצא באתר מרכז המסמכים?

תבנית האתר 'מרכז המסמכים' מכילה תכונות שמסייעות ליצור ולנהל ערכות מסמכים גדולות ביתר קלות ויעילות. ברוב המקרים, בעלים של אתר יכול להוסיף כל אחת מתכונות אלה בנפרד. תבנית האתר 'מרכז המסמכים' מפעילה באופן אוטומטי את תכונות ניהול המסמכים המומלצות. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה תכונות אלה.

באפשרותך להשתמש באתר 'מרכז המסמכים' כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. בסביבת עריכה, משתמשים מוציאים ומכניסים קבצים לעתים קרובות ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול גירסאות זמין, וגירסאות קודמות של כל מסמך נשמרות. בנוסף, זרימות עבודה יכולות לשלוט במחזורי החיים של המסמך.

לעומת זאת, מעט מאוד עריכה מתרחשת בארכיון תוכן. משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים. תבנית האתר 'מרכז המסמכים' תומכת ביצירת סוג של ארכיון תוכן Knowledge Base ארכיון. בדרך כלל, מאגרי ידע מכילים גירסאות בודדות של מסמכים, ואת האתר יכול להתאים למיליוני קבצים. בתרחיש אופייני, כגון מרכז תמיכה טכנית עבור ארגון גדול, אלפי אנשים עשויים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותו. רק חלק מהתוכן העלה תוכן חדש לאתר.

הפריטים הבאים מתארים כמה תכונות של SharePoint שבאפשרותך לכלול באתר 'מרכז המסמכים'. בנוסף ליכולות אלה, ארגונים מסוימים מתאים אישית את המראה וה ניווט של מרכז המסמכים. יש להוסיף רכיבי Web Part מותאמים אישית.

ניווט במטה-נתונים

מטה-נתונים מנוהלים הם מערכת המקצה מונחים מסוימים למסמכים ב- SharePoint. לאחר מכן, תוכל להשתמש במונחים אלה כדי לסווג את המסמכים. באפשרותך גם להשתמש במטה-נתונים כדי ליצור כלי ניווט רב-עוצמה עבור משתמשים, שבאפשרותך לעזור להם למצוא במהירות את מה שהם רוצים.

לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש Knowledge Base מאמרים שיעזרו לאנשים לפתור בעיות במוצרים. באפשרותך ליצור מונחי מטה-נתונים המאפשרים למשתמשים לסנן מידע לפי מוצר, לפי סוג בעיה או מאפיינים אחרים.

זהי מסמכים

באתר מרכז המסמכים, כל פריט תוכן מקבל מזהה ייחודי שאינו קשור למיקום המסמך, כגון קישור כתובת URL. משמעות הדבר היא שאם תעביר את המסמך או תשנה את שמו, המזהה יישאר זהה. באפשרותך להשתמש במזהה כדי ליצור קישור קבוע עבור המסמך ולמזער קישורים מנותקים.

גירסאות

גירסאות זמינות באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים. משמעות הדבר היא שיש לך באופן אוטומטי היסטוריה של כל הגירסאות השונות של קובץ. בתהליך סקירת מסמכים, לדוגמה, פירוש הדבר שיש לך תיעוד של כל העדכונים שהוזנו במהלך מחזור הסקירה. באפשרותך לעקוב אחר עדכונים, אנשי קשר מגיבים וכן הלאה. בנוסף, אם מתעוררת בעיה בגירסה הנוכחית של מאמר, באפשרותך לחזור במהירות לגירסה האחרונה שהיתה ידועה בתוקף.

סוגי תוכן

סוג תוכן הוא סוג ספציפי של תוכן יחד עם קבוצה של הגדרות עבור התוכן. כאשר מישהו יוצר מסמך מסוג תוכן מוגדר, הוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההגדרות המתאימות עבור סוג תוכן זה. מרכז המסמכים עשוי להכיל אוסף של סוגי תוכן – סוגים שונים של מסמכים, וידאו, תבניות וכן הלאה.

סדרן התוכן

סדרן התוכן אינו נכלל באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים, עם זאת, משתמשים רבים מוסיפים אותו. סדרן התוכן הוא תכונה של SharePoint המאפשרת לך לנהל את הארגון והמבנה הכוללים של פריטים. באמצעות מטה-נתונים או סוגי תוכן, סדרן התוכן יכול לנתב באופן אוטומטי מסמכים ופריטים אחרים למיקומים ספציפיים. לדוגמה, ב- Knowledge Base, ייתכן שארגן התוכן ינתב באופן אוטומטי את כל השליחות החדשות לספריה מיוחדת שאוסף מאמרים עבור מוצר ספציפי.