יצירה ושיתוף של מאגר משאבים בשולחן העבודה של Project

הידיעה מי זמין לעבוד על הפרוייקט שלך עשויה להפוך לאתגר בעת עבודה על פרוייקטים מרובים.

אם אתה מקצה את אותם אנשים למספר פרוייקטים או משתמש במשאבים משותפים בפרוייקט שלך, כדאי לשלב את כל המידע אודות המשאבים לקובץ מרכזי יחיד הנקרא מאגר משאבים. מאגר המשאבים שימושי גם לזיהוי התנגשויות בין הקצאות ולהצגת הקצאת הזמן עבור כל פרוייקט.

יצירת מאגר משאבים

1. פתח את Project, לחץ על הכרטיסיה 'משאב פרוייקט > ריק'.
2. לחץ על החץ לצד 'לוח תכנון של צוות' ולחץ על 'גליון משאבים'.
3. לחץ על 'הוסף משאבים' וייבא מידע קיים אודות משאב.

כדי להקליד פרטים חדשים על אנשים, לחץ על משאב עבודה והוסף שם משאב ופרטים.

לאחר יצירת מאגר משאבים משותף, המידע עבור כל פרוייקט משותף מגיע ממאגר משאבים זה, וכל המידע, כגון הקצאות, תעריפי עלות וזמינות, נמצא במיקום מרכזי זה.

שימוש במאגר המשאבים

1. פתח את פרוייקט מאגר המשאבים.
2. פתח את הפרוייקט לשיתוף משאבים מהמאגר ולחץ עלמאגר>משאבים של משאבים>,שתף משאבים.
   
3. לחץ על השתמש במשאבים, ובתיבה מאת , לחץ על פרוייקט מאגר המשאבים שפתחת בשלב 1.
   
4. האפשרות 'לחץ על מאגר' מקבלת עדיפות אם ברצונך שהמידע במאגר המשאבים יעקוף מידע מתנגש בפרוייקט (המשתף).
   לחלופין
   לחיצה על 'שתף' מקבל עדיפות אם ברצונך שהמידע בפרוייקט שלך יעקוף מידע מתנגש ממאגר המשאבים.
5. לחץ על אישור.
   כעת באפשרותך להשתמש במשאבים עבור הפרוייקט שלך. כל המשאבים בפרוייקט שלך נוספים למאגר באופן אוטומטי.
6. כדי לראות את רשימת המשאבים המשותפים, לחץ עלגליון משאביםשל תרשים> גנט של פעילות>.
   

עבודה עם מידע על שימוש במשאבים

באפשרותך להציג ולעדכן את קובץ מאגר המשאבים מהפרוייקט הנוכחי שלך (קובץ שיתוף). מומלץ לעדכן ולהציג משאבים מעת לעת כדי לקבל את המידע העדכני ביותר על ההקצאות והשפעתן על הפרוייקטים שלך.

1. פתח את קובץ השיתוף של הפרוייקט.

2. בתיבה שמופיעה, לחץ על 'פתח מאגר משאבים' כדי לראות את ההקצאות בכל קבצי השיתוף. פעולה זו פותחת את מאגר המשאבים כקובץ לקריאה בלבד.

3. כדי לראות הקצאות בין פרוייקטים המשתפים את מאגר המשאבים, לחץ על 'שימוש במשאבים' של תרשים> גנט של פעילות>. 
   

   עצה

   שמות משאבים שמופיעים באדום מציינים הקצאת יתר של משאבים.

   באפשרותך לעדכן עם משאבים חדשים, לעדכן את הסכום הכולל המתוזמן ואת פרטי העבודה. קבל מידע נוסף על הקצאת אנשים לפעילויות.

4. לאחר שתבצע עדכונים, לחץ על'מאגר> משאבי משאבים>' עדכן מאגר משאבים. 
   

   עצה

   אם האפשרות 'עדכון מאגר משאבים ' אינה זמינה בפרוייקט, ייתכן שפתחת את קובץ מאגר המשאבים במצב קריאה/כתיבה. סגור ופתח מחדש את מאגר המשאבים במצב קריאה.

הפסק שיתוף משאבים

אם הפרוייקט משתף משאבים ממאגר משאבים או מקובץ פרוייקט אחר, באפשרותך לנתק אותו מקובץ אחר זה. משאבים עם הקצאות בקובץ הפרוייקט שלך נשארים בפרוייקט לאחר ניתוק הקובץ ממאגר המשאבים או מקובץ פרוייקט אחר, אך המשאבים האחרים ממאגר המשאבים או מקובץ אחר אינם זמינים עוד.

ניתוק קובץ השיתוף הפעיל ממאגר המשאבים שלו

באפשרותך לנתק את קובץ הפרוייקט הפעיל ממאגר המשאבים או מקובץ אחר שאליו הוא מחובר ולשתף עמו משאבים.

1. פתח את מאגר המשאבים המכיל את המשאבים שאתה משתף.
2. בתיבת הדו-שיח פתיחת מאגר משאבים , לחץ על פתיחת מאגר משאבים קריאה/כתיבה כדי שתוכל לשנות מידע אודות משאבים. זכור שפתיחת המאגר באמצעות הרשאת קריאה/כתיבה מונעת מאחרים לעדכן את המאגר במידע חדש.
3. פתח את הפרוייקט שלך.
4. בחר 'מאגר>משאבים'>,'שתף משאבים'. 
5. לחץ על 'השתמש במשאבים משלך' ולאחר מכן לחץ על 'אישור'.
6. שמור את שני קבצי הפרוייקט.

למד עוד אודות מאגרי משאבים

מאגר משאבים מקל עליך לנהל אנשים או ציוד שהוקצו לפעילויות ביותר מקובץ פרוייקט אחד. מאגר המשאבים מרכז את מידע המשאבים, כגון שם המשאב, לוח התאריכים הנמצא בשימוש, יחידות המשאבים וטבלאות תעריף העלות.

כל פרוייקט המשתמש במשאבים ממאגר המשאבים נקרא קובץ שיתוף.

לפני יצירת מאגר משאבים, כל פרוייקט מכיל מידע משאבים משלו. חלק ממידע זה עשוי להיות חופף או אפילו מתנגש עם מידע אודות אותם משאבים שבהם נעשה שימוש בפרוייקטים אחרים.

לאחר היצירה של מאגר משאבים משותף, המידע אודות המשאבים בכל פרוייקט מגיע ממאגר המשאבים היחיד. פרטי הקצאות, כמו גם תעריפי עלות וזמינות עבור כל המשאבים, נמצאים במיקום מרכזי אחד.

כמו כן, קל יותר לראות הקצאות יתר של משאבים הנגרמות על-ידי הקצאות מתנגשות ביותר מפרוייקט אחד.

כמה מהשלבים הבאים

• ייתכן שתרצה ללמוד אודות הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות.
• רוצה לשמור על סדר בפרוייקט גדול? נסה ליצור פרוייקט אב כדי לקשר פרוייקטים מרובים.
• אם תהית לגבי השפעת הקצאת המשאבים על הפרוייקט, עיין בסעיף העוסק באופן שבו הקצאות משאבים מניעות את לוח הזמנים.