חשוב אמנם להגיש את השעות שאתה עובד על הפעילויות שלך ב- Project Web App, אך חשוב לא יותר לקיים תקשורת עם מנהל הפרוייקט לגבי התקדמות העניינים באופן כללי יותר.
במאמר זה, נדון בנושאים הבאים:
- זמן לעומת התקדמות פעילות: מה ההבדל?
- היכן עליי להזין את ההתקדמות שלי בפעילות?
- הוספת הערות לגבי העבודה שלך
זמן לעומת התקדמות פעילות: מה ההבדל?
לפני שנשוחח על אופן הדיווח על התקדמות פעילות ב- Project Web App, חשוב לוודא שההבדלים בין זמן להתקדמות פעילות ברורים.
|
זמן הוא מספר השעות שאתה מקדיש בפועל לעבודה על פעילות ספציפית. זה מה שאתה ממלא בגליון הזמנים כדי לתעד את מספר השעות שהקדשת לדברים שונים במהלך שבוע העבודה שלך. |
|---|---|
|
התקדמות פעילות היא מונח כללי לנתונים כגון אחוז העבודה שהושלמה עבור פעילות (אחוז ביצוע) וכמות העבודה שנותרה עד סיום הפעילות (עבודה נותרת). |
שליחת נתונים לגבי התקדמות פעילות היא דרך לתעד תיאור מקיף יותר של מהלך העניינים בפעילויות שלך, מנקודת מבטך.
הבה נעיין בדוגמה...
בדוגמה זו, הוקצתה לך פעילות המתוזמנת להימשך 40 שעות.
השקעת 8 שעות בפעילות ביום ראשון, 4 שעות ביום שני ו- 8 שעות ביום שלישי, ובסך הכול 20 שעות.
| ראשון | שני | שלישי | רביעי | חמישי | סה"כ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| בפועל | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| מתוכנן | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
זהו הזמן שהיית מזין בגליון זמנים.
כעת, בוא נבחן את העבודה שעשית מנקודת מבט של התקדמות פעילות.
למרות שהשקעת 20 מתוך 40 שעות בפעילות, ייתכן שאינך מרגיש שהגעת ל- 50% ביצוע.
ייתכן שתחשוב שהגעת רחוק יותר, נאמר 75% ביצוע, או שאתה נמצא בפיגור קל, אולי 25%.
20 מתוך 40 שעות נראות כך:
אבל בפועל, ייתכן שאתה מקדים את לוח הזמנים, כך:
או מפגר אחר לוח הזמנים, כך:
כאשר אתה מודיע על אחוז הביצוע המשוער, זוהי התקדמות הפעילות שלך. הודעה על מספר השעות המשוער שנשאר בפעילות עבודה נותרת) נחשבת גם היא להתקדמות של פעילות.
אם נמשיך בדוגמה שלנו, לאחר השלמת 20 מתוך 40 השעות המתוזמנות, יתכן שתרגיש שנותרו לך יותר מ- 20 שעות עבודה לסיום המשימה. על-ידי שליחת המידע לגבי העבודה הנותרת המשוערת למנהל פרוייקט, אתה מדווח על התקדמות הפעילות.
בסדר, אבל תזכירו לי למה אנחנו עושים זאת?
זכור, בדיוק כמו עם גליונות זמנים, דיווח על התקדמות פעילות, למען האמת, אינו עליך. הוא עוסק בפרוייקט עצמו, ומטרתו להבטיח שמשימות יתבצעו בזמן ובמסגרת התקציב.
אם הפעילות שאתה עובד בה נמשכת זמן רב יותר מהצפוי , מסיבה כלשהי, ייתכן שמנהל הפרוייקט יוכל לסדר מחדש את הדברים בהמשך הדרך כך שהפרוייקט הכולל לא ייפחת.
גם כאשר אתה עושה את עבודתך על הצד הטוב ביותר, דברים לא תמיד עובדים כמתוכנן. כל מנהל פרוייקט טוב יודע זאת, כך שאינך צריך להילחץ אם ההתקדמות שלך בפעילות אינה עומדת בלוח הזמנים. פשוט תהיה כן, דווח מה המצב, ותמלא את חלקך בשמירת הפרוייקט במסלול הנכון.
היכן עליי להזין את ההתקדמות שלי בפעילות?
זוהי שאלה מורכבת מעט. קיימות שתי דרכים להגדיר Project Web App להזנת התקדמות פעילות.
תצוגות נפרדות עבור זמן והתקדמות פעילות. אם הארגון שלך הגדיר Project Web App זו, חברי צוות מזנים ומגישים זמן בתצוגת גליון זמנים והתקדמות פעילויות בתצוגה פעילויות.
- השעה מוזנת כ: שעות בתצוגה 'גליון זמנים'
- התקדמות הפעילות מוזנת כ: אחוז ביצוע בתצוגה 'פעילויות' + עבודה נותרת בתצוגה 'פעילויות'
תצוגה משולבת אחת עבור זמן והתקדמות פעילות. אם הארגון שלך הגדיר את Project Web App, חברי צוות יכולים ללכוד הן את הזמן והן את התקדמות הפעילות בתצוגת גליון זמנים. התקדמות פעילות מיוצגת על-ידי השעות במקרה זה, ולא על-ידי אחוז הביצוע, בנוסף לעבודה הנותרת.
- השעה מוזנת כ: שעות בתצוגה 'גליון זמנים'
- התקדמות הפעילות מוזנת כ: עבודה נותרת בתצוגה 'גליון זמנים'
שיטת "התצוגה המשולבת" (שמנהל המערכת שלך מכיר אותה אולי כ"מצב כניסה יחידה") מבטלת את הצורך בתיעוד נתונים בשני מקומות, אבל אתה מאבד את היכולת לדווח על אחוז ביצוע באופן כללי יותר ("סיימתי כ- 25% מפעילות זו"). יש לה יתרונות וחסרונות. בסופו של דבר, כחבר צוות, אתה פועל בדרך שהארגון שלך מכתיב, אבל לפעמים כדאי לדעת את הפרטים מאחורי הקלעים.
מוכן להוסיף את ההתקדמות שלך בפעילות?
הוספת הערות לגבי העבודה שלך
דרך אחרת לדווח על התקדמות פעילות היא הוספת מספר הערות בעת שליחת עדכונים למנהל הפרוייקט. לפעמים ייתכן שתצטרך להסביר מדוע דברים נמשכים זמן רב יותר מהמתוכנן ("הוספתי 20 שעות של עבודה נותרת משום ש…"), או שתרצה למסור פרטים נוספים לגבי העבודה שביצעת השבוע ("השקעתי 6 שעות בפעילות הזו ביום שלישי כדי…")
כדי להוסיף הערות, בחר את תיבת הסימון הוסף הערה עם השליחה בסרט לפני שתשלח את גליון הזמנים או את התקדמות הפעילות, ותוכל למלא תיבת הערות לפני שליחת השינויים למנהל הפרוייקט.