ספירת נתונים על-ידי שימוש בשאילתה

מאמר זה מסביר כיצד לספור את הנתונים שהשאילתה מחזירה ב- Access. לדוגמה, בטופס או בדוח, באפשרותך לספור את הפריטים בשדה טבלה או פקד אחד או יותר. באפשרותך גם לחשב ממוצעים ולחפש את הערכים הראשונים, הראשונים והערכים המאוחרים ביותר. Access מספק גם תכונה הנקראת שורת הסכום, המאפשרת לך לספור נתונים בגליון נתונים מבלי לשנות את עיצוב השאילתה.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• הכרת דרכים לספירת נתונים
• ספירת נתונים באמצעות שורת סכום כולל
• ספירת נתונים באמצעות שאילתת סכומים
• מידע על פונקציית צבירה

הכרת דרכים לספירת נתונים

באפשרותך לספור את הפריטים בשדה או בעמודה של ערכים, באמצעות הפונקציה Count . הפונקציה Count שייכת לקבוצה של פונקציות הנקראות פונקציות צבירה. השתמש בפונקציות צבירה כדי לחשב עמודת נתונים ולהחזיר ערך בודד. Access מספק כמה פונקציות צבירה בנוסף ל- Count, כגון:

• Sum, כדי להוסיף עמודה של מספרים.
• Average, כדי לחשב את הממוצע של עמודה של מספרים.
• Maximum, כדי למצוא את הערך הגבוה ביותר בשדה.
• Minimum, כדי למצוא את הערך הנמוך ביותר בשדה.
• Standard Deviation, כדי למדוד את התפשטות הערכים מערך ממוצע.
• Variance, כדי למדוד את השונות הסטטיסטית של כל הערכים בעמודה.

Access מספק שתי דרכים להוספה Count ופונקציות צבירה אחרות לשאילתה:

• פתיחת השאילתה בתצוגת גליון נתונים והוספת שורת סכום. שורת הסכום מאפשרת לך להשתמש בפונקציית צבירה בעמודה אחת או יותר של ערכת תוצאות של שאילתה מבלי לשנות את עיצוב השאילתה.
• יצירת שאילתת סכומים. שאילתת סכומים מחשבת סכומי ביניים בין קבוצות של רשומות. לדוגמה, אם ברצונך לחשב את סכום הביניים של כל המכירות לפי עיר או לפי רבעון, השתמש בשאילתת סכומים כדי לקבץ את הרשומות לפי הקטגוריה הרצויה ולאחר מכן לסכם את נתוני המכירות. לעומת זאת, שורת סכום מחשבת סכומים כוללים עבור עמודה (שדות) אחת או יותר של נתונים.

לקבלת מידע נוסף על הדרכים לשימוש בפונקציות צבירה אחרות, עיין במאמר הצגת סכומי עמודות בגליון נתונים.

השלבים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד להוסיף שורת סכום ולהשתמש בשאילתת סכומים כדי לספור נתונים. זכור שהפונקציה Count פועלת עם סוגי נתונים רבים יותר מאשר עם פונקציות צבירה אחרות. לדוגמה, באפשרותך לפעול Count מול כל סוג שדה פרט לסוג המכיל נתונים סקלאריים מורכבים שחוזרים על הפעולה, כגון שדה של רשימות מרובות ערכים.

לעומת זאת, פונקציות צבירה רבות פועלות רק בשדות המשתמשים בסוג נתונים ספציפי. לדוגמה, הפונקציה Sum פועלת רק כאשר שדות מוגדרים לסוגי הנתונים 'מספר', 'עשרוני' או 'מטבע'. לקבלת מידע נוסף אודות סוגי הנתונים הדרושים לכל פונקציה, ראה חומר עזר בנושא פונקציית צבירה בהמשך מאמר זה.

לקבלת מידע כללי על סוגי נתונים, ראה מאמר תיקון או שינוי של סוגי הנתונים עבור שדה.

חזור לראש הדף

ספירת נתונים באמצעות שורת סכום כולל

עליך להוסיף שורת סכום לשאילתה על-ידי פתיחת השאילתה בתצוגת גליון נתונים, הוספת השורה ולאחר מכן בחירת הפונקציה Count או פונקציית צבירה אחרת, Sumכגון , Minimum, Maximumאו Average. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד ליצור שאילתת בחירה בסיסית וכיצד להוסיף שורת סכום.

יצירת שאילתת בחירה בסיסית

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.
2. לחץ פעמיים על הטבלה או הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש בשאילתה ולאחר מכן לחץ על סגור. הטבלה או הטבלאות שנבחרו מופיעות כחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות. איור זה מציג טבלה אופיינית במעצב השאילתות:
3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה. באפשרותך לכלול שדות המכילים נתונים תיאוריים, כגון שמות ותיאורים, אך עליך לכלול את השדה המכיל את הערכים שברצונך לספור. כל שדה מופיע בעמודה ברשת עיצוב השאילתה.
4. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל. תוצאות השאילתה מוצגות בתצוגת גליון נתונים.
5. אם תרצה, חזור לתצוגת עיצוב והתאם את השאילתה. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמך של השאילתה ובחר תצוגת עיצוב. לאחר מכן תוכל להוסיף או להסיר שדות טבלה לפי הצורך. כדי להסיר שדה, בחר את העמודה ברשת העיצוב והקש Delete.
6. אם תרצה, שמור את השאילתה.

הוספת שורת סכום

1. פתח את השאילתה בתצוגת גליון נתונים. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמך של השאילתה ולחץ על תצוגת גליון נתונים. -או- בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על השאילתה. פעולה זו מפעילה את השאילתה וטעינה של התוצאות בגליון נתונים.
2. בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על סכומים. שורת סכום חדשה מופיעה מתחת לשורת הנתונים האחרונה בגליון הנתונים.
3. בשורת הסכום , לחץ על השדה שברצונך לסכם ולאחר מכן בחר ספירה מהרשימה.

הסתרת שורת סכום

• בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על סכומים.

לקבלת מידע נוסף על השימוש בשורת סכום, עיין במאמר הצגת סכומי עמודות בגליון נתונים.

חזור לראש הדף

ספירת נתונים באמצעות שאילתת סכומים

עליך לספור נתונים באמצעות שאילתת סכומים במקום שורת סכום כאשר עליך לספור חלק מהרשומות המוחזרים על-ידי שאילתה או את כולן. לדוגמה, באפשרותך לספור את מספר עסקאות המכירות או את מספר העסקאות בעיר אחת.

בדרך כלל, עליך להשתמש בשאילתת סכומים במקום בשורת סכום כאשר עליך להשתמש בערך המתוצא בחלק אחר של מסד הנתונים, כגון דוח.

ספירת כל הרשומות בשאילתה

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.
2. לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה ולאחר מכן לחץ על סגור. הטבלה תופיע בחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות.
3. לחץ פעמיים על השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה וודא שאתה כולל את השדה שברצונך לספור. באפשרותך לספור שדות מרוב סוגי הנתונים, החריגה היא שדות המכילים נתונים סרגלים מורכבים שחוזרים על הפעולה, כגון שדה של רשימות מרובות ערכים.
4. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים. שורת הסכום מופיעה ברשת העיצוב, ו'קבץ לפי ' מופיעה בשורה עבור כל שדה בשאילתה.
5. בשורת הסכום , לחץ על השדה שברצונך לספור ובחר ספירה מהרשימה המתבצעת.
6. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל. תוצאות השאילתה מוצגות בתצוגת גליון נתונים.
7. לחלופין, שמור את השאילתה.

ספירת רשומות בקבוצה או בקטגוריה

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.
2. לחץ פעמיים על הטבלה או הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש בשאילתה ולאחר מכן לחץ על סגור. הטבלה או הטבלאות מופיעות בחלון במקטע העליון של מעצב השאילתות.
3. לחץ פעמיים על השדה המכיל את נתוני הקטגוריה שלך, וגם על השדה המכיל את הערכים שברצונך לספור. השאילתה שלך אינה יכולה להכיל שדות תיאוריים אחרים.
4. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים. שורת הסכום מופיעה ברשת העיצוב, ו'קבץ לפי ' מופיעה בשורה עבור כל שדה בשאילתה.
5. בשורת הסכום , לחץ על השדה שברצונך לספור ובחר ספירה מהרשימה המתבצעת.
6. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל. תוצאות השאילתה מוצגות בתצוגת גליון נתונים.
7. לחלופין, שמור את השאילתה.

חזור לראש הדף

מידע על פונקציית צבירה

הטבלה הבאה מפרטת את פונקציות הצבירה ש- Access מספק לשימוש בשורת הסכום ובהשאילתות. Access מספק יותר פונקציות צבירה עבור שאילתות מאשר עבור שורת הסכום.

פונקציה	תיאור	השתמש עם סוגי הנתונים
Sum	מחברת את הפריטים בעמודה. פועלת רק על נתונים מספריים ונתוני מטבע.	מספר, עשרוני, מטבע
Average	מחשבת את הערך הממוצע עבור עמודה. העמודה חייבת להכיל נתוני מספרים, מטבע או תאריך/שעה. הפונקציה מתעלמת מערכי null.	מספר, עשרוני, מטבע, תאריך/שעה
Count	מוחזר מספר הפריטים בעמודה.	כל סוגי הנתונים פרט לאלה המכילים נתונים סרגלים מורכבים שחוזרים על הפעולה, כגון עמודה של רשימות מרובות ערכים. לקבלת מידע נוסף אודות רשימות מרובות ערכים, ראה יצירה או מחיקה של שדה מרובה ערכים.
Maximum	מוחזר הפריט עם הערך הגבוה ביותר. עבור נתוני טקסט, הערך הגבוה ביותר הוא הערך האלפביתי האחרון, ו- Access מתעלם רישיות. הפונקציה מתעלמת מערכי null.	מספר, עשרוני, מטבע, תאריך/שעה
Minimum	מוחזר הפריט עם הערך הנמוך ביותר. עבור נתוני טקסט, הערך הנמוך ביותר הוא הערך האלפביתי הראשון, ו- Access מתעלם רישיות. הפונקציה מתעלמת מערכי null.	מספר, עשרוני, מטבע, תאריך/שעה
Standard Deviation	מודדת את התפשטות הערכים מערך ממוצע. לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בפונקציה זו, ראה הצגת סכומי עמודות בגליון נתונים.	מספר, עשרוני, מטבע
Variance	מודדת את השונות הסטטיסטית של כל הערכים בעמודה. ניתן להשתמש בפונקציה זו עם נתונים מספריים ונתוני מטבע בלבד. אם הטבלה מכילה פחות משתי שורות, Access מחזיר ערך Null. לקבלת מידע נוסף אודות פונקציות שונות, ראה הצגת סכומי עמודות בגליון נתונים.	מספר, עשרוני, מטבע

חזור לראש הדף