יצירת דוח פשוט

באפשרותך ליצור סוגים רבים של דוחות ב- Access, החל מסוגים פשוטים ומורכבים. התחל במחשבה על מקור הרשומה של הדוח. אם הדוח הוא רשימה פשוטה של רשומות או סיכום מקובץ של מכירות לפי אזור, החלט תחילה אילו שדות מכילים את הנתונים שברצונך להציג ואת הטבלאות או השאילתות המכילות שדות אלה.

לאחר בחירת מקור הרשומה, בדרך כלל הדרך הקלה ביותר ליצור את הדוח היא באמצעות אשף הדוחות. אשף הדוחות מדריך אותך לאורך סידרת שאלות ולאחר מכן יוצר דוח בהתבסס על התשובות שלך.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• בחירת מקור רשומה
• יצירת דוח באמצעות כלי הדוח
• יצירת דוח באמצעות אשף הדוחות
• יצירת תוויות באמצעות אשף התוויות
• יצירת דוח באמצעות הכלי 'דוח ריק'
• הכרת מקטעי הדוח
• הכרת פקדים
• כוונון הדוח בתצוגת פריסה
• כוונון הדוח בתצוגת עיצוב
• הוספת פקדים לדוח
• שמירת עבודתך
• הצגה, הדפסה או שליחה של הדוח כהודעת דואר אלקטרוני
• הצגת הדוח
• הדפסת הדוח
• שליחת הדוח כהודעת דואר אלקטרוני

בחירת מקור רשומה

דוח מורכב ממידע שנמשכת מטבלאות או שאילתות, וכן מידע המאוחסן עם עיצוב הדוח, כגון תוויות, כותרות וגרפיקה. הטבלאות או השאילתות המספקות את הנתונים המשמשים כבסיס נקראות גם מקור הרשומה של הדוח. אם השדות שברצונך לכלול קיימים בטבלה אחת, השתמש בטבלה זו כמקור הרשומה. אם השדות כלולים ביותר מטבלה אחת, עליך להשתמש בשאילתה אחת או יותר כמקור הרשומה. ייתכן ששאילתות אלה כבר קיימות במסד הנתונים שלך, או שתצטרך ליצור שאילתות חדשות באופן ספציפי בהתאם לצרכים של הדוח שלך.

יצירת דוח באמצעות כלי הדוח

הכלי 'דוח' הוא הדרך המהירה ביותר ליצירת דוח מכיוון שהוא יוצר דוח באופן מיידי מבלי לבקש מידע נוסף. הדוח מציג את כל השדות מהטבלה או מהשאילתה המשמשת כבסיס. ייתכן שהוא לא ייצור את הדוח הסופי הרצוי, אך הוא שימושי לסקירה מהירה של הנתונים המשמשים בסיסיים. לאחר מכן תוכל לשמור את הדוח ולשנות אותו בתצוגת פריסה או בתצוגת עיצוב.

1. בחלונית הניווט, לחץ על הטבלה או השאילתה שעליה ברצונך לבסס את הדוח.
2. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה דוחות, לחץ על דוח. Access בונה את הדוח ומציג אותו בתצוגת פריסה.
3. לקבלת מידע נוסף אודות הצגה והדפסה של הדוח, ראה הצגה, הדפסה או שליחה של הדוח כהודעת דואר אלקטרוני.

לאחר הצגת הדוח, ניתן לשמור אותו ולאחר מכן לסגור הן את הדוח והן את הטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס שהשתמשת בה כמקור נתונים. בפעם הבאה שתפתח את הדוח, Access יציג את הנתונים העדכניים ביותר ממקור הרשומה שלך.

יצירת דוח באמצעות אשף הדוחות

ניתן להשתמש באשף הדוחות כדי להיות בררני יותר בקביעת השדות שיופיעו בדוח שלך. אפשר גם לציין כיצד הנתונים יקובצו וימוינו, ולהשתמש בשדות ביותר מטבלה או שאילתה אחת בתנאי שציינת מראש את קשרי הגומלין בין הטבלאות והשאילתות.

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה דוחות, לחץ על אשף הדוחות.
2. בצע את ההוראות בעמודי אשף הדוחות. בעמוד האחרון, לחץ על סיום. בעת הצגת הדוח בתצוגה מקדימה, תראה כיצד הוא יופיע בהדפסה. ניתן גם להגביר את מידת ההגדלה כדי להתמקד בפרטים. לקבלת מידע נוסף אודות הצגה והדפסה של הדוח, ראה הצגה, הדפסה או שליחה של הדוח כהודעת דואר אלקטרוני.

יצירת תוויות באמצעות אשף התוויות

השתמש באשף התוויות כדי ליצור בקלות תוויות עבור מגוון רחב של גדלי תוויות סטנדרטיים.

1. בחלונית הניווט, פתח את הטבלה או השאילתה אשר תשמש כמקור הרשומה עבור התוויות על-ידי לחיצה כפולה עליה.
2. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה דוחות, לחץ על תוויות.
3. בצע את ההוראות בעמודים של אשף התוויות. בעמוד האחרון, לחץ על סיום.

Access מציג את התוויות שלך ב'הצגה לפני הדפסה' כך שתוכל לראות כיצד הן ייראו בעת ההדפסה. באפשרותך להשתמש במחוון בשורת המצב של Access כדי להגדיל את התצוגה בפרטים. לקבלת מידע נוסף אודות הצגה והדפסה של הדוח, ראה הצגה, הדפסה או שליחה של הדוח כהודעת דואר אלקטרוני.

יצירת דוח באמצעות הכלי 'דוח ריק'

אם אינך מעוניין להשתמש בכלי דוח או באשף הדוחות, באפשרותך להשתמש בכלי דוח ריק כדי לבנות דוח מאפס. זו יכולה להיות דרך מהירה לבניית דוח, במיוחד אם בכוונתך להוסיף בו רק כמה שדות.

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה דוחות, לחץ על דוח ריק. דוח ריק מופיע בתצוגת פריסה, והחלונית רשימת שדות מופיעה בצד השמאלי של חלון Access.
2. בחלונית רשימת שדות, לחץ על סימן החיבור לצד הטבלה או הטבלאות המכילות את השדות שברצונך להציג בדוח.
3. גרור כל שדה אל הדוח בזה אחר זה, או החזק את מקש Ctrl לחוץ ובחר מספר שדות. לאחר מכן גרור אותם אל הדוח בו-זמנית.
4. השתמש בכלים בקבוצה כותרת עליונה/תחתונה בכרטיסיה עיצוב דוח כדי להוסיף לדוח סמל, כותרת, מספרי עמודים או את התאריך והשעה.

הכרת מקטעי הדוח

ב- Access, עיצוב של דוח מחולק למקטעים. באפשרותך להציג את הדוח בתצוגה 'עיצוב' כדי לראות את המקטעים שלו. כדי ליצור דוחות שימושיים, עליך להבין את אופן הפעולה של כל מקטע. לדוגמה, המקטע שבו תבחר למקם פקד מחושב יקבע כיצד Access יחשב את התוצאות. הרשימה הבאה מהווה סיכום של סוגי המקטעים והשימושים שלהם:

• כותרת עליונה של דוח: מקטע זה מודפס פעם אחת בלבד, בתחילת הדוח. השתמש בו לקבלת מידע שעשוי להופיע בדרך כלל בעמוד שער, כגון סמל, כותרת או תאריך. בעת מיקום פקד מחושב המשתמש בפונקציית Sum הצבירה בכותרת העליונה של הדוח, הסכום המחושב מיועד לדוח כולו. הכותרת העליונה של הדוח מודפסת לפני הכותרת העליונה של העמוד.

• כותרת עליונה בעמוד: מקטע זה מודפס בראש כל עמוד. לדוגמה, השתמש בכותרת עליונה של עמוד כדי לחזור על כותרת הדוח בכל עמוד.

• כותרת עליונה בקבוצה: מקטע זה מודפס בתחילת כל קבוצת רשומות חדשה. השתמש בה כדי להדפיס את שם הקבוצה. לדוגמה, בדוח המקובץ לפי מוצר, השתמש בכותרת העליונה של הקבוצה כדי להדפיס את שם המוצר. בעת מיקום פקד מחושב המשתמש בפונקציית Sum הצבירה בכותרת העליונה של הקבוצה, הסכום הוא עבור הקבוצה הנוכחית.

• פירוט: מקטע זה מודפס פעם אחת עבור כל שורה במקור הרשומה. מקם כאן את הפקדים הרכיבים את הגוף הראשי של הדוח.

• כותרת תחתונה בקבוצה: מקטע זה מודפס בסוף כל קבוצת רשומות. השתמש בו כדי להדפיס מידע סיכום עבור קבוצה.

• כותרת תחתונה בעמוד: מקטע זה מודפס בסוף כל עמוד. השתמש בו כדי להדפיס מספרי עמודים או מידע לפי עמוד.

• כותרת תחתונה של דוח: מקטע זה מודפס פעם אחת בלבד, בסוף הדוח. השתמש בה כדי להדפיס סכומים כוללים של דוחות או מידע סיכום אחר עבור הדוח כולו.

  הערה

  בתצוגה 'עיצוב', הכותרת התחתונה של הדוח מופיעה מתחת לכותרת התחתונה של העמוד. עם זאת, כאשר הדוח מודפס או מוצג בתצוגה מקדימה, הכותרת התחתונה של הדוח מופיעה מעל לכותרת התחתונה של העמוד, מיד אחרי הכותרת התחתונה של הקבוצה האחרונה או שורת הפירוט של העמוד האחרון.

חזור לראש הדף

הכרת פקדים

פקדים הם אובייקטים המציגים נתונים, מבצעים פעולות ומאפשרים לך להציג ולעבוד עם מידע המשפר את ממשק המשתמש, כגון תוויות ותמונות. Access תומך בשלושה סוגי פקדים: מאוגדים, לא מאוגדים ומחושבים:

• פקד מאוגד: פקד שמקור הנתונים שלו הוא שדה בטבלה או בשאילתה. השתמש בפקדים מאוגדים כדי להציג ערכים משדות במסד הנתונים שלך. הערכים יכולים להיות טקסט, תאריכים, מספרים, ערכי כן/לא, תמונות או גרפים. תיבת טקסט היא הסוג הנפוץ ביותר של פקד מאוגד. לדוגמה, תיבת טקסט בטופס המציג שם משפחה של עובד עשויה לקבל מידע זה מהשדות 'שם משפחה' בטבלה 'עובדים'.
• פקד לא מאוגד: פקד שאינו כולל מקור נתונים, כגון שדה או ביטוי. השתמש בפקדים לא מאוגדים כדי להציג מידע, קווים, מלבנים ותמונות. לדוגמה, תווית המציגה את הכותרת של דוח היא פקד לא מאוגד.
• פקד מחושב: פקד שמקור הנתונים שלו הוא ביטוי ולא שדה. עליך לציין את הערך הרצוי בפקד על-ידי הגדרת ביטוי כמקור הנתונים עבור הפקד. ביטוי הוא שילוב של אופרטורים כגון =+, שמות פקדים, שמות שדות, פונקציות שמחזירות ערך יחיד וערכים קבועים. לדוגמה, הביטוי =[Unit Price] * 0.75 מחשב את המחיר של פריט עם הנחה של 25 אחוזים על-ידי הכפלת הערך בשדה מחיר יחידה בערך קבוע (0.75). ביטוי יכול להשתמש בנתונים משדה בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס של הדוח, או מתוך פקד בדוח.

בעת יצירת דוח, הדרך היעילה ביותר היא להוסיף ולארגן את כל הפקדים המאוגדים תחילה, במיוחד אם הם מהווים את רוב הפקדים בדוח. לאחר מכן, תוכל להוסיף את הפקדים הלא מאוגדים והפקדים המחושבים המשלים את העיצוב באמצעות הכלים בקבוצה פקדים בכרטיסיה עיצוב דוח.

עליך לאגד פקד בשדה על-ידי זיהוי השדה שממנו מקבל הפקד את הנתונים שלו. ניתן ליצור פקד המאוגד בשדה שנבחר על-ידי גרירת השדה מתוך החלונית רשימת שדות לדוח. החלונית רשימת שדות מציגה את השדות של הטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס של הדוח. כדי להציג את החלונית רשימת שדות, בכרטיסיה עיצוב דוח , בקבוצה כלים , לחץ על הוסף שדות קיימים.

לחלופין, באפשרותך לאגד ControlSource שדה לפקד על-ידי הקלדת שם השדה בפקד עצמו או בתיבה של הערך בגליון המאפיינים של הפקד. גליון המאפיינים מגדיר את מאפייני הפקד, כגון שמו, מקור הנתונים והתבנית שלו.

השימוש בחלונית רשימת שדות הוא הדרך הטובה ביותר ליצור פקד משתי סיבות:

• לפקד מאוגד יש תווית מצורפת, והתווית משתמשת בשם השדה כברירת מחדל, או בכיתוב שהוגדר עבור שדה זה בטבלה או בשאילתה המשמשות המשמשות כברירת מחדל. משמעות הדבר היא שאינך צריך להקליד את הכיתוב בעצמך.
• פקד מאוגד יורש רבות מאותן הגדרות כמו השדה בטבלה או בשאילתה המשמשות בסיס, כגון Formatהמאפיינים , DecimalPlacesו InputMask - . לכן, הגדרות מאפיינים אלה נשארות ללא שינוי בכל פעם שאתה יוצר פקד המאוגד לשדה זה.

אם כבר יצרת פקד לא מאוגד וברצונך לאגד אותו לשדה, הגדר ControlSource את מאפיין הפקד לשם השדה. לקבלת פרטים אודות המאפיין ControlSource , חפש בעזרה של ControlSource.

חזור לראש הדף

כוונון הדוח בתצוגת פריסה

לאחר יצירת דוח, ניתן לכוונן בקלות את העיצוב שלו על-ידי עבודה בתצוגת פריסה. שימוש בנתוני הדוח בפועל לצורך הדרכה יאפשר לך להתאים את רוחב העמודות, לסדר מחדש את העמודות ולהוסיף רמות קיבוץ וסכומים. ניתן למקם שדות חדשים בעיצוב הדוח ולהגדיר את המאפיינים עבור הדוח והפקדים שלו.

כדי לעבור לתצוגת פריסה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

Access מציג את הדוח בתצוגת פריסה.

ניתן להשתמש בגליון המאפיינים כדי לשנות את מאפייני הדוח ואת הפקדים והמקטעים שלו. כדי להציג את גליון המאפיינים, הקש F4.

ניתן להשתמש בחלונית רשימת שדות כדי להוסיף שדות מהטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס לעיצוב הדוח. כדי להציג את החלונית רשימת שדות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בכרטיסיה עיצוב פריסת דוח , בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים.
• הקש Alt+F8.

כעת ניתן להוסיף שדות על-ידי גרירתם מתוך החלונית רשימת שדות לדוח.

חזור לראש הדף

כוונון הדוח בתצוגת עיצוב

ניתן גם לכוונן את עיצוב הדוח שלך על-ידי עבודה בתצוגת עיצוב. אפשר להוסיף פקדים ושדות חדשים לדוח על-ידי הוספתם לרשת העיצוב. גליון המאפיינים מעניק לך גישה למספר רב של מאפיינים שניתן להגדיר כדי להתאים אישית את הדוח.

כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

Access מציג את הדוח בתצוגת עיצוב.

ניתן להשתמש בגליון המאפיינים כדי לשנות את מאפייני הדוח עצמו ואת הפקדים והמקטעים שהוא מכיל. כדי להציג את גליון המאפיינים, הקש F4.

ניתן להשתמש בחלונית רשימת שדות כדי להוסיף שדות מהטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס לעיצוב הדוח. כדי להציג את החלונית רשימת שדות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בכרטיסיה עיצוב דוח , בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים.
• הקש Alt+F8.

כעת ניתן להוסיף שדות על-ידי גרירתם מתוך החלונית רשימת שדות לדוח.

חזור לראש הדף

הוספת שדות מתוך החלונית 'רשימת שדות'

• כדי להוסיף שדה בודד, גרור את השדה מתוך החלונית רשימת שדות אל המקטע, במקום שבו ברצונך להציג אותו בדוח.
• כדי להוסיף מספר שדות בו-זמנית, החזק את מקש Ctrl לחוץ ולחץ על השדות הרצויים. לאחר מכן גרור את השדות שנבחרו אל הדוח.

בעת שחרור השדות במקטע של דוח, Access יוצר פקד תיבת טקסט מאוגד עבור כל שדה וממקם באופן אוטומטי פקד תווית לצד כל שדה.

חזור לראש הדף

הוספת פקדים לדוח

פקדים מסוימים נוצרים באופן אוטומטי, כגון פקד תיבת הטקסט המאוגד שנוצר בעת הוספת שדה מתוך החלונית רשימת שדות אל הדוח. ניתן ליצור פקדים רבים אחרים בתצוגת עיצוב באמצעות הכלים בקבוצה פקדים בכרטיסיה עיצוב דוח.

קביעת שם של כלי

• מקם את מצביע העכבר מעל לכלי. Access מציג את שם הכלי.

יצירת פקד באמצעות הכלים בקבוצה 'פקדים'

1. לחץ על הכלי עבור סוג הפקד שברצונך להוסיף. לדוגמה, כדי ליצור תיבת סימון, לחץ על הכלי תיבת סימון.

2. לחץ על רשת עיצוב הדוח שבה אתה מעוניין למקם את הפינה השמאלית העליונה של הפקד. לחץ פעם אחת כדי ליצור פקד בגודל ברירת מחדל, או לחץ על הכלי ולאחר מכן גרור ברשת עיצוב הדוח כדי ליצור פקד בגודל הרצוי.

3. אם לא תמקם את הפקד בצורה מושלמת בניסיון הראשון, תוכל להעביר אותו באמצעות ההליך הבא:

   1. לחץ על הפקד כדי לבחור אותו.
   2. מקם את מצביע העכבר מעל קצה הפקד עד שהמצביע יהפוך לחץ בעל ארבעה ראשים .
   3. גרור את הפקד אל המיקום הרצוי.

הליך זה יוצר פקד לא מאוגד. אם הפקד יכול להציג נתונים, כגון תיבת טקסט או תיבת סימון, ControlSource עליך להזין שם שדה או ביטוי במאפיין לפני שהוא יציג נתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה הכרת פקדים.

הצגת גליון המאפיינים

כדי להציג את גליון המאפיינים בתצוגת עיצוב, בצע אחת מהפעולות הבאות:

1. בכרטיסיה עיצוב דוח , בקבוצה כלים , לחץ עלגליון מאפיינים.
2. הקש F4.

חזור לראש הדף

שמירת עבודתך

לאחר שמירה של עיצוב הדוח, ניתן להפעיל את הדוח בתדירות הרצויה. עיצוב הדוח נשאר זהה, אך אתה מקבל נתונים עדכניים בכל הדפסה או הצגה של הדוח. אם צרכי הדיווח שלך משתנים, ניתן לשנות את עיצוב הדוח או ליצור דוח דומה חדש, המבוסס על המקור.

שמירה של עיצוב הדוח

1. לחץ על>שמירת קובץ או הקש Ctrl+S. לחלופין, לחץ על שמור בסרגל הכלים לגישה מהירה.
2. אם לדוח אין שם, הקלד שם בתיבה שם דוח ולאחר מכן לחץ על אישור.

שמירת עיצוב הדוח בשם חדש

1. לחץ על>שמירת קובץ בשם>שמירת אובייקט בשם.
2. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם בתיבה שמור דוח ב עבור הדוח החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

חזור לראש הדף

הצגה, הדפסה או שליחה של הדוח כהודעת דואר אלקטרוני

לאחר שמירה של עיצוב הדוח, ניתן להשתמש בו שוב ושוב. עיצוב הדוח נשאר זהה, אך אתה מקבל נתונים עדכניים בכל הצגה או הדפסה של הדוח. אם צרכי הדיווח שלך משתנים, ניתן לשנות את עיצוב הדוח או ליצור דוח דומה חדש, המבוסס על המקור.

הצגת הדוח

יש כמה דרכים להציג את הדוח. השיטה שבה תבחר תלויה בפעולה שברצונך לבצע עם הדוח והנתונים שהוא מכיל:

• אם ברצונך לשנות באופן זמני את הנתונים שיופיעו בדוח לפני הדפסתו, או אם ברצונך להעתיק נתונים מהדוח ללוח, השתמש בתצוגת דוח.
• אם ברצונך לשנות את עיצוב הדוח בעת הצגת הנתונים, השתמש בתצוגת פריסה.
• אם ברצונך לראות כיצד ייראה הדוח בעת ההדפסה, השתמש ב'הצגה לפני הדפסה'.

הצגת הדוח בתצוגת דוח

תצוגת דוח היא תצוגת ברירת המחדל שבה נעשה שימוש בעת לחיצה כפולה על דוח בחלונית הניווט. אם הדוח אינו פתוח, לחץ פעמיים על הדוח בחלונית הניווט כדי לראות אותו בתצוגת דוח.

אם הדוח פתוח כבר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת דוח.

עבודה עם הנתונים שלך בתצוגת דוח

בתצוגת דוח, ניתן לבחור טקסט ולהעתיק אותו ללוח. כדי לבחור שורות שלמות, לחץ וגרור בשוליים לצד השורות שברצונך לבחור. לאחר מכן ניתן להעתיק שורות אלה ללוח על-ידי ביצוע אחת מהפעולות הבאות:

1. בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על העתק.
2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השורות שנבחרו ולאחר מכן לחץ על העתק.
3. הקש Ctrl+C.

הצגת השורות הרצויות בלבד באמצעות מסננים

ניתן להחיל מסננים ישירות על הדוח מבלי לצאת מתצוגת דוח. לדוגמה, אם יש לך עמודה בשם "מדינה/אזור" וברצונך לראות רק את השורות שבהן המדינה/אזור הוא "קנדה", בצע את הפעולות הבאות:

1. חפש את המילה "קנדה" בדוח ולחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני.
2. לחץ על שווה ל"קנדה".

Access יוצר את המסנן ומחיל אותו.

החלפת מצב הפעלה וביטול של מסנן

ניתן לעבור בין תצוגה מסוננת לתצוגה לא מסוננת על-ידי לחיצה על החלף מצב מסנן בקבוצה מיון וסינון בכרטיסיה בית. פעולה זו אינה מסירה את המסנן — היא רק מפעילה ומבטלת אותו.

הסרת מסנן

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה שברצונך להסיר ממנו את המסנן.
2. לחץ על נקה מסנן משם שדה. (השדה עצמו מפורט עבור שם שדה.)

לאחר הסרת מסנן, לא ניתן להפעיל אותו מחדש באמצעות הפקודה החלף מצב מסנן. תחילה עליך ליצור מחדש את המסנן.

הצגת הדוח בתצוגה מקדימה באמצעות 'הצגה לפני הדפסה'

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על הצגה לפני הדפסה בתפריט הקיצור.

ניתן להשתמש בלחצני הניווט כדי להציג את עמודי הדוח ברצף או כדי לקפוץ לעמוד כלשהו בדוח.

1. לחץ כדי להציג את העמוד הראשון.
2. לחץ כדי להציג את העמוד הקודם.
3. לחץ כדי להציג את העמוד הבא.
4. לחץ כדי להציג את העמוד האחרון.
5. הקלד מספר עמוד בתיבה זו ולאחר מכן הקש Enter כדי לדלג לעמוד ספציפי.

ב'הצגה לפני הדפסה', באפשרותך לבצע הגדלה או הקטנה כדי לראות כיצד הנתונים ממוקמים בעמוד. עם הסמן מוצב מעל לדוח, לחץ לחיצה אחת. כדי לבטל את השפעת שינוי גודל התצוגה, לחץ שוב. ניתן גם להשתמש בבקרת מרחק מתצוגה בשורת המצב כדי לבצע הגדלה או הקטנה נוספת.

כדי לסגור את 'הצגה לפני הדפסה', בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בכרטיסיה הצגה לפני הדפסה, לחץ על סגור הצגה לפני הדפסה.
• לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה או תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

חזור לראש הדף

הדפסת הדוח

ניתן להדפיס דוח כאשר הוא פתוח בכל תצוגה, ואפילו כשהוא סגור. לפני ההדפסה, הקפד לבדוק שוב את הגדרות העמוד, כגון השוליים או כיוון העמוד. Access שומר את הגדרות העמוד עם הדוח, כך שעליך להגדיר אותן פעם אחת בלבד. ניתן להגדיר אותן שוב במועד מאוחר יותר, אם ההדפסה שלך מחייבת שינוי.

שינוי הגדרות העמוד

1. פתח את הדוח בהצגה לפני הדפסה. ניתן לשנות הגדרות העמוד בכל תצוגה, אך האפשרות 'הצגה לפני הדפסה' היא הטובה ביותר מכיוון שניתן לראות את השפעת השינויים בתצוגה זו באופן מיידי.
2. בכרטיסיה הצגה לפני הדפסה, בקבוצות פריסת עמוד וגודל עמוד, לחץ על לאורך או לרוחב כדי להגדיר את כיוון העמוד, שנה גודל כדי להגדיר את גודל הנייר, שוליים כדי להתאים את השוליים וכן הלאה.
3. לאחר ביצוע שינוי, השתמש בלחצני הניווט כדי להציג מספר עמודים כדי לוודא שלא יצרת בעיות עיצוב בעמודים הבאים.

שליחת הדוח למדפסת

1. פתח את הדוח בתצוגה כלשהי, או בחר את הדוח בחלונית הניווט.
2. לחץ על הדפס>קובץ>. Access מציג את תיבת הדו-שיח הדפסה.
3. הזן את הבחירות שלך עבור אפשרויות כגון מדפסת, טווח הדפסה ומספר עותקים.
4. לחץ על אישור.

חזור לראש הדף

שליחת הדוח כהודעת דואר אלקטרוני

באפשרותך לשלוח את הדוח לנמענים כהודעת דואר אלקטרוני במקום להדפיס עותק מודפס:

1. בחלונית הניווט, לחץ על הדוח כדי לבחור אותו. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על דואר אלקטרוני.
2. בתיבת הדו-שיח שליחת אובייקט בתור, ברשימה בחר תבנית פלט, לחץ על תבנית הקובץ שבה אתה מעוניין להשתמש.
3. השלם את כל תיבות הדו-שיח שנותרו.
4. ביישום הדואר האלקטרוני שלך, הקלד את פרטי ההודעה ושלח את ההודעה.

חזור לראש הדף