שווה לנסות!
מסדי נתונים ואפליקציות אינטרנט יכולים להניב יתרונות עסקיים גדולים. עיצוב מסדי נתונים הוא קריטי להשגת המטרות שלך, בין אם ברצונך לנהל את פרטי העובדים, לספק דוחות שבועיים מול נתונים או לעקוב אחר הזמנות של לקוחות. השקעת הזמן בהבנת עיצוב מסדי הנתונים תעזור לך לבנות מסדי נתונים שפועלים נכון בפעם הראשונה ונותנים מענה לצרכים המשתנים.
חשוב
יישומי אינטרנט של Access שונים ממסדי נתונים שולחניים. מאמר זה אינו דן בעיצוב יישומי אינטרנט.
מושגים ומונחים
בואו נתחיל בלימוד כמה מונחים ומושגים בסיסיים. כדי לעצב מסד נתונים שימושי, עליך ליצור טבלאות המתמקדות בנושא אחד. בטבלאות שלך, אתה לוכד את כל הנתונים הדרושים עבור נושא זה בשדות, שמכילים את יחידת הנתונים הקטנה ביותר האפשרית.
| מסדי נתונים יחסיים | מסד נתונים שבו הנתונים מחולקים לטבלאות, שהן בערך כמו גליונות אלקטרוניים. לכל טבלה יש נושא אחד בלבד, כגון לקוחות (טבלה אחת) או מוצרים (טבלה אחרת). |
|---|---|
| רשומות ושדות | אחסון עבור הנתונים הנפרדים בטבלה. שורות (או רשומות) מאחסנות כל נקודת נתונים ייחודית, כגון שם של לקוח. עמודות (או שדות) מבודדות את המידע שנלכד אודות כל נקודת נתונים ליחידה הקטנה ביותר האפשרית - שם פרטי עשוי להיות עמודה אחת ושם משפחה אחר. |
| מפתח ראשי | ערך המבטיח שכל רשומה תהיה ייחודית. לדוגמה, ייתכן שיש שני לקוחות בעלי אותו שם, אליזבת אנדרסן. אבל באחת מהרשומות של אליזבת אנדרסן יש את המספר 12 כמפתח הראשי שלה ובאחרת יש מפתח ראשי של 58. |
| קשרי אב-צאצא | קשרי גומלין נפוצים בין טבלאות. לדוגמה, ייתכן שללקוח אחד יהיו הזמנות מרובות. לטבלאות אב יש מפתחות ראשיים. טבלאות צאצא כוללות מפתחות זרים, שהם ערכים מהמפתח הראשי שמציגים כיצד רשומות טבלת הצאצא מקושרות לטבלת האב. מפתחות אלה מקושרים באמצעות קשר גומלין. |
מהו עיצוב מסד נתונים טוב?
שני עקרונות יסודיים לעיצוב טוב של מסדי נתונים:
- הימנע ממידע כפול (הנקרא גם נתונים מיותרים). זה מבזבז מקום ומגדיל את הסבירות לטעויות.
- ודא שהנתונים נכונים ומלאים. מידע חלקי או שגוי זורם בשאילתות ובדוחות ועלול בסופו של דבר להוביל להחלטות שגויות.
לקבלת עזרה בבעיות אלה:
- חלק את מידע מסד הנתונים לטבלאות מבוססות-נושא עם מוקד צר. הימנע ממידע כפול בטבלאות מרובות. (לדוגמה, שמות של לקוחות צריכים להופיע בטבלה אחת בלבד.)
- צרף את הטבלאות זו לזו באמצעות מקשים במקום לשכפל נתונים.
- כלול תהליכים התומכים ומבטיחים את הדיוק והתקינות של מידע מסד הנתונים.
- עצב את מסד הנתונים תוך התחשבות בצרכי עיבוד הנתונים והדיווח שלך.
כדי לשפר את השימושיות ארוכת הטווח של מסדי הנתונים שלך, בצע את חמשת שלבי העיצוב הבאים:
שלב 1: קביעת המטרה של מסד הנתונים שלך
לפני שתתחיל, קבע לעצמך יעד עבור מסד הנתונים שלך.
פרטים נוספים
כדי לשמור על עיצוב ממוקד, סכם את מטרת מסד הנתונים ועיין בסיכום לעתים קרובות. אם אתה מעוניין במסד נתונים קטן עבור עסק ביתי, לדוגמה, תוכל לכתוב משהו פשוט, כגון "מסד הנתונים של הלקוחות שומר רשימה של פרטי לקוחות לצורך הפקת דברי דואר ודוחות". במסד נתונים ארגוני, ייתכן שתזדקק למספר פיסקאות כדי לתאר מתי וכיצד אנשים בעלי תפקידים שונים ישתמשו במסד הנתונים ובנתונים שלו. צור הצהרת כוונות ספציפית ומפורטת להתייחס אליה לאורך תהליך התכנון.
שלב 2: חיפוש וארגון של המידע הנדרש
אסוף את כל סוגי המידע שברצונך לתעד, כגון שמות המוצרים ומספרי ההזמנות.
פרטים נוספים
התחל עם המידע הקיים ושיטות המעקב שלך. לדוגמה, ייתכן שאתה רושם כעת הזמנות רכש בספר חשבונות או שאתה שומר פרטי לקוחות על טפסי נייר. השתמש במקורות אלה כדי להציג את המידע הנוכחי שאתה לוכד (לדוגמה, כל התיבות בטפסים). כאשר אינך לוכד כרגע מידע חשוב, חשוב איזה מידע נפרד דרוש לך. כל סוג נתונים בודד הופך לשדה במסד הנתונים.
אל תדאג להפוך את הרשימה הראשונה שלך למושלמת - באפשרותך לכוונן אותה לאורך זמן. אבל קחו בחשבון את כל האנשים שמשתמשים במידע הזה, ובקשו את הרעיונות שלהם.
כעת, חשוב על האפשרויות הרצויות ממסד הנתונים ועל סוגי הדוחות או דברי הדואר שברצונך להפיק. לאחר מכן, ודא שאתה לוכד את המידע הנדרש כדי לעמוד ביעדים אלה. לדוגמה, אם אתה מעוניין בדוח המציג מכירות לפי אזור, עליך ללכוד את נתוני המכירות ברמה האזורית. נסה לשרטט את הדוח עם המידע הממשי כפי שברצונך לראות אותו. לאחר מכן, ציין את הנתונים הדרושים ליצירת הדוח. בצע את אותה פעולה עבור דברי דואר או פלטים אחרים שברצונך לקבל ממסד הנתונים.
דוגמה
נניח שאתה מעניק ללקוחות הזדמנות להצטרף (או לבטל את ההצטרפות) לעדכוני דואר אלקטרוני תקופתיים, וברצונך להדפיס רשימה של המשתמשים שהסכימו להצטרף. דרושה לך עמודת שליחת דואר אלקטרוני בטבלה 'לקוחות', עם הערכים המותרים של 'כן' ו'לא'.
למי שמוכן לקבל מיילים, אתה צריך כתובת דוא"ל, שגם היא דורשת שדה. אם ברצונך לכלול דברי ברכה (כגון מר, גב' או גב'), כלול שדה 'ברכה'. אם ברצונך לפנות ללקוחות בשמם הפרטי בהודעות דואר אלקטרוני, הוסף שדה 'שם פרטי'.
עצה
זכור לחלק כל פיסת מידע לחלקים השימושיים הקטנים ביותר שלה, כגון שם פרטי ושם משפחה עבור טבלת לקוח. ככלל, אם ברצונך למיין, לחפש, לחשב או לדווח בהתבסס על פריט מידע (כמו שם משפחה של לקוח), עליך למקם פריט זה בשדה משלו.
שלב 3: חלוקת מידע לטבלאות
חלק את פריטי המידע שלך לישויות או נושאים עיקריים, כגון מוצרים, לקוחות והזמנות. כל נושא הופך לטבלה.
פרטים נוספים
לאחר שיש לך את רשימת המידע הדרוש, קבע את הישויות (או הנושאים) העיקריים הדרושים לך כדי לארגן את הנתונים שלך. הימנע משכפול נתונים בין ישויות. לדוגמה, הרשימה הראשונית עבור מסד נתונים של מכירות מוצרים עשויה להיראות כך:
הגופים העיקריים הם: לקוחות, ספקים, מוצרים והזמנות. אז התחל עם ארבע הטבלאות האלה: אחת לעובדות על לקוחות, אחת לעובדות על ספקים וכן הלאה. זה אולי לא העיצוב הסופי שלך, אך זו נקודת התחלה טובה.
הערה
מסדי הנתונים הטובים ביותר מכילים טבלאות מרובות. הימנע מהפיתוי להציב את כל המידע בטבלה אחת. פעולה זו מובילה למידע כפול, לגודל מסד נתונים גדול יותר ולשגיאות מוגברות. עיצוב עיצוב כך שיתעד כל עובדה פעם אחת בלבד. אם אתה מוצא את עצמך חוזר על מידע, כגון כתובת ספק, בנה מחדש את מסד הנתונים כדי למקם מידע זה בטבלה נפרדת.
כדי להבין מדוע יותר טבלאות טובות מפחות, שקול את הטבלה המוצגת כאן:
כל שורה מכילה מידע הן על המוצר והן על הספק שלו. מאחר שעשויים להיות לך מוצרים רבים מאותו ספק, עליך לחזור על פרטי שם הספק וכתובתו פעמים רבות. זה מבזבז שטח דיסק. במקום זאת, רשום את פרטי הספק פעם אחת בלבד בטבלת ספקים נפרדת ולאחר מכן קשר טבלה זו לטבלת המוצרים.
בעיה שנייה בעיצוב זה ניכרת כאשר אתה צריך לשנות מידע על הספק. נניח שעליך לשנות כתובת של ספק. מאחר שהיא מופיעה במקומות רבים, אתה עלול לשנות בטעות את הכתובת במקום אחד אך לשכוח לשנות אותה במקום אחר. רישום כתובת הספק במקום אחד בלבד פותר את הבעיה.
לבסוף, נניח שישנו מוצר אחד בלבד שסופק על-ידי יקב Coho, וברצונך למחוק את המוצר אך לשמור את פרטי השם והכתובת של הספק. בעזרת עיצוב זה, כיצד ניתן למחוק את רשומת המוצר מבלי לאבד גם את פרטי הספק? אתה לא יכול. מכיוון שכל רשומה מכילה עובדות אודות מוצר בנוסף לעובדות אודות ספק, לא ניתן למחוק רשומה אחת מבלי למחוק את האחרת. כדי לשמור על הפרדה בין עובדות אלה, פצל טבלה זו לשניים: הראשון עבור מידע על מוצרים והשני עבור פרטי ספקים. לאחר מכן, בעת מחיקת רשומה של מוצר, אתה מוחק רק את העובדות אודות המוצר - ולא את העובדות אודות הספק.
שלב 4: הפיכת פריטי מידע לעמודות
החלט איזה מידע עליך לאחסן בכל טבלה. פיסות נתונים נפרדות אלה הופכות לשדות בטבלה. לדוגמה, הטבלה Employees עשויה לכלול שדות כגון 'שם משפחה', 'שם פרטי' ו'תאריך העסקה'.
פרטים נוספים
לאחר בחירת הנושא עבור טבלת מסד נתונים, העמודות בטבלה זו אמורות לאחסן רק עובדות על נושא יחיד זה. לדוגמה, טבלת מוצרים צריכה לאחסן עובדות רק על מוצרים - לא על הספקים שלהם.
כדי להחליט אחר איזה מידע ברצונך לעקוב בטבלה, השתמש ברשימה שיצרת קודם לכן. לדוגמה, הטבלה 'לקוחות' עשויה לכלול: 'שם פרטי', 'שם משפחה', 'כתובת', 'שלח דואר אלקטרוני', 'ברכה' ו'כתובת דואר אלקטרוני'. כל רשומה (לקוח) בטבלה מכילה אותה קבוצת עמודות, כך שאתה מאחסן בדיוק את אותו מידע עבור כל לקוח.
צור את הרשימה הראשונה, ולאחר מכן סקור ומקד אותה. זכור לחלק את המידע לשדות הקטנים ביותר האפשריים. לדוגמה, אם הרשימה הראשונית שלך כוללת 'כתובת' כשדה, חלק אותה ל'כתובת רחוב', 'עיר', 'מדינה' ו'מיקוד' - או, אם הלקוחות שלך גלובליים, לשדות נוספים. כך, לדוגמה, תוכל לשלוח דברי דואר בתבנית הנכונה או לדווח על הזמנות לפי מדינה.
לאחר שמייקדת את עמודות הנתונים בכל טבלה, אתה מוכן לבחור את המפתח הראשי של כל טבלה.
שלב 5: ציון מפתחות ראשיים
בחר את המפתח הראשי של כל טבלה. המפתח הראשי, כגון 'מזהה מוצר' או 'מזהה הזמנה', מזהה באופן ייחודי כל רשומה. אם אין לך מזהה ברור וייחודי, השתמש ב- Access כדי ליצור מזהה עבורך.
פרטים נוספים
אתה זקוק לדרך לזהות באופן ייחודי כל שורה בכל טבלה. זוכר את הדוגמה הקודמת שבה לשני לקוחות יש שם זהה? מאחר שיש להם שם משותף, אתה זקוק לדרך לזהות כל אחד מהם בנפרד.
לכן, כל טבלה צריכה לכלול עמודה (או קבוצת עמודות) שמזהה באופן ייחודי כל שורה. מפתח זה נקרא מפתח ראשי ולרוב זהו מספר ייחודי, כגון מספר מזהה עובד או מספר סידורי. Access משתמש במפתחות ראשיים כדי לשייך במהירות נתונים מטבלאות מרובות וכדי לאחד את הנתונים עבורך.
לעתים, המפתח הראשי מורכב משני שדות או יותר. לדוגמה, טבלת פרטי הזמנה שמאחסנת פריטי שורה עבור הזמנות עשויה להשתמש בשתי עמודות מפתח ראשי: 'מזהה הזמנה' ו'מזהה מוצר'. במקרים שבהם המפתח הראשי משתמש ביותר מעמודה אחת, הוא קרוי גם מפתח מורכב.
אם כבר יש לך מזהה ייחודי למידע בטבלה, כגון מספרי מוצרים שמזהים באופן ייחודי כל מוצר בקטלוג, השתמש בו, אך רק אם הערכים עומדים בכללים הבאים עבור מפתחות ראשיים:
- המזהה יהיה תמיד שונה עבור כל רשומה. ערכים כפולים אינם מותרים במפתח ראשי.
- תמיד יש ערך לפריט. לכל רשומה בטבלה חייב להיות מפתח ראשי. אם אתה משתמש בעמודות מרובות כדי ליצור את המפתח (כגון 'משפחת חלקים' ו'מספר חלק'), שני הערכים חייבים להיות נוכחים תמיד.
- המפתח הראשי הוא ערך שאינו משתנה. מאחר שטבלאות אחרות מבצעות הפניה למפתחות, כל שינוי במפתח ראשי בטבלה אחת פירושו שינוי בכל מקום שבו יש הפניה. שינויים תכופים מגבירים את הסיכון לטעויות.
אם אין לך מזהה ברור, השתמש במספר ייחודי שרירותי כמפתח הראשי. לדוגמה, באפשרותך להקצות לכל הזמנה מספר הזמנה ייחודי למטרה היחידה - זיהוי ההזמנה.
עצה
כדי ליצור מספר ייחודי כמפתח הראשי, הוסף עמודה באמצעות סוג הנתונים 'מספור אוטומטי'. סוג הנתונים 'מספור אוטומטי' מקצה באופן אוטומטי ערך מספרי ייחודי לכל רשומה. סוג זה של מזהה אינו מכיל מידע עובדתי המתאר את השורה שהוא מייצג. הוא אידיאלי לשימוש כמפתח ראשי מכיוון שהמספרים אינם משתנים - בניגוד למפתח ראשי שמכיל עובדות לגבי שורה, כגון מספר טלפון או שם לקוח.