שימוש ב-Access או Excel לניהול נתונים

ל- Access ול- Microsoft Excel יש קווי דמיון רבים, שעלולים להקשות עליך להחליט באיזו תוכנית להשתמש. לדוגמה, שתי התוכניות יכולות לאחסן כמויות גדולות של נתונים, להפעיל שאילתות וכלי ניתוח רבי-עוצמה כדי לפרוס ולחתוך נתונים אלה ולבצע חישובים מתוחכמים שמחזירים את הנתונים הדרושים לך.

עם זאת, לכל תוכנית יש יתרונות ברורים, בהתאם לסוג הנתונים שאתה מנהל ולפעולות שברצונך לבצע איתם. לדוגמה, אם ברצונך לשמור על תקינות נתונים בתבנית שמשתמשים מרובים יכולים לגשת אליה, Access הוא הבחירה הטובה ביותר שלך. Excel מתאים יותר לנתונים מספריים מורכבים שברצונך לנתח לעומק.

במקרים רבים, אתה יכול להשתמש בשתי התוכניות, ולהשתמש בכל אחת מהן למטרה שהיא הכי מתאימה לה. באופן כללי, Access טוב יותר לניהול נתונים: הוא עוזר לך לשמור על הנתונים מאורגנים, קלים לחיפוש וזמינים למשתמשים מרובים בו-זמנית. ל- Excel בדרך כלל טוב יותר לניתוח נתונים: הוא מבצע חישובים מורכבים, בודק תוצאות אפשריות ומפיק תרשימים באיכות גבוהה. אם אתה משתמש ב- Access כדי לאחסן נתונים וב- Excel כדי לנתח אותם, תוכל ליהנות מהיתרונות של שתי התוכניות.

Excel תומך גם בעריכה משותפת בזמן אמת, כך שאנשים מרובים יוכלו לערוך את אותה חוברת עבודה בו-זמנית במכשירים שונים. Access משמש בדרך כלל לתרחישי מסד נתונים מובנה מרובה משתמשים ב- Windows.

לפני שתחליט באיזו תוכנית להשתמש, השווה את היתרונות של כל תוכנית, למד מתי כדאי להשתמש באחת מהתוכניות וגלה כיצד לעבוד עם שתי התוכניות כדי להשיג בדיוק את התוצאות הרצויות.

השוואת היתרונות של כל תוכנית

בחירת התוכנית הנכונה היא קריטית אם ברצונך לגשת למידע שלך ולעדכן אותו עם ביצועים ודיוק מרביים. כדי לגלות איזו תוכנית היא המתאימה ביותר למשימות שברצונך לבצע, השווה את היתרונות שכל תוכנית מציעה בנוגע לאחסון נתונים, ניתוח נתונים, שיתוף פעולה מרובה משתמשים ואבטחה.

אחסון נתונים

נתונים שטוחים לעומת נתונים יחסיים כדי להחליט איזו תוכנית היא הטובה ביותר לאחסון הנתונים שלך, שאל את עצמך את השאלה הבאה: האם הנתונים יחסיים או לא? נתונים שניתן להכיל ביעילות בטבלה אחת או בגליון עבודה בודדים נקראים נתונים שטוחים או לא יחסיים . לדוגמה, אם ברצונך ליצור רשימה פשוטה של לקוחות, הכוללת כתובת אחת ואיש קשר אחד בלבד עבור כל לקוח, Excel עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר. עם זאת, אם ברצונך לאחסן רשימת לקוחות מורכבת יותר המכילה כתובות לחיוב ולמשלוח עבור כל לקוח, או אנשי קשר מרובים עבור כל לקוח, Access הוא הפתרון הטוב יותר.

במסד נתונים יחסי, אתה מארגן את המידע שלך בטבלאות מרובות. במסד נתונים יחסי מתוכנן היטב, כל טבלה שטוחה ומכילה מידע אודות סוג אחד בלבד של נתונים. לדוגמה, אם אתה יוצר מסד נתונים של לקוחות, שמות הלקוחות מופיעים בטבלה אחת, ואילו כתובות החיוב והמשלוח של לקוחות אלה מופיעות בטבלה נפרדת. מומלץ לאחסן כתובות בנפרד משמות מאחר שלכל לקוח יכולה להיות יותר מכתובת אחת, וברצונך לאפשר לך להזין כתובות מרובות עבור כל לקוח מבלי להזין מחדש את שם הלקוח עבור כל כתובת.

נתונים מקומיים לעומת נתונים חיצוניים באפשרותך להשתמש ב- Access כדי להתחבר לנתונים ממגוון מקורות נתונים חיצוניים כך שתוכל להציג, לבצע בהם שאילתה ולערוך אותם ללא צורך לייבא אותם. לדוגמה, Access מספק פקודות להתחברות לנתונים קיימים במסד נתונים של Microsoft SQL Server, בקובץ dBASE או בתיקיה של Outlook, יחד עם מקורות נתונים רבים אחרים. באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי להתחבר למגוון רחב של מקורות נתונים, כולל מסדי נתונים של Access, SQL Server ו- Analysis Services, קבצי טקסט ו- XML ומקורות נתונים של ODBC ו- OLE DB. עם זאת, לא ניתן לערוך את הנתונים כדי לשנות את נתוני המקור דרך ממשק המשתמש של Excel.

הן Access והן Excel מספקים פקודות להתחברות לנתונים ברשימות של Windows SharePoint Services. עם זאת, Excel מספק רק חיבור לרשימות SharePoint לקריאה בלבד; בעוד ש- Access מאפשר לך לקרוא ולכתוב נתונים ברשימות SharePoint.

תקינות נתונים לעומת גמישות מזהים ייחודיים עוזרים לשמור על תקינות הנתונים שלך, והם מבטיחים שאף שתי שורות (או רשומות) לא יכילו בדיוק את אותם נתונים. מזהים ייחודיים מספקים גם את הדרך המהירה ביותר לאחזור נתונים כשאתה מחפש או ממיין את הנתונים שלך. ב- Access, באפשרותך להשתמש בסוג הנתונים 'מספור אוטומטי' כדי ליצור באופן אוטומטי מזהה ייחודי עבור כל רשומה. לאחר מכן, תוכל להשתמש במזהים אלה כדי לקשר רשומות בטבלה אחת לרשומה אחת או יותר בטבלה אחרת.

המבנה ש- Access מחיל על הנתונים שלך מסייע להבטיח תקינות נתונים. Access עשוי לדרוש שרשומות חדשות בטבלה אחת יכילו ערך תואם קיים בטבלה אחרת, כך שלא ניתן יהיה ליצור רשומות "מיותמות". לדוגמה, אינך מעוניין לקבל הזמנה שלא כללה פרטי לקוח. Access יכול לדרוש שלכל רשומה חדשה בטבלה 'הזמנות' יהיה ערך לקוח תואם בטבלה 'לקוחות'. התאמה נדרשת זו של ערכים נקראת שלמות הקשרים.

באפשרותך גם לכפות אילוצים וכללים משלך כדי להמשיך להבטיח שהנתונים יוזנו כראוי. Excel מאפשר לך להזין נתונים בצורה חופשית יותר, אך מאחר ש- Excel אינו תומך בנתונים יחסיים, הוא אינו יכול לתמוך בשלמות הקשרים. עם זאת, באפשרותך להשתמש בפקודה 'אימות נתונים' כדי לשלוט בהזנת נתונים ב- Excel.

ניתוח נתונים

ביצוע שאילתות אם לעתים קרובות עליך להציג את הנתונים שלך במגוון דרכים, בהתאם לתנאים או לאירועים המשתנים, Access עשוי להיות הבחירה הטובה ביותר לאחסון הנתונים שלך ולעבודה איתם. Access מאפשר לך להשתמש בשאילתות שפת שאילתות מובנית (SQL) כדי לאחזר במהירות רק את השורות והעמודות הרצויות של הנתונים, בין אם הנתונים שמורים בטבלה אחת או בטבלאות רבות. באפשרותך גם להשתמש בביטויים בשאילתות כדי ליצור שדות מחושבים. השימוש בביטוי ב- Access דומה לתהליך השימוש בנוסחאות ב- Excel לחישוב ערכים. באפשרותך גם להשתמש בשאילתות Access כדי לסכם נתונים ולהציג ערכים מצטברים, כגון סכומים, ממוצעים וספירות.

דוגמנות ב- Excel, באפשרותך להשתמש בכלי ניתוח 'מה-אם' כדי לחזות את התוצאה של מודל גליון עבודה. ניתוח 'מה-אם' מאפשר לך להפעיל תרחישים שונים על הנתונים שלך, כגון תרחישי המקרה הטוב ביותר והגרוע ביותר, ולהשוות את הנתונים המתקבלים מכמה תרחישים בדוח סיכום. אין תכונה דומה זמינה ב- Access.

סידור בטבלת ציר ויצירת תרשימים בשתי התוכניות, באפשרותך ליצור דוחות PivotTable ותרשימי PivotTable. עם זאת, Excel מספק תכונות מתקדמות יותר של דיווח PivotTable ויצירת תרשימים מאשר Access. אם בכוונתך ליצור דוחות PivotTable נרחבים או לספק באופן קבוע תרשימים בעלי מראה מקצועי, עליך להשתמש בדיווח PivotTable או ביצירת תרשימי PivotTable ב- Excel במקום באותן תכונות ב- Access.

שיתוף פעולה מרובה משתמשים

הן Access והן Excel תומכים בסביבות שיתופיות, כגון Windows SharePoint Services ושיתופי קבצים ברשת. עם זאת, הם שונים באופן שבו משתמשים מרובים ניגשים לנתונים.

גישת משתמשים מרובים לנתונים בפעולה רגילה, Access מאפשר למשתמשים מרובים לפתוח מסד נתונים יחיד בו-זמנית. גישה זו פועלת היטב מכיוון ש- Access נועל רק את הנתונים שהמשתמש עורך. כתוצאה מכך, משתמשים אחרים יכולים לערוך רשומות שונות ללא התנגשויות. ב- Excel, באפשרותך לשתף חוברת עבודה עם משתמשים אחרים, אך שיתוף פעולה מרובה משתמשים פועל בצורה הטובה ביותר כאשר המשתמשים עובדים על הנתונים בחוברת עבודה זו במועדים שונים במקום בו-זמנית. למעשה, משתמשים של מסד נתונים של Access משתפים פעולה בערכת נתונים, ומשתמשים של חוברת עבודה של Excel משתפים פעולה במסמך.

שימוש ב- Windows SharePoint Services לשיתוף פעולה שתי התוכניות משתלבות עם טכנולוגיות Microsoft Windows SharePoint Services, כגון רשימות וספריות מסמכים של SharePoint.

Access מספק דרכים רבות לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint. לדוגמה, באפשרותך להעלות מסד נתונים מלא לספריית מסמכים של Windows SharePoint Services, להפוך טפסים ודוחות לזמינים כתצוגות של Windows SharePoint Services ולקשר מסד נתונים לנתונים המאוחסנים ברשימות SharePoint.

Excel מספק רק דרך אחת לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint Services. באפשרותך להעלות חוברת עבודה לספריות מסמכים של Windows SharePoint Services, שבהן משתמשים בודדים יכולים להוציא את חוברת העבודה כדי לבצע שינויים, ולמנוע ממשתמשים אחרים לשנות את חוברת העבודה בו-זמנית. משתמשים יכולים לערוך חוברת עבודה מבלי להוציא אותה מספריית המסמכים. במקרה זה עליהם לתאם עם משתמשים אחרים כדי להימנע מהתנגשויות נתונים.

שימוש בתיקיות רשת לשיתוף פעולה אם אתה מאחסן מסד נתונים של Access בתיקיית רשת משותפת, משתמשים מרובים יכולים לפתוח את מסד הנתונים ולעבוד עם הנתונים בו זמנית. מסד הנתונים נועל רשומות בודדות כאשר משתמש עורך אותן. אם אתה מאחסן חוברת עבודה של Excel בתיקיית רשת משותפת, רק משתמש אחד יכול לערוך את חוברת העבודה בכל פעם. למטרות הצגה, משתמשים מרובים יכולים לפתוח את חוברת העבודה בזמן שמשתמש אחר עורך אותה, אך משתמשים אלה אינם יכולים לבצע שינויים בנתונים עד שהמשתמש שעורך את חוברת העבודה סוגר אותה.

אבטחה

שתי התוכניות מספקות תכונות דומות - סיסמאות והצפנה - שעוזרות למנוע אובדן נתונים ולהגן על הנתונים מפני גישה לא מורשית. עם זאת, ישנם כמה הבדלים בין Access ו- Excel באופן הפעולה של הגנה על נתונים ברמת המשתמש.

מניעת אובדן נתונים ב- Access, העבודה שלך נשמרת באופן רציף כך שבמקרה של כשל בלתי צפוי, סביר להניח שלא תאבד עבודה רבה (אם בכלל). עם זאת, מאחר ש- Access שומר את העבודה שלך ברציפות, באפשרותך גם לבצע שינויים שתחליט מאוחר יותר שלא ברצונך לבצע. כדי להבטיח שתוכל לשחזר את מסד הנתונים באופן הרצוי, צור עותק גיבוי של קובץ מסד הנתונים בלוח זמנים שמתאים לצרכיך. באפשרותך לשחזר מסד נתונים שלם מגיבוי, או לשחזר רק את הטבלה או אובייקט מסד נתונים אחר הדרושים לך. אם אתה משתמש בכלי שירות לגיבוי של מערכת קבצים, תוכל גם להשתמש בעותק של מסד נתונים מתוך גיבוי של מערכת קבצים כדי לשחזר את הנתונים. ב- Excel, באפשרותך לשמור מידע שחזור אוטומטי במרווחים קבועים בעת עדכון הנתונים.

הגנה על נתונים ברמת המשתמש ב- Excel, באפשרותך להסיר נתונים קריטיים או פרטיים מהתצוגה על-ידי הסתרת עמודות ושורות של נתונים ולאחר מכן להגן על גליון העבודה כולו כדי לשלוט בגישת המשתמשים לנתונים המוסתרים. בנוסף להגנה על גליון עבודה והרכיבים שבו, באפשרותך גם לנעול ולבטל נעילה של תאים בגליון עבודה כדי למנוע ממשתמשים אחרים לשנות נתונים חשובים שלא במתכוון.

אבטחה ברמת הקובץ ברמת הקובץ, ניתן להשתמש בהצפנה בשתי התוכניות כדי למנוע ממשתמשים בלתי מורשים לראות את הנתונים. באפשרותך גם לדרוש הזנת סיסמה כדי לפתוח קובץ מסד נתונים או חוברת עבודה. בנוסף, באפשרותך לסייע באבטחת קובץ מסד נתונים או חוברת עבודה באמצעות חתימה דיגיטלית.

גישה מוגבלת לנתונים ב- Excel, ניתן לציין הרשאות המבוססות על המשתמש כדי לגשת לנתונים או להגדיר זכויות לקריאה בלבד המונעות ממשתמשים אחרים לבצע שינויים בנתונים שיש להם גישה אליהם. Access אינו מספק תכונות אבטחה ברמת המשתמש, אך הוא תומך במודל אבטחת המשתמש של כל שרת מסד נתונים שאליו הוא מתחבר. לדוגמה, אם אתה מקשר לרשימת SharePoint, Access מתחשב בהרשאות המשתמש עבור רשימת SharePoint. אם ברצונך להרחיק משתמשים בלתי מורשים מנתוני Access שלך, הצפן את מסד הנתונים על-ידי הגדרת סיסמה. על המשתמשים להזין את הסיסמה כדי לקרוא נתונים ממסד הנתונים, גם אם הם ניגשים אליו באמצעות תוכנית אחרת, כגון Excel.

לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו תוכל לסייע בהגנה על הנתונים שלך, ראה הגדרה או שינוי של אבטחה ברמת המשתמש של Access 2003 ב- Access 2007 ואילךוהגנה ואבטחה ב- Excel.

מתי להשתמש ב- Access

באופן כללי, Access הוא הבחירה הטובה ביותר כאשר עליך לעקוב אחר נתונים ולתעד אותם באופן קבוע, ולאחר מכן להציג, לייצא או להדפיס ערכות משנה של נתונים אלה. טפסי Access מספקים ממשק נוח יותר מגליון עבודה של Excel לעבודה עם הנתונים שלך. באפשרותך להשתמש ב- Access כדי להפוך פעולות נפוצות לאוטומטיות, ודוחות Access מאפשרים לך לסכם נתונים בצורה מודפסת או אלקטרונית. Access מספק מבנה נוסף עבור הנתונים שלך. לדוגמה, באפשרותך לקבוע אילו סוגי נתונים ניתן להזין, אילו ערכים מקובלים, ובאפשרותך לציין כיצד הנתונים בטבלה אחת קשורים לנתונים בטבלאות אחרות. מבנה זה מסייע להבטיח שרק סוגי הנתונים הנכונים יוזנו.

Access מאחסן נתונים בטבלאות שנראות דומות מאוד לגליונות עבודה, אך טבלאות Access מיועדות לביצוע שאילתות מורכבות ביחס לנתונים המאוחסנים בטבלאות אחרות.

השתמש ב- Access כאשר:

• צפה שאנשים רבים יעבדו במסד הנתונים, ואתה מעוניין באפשרויות חזקות שיטפלו בבטחה בעדכונים של הנתונים שלך, כגון נעילת רשומות ופתרון התנגשויות.
• צפה את הצורך להוסיף טבלאות נוספות לערכת נתונים שמקורה כטבלה שטוחה או לא יחסית.
• ברצונך להפעיל שאילתות מורכבות.
• ברצונך להפיק מגוון דוחות או תוויות מען.

תרחישים נפוצים לשימוש ב- Access

• ניהול אנשי קשר באפשרותך לנהל את אנשי הקשר וכתובות המשלוח שלך ולאחר מכן ליצור דוחות ב- Access או למזג את הנתונים עם Microsoft Office Word כדי להדפיס מכתבים אחידים, מעטפות או תוויות מען.
• מעקב אחר מלאי ונכסים באפשרותך ליצור רשימת מלאי של פריטים בבית או בעסק שלך, ולאחסן תמונות או מסמכים קשורים אחרים יחד עם הנתונים.
• מעקב אחר הזמנות באפשרותך להזין מידע אודות מוצרים, לקוחות והזמנות, ולאחר מכן ליצור דוחות המציגים מכירות לפי עובד, אזור, פרק זמן או ערך אחר.
• מעקב אחר פעילויות באפשרותך לעקוב אחר משימות עבור קבוצת אנשים ולהזין משימות חדשות בו-זמנית כאשר אנשים אחרים מעדכנים את המשימות הקיימות שלהם באותו מסד נתונים.
• ארגון ספריות השאלה באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לאחסן נתונים אודות הספרים והתקליטורים שלך ולעקוב אחר האנשים שהשאלת אותם.
• תכנון אירועים ניתן להזין מידע אודות תאריכי אירועים, מיקומים ומשתתפים, ולאחר מכן להדפיס לוחות זמנים או סיכומים לגבי האירועים.
• מעקב אחר תזונה עקוב אחר מתכונים ורשום פעילויות דיאטה והתעמלות.

מתי להשתמש ב- Excel

כתוכנית גיליון אלקטרוני, Excel יכול לאחסן כמויות גדולות של נתונים בחוברות עבודה המכילות גליון עבודה אחד או יותר. עם זאת, במקום לשמש כמערכת ניהול מסדי נתונים, כגון Access, Excel ממוטב עבור ניתוח וחישוב נתונים. באפשרותך להשתמש בתוכנית גמישה זו כדי לבנות מודלים לניתוח נתונים, לכתוב נוסחאות פשוטות ומורכבות לביצוע חישוב על נתונים אלה, לסובב את הנתונים על ציר בכל דרך שתרצה ולהציג נתונים במגוון תרשימים בעלי מראה מקצועי. Microsoft Create כולל כמה תבניות עיצוב של Excel לבחירה.

השתמש ב- Excel כאשר:

• דרוש תצוגה שטוחה או לא יחסית של הנתונים שלך במקום מסד נתונים יחסי המשתמש בטבלאות מרובות, וכאשר הנתונים שלך מספריים ברובם.
• הפעל לעתים קרובות חישובים והשוואות סטטיסטיות בנתונים שלך.
• ברצונך להשתמש בדוחות PivotTable כדי להציג נתונים הירארכיים בפריסה מצומצמת וגמישה.
• בכוונתך ליצור תרשימים באופן קבוע וברצונך להשתמש בתבניות התרשימים החדשות הזמינות ב- Excel.
• ברצונך להדגיש את הנתונים שלך באמצעות סמלי עיצוב מותנה, סרגלי נתונים וסרגלי צבעים.
• ברצונך לבצע פעולות מתוחכמות של ניתוח "מה-אם" בנתונים שלך, כגון ניתוח סטטיסטיקה, ניתוח הנדסי וניתוח רגרסיה.
• ברצונך לעקוב אחר פריטים ברשימה פשוטה, לשימוש אישי או למטרות שיתוף פעולה מוגבלות.

תרחישים נפוצים לשימוש ב- Excel

• חשבונאות באפשרותך להשתמש בתכונות החישוב רבות-העוצמה של Excel בדוחות חשבונאיים פיננסיים רבים — לדוגמה, דוח תזרים מזומנים, דוח רווח והפסד או דוח רווח והפסד.
• תקצוב בין אם הצרכים שלך קשורים לצרכים אישיים או עסקיים, באפשרותך ליצור כל סוג של תקציב ב- Excel - לדוגמה, תוכנית תקציב שיווק, תקציב אירוע או תקציב פרישה.
• חיוב ומכירות Excel שימושי גם לניהול נתוני חיוב ומכירות, ובאפשרותך ליצור בקלות את הטפסים הדרושים לך - לדוגמה, חשבוניות מכירה, תעודות אריזה או הזמנות רכש.
• דיווח באפשרותך ליצור סוגים שונים של דוחות ב- Excel המשקפים את ניתוח הנתונים שלך או מסכמים את הנתונים שלך - לדוגמה, דוחות המודדים ביצועי פרוייקטים, חוזים נתונים, מסכמים נתונים או מציגים נתוני סטיה.
• תכנון Excel הוא כלי נהדר ליצירת תוכניות מקצועיות או לוחות תכנון שימושיים — לדוגמה, תוכנית שיעורים שבועית, תוכנית מחקר שיווקי, תוכנית מיסוי לסוף השנה או לוחות תכנון שעוזרים לך לתכנן ארוחות שבועיות, מסיבות או חופשות.
• מעקב באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי לעקוב אחר נתונים בגליון זמנים או ברשימה — לדוגמה, גליון שעות למעקב אחר עבודה או רשימת מלאי שעוקבת אחר ציוד.
• שימוש בלוחות שנה הודות לאופיו הדומה לרשת, Excel מתאים היטב ליצירת כל סוג של לוח שנה — לדוגמה, לוח שנה אקדמי למעקב אחר פעילויות במהלך שנת הלימודים, או לוח שנה של שנת כספים למעקב אחר אירועים עסקיים ואבני דרך.

לקבלת תבניות Excel שימושיות באחת מקטגוריות אלה, ראה תבניות עבור Excel ב- Microsoft Office Online.

שימוש ב- Access וב- Excel יחד

כדאי לנצל את היתרונות ששתי התוכניות מציעות. לדוגמה, באפשרותך ליצור גליון עבודה ב- Excel שבו תוכל לחשב ולנתח את הנתונים. עם זאת, גליון העבודה הופך להיות גדול ומורכב מדי, ומשתמשים רבים אחרים זקוקים לגישה לנתונים. בשלב זה, ייתכן שתרצה לייבא או לקשר את גליון העבודה שלך לתוך Access ולהשתמש בו כמסד נתונים במקום לעבוד איתו ב- Excel. לחלופין, ייתכן שיש לך נתונים במסד נתונים של Access שעבורם ברצונך ליצור דוחות Excel מפורטים ותרשימי Excel בעלי מראה מקצועי.

ללא קשר לתוכנית שבה תשתמש תחילה, תוכל תמיד להעביר את הנתונים מתוכנית אחת לאחרת, שם תוכל להמשיך לעבוד איתם. עם או בלי חיבור נתונים, באפשרותך להעביר נתונים ל- Access מתוך Excel (ולהיפך) על-ידי העתקה, ייבוא או ייצוא של הנתונים שלהם.

לקבלת מידע נוסף אודות חילופי נתונים בין שתי התוכניות, ראה העברת נתונים מ- Excel ל- Access.