חשוב
התמיכה עבור Microsoft InfoPath 2013 הסתיימה ב- 14 ביולי 2026. אנו ממליצים להעביר טפסים וזרימות עבודה קיימים של InfoPath לפתרונות נתמכים של Microsoft 365. קבל מידע נוסף על הוצאה משימוש של InfoPath.
מאמר זה דן בתרחישים שבהם ארגונים עשויים להשתמש ב- Microsoft Office InfoPath וב- InfoPath Forms Services כדי לשפר תהליכים עסקיים, כגון החזר הוצאות או דיווח על תביעות ביטוח.
התרחישים והחברות המפורטים במאמר זה הינם בדויים וניתנים להמחשה בלבד. כדי ללמוד כיצד נעשה שימוש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services בסביבות עסקיות אמיתיות, באפשרותך לעיין בניתוחי מקרים ממשיים. מצא קישורים למידע נוסף על מקרי בוחן בסעיף למידע נוסף .
במאמר זה
- תרחיש 1: דוחות הוצאות
- תרחיש 2: תביעות ביטוח
- תרחיש 3: בקשות להיתרים
- תרחיש 4: ניהול מלאי
- תרחיש 5: מחקר שוק
תרחיש 1: דוחות הוצאות
א. Datum Corporation, ספקית ארצית של ציוד מחשבים ושירותי IT, מוכרת מחשבים, חומרת רשת וחוזי שירותי IT.
קבוצות רבות בתוך A. Datum Corporation - כולל יועצי שיווק, מכירות ותמיכה - נושאות ומדווחות על הוצאות הקשורות לעבודה.
מומחי ה- IT ב- A. Datum Corporation מעוניינים להשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services כדי לייעל את תהליך דיווח ההוצאות בחברה. בפרט, הם רוצים למנוע טעויות בהזנת נתונים ולבטל את הצורך של הצוות האדמיניסטרטיבי להזין מחדש נתונים מדוחות ההוצאות למסד נתונים אחר ונפרד. א. Datum Corporation רוצה גם לספק לעובדים דרך להציג את המצבים של דוחות ההוצאות שלהם באופן מקוון.
לפני InfoPath
למרות ש- A. Datum Corporation השתמש בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel כדי להפיק דוחות הוצאות, העובדים עדיין השתמשו בתהליך ידני כדי לשלוח דוחות הוצאות. לדוגמה, עובדת הזינה את ההוצאות שלה בחוברת עבודה של Excel ולאחר מכן הדפיסה את חוברת העבודה. היא צירפה לדוח המודפס תגית ניתוב נייר ולאחר מכן שלחה את הדוח בדואר בין-משרדי למנהל שלה.
לאחר אישור הדוח, המנהלת בדקה את שמה בשובר הניתוב ולאחר מכן שלחה את הדוח למחלקת הנהלת החשבונות בדואר בין-משרדי. אם מנהל החשבונות אישר את הדוח, הונפקו המחאות החזר. עבור משרדים אזוריים, יכולים לחלוף שבועות בין מועד הגשת הדוח הראשוני למועד שבו העובדת קיבלה את המחאת ההחזר שלה.
אחרי InfoPath
כתוצאה מהמעבר מתהליך מבוסס נייר לתהליך אוטומטי המשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation צמצמה את הזמן והכסף שהושקעו בעיבוד דוחות הוצאות לעובדים. עובדים יכולים כעת למלא את הטפסים שלהם באופן מקוון ולהגיש אותם באופן אלקטרוני למנהלים שלהם. לאחר שהמנהלים מאשרים את הדוחות, הם יכולים לנתב אותם באופן אלקטרוני למחלקת הנהלת החשבונות לאישור סופי והחזר.
יתרונות המעבר למערכת מבוססת InfoPath כוללים:
- נוחות מקוונת עובדים ש- InfoPath מותקן במחשבים שלהם יכולים להשתמש ב- InfoPath כדי למלא ולשלוח טופס דוח הוצאות. עובדים ש- InfoPath אינו מותקן במחשבים שלהם יכולים למלא ולשלוח דוחות הוצאות באמצעות דפדפן אינטרנט.
- תמיכה לא מקוונת אם עובדים ממלאים טופס של דוח הוצאות ב- InfoPath, הם יכולים לשמור את הטפסים שמולאו באופן חלקי במחשב, לעבוד על הטופס במצב לא מקוון ולאחר מכן לשלוח את הטופס המלא לרשת הארגונית כאשר יתחברו מחדש. הדבר שימושי במיוחד עבור עובדים בעלי גישה לסירוגין או גישה מוגבלת למשאבי רשת או לאינטרנט, כגון עובדים הנמצאים בנסיעות תכופות.
- דיוק מוגבר מאחר שתבנית הטופס נועדה להבטיח תקינות נתונים, מתרחשים פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, עובדים משתמשים בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימה סטנדרטית של קטגוריות הוצאות, במקום לזכור ולהזין באופן ידני קטגוריית הוצאות בטופס.
- יעילות עובדים יכולים לראות את מצב תהליך האישור על-ידי הצגת דף באתר של Microsoft Windows SharePoint Services.
תרחיש 2: תביעות ביטוח
Humongous Insurance היא חברה גדולה ורב-לאומית המוכרת מוצרי ביטוח לבעלי סירות, רכב ובתים. מוצרים אלה נמכרים הן לצרכנים והן ללקוחות ארגוניים.
ל-Humongous Insurance יש כוח עבודה גדול ונייד של יותר מ-10,000 איש, הכולל אנשי מכירות, מתאמי תביעות, עורכי דין, צוות IT, צוות משאבי אנוש וצוות כספים.
חברת הביטוח Humongous מעוניינת להשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services כדי לאפשר ללקוחות, סוכני ביטוח ועסקים קשורים להשתמש בטפסים מקוונים לעיבוד תביעות הביטוח שלהם.
לפני InfoPath
לפני השימוש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services, העובדים ב- Humongous Insurance השתמשו בתהליך תביעה ידני המבוסס על נייר. לאחר ראיון לקוח, סוכן ימלא טופס תביעה בכתב יד, ולאחר מכן שלח את טופס התביעה בפקס לשמאי. כאשר המתאם בחן את המידע, לעתים קרובות היה עליה להתקשר לסוכן להבהרה, בהתאם לאיכות ההדפסה של הפקס.
אחרי InfoPath
המעבר מתהליך תביעה מבוסס נייר ל- InfoPath ול- InfoPath Forms Services אפשר ל- Humongous Insurance לחבר לקוחות, סוכנים ומתאמים באופן מקוון.
לדוגמה, כעת ניתן ללקוח של Humongous Insurance להגיש תביעה דרך האינטרנט על ידי מילוי טופס המותאם לדפדפן. הלקוחה יכולה להיכנס לאתר האינטרנט של Humongous Insurance, ליצור את החשבון שלה, להיכנס ולהגיש תביעה. לאחר שהלקוח שולח את הטופס, הוא נשלח אל השמאי בהודעת דואר אלקטרוני, ועותק של הודעת הדואר האלקטרוני נשלח לסוכן. המתאם מחזיר את הטופס לסוכן אם נדרש מידע נוסף. המערכת האוטומטית הפחיתה את עלויות העיבוד, קיצרה את הזמן שלוקח לעבד תביעות והגדילה את שביעות הרצון הכוללת של הלקוחות.
יתרונות המעבר למערכת מבוססת InfoPath כוללים:
- נוחות בנוסף להגשת תביעות באמצעות הטלפון, לקוחות יכולים להגיש תביעות על-ידי מילוי טופס באינטרנט. זה מאפשר ללקוחות להגיש טפסים בזמן שנוח להם, לא רק בשעות העבודה הסטנדרטיות.
- דיוק מוגבר מאחר שתבנית הטופס נועדה להבטיח תקינות נתונים, מתרחשים פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, לקוחות או סוכנים משתמשים בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימה סטנדרטית של סוגי טענות, במקום לחפש ולהזין ידנית סוג תביעה בטופס.
- יעילות בנוסף, השימוש בזרימת עבודה משולבת לאישור מאפשר לסוכן או למתאם לראות במהירות את המצב של הצדדים האחרים העובדים על התביעה. למרות שהצוות ב-Humongous Insurance השתמש בעבר בזרימת עבודה מוגדרת בבירור, התהליכים שלהם היו מבוססי נייר. לכן, סוכנים ומתאמים לא יכלו לקבוע במהירות את סטטוס התביעה מבלי לבצע שיחת טלפון. כעת, נציג, לדוגמה, יכול לבדוק את דף המצב של זרימת העבודה באתר SharePoint שבו הטופס מאוחסן כדי לראות אם המתאם השלים את תהליך האישור.
תרחיש 3: בקשות להיתרים
המחלקה לפיקוח על הבנייה היא סוכנות של 100 איש של ממשלת העיר עבור העיר ספרינגפילד.
סוכנות זו אחראית לבדיקת בקשות להיתרים שהוגשו על ידי קבלני חשמל, ולאחר מכן לאישור או דחייה של בקשות אלה.
המחלקה לפיקוח על הבנייה רוצה שקבלנים יוכלו למלא בקשות להיתרים בדפדפן אינטרנט, כך שתהליך ההיתרים יהיה קל ונוח יותר.
לפני InfoPath
לפני השימוש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services, המחלקה לפיקוח על הבנייה השתמשה בתהליך הגשת בקשה ידני, מבוסס נייר, שהביא להזנת נתונים מיותרת. קבלנים מילאו טפסי נייר במשרד הממשלתי. לאחר מכן שלחו הפקידים את הטפסים בכתב יד לפקידת קבלה שהזינה את הנתונים למערכת מסד נתונים. לאחר הזנת הנתונים, הערכים שהתקבלו הושוו לטופס הנייר כדי להבטיח דיוק. אם נתקלו בנתונים לא תקינים או לא מובנים, הטופס הוחזר לקבלן בדואר, יחד עם טופס שני שהכיל הוראות לתיקון הערכים הלא חוקיים.
לאחר שהקבלן הגיש טופס מתוקן, העדכונים הוזנו למסד הנתונים, והערכים החדשים נבדקו לדיוק מול הטופס המקורי והשני. לאחר שהנתונים הוגדרו כתקפים, החל תהליך האישור. בשלב האישור, מפקח אישר או דחה את הבקשה להיתר על סמך קריטריונים שונים. לאחר השלמת זרימת העבודה של האישור, הקבלן קיבל הודעה על ההחלטה בדואר.
אחרי InfoPath
המחלקה לפיקוח על מבנים יכולה לחבר קבלנים, פקידים ומפקחים באופן מקוון באמצעות תהליך היתרים המבוסס על נייר לתהליך אוטומטי המשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services.
לדוגמה, כאשר קבלן מגיש בקשה להיתר באתר האינטרנט של המחלקה לפיקוח על הבנייה, נתוני הטופס נשלחים למסד נתונים הממוקם ברשת של המחלקה לפיקוח על הבנייה. לאחר הגשת הבקשה, בקשה חדשה להיתר מופיעה באופן אוטומטי באתר SharePoint, שבו הסוכן המקבל בודק את המידע בשלמותו וחותם דיגיטלית על טופס הבקשה כדי לאשר את קבלתה.
יתרונות המעבר למערכת מבוססת InfoPath כוללים:
- נוחות מקוונת קבלנים כבר לא צריכים לנסוע למשרד הממשלתי כדי להגיש בקשה להיתר. קבלנים יכולים כעת להגיש את בקשתם להיתר דרך האינטרנט, על ידי מילוי טופס המותאם לדפדפן בדפדפן, כגון Firefox, Safari או Internet Explorer.
- דיוק מוגבר מאחר שתבנית הטופס 'היתר תוכננה' להבטיח תקינות נתונים, מתרחשים פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, קבלנים משתמשים בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימה סטנדרטית של קטגוריות כאשר הם בוחרים את סוג ההיתר המבוקש, במקום לחפש ולהזין ידנית את סוג ההיתר בטופס.
- חוויית משתמש טובה יותר לאחר שליחת הנתונים, טופס בקשה חדשה להיתר יופיע באופן אוטומטי באתר האינטרא-נט של המחלקה לפיקוח על הבנייה. כאשר פקיד פותח טופס, הוא רואה את נתוני החברה של הקבלן ואת נתוני הבקשה להיתרים בטופס.
תרחיש 4: ניהול מלאי
Wide World Importers היא חברה בינלאומית שבסיסה בבולטימור, מרילנד. החברה מייבאת טקסטיל, מלאכת יד וחומרים מתכלים עם דגש מיוחד על סחורות מצפון אפריקה.
Wide World Importers קונה מלמעלה מ-70 ספקים הממוקמים ב-12 מדינות/אזורים. מאחר שהמלאי המוחזק אצל ספקים אלה הוא דינאמי ועונתי למדי, Wide World Importers מעוניינת לעצב תבניות טפסים של InfoPath שיאפשרו להם לתשאל את הספקים שלהם לגבי מלאי, בקלות וביעילות.
לפני InfoPath
לפני השימוש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services, Wide World Importers השתמשו בתהליך סקר ידני, מבוסס נייר, שהביא להזנת נתונים מיותרת. הקונים שלחו סקרים על ידי Global Express Guaranteed Mail לספקים בחו"ל. הספקים היו שולחים בחזרה טפסי סקר מלאים או שולחים אותם בפקס. מדי פעם, הם התקשרו ליבואנים של Wide World עם התשובות שלהם. במקרים נדירים, אנשי המכירות אספו תוצאות סקר מהספקים באופן אישי. באופן כללי, יכלו לחלוף חודשים עד ש-Wide World Importers יקבלו את תוצאות הסקר הסופיות.
כמעט כל סקר הביא להזנת נתונים מיותרת. סקרי הנייר הוכנסו למסד נתונים על ידי מזכירה ב-Wide World Importers. רשומות מסד הנתונים שהתקבלו הושוו לטופס הנייר כדי להבטיח דיוק. במקרה של מידע לא תקף או לא מובן, נערך ראיון מעקב עם הספק בטלפון. אם זה לא התאפשר, נשלחה בקשה להבהרה בדואר או בפקס. לאחר ש-Wide World Importers קיבלו מידע מתוקן, הנתונים גובשו סופית.
אחרי InfoPath
במקום לשלוח סקרים ליבואנים ברחבי העולם בדואר, הספקים שולחים כעת את הסקרים על ידי מילוי טפסים מותאמים לדפדפן באינטרנט. הנתונים שהספקים מזינים בטפסים מאוכלסים באופן מיידי במסד נתונים של מלאי. כתוצאה מהמעבר ל- InfoPath ול- InfoPath Forms Services, Wide World Importers נהנה כעת מהיתרונות הבאים:
- נוחות מקוונת עם המערכת המבוססת על InfoPath, ספקים יכולים להשלים סקרים באמצעות דפדפן. ספקים כבר לא צריכים לשלוח את הסקרים בדואר או בפקס בחזרה ליבואנים של Wide World.
- עמידה בזמנים במערכת הקודמת, מבוססת הנייר, היה לעתים קרובות עיכוב משמעותי מהזמן שבו הספקים מילאו את הסקר ועד לרגע שבו התגובות שלהם הוזנו במסד הנתונים של Wide Word Importer. כתוצאה מכך, הערכות המלאי היו לעתים קרובות מיושנות. עם תבנית טופס המותאמת לשימוש בדפדפן של InfoPath, הנתונים שהספקים מזינים בטפסים מאוכלסים מיד במסד הנתונים של המלאי.
- דיוק מוגבר מאחר שתבנית הטופס נועדה להבטיח תקינות נתונים, מתרחשים פחות ערכים לא חוקיים. לדוגמה, ספקים משתמשים בתיבת רשימה נפתחת כדי לבחור מתוך רשימה רגילה של קטגוריות כאשר הם בוחרים סוג מוצר, במקום לחפש ולהזין באופן ידני סוג מוצר בטופס.
תרחיש 5: מחקר שוק
Proseware, Inc. היא חברת תוכנה שבסיסה בקנדה המפתחת מוצרים לתעשיית ההוצאה לאור המודפסת.
Proseware, Inc. מתחילה את מחזור הפיתוח למהדורה הבאה של מוצר הדגל שלה. צוות הפיתוח מחליט להשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services כדי לסייע בפעילויות מחקר שוק. במהלך פגישות עם לקוחות, צוות הפיתוח מתכנן להשתמש בתבנית טופס כדי לאסוף ולתעד משוב מלקוחות. מטרת הטופס היא לתעד את כל האינטראקציות עם הלקוחות כדי להבין טוב יותר את צרכי הלקוחות ולהבטיח שהנתונים הנאספים ניתנים לגילוי ולשימוש חוזר בקלות.
תבנית הטופס תשלח נתונים ישירות למסד נתונים, שיאפשר לעובדים לאחזר ולנתח את הנתונים שנאספו מפגישות שונות רבות. Proseware, Inc. מעוניינת לאחסן טפסים מלאים בספריה באתר SharePoint.
לפני InfoPath
למרות שחברי צוות הפיתוח השתמשו בעבר ב- Microsoft Office Word או ב- Microsoft Office Excel כדי לרשום הערות כאשר הם אספו משוב מלקוחות ושותפים, ניתוח והפצה של נתונים אלה הובילו לעתים קרובות להזנת נתונים מיותרת. חברי הצוות כתבו הערות בצורה חופשית, ומידע קשור נטה להתפזר בתוך ובין מסמכים. כאשר חברי הצוות רצו לשלב את המידע שהם אספו במפרטים טכניים, הם בילו זמן רב בחיפוש במסמכים לא סטנדרטיים כדי למצוא את מה שהם צריכים.
אחרי InfoPath
המעבר לתהליך איסוף נתונים סטנדרטי המשתמש ב- InfoPath וב- InfoPath Forms Services מאפשר לצוות הפיתוח של Proseware, Inc. לצמצם את הזמן והכסף המושקע באיסוף, ניתוח והפצה של נתונים באופן פנימי.
בעת פגישות עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים, חברי צוות הפיתוח משתמשים כעת בטופס InfoPath כדי לאסוף נתונים אודות הצרכים והרעיונות של הלקוחות. הצוות משתמש בספריה באתר SharePoint כדי לאחסן ולשתף טפסים. מספריה זו, חברי צוות יכולים למלא טפסים של נתוני לקוחות חדשים, לסקור נתונים בטפסים קיימים, לייצא נתונים מטפסים מלאים ל- Microsoft Office Excel 2003 או ל- Microsoft Office Excel 2007, או למזג את הנתונים מכמה טפסים לטופס אחד.
יתרונות המעבר למערכת מבוססת InfoPath כוללים:
- מידע עקבי תבנית הטופס נועדה לסייע בהבטחת ארגון ופורמליזציה עקביים של מידע. הנתונים המופיעים ברשימות בטופס מגיעים מרשימות SharePoint סטנדרטיות ומקבצי .xml. לדוגמה, הערכים ברשימה 'סוג של עסק ' מגיעים ישירות מסכימת XML מוגדרת מראש המשמשת ברחבי Proseware, Inc. כדי לתקנן את חילופי הנתונים העסקיים בין מערכות שונות.
- אינטגרציה עם מערכות קיימות כאשר טופס נשלח, הוא מאוחסן באופן אוטומטי בספריה באתר SharePoint. הנתונים מתוך כל טופס מופיעים מחוץ לטופס, בעמודות בספריה. הדבר מקל על חברי צוות לחפש ולמיין נתוני טפסים בספריה, מבלי שיצטרכו לפתוח כל טופס בנפרד.
- תצוגות מרובות טופס נתוני הלקוח כולל תצוגות העונות על צרכים שונים, לרבות תצוגות נפרדות לרישום פרטי לקוחות, ממצאי צוות, מתודולוגיית מחקר ומשאבים נוספים. הטופס כולל גם תצוגת הדפסה ייעודית המסכמת נתונים מהתצוגות האחרות בתבנית אחת נוחה וידידותית להדפסה.