קיימות אפשרויות שונות לשימוש בעת הגדרה, הצטרפות והצגה בפגישת Lync. שיטות עבודה מומלצות אלה מסייעות לך לנצל את התכונות שהופכות את העבודה שלך לקלה יותר ומספקות חוויית פגישה נעימה.
הגדרת פגישת Lync אישית
תזמון הפגישה
-
לפגישה קטנה ולא רשמית עם אנשים מהחברה שלך, השתמש באפשרויות הפגישה המוגדרות כברירת מחדל במקום לבצע שינוי בהגדרות. זכור כי אפשרויות ברירת המחדל מאפשרות לכולם להיות מציגים ולהצטרף לפגישה באופן ישיר.
-
אם יש לך דרישה ספציפית לפגישה, לדוגמה, קהל גדול יותר, נתונים מאובטחים או לקוחות חיצוניים, הקפד לשנות את אפשרויות הפגישה בהתאם לדרישה. לקבלת מידע, ראה הגדרת אפשרויות עבור פגישות Lync.
הערה: המספר המרבי של משתתפים בפגישה הוא 250.
-
אם יש לך גם משתתפים באופן אישי וגם באופן מקוון, באפשרותך לנהל את הפגישה Lync שלך בחדר ישיבות. לחץ על מאתר החדרים ב- Outlook כדי לחפש ולהוסיף חדר ישיבות בבניין הרצוי. תוכל גם להזמין את החדר בנפרד ולהוסיף את פרטי החדר בתיבה מיקום בבקשה לפגישה.
הקצאת מציג כגיבוי
בחר מציג כגיבוי, במקרה שאין באפשרותך להצטרף או במקרה של איחור. מציג כגיבוי יכול גם להפעיל את ההקלטה, לעזור ולנהל את הקהל, או לפקח על שאלות הנשלחות בפגישה, כך שתוכל להתמקד במצגת שלך. הדבר חשוב במיוחד אם מדובר בפגישה גדולה או באירוע.
הכרת מספר הזיהוי האישי
ברוב המקרים אינך צריך להשתמש במספר זיהוי אישי (PIN) כאשר אתה מתקשר לפגישה באמצעות הטלפון. אתה מחובר ישירות והמספר שלך מופיע ברשימת המשתתפים. אך אם תרצה להתקשר בתור מנהל הפגישה או בתור מתקשר מורשה, תתבקש לספק את מספר הזיהוי האישי שלך ו/או את המספר או השלוחה שלך בעבודה.
הערה: המשמעות של התקשרות בתור מתקשר מורשה היא שהפגישה מאובטחת ויש לזהות אותך לפני שאתה מצטרף לפגישה.
מומלץ לשמור את מספר הזיהוי האישי זמין למקרה שתזדקק לו. אם אינך זוכר את מספר הזיהוי האישי, לחץ על שכחת את מספר הזיהוי האישי לחיוג נכנס? בבקשת הפגישה, ובצע את ההוראות בדף כדי לאפס.
כלול מסמך הדרכה או קישור להדרכה בבקשת הפגישה שלך
אם אתה מזמין משתתפים שאינם מכירים את Lync, כלול מסמך הדרכה 'כיצד לבצע' או קישור להדרכה של Lync בבקשה לפגישה כדי לעזור להם ללמוד אודות תכונות הפגישה לפני ההצטרפות לפגישה.
הצטרפות לפגישת Lync אישית
-
היכנס לפגישה שלך 10 עד 15 דקות לפני תחילתה, כדי להתכונן ולהספיק לפתור בעיות במידת הצורך.
-
לפני הפגישה, החלט אם אתה משתמש בשמע מחשב (Lync שמע ווידאו משולבים) או בטלפון עבור חלק השמע של הפגישה.
-
אם אתה משתמש בשמע מחשב, הגדר את התקני השמע והווידאו שלך ובדוק את איכותם. באפשרותך להשתמש במיקרופון וברמקולים של המחשב או לחבר אוזניות. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרה, בדיקה ופתרון בעיות של שמע של Lync.
-
אם אתה משתמש בטלפון לשמע הפגישה, נצל את התכונה Lyncהתקשר אלי. בחלון הצטרפות לשמע פגישה, בחר באפשרות התקשר אלי אל והקלד את מספר הטלפון שבו ברצונך לקבל שיחה. בעת השימוש בתכונה זו, לא תצטרך להזין את מזהה הפגישה או את מספר הזיהוי האישי.
-
במידת האפשר, השתמש באוזניות, במקום במיקרופון וברמקולים של המחשב שלך, לאיכות שמע גבוהה יותר.
-
איכות השמע תלויה במידה רבה בתנאי הרשת. השתמש בחיבור רשת קווי והקפד לכבות את התקשורת האלחוטית במחשב שלך.
-
לאחר שתצטרף לפגישה, השתק את המיקרופון אם אינך מדבר.
הצגה בפגישת Lync אישית
-
בקש מעמית לעבודה להיכנס לפגישה איתך כדי לאמת את איכות השמע של הפגישה והאיכות החזותית שלה.
-
בדוק את האפשרויות בפגישה כדי לוודא הפעלה/ביטול של תכונות הקהל הנכונות, כגון הרשאות משתתף, הצגת תוכן, או הרשאות ביאור.
-
אם אתה משתמש ב- PowerPoint:
-
צמצם את חבילת השקופיות ל- 15 שקופיות או פחות, עם גופנים גדולים יותר (מעל ל- 30 נקודות), ורקע פשוט כדי להימנע מהסחות.
-
העלה את המצגת מראש ותרגל שימוש בפקדים כדי להעביר את השקופיות או להוסיף ביאורים. לדוגמה, באפשרותך להדגיש נקודות חשובות באמצעות מצביע לייזר או חותמות.
-
היעזר בהערות מציג כדי לזכור את הנקודות לשיחה. ראה שיתוף שקופיות PowerPoint בפגישת Lync לקבלת מידע נוסף.
-
-
אם אתה משתף את שולחן העבודה או התוכנית שלך:
-
זכור שכאשר אתה משתף תוכנית, רק התוכניות והקבצים שאתה משתף גלויים למשתתפים. אם תנווט לתוכניות אחרות, הן לא יהיו גלויות בפגישה.
-
השתמש בשיתוף שולחן עבודה אם עליך לעבור בין תוכניות.
-
לחץ על תצוגה מקדימה Lync הפגישה הבאה כדי לראות מה המשתתפים שלך רואים בעת שיתוף שולחן העבודה או תוכנית.
-
יידע את הקהל שבאפשרותו להגדיל את אזור התצוגה שלו על-ידי מעבר למצב 'מלא'.
לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף של שולחן העבודה או של תוכנית בפגישת Lync.
-
-
השאר מספיק זמן לשאלות ויידע את הקהל שבאפשרותו להקליד שאלות או הערות באזור ההודעות המיידיות של הפגישה.
-
השתק את עצמך כאשר אינך מדבר, וודא שאתה יודע כיצד להשתיק או לבטל השתקה של המשתתפים במידת הצורך, הן באמצעות Lync והן באמצעות פקודות צליל מגע של טלפון, אם אתה משתמש בטלפון (הקש *1 בלוח החיוג של הטלפון כדי לשמוע את הפקודות).
-
הזכר למשתתפים בתחילת הפגישה כיצד להשתיק את עצמם וכיצד לבטל את ההשתקה.
-
קיום הפגישה בחדר ישיבות
מומלץ לתת לעצמך זמן להתכונן לקראת החדר לפני תחילת הפגישה, כדי לוודא Lync מוגדרת לפעול עם התקני השמע והווידאו של החדר.
-
חבר את המחשב הנישא שלך למקרן ולטלפון של חדר הישיבות במידת הצורך.
-
השתק את המיקרופון והרמקולים של המחשב שלך, אם יש הד. בקש גם מאנשים אחרים בחדר להשתיק את המיקרופון והרמקולים שלהם אם הם Lync.
-
באפשרותך לחבר את הטלפון בחדר למחשב שלך או להשתמש בו כדי לחייג לשמע הפגישה.
-
אם אתה משתמש במקרן של החדר, חבר את הכבל למחשב שלך ובחר את התצוגה המתאימה. בלוח המקשים, הקש על מקש Windows + P כדי להעלות את התצוגה ולאחר מכן לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:
-
שכפל כדי להציג את שולחן העבודה הן בצג המחשב שלך והן במקרן שבחדר.
-
הרחב כדי להרחיב את שולחן העבודה מצג המחשב שלך ומהמקרן שבחדר.
-
מקרן בלבד כדי להציג את שולחן העבודה רק במקרן שבחדר.
-
מומלץ לבחור באפשרות שכפל כדי שתוכל לראות את הפגישה הן על הצג שלך והן בתצוגת החדר.
