שימוש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן עבור ספריה

במאמר זה

• שלב 1: הפיכת אישור תוכן לזמין וציין אבטחת פריט טיוטה עבור הספריה

• שלב 2: הפיכת ניהול גירסאות ראשיות ומשניות לזמין עבור הספריה

• שלב 3: הגדרת זרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן עבור ספריה

לראש הדף

שלב 1: הפוך אישור תוכן לזמין וציין אבטחת פריט טיוטה עבור הספריה

כשאתה מגדיר ספריה, באפשרותך לדרוש אישור לשינויים למסמכים שנשמרו בספריה זו.

כשנדרש אישור תוכן לספריה, מסמך שהשתנה נותר במצב המתנה עד לאישורו או דחייתו על-ידי משתמש בעל הרשאה לאשרו. אם הקובץ מאושר, מוקצה לו מצב מאושר בספריה והוא מוצג לכולם עם הרשאה להצגת הספריה. אם הקובץ נדחה, מצבו מעודכן לנדחה והוא נותר גלוי רק למחבר המסמך ולמשתמשים בעלי הרשאה לנהל רשימות.

כברירת מחדל, מסמך ממתין גלוי רק למחברו ולמשתמשים בעלי הרשאה לנהל רשימות, אך באפשרותך לציין אם קבוצות משתמשים אחרות יוכלו להציג את המסמך.

1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

   אם שם הספריה אינו מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

   1. בתפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

2. תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות.

3. במקטע אישור תוכן, תחת האם לדרוש אישור תוכן עבור פריטים שיישלחו?, לחץ על כן.

4. במקטע אבטחת פריטי טיוטה, תחת מי צריך לראות פריטי טיוטה בספריית מסמכים זו?, בחר רק משתמשים שיכולים לאשר פריטים (והמחבר של הפריט).

   הערה: אם לא עדכנת בעבר את הגדרות ניהול הגירסאות עבור הספריה, אפשרות זו נבחרת אוטומטית כשאתה בוחר לחייב אישור תוכן.

5. לחץ על אישור.

לראש הדף

שלב 2: הפוך לזמין את ניהול הגירסאות הראשיות והמשניות עבור הספריה

עליך גם להפוך לזמין את ניהול הגירסאות הראשיות והמשניות כדי להשתמש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן.

1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

   אם שם הספריה אינו מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

   1. בתפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

2. תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות.

3. במקטע היסטוריית גירסאות של מסמכים, לחץ על צור גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות).

4. לחץ על אישור.

לראש הדף

שלב 3: הגדר זרימת עבודה לניהול אישור תוכן עבור ספריה

אתרי Windows SharePoint Services 3.0 אינם כוללים זרימות עבודה מוגדרות מראש כלשהן בהן ניתן להשתמש לשם ניהול אישור תוכן. אם ברצונך להשתמש בזרימות עבודה לשם ניהול אישור תוכן בספריה, על הארגון שלך לפתח ולפרוס זרימת עבודה מותאמת אישית המעוצבת במיוחד כזרימת עבודה של אישור תוכן.

כשאתה משתמש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן בספריה, זרימת עבודה של אישור התוכן מופעלת בכל פעם שמשתמש מכניס מסמך כגירסה ראשית, או כשמשתמש בוחר בפקודה פרסם גירסה כללית עבור מסמך. למרות שמתבצעת זרימת עבודה, המסמך נשאר גירסה משנית במצב ממתין. אם המסמך מאושר דרך זרימת העבודה של אישור התוכן, מצבו מעודכן למאושר והמסמך מפורסם כגירסה ראשית, מה שהופך אותו לגלוי לכל בעלי ההרשאה להציג מסמכים בספריה. אם המסמך נדחה דרך זרימת העבודה של אישור התוכן, מצבו מעודכן לנדחה והוא נותר גירסה משנית הגלויה רק למחבר המסמך ולמשתמשים שלהם הרשאה לניהול רשימות.

1. פתיחת הספריה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה

   1. בתפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

      לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

2. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

   הערות: 

   • הפקודה הגדרות זרימת עבודה מופיעה רק אם זרימות עבודה מופעלות עבור אוסף האתרים.

   • אם זרימות עבודה כבר נוספות לספריה זו, שלב זה מעביר אותך ישירות לדף 'שינוי הגדרות זרימת עבודה' ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור לדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

3. בדף 'הוספת זרימת עבודה', במקטע זרימת עבודה, לחץ על שם תבנית זרימת העבודה בה ברצונך להשתמש לשם ניהול של אישור תוכן.

4. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

5. במקטע רשימת משימות, ציין רשימת משימות בה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

   הערות: 

   • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

   • צור רשימת משימות חדשה אם המשימות עבור זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית.

   • צור רשימת משימות חדשה אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות או אם זרימות עבודה יערבו משימות מרובות. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

6. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

   הערה: באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

7. במקטע אפשרויות הפעלה, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט.

   הערה: אפשרות זו זמינה רק אם התמיכה בניהול גירסאות ראשיות ומשניות זמינה בספריה ואם תבנית זרימת העבודה שבחרת ניתנת לשימוש לשם אישור תוכן.

8. אם ברצונך להרשות הפעלה ידנית של זרימת העבודה, בחר בתיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו על-ידי משתמש מאומת בעל הרשאות לעריכת פריטים.. בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.

9. אם ישנן אפשרויות התאמה אישית נוספות הזמינות עבור זרימת העבודה שלך, לחץ על הבא ולאחר מכן ציין את האפשרויות הרצויות עבור זרימת העבודה שלך בדף ההתאמה האישית.

10. אם אין אפשרויות התאמה אישית נוספות הזמינות עבור זרימת העבודה שלך, לחץ אישור.

    הערות: 

    • זרימת העבודה של אישור התוכן מופעלת אוטומטית כשמחבר מכניס טיוטה כגירסה ראשית, או כאשר מחבר בוחר בפקודה פרסם גירסה ראשית עבור מסמך.

    • משתמשים שלהם הרשאה לאישור מסמך באופן ישיר יכולים לעשות זאת על-ידי עריכת המאפיינים עבור מסמך זה ישירות בספריה. אם מסמך מאושר או נדחה, זרימת העבודה תסתיים אוטומטית.

לראש הדף